房地产新项目部档案管理制度（优选10篇）

房地产新项目部档案管理制度

为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。

一、归档范围

主要为工程和设备档案资料

1、工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。

2、设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料，是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文;开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检

3、验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录;安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见;运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录;改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。

二、档案保密制度

1、档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。

2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。

3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

三、档案工作人员岗位职责

1、热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。

2、负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作，积极提供利用，为各项工作服务。

3、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。

4、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。

5、办理领导交办的其他档案业务工作。

四、档案管理制度

1、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。

2、档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，做到完整安全，存放有序，查找方便

3、做好档案柜内"六防"(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。

4、对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。

5、凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档;只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。

6、档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。

五、档案安全制度

1、严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

2、每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。

六、档案资料查阅利用制度

1、本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。

2、档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时须经主管领导同意后方可进行。

3、档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。

4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。

5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

七、档案的收集

1、档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。

2、工程档案资料按项目收集档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。

3、设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。

4、应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。

5、勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6、项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。

7、本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。

房地产新项目部档案管理制度：万科房地产新项目发展

vk房地产新项目发展管理制度

一、释义

本制度中，除非文意另有所指，下列简称具有如下特定意义:

集团公司:指vk企业股份有限公司

一线公司:指集团公司全资拥有、控股或相对控股的房地产公司

企划部:指集团企划部

决策委员会:指vk企业股份有限公司投资决策委员会

小组:指项目发展工作小组，是决策委员会下属工作机构

二、操作规范

第一条新项目发展信息通报

一线公司定期或不定期向企划部通报新项目概况和进展程度，企划部及时汇总整理并通报。具体格式参见《新项目发展信息通报》表格。

第二条项目发展工作小组

1、小组负责项目进展过程中，各种信息的上传下达，保证信息通畅。

2、小组成员3―4人，由集团企划部、财务部、法律室委派的人员共同组成，组长由企划部第一负责人担任或委派，负责领导具体工作。

3、原则上，小组一经成立，小组成员不得随意变动，不同项目小组成员可以不同。

4、小组对“决策委员会”负责。一线公司与合作方(土地方)签约后，小组自行解散。

5、工作内容和流程:

(1)对重点介入的项目，一线公司向企划部提交《成立项目发展工作小组》的申请和项目资料。

(2)企划部根据一线公司上报资料对项目进行初步评估，并征询集团财务部、法律室意见后，决定是否成立小组，同时知会“决策委员会”主任或集团主管领导。

(3)决定成立小组后，企划部、财务部、法律室应及时委派本部室专业人员成立工作小组，组长制定具体工作时间。

(4)小组成立一周内(视项目紧迫性可适当延长)，完成实地调查和评估工作，提出项目发展意见和建议(小组各成员的专业意见事先应经其所在职能部门通过)，向“决策委员会”委员、集团主管领导汇报，同时抄送一线公司和集团办公室、财务部、企划部、法律室部门第一负责人。

(5)一线公司应根据小组提出的意见和建议跟进和完善相关工作，并及时通报小组。

(6)一线公司应于听证会召开两周前向小组报送《项目可行性报告》初稿或《vk企业股份有限公司上会项目概况》。具体格式参见《上会项目概况》表格。

(7)小组完成实地调查和评估工作后，一线公司方可提交《召开项目听证会申请》。

(8)一线公司应提前一周向小组报送《召开项目听证会申请》和《项目可行性报告》。

(9)小组根据《项目可行性报告》和项目进展情况，评估是否召开项目听证会。召开与否的动议报“决策委员会”主任或集团主管领导审批，并自收到《召开项目听证会申请》2个工作日内向一线公司回复意见，意见应包括会议召开的时间、地点、方式或不同意的理由及后续跟进工作要求。

(10)决定召开项目听证会，小组应向“决策委员会”委员、项目所在一线公司、其他与会人员发出会议通知和《项目可行性报告》、小组专业意见等资料，同时抄送集团总经理层和集团各职能部门负责人。

(11)项目通过论证后，一线公司对各评委意见应予以高度重视并跟进相关工作，并及时通报小组，小组继续跟踪项目进展情况，直至正式签约。

(12)小组对正式签约合同文本负有审核责任，对合同文本与听证会通过内容有较大差异，应提请一线公司给予合理解释，同时评估是否签约，抄送各评委。

第三条论证报告

进入新城市开发，在完成实地考察和调研工作后，必须编写《城市发展和住宅市场调研报告》。

项目立项，必须编写《项目可行性报告》，具体内容可参照《vk企业股份有限公司房地产项目可行性报告内容指引》。

第四条项目听证会

1、除本制度第八条规定外，集团公司所有新项目立项都要通过项目听证会论证。

2、会务组织:集团总经理办公室、企划部负责听证会会务工作，收集整理各委员意见，交由会议主持人宣布表决结果。

3、会议主持人:“决策委员会”指定。

4、评委成员:集团决策层(董事长、总经理、副总经理、总监)，集团直属二级公司第一负责人，集团财务部、资金结算中心、企划部、设计工程部、法律室第一负责人。

5、与会人员:评委、项目所在一线公司相关人员、小组成员、其他人员。

6、会议形式:现场、远程会议。

7、相关工作内容:

(1)实际到会评委达到应到会评委三分之二以上，听证会才能召开。

(2)评委应于项目听证会召开之前到项目宗地现场考察。具体时间可根据评委实际情况和需要自行或统一安排。

(3)小组负责在听证会召开3个工作日前将《项目可行性报告》报送各位评委。

(4)评委应认真研究分析《项目可行性报告》和相关资料，在会议召开前形成书面意见。必要时可先行讨论或征求相关职能部门意见。

(5)听证会召开前，小组可就专项问题向集团职能部门征求意见，并在听证会会上陈述。

(6)会议召开时，项目所在公司可摘要介绍《项目可行性报告》内容，主要工作是回答评委疑问和意见。

(7)评委应认真分析讨论项目的可行性，并于会议结束前填写《vk集团新项目投资听证会评审意见表》，详细写明项目评估意见、开发建议和评估结论。

(8)企划部应于听证会结束后3个工作日内完成听证会会议纪要，并报送“决策委员会”委员、集团领导、项目所在一线公司和集团职能部门第一负责人。会议纪要应包含各评审委员意见和建议，听证会表决结果。

8、评委表决:表决形式分三种:(1)同意立项;(2)反对立项;(3)推迟立项。对表决结果要详细阐述理由。

9、听证会结论:与会评委三分之二及以上表决同意立项，则该项目通过。当同意立项未达到三分之二时，若表决形式(3)的比例大于等于(2)，以(3)作为最终论证结果，反之则以(2)作为最终论证结果。

10、会议费用:评审委员、小组成员因项目事宜发生的住宿费用、餐费以及会务费用，由项目所在公司承担。交通往返费用由评委、小组成员所在公司(部门)自行承担。

第五条签署合作意向

已召开项目听证会并通过，一线公司可与合作方(土地方)签署合作意向;若在项目听证会前签署合作意向，需完成以下工作:

1、于签署意向两周前向企划部报送项目资料。

2、小组完成赴实地考察，审核相关资料的工作;必要时，法律室可介入前期谈判、意向书起草工作。

3、小组对合作

意向文本提出专业意见和是否同意签署动议，报“决策委员会”主任和集团主管领导。

4、“决策委员会”主任或集团领导审批并同意后，一线公司方可签署合作意向。

第六条签署正式协议

项目合作意向书签定后，一线公司及时向小组通报协议谈判等项目进展情况，必要时，法律室可介入项目谈判和协议起草工作。

一线公司与合作方(土地方)签署正式协议前必须完成以下工作:

1、召开项目听证会，并通过。

2、报送集团董事会，并通过。集团总经理办公室负责起草董事会议案。

3、合同文本与听证会通过条件一致;若不一致，小组要重新论证，并将论证意见报“决策委员会”主任和集团主管领导审批，必要的话可提请原听证会评委通过通讯方式重新表决。

第七条向合作方(土地方)付款审批程序

1、支付定金(或诚意金):

(1)合作意向书中关于支付定金(或诚意金)有约定条款的，可按相关条款支付。

(2)合作意向书中关于支付定金(或诚意金)没有约定条款或签署合作意向书之前支付:金额超过人民币100万元(不含100万元)，一线公司必须向小组提出付款申请，付款申请要有一线公司第一负责人签字和详细付款理由，小组在收到付款申请后及时报送集团总经理审批，审批意见同时抄送集团董事长和“决策委员会”主任;金额不超过人民币100万元，一线公司需将付款情况报小组备案。

2、支付地价款:一线公司在签署正式协议后，方可按照签约合同条款支付地价款。

第八条简化项目论证程序

简化项目论证程序即可选择不召开项目听证会，而改为“决策委员会”委员通过通讯方式表决。项目资料报送、项目发展工作小组、签约、付款等其他工作程序同上。通讯表决工作由小组和企划部共同组织。

对符合下列条件之一，可执行简化项目论证程序:

(1)新项目规模在12万平方米以下且总投资5亿元以下;

(2)新项目位置与原有项目接壤，是原项目自然延伸，规模在30万平方米以下，土地价格、合作条件和市场情况与原项目基本类似。

(3)新项目已召开过听证会，但因某些方面的条件未达到要求而推迟立项的，在听证会之后这些条件已得到改善和解决的。

(4)集团相关管理制度规定的其他情形。

三、附则

1、本制度是集团公司房地产新项目发展的根本管理制度，对于通过投标、竞拍、合作参股等方式取得土地的，可另行制定具体管理办法。

2、项目发展过程中，出现本制度不适应情形，可视具体情况由集团相关职能部门商议执行。

3、本制度可根据集团公司发展和行业环境变化需要适时修改。

4、本制度自发布之日起执行。

房地产新项目部档案管理制度：房地产新项目部印章

地产公司新项目部印章管理制度

1、公司印章、行政章、合同章由行政部办公室统一管理，指定由主任负责保管，分管领导监管，专柜双锁存放。

2、印章管理人员必须确保印章安全，不得外借。未经领导书面批准不得使用，否则产生的经济、法律责任自负。

3、使用印章必须按以下程序进行:

(1)申请:印章使用单位或个人先提出申请，填写《印章使用情况登记表》;

(2)备份:印章使用单位或个人凡对外合同、文书、证明等都必须备份交公章管理人员存档备查;

(3)办理:经领导审核批准后，印章管理人员使用印章，不得由申请人自行用印。

4、使用印章审核批准人承担由此产生的一切经济、法律责任。

5、"财务专用章"、"销售专用章"分别由财务部经理、销售分管领导保管，建筑公司公章应纳入行政部统一管理。

6、年终公司对印章使用情况进行一次检查，并督促其资料及时归档。

房地产新项目部档案管理制度：房地产新项目办公用品采购

地产新项目办公用品采购与管理制度

为加强办公用品采购及管理，节约开支，减少浪费，制定本制度:

1、行政部负责公司办公用品、办公设备、设施、低值易耗品、通信设备等(以下简称办公用品)的采购、保管与发放。

2、行政部根据需要每月统一配发日常办公用品，其他办公用品由各部门提出申请报行政部，经公司领导核准统一购买。除特殊情况外，任何人不得先买后批。

3、行政部采购办公用品必须办理登记、造册手续，并建立相关台帐，由公司定期检查使用情况，因人为所造成的破坏或损失属非正常损耗，由当事人或责任人负责赔偿。

4、本着厉行节约的原则，行政部有权对不合理的采购支出加以控制和拒绝。

5、行政部负责收回公司调离人员移交的办公用品和物品，并办理移交手续，调离人员必须经行政部签字后方可办理其它离职手续。

6、各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品，并指定专人负责管理。

7、严格执行财务制度，按照审批采购清单和规定手续做好采购工作。货款结算原则上坚持统一发票付款，特殊情况经财务主管批准可接受收款收据。

8、办公用品采购应本着少花钱、多办事、办好事原则，精打细算，货比三家，把好质量关，杜绝假冒伪劣的商品。

9、采购要有计划，根据批准的采购清单，分清轻重缓急，合理安排，定时购进，保证供应，未经批准，不得购买。

10、购入物品，一律交保管员验收登帐后再分发，做到账单真实、有效，款物相符。

11、采购人员要廉洁奉公，不循私情，不得损公肥私，中饱私囊，并自觉接受监督。

房地产新项目部档案管理制度：房地产新项目电脑电话使用

地产新项目电脑、电话使用管理制度

1、电脑是重要的办公设备，列入公司固定资产管理，电脑采购须报经公司总经理批准。

2、严禁将电脑用于个人私事或玩游戏，违者视情节轻重给予罚款或行政处分，屡教不改者予以除名。

3、电脑内存各种信息必须安全存放、保管，防止丢失或失效，任何人不得将信息外泄，违者将严肃处理。

4、电脑应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

5、电脑应由专人负责操作、使用和管理，如有必要操作人员可设置电脑密码。未经批准其他人员不得操作、使用，否则，按违规论处，造成设备损坏的应负赔偿责任。

6、办公电话是公司为加强对外联系，提高工作效率而使用的专用工具，严禁个人使用公司电话办私事;违者视情节轻重给予罚款或行政处分，屡教不改者予以除名。

7、办公电话由公司行政部负责管理，并指定专人(公司文员)接听，一般情况下，铃声响后不超过三声接听。

8、接听电话提倡文明礼貌用语，使用普通话。

9、公司员工实行话费补贴据实报销制，依据不同岗位，补贴标准不同，一月集中报销一次。在工作期间必须确保联系畅通;否则，取消补贴。

房地产新项目部档案管理制度：房地产新项目部财务

一、财务计划管理:

1、严格执行资金收支两条线制度，贯彻资金支出"先计划后使用"的原则。

2、公司财务部门应按照公司股东会议的决定，依据公司经营目标编制年度财务计划、月度财务计划。

3、财务计划的内容包括:资金筹集计划、项目成本计划、项目税费支出计划、销售收入计划、利润计划。

(1)资金筹集计划:按照资金筹集的渠道编制。分为公司投入计划、银行抵押贷款、商品房按揭贷款、预售订金及其他资金来源计划。

(2)项目成本计划包括:土地受让金、前期工程费、建筑安装工程费、市政设施费、公共配套设施费、开发间接费计划。

(3)销售收入计划包括:住宅销售收入、商铺销售收入、其他销售收入计划。

4、财务计划编制程序:首先由公司各部门编报本部门的收支计划交财务部汇总，财务总监签字，交公司总经理审批，公司以文件形式下发到各有关部门。财务部及其他有关部门应严格执行公司财务计划，财务部有计划控制权。在执行过程中若出现不可预见的费用支出需调整原计划，必须报总经理审批或通过股东会议决定。

二、资金管理制度

1、银行资金管理:公司在银行开设基本帐户和一般帐户，根据项目部业务需要资金分别存入各帐户。银行资金和银行票据统一由出纳员保管，银行资金存取由出纳员执行。财务印鉴公章、法人私章由出纳负责保管。银行日记帐由出纳员登记和保管，但出纳员不得保管记帐凭证。严禁任何人公款私存或挪用资金。

2、现金管理:(1)公司现金统一由出纳员管理，出纳员每天除预留限额(叁万元)备用金外多余现金必须在下午4:30之前存入银行。出纳员对现金的安全负完全责任，严禁白条抵现金及挪用公司现金。现金日记帐和银行存款日记帐由出纳员登记保管。(2)项目支付定在每星期二、五两天，其他时间出纳一般不受理报销和现金支付业务。

(3)支票的使用必须填写支票领用单，由经办人签字、部门经理审核签字、财务总监审核签字、主管财务(或行政部)副总审核签字、总经理(计划外部分)签字后出纳方可开出。所开出支票必须封填收款单位名称，由收取方在支票头上签收或盖章。

(4)出纳员在每周完成出纳工作后，应将库存现金、银行存款的上存、收入、支出、结存情况，编制出纳报告表，并对由出纳保管的库存现金，由财务负责人于每周五下午及每月终了进行定期对账盘查，其它时间进行抽查。

(5)现金出纳员必须严格遵守执行上述各条规定。

3、备用金管理:公司员工因业务需要借支备用金，应填写借款申请单，必须经公司财务总监审核签字，主管财务(或行政部)副总审核签字，公司总经理批准同意。借支备用金必须在业务办完后七个工作日内到财务部报帐，缴回多余现金，否则以挪用公款论处。特殊岗位人员因工作需要借用周转金，应由财务部核定限额，报公司总经理审批。

4、往来资金管理:公司与其他单位的往来款项，财务部必须做到及时清理及时对帐，防止发生死帐呆帐。商品房销售资金销售部必须按照公司有关售房规定即时收回，不得拖欠。财务部支付施工单位的工程款必须严格按照有关合同和资金状况合理安排，严格履行审批手续。对相关财务支出，如土建施工、水电、材料采购、管理费等必须分类单独建帐。

三、资产管理制度

1、固定资产管理

(1)固定资产购置由使用部门提出申请，部门经理审核，分管副总签字报总经理批准。

(2)购置的固定资产由财务部、行政部、使用部门三方负责验收。使用部门必须办好领用手续并负责保管和维护，若出现损坏和丢失由责任人赔偿。

(3)固定资产由财务部登记入帐并建立台帐，财务部负责组织定期盘点。

2、流动资产管理

(1)材料、设备等物资的采购由施工方于每月25日前报下月的采购计划，经工程部经理、财务总监审核后报总经理批准，财务部根据审批的采购计划做出货款支付计划。

(2)工程部必须设有仓库保管员(未设立的由材料员负责)，保管员对采购人员采购的物资必须严格把关，对物资的品种、质量、数量等仔细核对，若有不符应拒绝入库，并通知采购员进行处理。保管员对验收入库的物资负完全责任，必须建立物资保管明细帐，对入库的物资须填制"入库单"，采购员、保管员签字确认，对领用的物资需填制"领料单"，领料单必须有部门经理、仓库保管员签字。各部门领料必须填写领料用途、数量、品名、规格等，多余的物资应及时交回办理退库手续。保管员每月必须对库存物资进行盘点，盘点由财务部负责监督，对报废物资应及时提出处理意见，报公司经理审批。

(3)完工验收的产品由销售部及物管公司负责保管，若出现人为损坏应追究销售部有关人员责任。若因工程质量、产品功能等方面的原因需要返工，应办理移交手续。

(4)在建开发产品由承包商施工的，由承包商负责保管，由项目部自建的由工程部负责保管。

(5)低值易耗品、办公用品由行管部统一采购，行政部应在每月25日前集中各部门的采购申请并做出计划，计划由公司总经理批准。行管部采购物品应尽量定点采购，有利于货款支付安排和获得价格优惠。

(6)行管部应配备专人进行物品的收、发、存管理，并建立物品领用台帐。

四、费用管理制度

1、员工工资待遇

(1)员工工资由基本工资和岗位工资两大块构成，其中基本工资包括:生活保障工资和公司工龄补贴，岗位工资包括:社保统筹补贴、医疗保险补贴、工地津贴及奖金。公司高层职员的工资及福利待遇不在其范围内，由公司股东会议决定并以文件形式保存。

(2)公司实行每月26天工作日制，日工资按26天计算，公司按月发放的月工资含加班工资，不再发放除法定节假日外的任何加班工资。

(3)公司发放工资时间为每月十日(发放上月工资)。

2、差旅费标准

(1)住宿费:省内地市级以上城市，部门主管(含)以上职员120元/天单人，其它职员100元/天单人，地级市以下地区，部门主管(含)以上职员100元/天单人，其它职员80元/天单人，省外非沿海经济发达地区地级以上城市，部门主管(含)以上职员200元/天单人，其他职员120元/天单人;地级以下城市，部门主管(含)以上职员200元/天单人，其他职员120元/天单人，省外沿海经济发达区地区，部门主管(含)以上280元/天单人，其他职员180元/天单人(以上标准按标间计算)。

(2)伙食费补贴:省内地区每人50元/天;省外非沿海经济发达地区每人80元/天，沿海经济发达地区每人100元/天。出差期间如报销宴请，伙食费补贴相应扣除。

(3)交通费:省内地区出差只能报销火车硬坐、

汽车票，省外地区出差只能报销硬卧火车票、汽车票，特殊情况经项目负责人批准可以报销火车软卧票或飞机票。乘坐火车、汽车超过晚上12点补助半天伙食费。出差市内交通凭公交车票报销，特殊原因乘坐的士必须说明理由，并写清起止地点。

(4)员工参加培训、学习、会议等，按要求已交会务费的，不再享受出差补助，超支部分自理。

3、业务费开支规定

(1)本着"节约、有效"的原则，在公司所在地招待客人用餐统一由总经办安排，接待部门先向总经办申请填写《客人用餐表》，总经办安排定点餐馆用餐。

(2)由于联系工作必须赠送礼品需事先请示公司总经理，接待用香烟统一由行政部购买，行政部应登记使用量，并严格控制。

(3)其他费用若一次或一件事情超过10000元，必须经总经理批准，超过50000元应向股东会议通报。

(4)通讯费开支标准:公司总经理每月通信费在300元之内按实报销，副总经理在250元之内按实报销，中层领导在200元以内据实报销。

4、公司固定资产的购置五万元以上，需向股东会议通报协商方可购入。

五、费用报销制度:

1、票据的报销要求:

(1)外部取得的原始发票:要求填写齐全、字迹清晰，包括客户名称、服务项目、金额(大小写应一致)、收款单位盖章、日期。

(2)差旅费报销单:此报销单专为出差报销使用，后附出差火车、飞机、汽车等票据、住宿发票、写明出差天数、出差补贴、核出总报销金额。票面不允许有任何涂改。

(3)支出证明单:此单有两种用途:一:对于确实无法取得原始票据的情况，填写此单据，经相关领导签字后，可以报销;二:对于一次报销发票非常多的情况，使用此单进行票据汇总，此票面不允许有任何涂改。

(4)借款单:此单专为因出差或其它原因必须预支现金使用，由本部门负责人审批后，交由财务总监审批，经总经理签字批准，方可支取现金。借款人要在出差回来后或借款一周内向出纳还款或报销。

(5)费用报销单:此报销单为报销公司各种费用使用，

(6)付款申请单:此报销单专为支付各种工程款项等使用，

(7)当事人应充分取得费用的相关单据，如:协议、合法的发票等，如因未能取得合法的发票及票据而遭受财务部剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由当事人自行负责。

2、费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，填写费用报销单，并规范粘贴票据，粘贴过程中应区别费用性质(如:交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等)分类粘贴，便于归类计算整理。

3、当事人填写费用报销单时，应将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签名。"费用报销单"的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大小写一致，否则无效。

4、当事人将填写完整，附件齐全的"费用报销单"交本部门负责人进行审批，部门负责人应重点对费用发生的真实性、合理性进行审查，无异议后签署审批意见并签名。

5、当事人将取得经过本部门负责人审批后的"费用报销单"送交财务总监进行审批，财务总监应重点对"费用报销单"后所附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额的计算进行复查，无异议后签署审批意见并签名，由分管财务(或行政部)副总审核签字，再由当事人送公司总经理处，由总经理进行最后的审查和审批。总经理核查报销审批程序和相关人员的签字是否齐全，字迹是否真实。总经理审查无异议后，签署审批意见并签名。

6、当事人取得审批齐全的"费用报销单"后，应在3天内送交财务部门的出纳员手上领取资金，出纳人员应对"费用报销单"进行审查，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方可付款。

7、收支单据办理完毕后，出纳需在审核无误的收支凭单上签章，并在原始单据上加盖现金收、付讫章，防止重复报销。

8、根据目前公司的机构设置，费用报销金额在500元以下，由部门负责人财务部负责人签批，500元以上1000元以下须有主管副总签批财务负责人签批，1000元以上由总经理签批。

六、项目收入管理及帐务处理程序:

公司一切收入都必须登记入账，纳入公司财务部监督范围，严禁收入不入帐、少入帐或设立帐外帐，并建立健全收入分类明细帐，加强对收入的分析、反映和监督，具体帐务处理程序如下:

(1)公司开票员填写收款收据一式三份，一份存根、一份发票、一份记帐，并签字确认。销售开票前应核查合同无误并将原始资料存档一份后方可填写收据。

(2)公司出纳查收款项后在收款收据各联次加盖"现金(银行)收讫"或"转讫"章戳。

(3)收款收据"记帐联"传递财务总监签字审核(可集中每月审核一次)。

(4)公司会计根据财务总监审核后的收款收据"记帐联"填制记帐凭证。

(5)根据记帐凭证登录各收入分类明细帐。

七、项目支出管理及帐务处理程序:

加强项目支出计划管理，压缩计划外开支，厉行节约是项目支出管理的一项基本原则。项目支出应贯彻"先计划后使用"、"先审批后付款"的原则，具体帐务处理程序如下:

(1)报销人填写报销单，注明费用名称、报销人姓名、单据张数、金额合计等项，并将发票依次整齐粘贴在"专用纸"上，部门经理审核签字。

(2)报财务部总监签字审核。

(3)报分管工程技术(或行政部)副总审核签字。

(4)报分管财务副总审核签字。

(5)报公司总经理审批。

(6)出纳根据审批齐全的报销单支付款项，由领款人在记账凭证上签字后，加盖"现金(或银行)付讫"章戳。支付日期为每星期二、五两天，备用金未清算的不得支付。

(7)公司会计复核，填制"记帐凭证"。

(8)月(或旬)末，公司会计根据记帐凭证登录各支出明细。

八、开发成本核算办法

财务部门应加强开发成本的核算，结合实际，遵循"科目设置合理，前后连贯一致"的原则，在核算上将费用分为如下成本项目:

(1)土地出让金:指因开发房地产而征用土地所发生的各项费用。

(2)前期工程费:指土地、房屋开发前发生的规划、设计、可行性研究以及水文地质勘察、测绘、场地平整等费用。

(3)市政设施费:指土地、房屋开发过程中发生的供水、供电、排污、排洪、通讯、绿化、照明、环卫设施以及道路等基础设施费用。

(4)建筑安装工程费用:指在开发过程中按建筑安装工程

施工图施工所发生的各项建筑安装工程费和设备费，包括土石方工程、砖石工程、钢筋混凝土工程、钢结构工程、木结构工程、水电工程、地面工程、屋面工程、装饰工程等发生的费用，含材料费、人工费和设备购置费等，分各单项幢号工程独立核算。

(5)公共配套设施费:指在开发小区内发生，计入土地、房屋开发成本的不能有偿转让的公共配套设施费用，如锅炉房、水塔、社区服务部、派出所、幼托机构、消防、自行车棚、公厕等设施支出。

(6)开发间接费:指为开发房地产而发生的各项间接费用，包括工资、福利费、折旧费、修理费、低值易耗品摊销、办公费(含邮电、差旅、交通、印刷等)、水电费、劳动保护费、利息支出等(开发完工以后的借款利息作为财务费用，计入当期损益)。

九、财务会计报告

财务部门必须按照现行会计制度的规定，按期(年、月)编制财务会计报表，主要有以下5种:

1、资产负债表(月报):反映某一日期资产、负债、所有者权益的全貌。

2、损益表(月报):反映一定时期(月、季、年)内利润(亏损)形成情况。

3、现金流量表(年报):反映当年现金流入和流出总量。

4、利润分配表(年报):反映企业利润分配(亏损弥补)情况和年末未分配利润(未弥补亏损)结余情况。

5、现金、银行收支报告表(月报)。

一般情况下，年终财务部门编制年度财务情况说明书，对当年财务状况和经营成果进行分析和总结。月报应对本月财务状况进行分析，对变化较大的项目应分析原因并提出建议。

根据公司需要增设以下报表:(1)开发成本计算表;(2)开发间接费用计算表;(3)应收、应付款项明细表;(4)应交税金明细表;(5)预付帐款明细表;(6)售房收入分析报告表等。销售周报、现金日记帐应于每星期一前电邮或书面形式送交财务总监、分管副总及公司总经理，其它财务报表应于每月10日前电邮或书面形式送交财务总监、分管副总及公司总经理。

十、审计

项目财务审计每季进行一次。

十一、财务人员守则

1、遵守公司员工守则，强化业务学习，工作认真负责，确保不出差错。

2、严格遵守财务制度，做好事前、事后、事中监督，凡未按制度规定的收支，一律追究财务相关人员的责任，每次扣罚年总收入的5%，违规三次以上解聘责任人。

3、财务人员违规造成的损失由本人承担赔偿责任，并依法追究其法律刑事责任。

具体如下:

(一)出现下列情况之一的，对账务人员予与警告并扣发本人年总收入的5%:

(1)超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的;

(2)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的;

(3)未经批准，擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的;

(4)利用账户替其它单位和个人套取现金的;

(5)未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的;

(6)保留账外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的;

(7)违反本规定条款认定应予处罚的。

(二)出现下列情况之一的，财务人员应予解聘，并追究其法律刑事责任:

(1)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的;

(2)提供虚假的会计凭证、账表、文件资料的;

(3)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计账簿的;

(4)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的;

(5)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的;

(6)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的;

房地产新项目部档案管理制度：房地产新项目部车辆

地产公司新项目部车辆管理制度

一、车辆使用管理

1、按时办理各项行车手续:(1)投保，(2)定期年检、保养，(3)其他。

2、对车辆各项手续应妥善保管，防止丢失或被盗，发生问题应立即向行政部报告，积极补办，否则，因此出现罚款事宜，由当事人承担责任。(不可避免的处罚除外)

3、建立车辆档案，由行政部统一管理，档案内容包括:

(1)行车各项手续的复印件;

(2)车辆使用说明书，购车发票复印件;

(3)车辆的运行、维修、保养情况记载;

(4)驾驶员工作情况记载;

(5)驾驶员变更情况与交接手续记载。

4、公司副总以上管理人员因工作需要享有用车权，但必须口头请示总经理。除联系工作外，一般不安排用车，办理私事自行解决交通工具。借用公车，承担油费、过卡费用。

5、部门经理及其他员工在工作范围内，原则上不安排用车，特殊情况分管领导批准，由行政部根据实际情况，按轻重缓急，合理安排。

6、看房车原则上用于销售部，其他工作如需要用车一律填写派车单，经分管领导批准，由行政部合理安排。

7、驾驶员变更，发生车辆交接时，接车员要认真检查车的状况、性能，详细作好记录，办理车辆交接手续;车辆所配工具，要妥善保管，如有遗失、损坏，当事人负赔偿责任。

8、驾驶员应作好行车记录，派车单上应填写用车去向和时间，报销油料时连同派车单一并交回，否则不予报销油料。

9、违章行驶，依照交通安全管理法规，罚款由驾驶员承担，公司不予报销，特殊情况报分管领导同意后报销。

10、因驾驶员责任造成机械事故，发生经济损失由驾驶员酌情赔偿。由各种原因造成的交通部门裁决的罚款，发生经济损失由责任人酌情赔偿。

二、车辆维修制度

1、车辆按保修、养护规定，定期更换机油及滤清器芯，按期进行底盘保养和轮轴检查。遵守养护规定，定期进行三保或大修。

2、行车发生事故应及时上报，写出书面材料，对损坏部位、程度及修理费用要详细记录。

3、车上所需物品及各种易损机件的购买，报公司分管领导批准后，方可购置。

4、行车前应仔细检查车辆运行状况，发现故障及时修理，禁止病车上路。

5、需维修的车辆，驾驶员应提前申报维修计划，经审批后，在指定地点修理。

6、油料和物料消耗，需凭正式发票，先登记后，报公司领导审批，据实报销。

7、驾驶员人为的操作不当及例检不及时，造成机器损坏，原则上由驾驶员本人承担修理费用，金额较大酌情处理。

8、除特殊情况下，车辆必须在指定的地点检修、保养。

房地产新项目部档案管理制度：房地产新项目部招待费

地产公司新项目部招待费管理制度

本着"有效、节约"的原则，为合理控制招待费用，降低开发成本，制订本制度:

1、招待费范围:凡因项目业务需要接待来客，拜访各有关业务部门，政府部门及上级领导，所发生的餐费、烟酒、娱乐、礼品费用。

2、客餐统一由行政部办公室安排，一般接待应事先告知办公室，由行政部报分管领导批准后填写派餐单由办公室定点安排。客人要求改换接待地点，应事先告知分管领导同意后方可，并适当控制标准。特殊贵宾用餐，报总经理同意，适度掌握标准。

3、接待标准按以下原则控制，(1)菜金:1-3人150元以内/餐，3-5人200元以内/餐，5-7人200元以内/餐，7-10人500元以内/餐。(2)烟酒:原则上使用中档白酒100元/瓶以内，中档香烟30-60元/包以内，夏秋季可以适当使用啤酒。

4、由于工作需要招待客人休闲娱乐，必须经过公司总经理批准，并严格控制开支额度。

5、所有接待费用经办人签字后由办公室证明，再按程序先后报分管副总和总经理审批，否则不予报销。

6、因业务需要购买礼品必须经过公司总经理同意后执行。

房地产新项目部档案管理制度：某某房地产集团全国性材料物资采购供应

第一章总则

一、全国性材料物资定义:由集团统一招标、签订年度合同，广州zz材料设备有限公司(以下简称材料设备公司)或地区公司负责采购供应的材料物资。

二、材料设备公司及地区公司主要负责全国性材料物资采购供应工作。

三、地区公司工程技术部负责该地区全国性材料物资计划审核、申报工作。

四、集团管理中心负责全国性材料物资配送监督管理及地区公司材料计划审批工作。

五、地区公司预决算部负责施工单位所用全国性材料物资款核算工作。

六、集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。

第二章全国性材料物资采购供应方式

一、由材料设备公司统一采购供应给施工单位的材料:

人造砂岩、外墙砖、仿石砖、仿古砖、涂料、水泥瓦(含西瓦)、卫浴五金、洁具(含陶瓷、龙头)、抛光砖、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯(含筒灯)、园林灯具、水晶灯、橱柜、入户门、户内门、门锁五金、木地板、阳台栏杆、铁艺门及围墙栏杆、室内铝合金飘窗台栏杆、电线电缆、pvc及ppr等管材管件、防水材料、地弹簧、排气扇。

二、由材料设备公司统一采购供应给地区公司的材料物资:

厨房电器、对讲机、楼盘电瓶车、酒店会所物资(含乒乓球桌及挡板、钢琴、桌球台、健身器材、休闲沙发按摩床及技师凳、浴室防水电视、客房冰箱、保险箱、落地灯、台灯、电话机、清洁设备)、安全帽、保安装备、广告伞、制服。

三、由集团签订年度框架协议、地区公司负责签订合同并采购供应的材料设备:

淋浴间隔、智能化产品(含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机)、户内配电箱、弱电箱、给水阀门、钢塑复合管及管件、小型中央空调、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、铝合金门窗、公共区配电柜、垃圾桶及园林休闲椅、变压器、高低压开关柜、低压母线槽、高压电缆。

四、全国性材料物资增减的管理:材料类别的增减由管理中心负责报董事局主席审批;具体型号的增减由设计院或园林集团负责报董事局主席审批。

第三章全国性材料物资样板管理

一、归档原始样板:须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团、招投标中心四方签名或盖章确认，仅封存一套于材料设备公司。

二、验收原始样板:须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团三方签名或盖章确认，由材料设备公司负责发放。原则上验收原始样板于封存后3天内下发、新项目材料进场20天前下发，地区公司每个项目各1套(由工程部签收)，总工室1套，材料设备公司驻地配送质检部各1套，设计院或园林集团1套，供货单位1套。

三、验收原始样板可采用实物、实物小样、图片资料等形式。

四、所有材料物资样板须登记造册，由使用部门自行管理。

第四章全国性材料物资采购供应合同的管理

一、全国性材料物资年度购销合同的签订

(一)全国性材料物资由集团常务招投标小组招标定标，材料设备公司负责签订年度合同。

(二)年度材料物资的定标、合同须报董事局主席审批。

(三)年度合同需签订补充协议的须报集团总裁审批。

二、三方协议及供货合同的签订

(一)地区公司在签订施工合同时，须列出该项目所需的全国性材料物资明细。

(二)材料设备公司在签订供货合同时，须列明产品代码和类别。

(三)地区公司在签订施工合同时，须同时签订三方协议及供货合同。材料设备公司于每月10日前将未签订“三方协议和供货合同”施工单位的名单提交集团财务中心，财务中心必须停止该单位的工程进度款，直至其签订为止。

(四)三方协议及供货合同由材料设备公司自行审批。

三、合同文本的管理:档案中心、财务部存档合同原件各壹份。

第五章全国性材料物资计划管理

一、材料计划种类:年度材料计划、三月材料计划、月度实际用料计划。

二、计划模板的编制:

(一)设计院、园林集团和材料设备公司共同下发《全国性材料物资使用手册》及《全国性材料物资统一标准表》，并注明材料编码、品名、规格型号、使用位

房地产新项目部档案管理制度：健升房地产公文

1.收文

a、政府部门及有关单位发来的公文收到后，均由行政人事部进行分类，挂号文件进行登记编号(格式见附件一)，属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件，经行政人事部做收文处理(格式见附件二)，由行政人事部负责送公司分管领导批阅。

b、根据批阅范围，由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理，并负责催阅、催办、催传。

c、发文要有记录，文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。

d、为缩短传阅时间，提高传阅速度和避免丢失，文件送到后，公司各领导和部门经理要及时阅看，阅签后退行政人事部，公文不得自传递，以防丢失和延时误事。

e、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理，并将处理结果注于公文签上。

f、传阅文件，阅后要签名并注明阅文日期。

g、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。

h、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部，复印一份由部门办理或留存。

2.发文

a、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后，由有关部门负责拟稿，草拟文件必须用拟稿纸书写，文稿形成后，由主管副总经理签发。

b、已经主管副总经理签发的文件底稿，由行政人事部进行登记，统一编号后打印。

c、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对，盖章后发出。

d、以部门名义发文，由文件起草部门校对、复印，盖章后发出。

3.发文注意事项

a、以公司名义发文，要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。

b、拟发传真，须用公司的传真纸书写，按格式填写有关栏目，书写力求字迹工整、言简意明。

c、复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，一般只发有关部门，节约开支。

4.公文种类

a、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

b、通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

c、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。

d、通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

e、报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

f、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

g、批复:适用于答复下级单位请求事项。

h、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

i、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。

5.公文格式

公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。

a、发文字号，凡以公司名义制发的公文，其发文号统一由行政人事部编排。

b、公文秘密等级分为"绝密"、"机密"、"秘密"，其中:"绝密"、"机密"公文应标明份数、序号。

c、紧急文件分别标明"特急"、"急件"。

d、公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

e、公文如有附件，应当在正文后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

f、公文除会议纪要外，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。

g、公文的成文时间，经领导人签发的日期为准。

h、文字从左至右横写、横排，统一用简体字，题目用黑体，正文用仿宋体。

i、公文用纸统一采用国际标准a4型(长297mm，宽210mm)，左侧装订。以公司名义发文，要采用公司信笺，并加盖印章。

6.行文规则

a、各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。

b、向下级的重要行文，应当同时抄送直接上级。

c、"请示"应当一文一事，一般只写一个主送机关，切勿多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。

d、"报告"中不得夹带请示事项。

e、草拟公文做到:

⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。

⑵人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日。

⑶用词用字准确、规范，文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称。

⑷草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名，草拟、修改和签批公文，不得用铅笔或圆珠笔，不得在文稿装订线外书写。

f、公文中的数字，除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须

使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

g、属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文;部门的发文，一般只需抄报主管领导，避免滥送。

7.公文办理

a、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

b、需要办理的公文，行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。

c、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意。

d、公文送领导签发之前，应由行政人事部进行审核，审核的重点是:是否需要行文，是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。

e、传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全;利用计算机、传真机等传秘密公文，必须采用加密装置，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

8.公文立卷、归档及销毁

a、公文办完后，应当根据有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

b、公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要保证档案的齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。