工程资料员

更新时间：2026-11-08 06:59:40

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第一太平物业文件控制程序（优选9篇）

发布时间：2026-11-08

适用岗位：工程资料员、文件管理员、品质管理岗

世茂第一太平物业文件控制程序

1 范围

本程序依据 gb/t19001―2000 idt iso9001:2000 质量标准中 4.2.3 条款和公司质量手册中相关章节编制。适用于公司质量管理体系要求的所有文件和相关的外来文件(包括与物业管理服务有关的国家法律法规、行业规范、标准、要求及房产商、业户、相关方提供的有关文件资料等)的管理。

2 目的

对质量管理体系所产生的所有文件的编写、审批、发放、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控场合使用的文件均为适用的有效版本。

3职责

3.1行政人事部负责文件控制的归口管理，负责公司日常管理性文件的发放、登记、更改以及与物业管理业务相关的外来文件，如:法律、法规、行业标准和规范的发放、登记、备案等管理;品质管理部负责质量手册、程序文件的编制、修改、发放、回收等管理。

3.2各部门、分公司(区域)、管理中心(处)经理或指定文件专管人员负责对本部门所使用的质量管理体系所要求的文件和资料(如:作业指导书、操作手册、物业建筑设备设施、技术图纸等的管理。

4程序

4.1文件和资料的分类

文件分为管理性文件、支持性文件、外来文件和公开文件。

管理性文件主要指公司编制的质量手册、程序文件。

制定目的	技术资料老丢，图纸乱放，找起来费劲。想让所有技术东西都收好、理清、能马上找到用。
适用范围	各子公司技术部门、车间。管生产、研发、质量、设备、基建这些事的图纸和资料。
职责分工	技术部门领导牵头，档案室专人管，车间技术员整理交档。档案员每天查归档情况，月底报问题。
禁止行为	不准用铅笔圆珠笔写图纸，不准不签字就归档，不准底图不描、不盖章。资料缺一页都不行。
检查与监督	项目结束三天内交齐材料，档案员当天检查，缺啥当场补。没按时交，扣当月绩效50元。每月10号前完成上月归档核查。

制定目的	怕档案不全不准不整齐，怕验收不过关，想让每份材料都对得上规范要求。
适用范围	监理项目部信息员、各参建单位经办人，管图纸、通知、纪要、声像这些材料的收发归档。
职责分工	信息管理员收文件建台账，监理各专业负责人审案卷，总工和经理批销毁，保安盯销毁现场。
禁止行为	不准漏收漏登文件，不准用修图软件改数码照片，不准把密件乱放乱借，不准交残缺不齐的案卷。
检查与监督	信息员每天登记收发文，每月查一次台账，没记清就补录，漏登记扣当月绩效，季度抽查归档质量，错一处整改三天。

设立背景	项目开工要管图纸资料，得有人专门负责收发整理归档。
核心职能	管所有图纸规范表格，收发登记文件，整理工程资料，开会做记录。
工作内容	列资料清单、发文件、收外来文件、填表、收质量记录、每月整资料、开碰头会记内容。
协作关系	跟施工员、技术员、项目经理对接，听项目经理安排，帮各部门填表，配合档案归档要求。

设立背景	项目多，领导忙不过来，需要有人帮着盯进度、理文件、对接设计院。
核心职能	帮领导管项目进度，收发整理文件，协调设计院的事儿，做考核辅助。
工作内容	跟设计院打电话发邮件，收项目图纸和合同，填进度表，归档文件，写会议纪要。
协作关系	听项目经理安排，常找设计院对接人，偶尔和工程部、档案室碰头，有事微信或当面说。

设立背景	公司要管好工程资料，得有人专门盯这事。
核心职能	管项目从开工到完工所有资料，策划、移交、归档都归他管。
工作内容	按规矩收资料，做归档，查在建项目资料，办培训。
协作关系	跟项目经理、施工员、技术员天天打交道，听工程部经理安排，资料有问题直接找他们改。

制度目标	让装修更规范，保护房子安全，不损害邻居利益，大家住得安心些。
职责分工	管理处负责审批、收钱、发证、检查；装修公司要守规矩；业主得配合签字。
核心条款	不能动承重墙、不能改外貌、不能乱接电、不能超时施工、垃圾当天清掉。
执行要求	先交钱办证才能开工，监理天天查，门卫盯进出，违规就罚，整改不到位不退钱。

制定目的	现场乱糟糟的，总包管不过来，怕出事怕返工怕耽误工期，想让分包商规规矩矩干活。
适用范围	指定分包商，干啥活就管啥，施工、进度、质量、安全、材料、人、现场卫生都得管。
职责分工	总包责任方牵头盯全局，分包商自己干活自己守规矩，监理和总包一起查问题改问题。
禁止行为	没证不能进场，没交底不能开工，没保险不能动土，没报计划不能运料，没签字不能交接。
检查与监督	分包商填表交资料交方案，每月开协调会，总包每周检查，不配合就警告罚款，严重就停工清退，月底看整改结果。

制度目标	让文件归档有规矩，不乱放，找起来快，保护好重要资料。
职责分工	办公室主任管审批，档案管理员天天清理归档，写索引，做保密。各部门编类目，按顺序排页，写封面。
核心条款	文件按自然顺序排页号，封面手写要工整，案卷统一编号登记，借阅得签字，不能随便带出档案室。
执行要求	档案员每天清资料，各部门每年编类目，借阅必须当场查，带出要主任批，定期检查归档情况，填目录和统计表。

制度目标	管住新项目发展乱跑乱撞的问题，让每个项目都按规矩走流程，不瞎干不乱签。
职责分工	企划部牵头汇总信息、组织小组；财务部和法律室派人进小组；小组组长是企划部负责人；小组对决策委员会负责。
核心条款	项目必须报信息、成立小组、做实地调查、写可行性报告、开听证会、评委三分之二同意才立项。
执行要求	小组成立一周内完成调查；听证会前3天发报告；会议纪要3天内出；一线公司得按时报材料、跟进意见、及时通报进展；合同文本要跟听证会一致。

制定目的	怕资料乱放找不到，以后查事没依据，大家干活有章可循。
适用范围	物业所有员工，管工程、客户、维修、安全、设备、绿化、卫生、文化、反馈、行政、业委会、财务这十二类资料。
职责分工	档案员收资料整理归档，主管批借阅，领导批销毁，经理每月抽查归档情况。
禁止行为	不能乱扔图纸合同，不能私自借走业主资料，不能不登记就销毁文件，不能把装修违规记录漏掉。
检查与监督	档案员每周清点一次资料，主管每月检查归档质量，月底交检查表，漏归档扣当月绩效20元，三次不改调岗。

设立背景	管好沥青水泥钢材这些养护材料，保障公路修得及时不耽误事儿。
核心职能	管材料进出库、调拨分配、订货验收，保证各工地材料不断档。
工作内容	填单据、做报表、收货验货、跑运输、编采购计划、整市场信息。
协作关系	听科长副科长安排，跟采购部门、基层养护单位、施工队打交道，要对得上数、说得清、送得到。

制定目的	工地容易出质量差错，怕混凝土不牢、钢筋放歪、图纸看错，影响房子结实和工人安全。
适用范围	只管这个工程现场所有人，包括项目经理、总工、施工员、班组长。
职责分工	经理要盯全场，总工管技术把关，施工员盯每道工序，班组长守好自己班组活儿。
管理要求	图纸必须三级审核，材料进场要查合格证，混凝土浇筑时必须有人全程看着，测量放线后得复核两遍。
监督与检查	每周由经理带队检查，总工负责记录问题，整改超3天没做完就扣当月奖金，严重问题停工重做。

设立背景	公司产品越来越多，文档乱七八糟，没人管，得有人专门理清楚。
核心职能	管文档发布、改文档、搭文档架子、把技术点变成好懂的模板。
工作内容	发文档、改文档、列文档清单、画文档结构图、提炼技术点写模板。
协作关系	跟研发工程师要资料，跟市场部对接需求，向技术文档主管汇报，和美工一起加图。

制度目标	管好房地产档案，不让丢、不弄坏，方便大家查资料用。
职责分工	档案员收材料、整档案、保安全；库房要防盗防火防潮；查档要审批，谁查谁登记。
核心条款	档案只能在阅览室看，借出要领导批；不能涂改、剪裁、复印复印件；查档要带证件和介绍信。
执行要求	查档先填单子，领导签字才给查；借档必须有人跟着；抄录复制限范围；收费按物价局标准收。

设立背景	项目施工安全没人管容易出事，得有人天天盯着现场。
核心职能	盯现场安全、做交底、查隐患、管设施、处理事故、搞宣传。
工作内容	开安全会、写交底记录、查隐患、改问题、检装置、报事故、办宣传、填月报。
协作关系	跟施工员、班组长、保卫人员一起干活，向项目经理汇报，配合他们落实安全措施。

制定目的	客户都是花钱来的，不能白来。要让每个客户都不漏掉，不浪费，帮我们滚大客户雪球。
适用范围	管案场经理和置业顾问，管来访来电客户的分配、登记、分级、跟踪。
职责分工	案场经理定规则、分客户、盯表格；置业顾问填表、报情况、跟客户；经理查表看执行。
禁止行为	不能不填客户表；不能瞒报客户情况；不能抢别人的老客户；不能让无望客户堆着不管。
检查与监督	每天晚例会报客户，经理当场梳理分级；表格当天填完，经理留档检查；没填或乱填的，第二天补，三次就谈话；每月抽查登记表，错一次扣分。

制度目标	让公文收发不乱套，不丢不漏不拖拉，大家知道文件怎么走、谁来管、啥时候办完。
职责分工	行政人事部负责登记编号送阅催办；分管领导批阅签字；各部门经理及时阅签反馈结果。
核心条款	收文要登记签名；发文要副总签发；重要文件原件交行政部；传阅不私传，阅后写日期。
执行要求	文件当天登记，两天内送阅，一周内办结；行政部每周查进度；没按时办的要说明原因；每月抽查登记表是否齐全。

制定目的	怕网络老出问题，电脑卡顿没人修，数据丢了找不着，大家干活受影响。
适用范围	新来的网管小哥，管公司内网、服务器、路由器、办公电脑这些玩意儿。
职责分工	it主管定规矩带人，网管自己动手干，行政部隔两周看一次记录本。
禁止行为	不准私自改路由器密码，不准删服务器里的旧文件，不准用公司电脑装游戏软件。
检查与监督	每周五下午三点前填运维表，主管抽查三次不合格就重学，月底汇总问题开会讲，漏填两次扣当月绩效20%。

工程资料员

项目技术员工作职责内容：项目

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