某物业档案管理制度（优选4篇）

某物业档案管理制度

适配人群	档案管理员，物业客服员，业主管家	使用场景	档案归档，文件传阅，资料销毁
制度目标	让档案不乱放、不丢、不泄密，方便大家找得到、用得上。
职责分工	行政部负责归档整理，各部门交材料，领导批借阅，专人管业主档案。
核心条款	分类编号、专柜存放、领导批了才能借阅，业主资料不许乱看乱传。
执行要求	文件随批随归，每月查一次柜子，防潮防虫防丢，发现少了马上报，销毁要列单审批监销。

f物业档案管理制度

一、根据人事档案、文件档案、资料档案等各类属性不同的文件资料进行分类，整理、立卷，做好文件索引，归档存放、管理。

二、各类档案资料设专柜存放保管，分类编号、编注目录，以便查阅。

三、经领导批示传阅的文件，须随文将领导批示和传阅人签字一并归档。

四、注意做好保密工作。借阅文件，须经领导批准。若需抄摘或复印，应事先请示，未经批准不提抄摘或复印。

五、业主档案资料设专柜存放、保管，未经业主许可或公司领导批准(除本公司有关工作人员外)不得查阅或泄露业主档案资料。

六、定时检查、核对档案件数，做好防虫、防尘、防潮、防遗失工作，发现异常或丢失，及时向领导汇报，查明原因。妥善处理。

七、对已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机处理，销毁档案资料要经过认真鉴定，列出清单，送领导审批后指派专人监销，防止泄密。

某物业档案管理制度：商街物业档案

适配人群	综合文员，行政人事助理，质量部文档员	使用场景	步行街管理，物业档案归档，政策法规存档
制度目标	让档案整整齐齐，找起来快，用着顺手，不乱丢不外泄。
职责分工	行政人事经理助理管人事档，财务部管财务档，综合文员管其他档，各部门指定专人收档编目。
核心条款	文件要编号登记、分类存档、贴标签；重要资料得备份；查档复印要登记。
执行要求	所有档必须归到资料室或部门专柜；电脑档要加密、光盘备份；每月检查柜子，防火防盗防潮；发现异常马上报领导。

步行街物业档案管理制度

1目的

使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2适用范围

公司所有档案的管理。

3公司资料室文档资料管理

3.1公司资料室文档资料管理范围:公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、事件记录;物业管理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备份;人事资料;业主资料资料等。

3.2文档资料收集及整理:人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

3.2物业管理相关政策、法规:由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

3.3重要资料:由综合文员负责收集，主要包括:外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

3.4公司本部重要文件，主要包括:

3.4.1内部管理文件:以公司名义下发的人事、行政类文件。

3.4.2人事制度:公司各种人事政策，条例和规定等。

3.4.3行政制度:公司各种行政制度、条例和规定等。

3.4.4重要通知及通报:公司各种重要的通知、通告。

3.4.5公司会议纪要:总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

3.4.8公司对外往来的各类公文:主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

3.5文档资料查阅或复印:物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

4各部门文档资料管理

4.1各部门文件分类及编制要求:

4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

4.1.3公司各部门(含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别:

1)人事类:包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

2)行政类:包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

3)通知类:内部各类通知。

4)培训类:培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

5)会议类:部门例会、专题会议、业委会会议等。

6)合同、协议类:部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。

7)对外文件类:

①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等;

②对客户发文等:

③其它类:如电话表、名单、启示等。

4.2质量管理部应保管的资料:

4.2.1发展商提供的资料:

1)产权资料;

2)技术资料(含图纸);

3)交接手续及清单等。

4.2.2文档收集及整理:各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

4.3各类文件更改要求:

各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明"以此文件为准"。

4.4各类文件发放要求:

4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类:

1)部门负责人以上人员阅;

2)主管级以上人员阅;

3)内部传阅;

4)张帖。

4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

4.5电脑文档管理:

4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

某物业档案管理制度：化龙物业档案收集保管

适配人群	物业管理员，工程运维员，客服专员	使用场景	会议纪要归档，对客通知备案，设备台账更新
制度目标	让档案有人管、不丢不乱，工作有据可查，以后找材料快一点。
职责分工	行政办公室统一收档管档；各部门按要求交材料；各管理处配合执行。
核心条款	会议记录、通知通报、计划总结、设备台账、报修投诉单、值班维修记录都要归档；财务人事档案不归这里。
执行要求	大部分材料实时上报，对客资料每周收一次，内部资料每月收一次，记录类延后一个月交；行政办检查是否按时交，缺了要补。

雅园物业档案收集、保管管理制度

档案管理工作是公司的一种重要基础工作，建立健全档案收集、保管制度是提高工作效率，实现管理规范化，工作标准化的重要举措之一。各部门在日常工作中产生下列文件均请按有关要求及时交行政办公室归档。

一、各种会议材料(实时上报存档)

1、董事会及公司、管理处各类办公例会的会议记录、纪要;

2、公司、管理处各种专题工作会议的会议记录、纪要或报告;

二、各种文件材料(实时上报存档)

1、公司、管理处下发的通知、通报、决定、规定;

2、管理处所有对客通知;

3、管理处各种活动的纪实性材料照片及总结报告;

4、工作计划、总结;

(1)公司、管理处的年度、月度工作计划、总结;

(2)公司、管理处各部门的年度、月度工作计划、总结及各种专项工作方案及总结;

(3)公司、管理处预算及各阶段预算执行情况总结。

5、公司、管理处各部门的情况汇报、工作报告、批示过的请示报告;

6、公司、管理处制定的工作流程、岗位职责及各种规章制度，公司、管理处各部门制定的工作手册及各种工作规范;

7、公司、管理处大事记(行政办公室编写);

8、公司人力资源部及公司、管理处各部门组织实施培训的培训记录、培训大纲和教案;

9、各管理处设备台帐及建筑档案(定期变更内容)、各种维修改造的施工图纸和技术文件。

三、外来文件(实时上报存档)

1、各行政管理机关行业主管部门下发的需贯彻执行的决定、通知、规定、条例等;

2、对工作有参考借鉴价值的各种资料;

四、工作记载性文件(对客资料每周收一次，内部管理资料每月收一次，各种工作记录后延一个月上报)

1、物业部:

记载客户报修、返修或投诉事宜的记录和工作票、车位管理档案、客户缴费历史记录，客户签署的各种单据(包括入住手续文件等)，各种经营性文件;

2、工程部:

所有值班记录、运行记录、维修记录、保养记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录，二次装修工作记录;

3、保卫部

所有值班记录、工作记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录及外管局及有关对口管理单位备案资料，联系资料;

4、保洁部

所有工作记录(包括外包单位的工作记录);

五、其他材料

如其它材料需要收集，按行政办公室通知办理。

注:

1、财务档案、人事档案不在此例，自行存档严格管理。

2、各管理处会所及租赁单位发出的各种对客通知及经营性文件亦需备案存档。

某物业档案管理制度：物业档案

适配人群	档案管理员，部门主管，工程技术人员	使用场景	物业巡检，设备维保，合同续签
制度目标	让物业设备设施情况更清楚，档案统一建好管好。
职责分工	档案员归行政主管管。负责存档、借阅、录资料。每月更新一次。各部门主管每月交变更资料。
核心条款	档案专人管，不能乱动柜子。借阅要登记，只能在室内看，不能涂改。只准借本部门的，别的要总经理批。
执行要求	档案室放两份资料，一份历史一份借阅用。复印只许印本部门的，要登记。档案员每月更新，更新后放首页。损坏马上补。总目录和每份目录放首页。

1目的

为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状，确保物业、设备、设施管理工作的统一，完整的完善建立物业档案。

2适用范围

适用于东莞市**物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

3职责

3.1档案管理员直接向行政主管负责。

3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

4档案存放位置

4.1电脑保存一份电子文档。

4.2**四楼资料室。