某物业部文件档案管理制度（优选3篇）

某物业部文件档案管理制度

物业部文件档案管理制度

一、物业部服务中心管理员专职负责服务中心所有文件(通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议记要等)及资料(技术图纸、手册、个人简历、员工档案、市府法规、车辆档案、户口档案等)的存档，收集和保管。

二、任何人借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。

三、属机密文件的要妥善保管，不准散播内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。

四、员工个人档案属秘密材料，他人无权翻阅，保管人员也不得将这些资料擅自给他人过目。

五、文件资料要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序，还是按内容，按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚标明。

六、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要急时清理，无保存必要的材料，经物业部领导批准可做销毁处理。

某物业部文件档案管理制度：方中物业文件

1.目的

为了使公司各部门文件管理规范化、系统化，加强文件起草的准确性和文件执行的有效性，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于方正物业管理公司各部门及下属公司。

3.文件的类别、定义

3.1类别:

3.1.1公文按文种分为:管理制度、管理办法、请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等。

3.2定义:

3.2.1对公司范围内的工作事务制订带有约束性的规章制度，用"管理制度"或"管理规定"。 规定某些事项的工作流程或各部门的职责、职权的规章制度文件用"管理办法"。

3.2.2向集团领导、::公司领导请求指示、批准或汇报工作时，用"请示"或"报告"文种。同一级别请求批准事项时，可用"申请";经领导批示文件，可用传真。

3.2.3上级部门向下级部门传达重要情况，用"通报"或"决定"。

3.2.4对公司内部公布制度、办法及其它需要周知和共同执行的事项、计划、规定等，用"通知"。

3.2.5与集团兄弟公司进行工作接洽，需对方给以反馈时，要求填写中颐集团工作联络函。

3.2.6对周例会、总结计划会、部门工作沟通会等会议的内容纲要，规定事项和工作指示等，用"会议纪要"，并发给相关与会人员。

4、文件格式

4.1规章制度格式:由首页表头 正文 页数组成。

4.1.1首页表头格式:

说明:首页的表头包括右上角注释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。

[右上角注释]:要求注明发文单位及规章制度的形式。(如公司发的管理制度，为“方正物业公司管理制度”;如公司发的管理办法，为“方正物业公司管理办法”，依此类推。)

[公司商标]:要求所有的文件首页必须加上公司的商标。

[权责单位]:行文部门名称(以便文件阅读者可将有关信息反馈给行文部门)。

[总页数]:共多少页(含附件)。

[生效日期]:文件自何时起生效。

[替代文件]:被新文件取代的原文件编号。

[编号]:由发文单位代号、年度及三位序数组成。

发文单位代号一般为各发文单位的第一个字起头。公司部门代号:行政人事部-“人字”、客户服务部-“客字”、财务部-“财字”、物业管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理处-“管字”。

如:行政人事部____年制定的第一项管理制度编号为:人字(06)001;

[拟稿人]:拟稿人签名。

[审核人]:审核人签名。

[审批人]:审批人签名。

[主题]:文件的题目。

[归档密级] 根据文件的保密程度，分为普通、机密、绝密。密级以上文件在未归入行政人事部前的保密工作由行文部门负责，密级以上文件的查阅须经行政人事部同意、总经理批准后方可查阅。

4.1.2.正文基本要求

正文通常包括的内容:目的 适用范围 内容 附件。

[目的]:制定文件的原因及意义。

[适用范围]:收文单位及执行对象。

[内容]:文件具体内容。如遇电子版与原件内容不符，以审批人签名的原件为准。

[附件]:文件中提及的表格、流程图或其它。

4.1.3.字体、字符与行间距

[字体] 为使文件有统一的格式，要求使用同一大小的字符与字体。这样可以避免文件在不同电脑系统或不同文字处理器之间相互传送时无法显现。

表头内字体大小及字间距必须按照本制度电子版的表头复制。

内容可使用字体:宋体。

可使用字号:正文使用小四号字。

行间距:1.5倍行距。

页尾:每页页尾设:第几页，共几页。

4.1.4.条款的编排序号

1.

1.1.

1.2.

2.

2.1.

2.1.1.

…… 以此类推

4.2 其它公文格式

除规章制度外，公司其它各类公文如请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等，均统一采用集团公司规定的公文格式(见附件)印发。

5、文件处理

5.1拟稿与审核。

5.1.1拟稿要符合国家的方针政策、法律法规及集团公司、公司有关规定;情况真实，观点明确，文字精炼，条理清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要;人、地、物名及引文和时间等，要具体、准确。

5.1.2拟稿部门负责人要对文件内容进行审稿以及对文件格式进行严格把关。

5.1.3规章制度文件除经拟稿部门初审后，均需送行政部人事部与总经理审核。

5.2签发。

5.2.1公司规章制度文件经审批后由行政人事部统一编号发放

，并设立 “文件发放登记表”进行发放登记。

5.2.2公司其它各类工作联络函、请示、报告、通知、通报、批复、决定、决议、会议纪要、等，由拟稿部门或单位下发、登记与存档。

5.2.3秘密公文不得复印，摘抄、转发，传递时必须采取相应保密措施。

5.2.4所有文件一经签发即为有效。对已签发的文件，未经领导同意，对公文内容不得自行修改。

6、宣贯执行

6.1.1公司文件发放后，各部门负责人应及时在本部门内部组织学习宣贯，并落实执行。重要文件学习完后必须组织学习者签名。

6.1.2文件的学习与执行由行政人事部负责抽查。

7、文件的保管、归档与作废

7.1规章制度及公司重要公文，由行政人事部负责保管。设立文件目录方便查索，并将“文件发放登记表”、文件目录、文件原件连同电子版一起存档，建立台帐。

7.2一般往来公文由各部门负责人保管，并定期整理，设立目录，方便查索。

7.3各部门的以下文件须交行政人事部备案:

7.3.1因特殊情况接收并已自行处理的外来文件。

7.3.2重要会议的会议纪要、::规范、决定等未编号文件。

7.3.3政府颁布的法律、法规、行业管理办法等文件。

7.4文件的作废:当新修订文件下发后，被替代文件同时作废。收文单位在收到新修订文件后须及时将被替代文件销毁。

7.5所有文件均列入责任人离任交接的一项重要内容进行检查。

8、集团文件与外来文件

8.1对于集团公司下发的文件及外来文件均由行政人事部负责接收，其收文的处理程序为:收文、分文、传送、归档。

某物业部文件档案管理制度：南湾物业文印档案室

蓝湾物业文印、档案室管理制度

一、打字、复印管理

文印室属保密部门、未经办公室允许，非工作人员不得随意进入或逗留;经允许进入文印室人员，不得随意翻阅与己无关的文件和资料，否则，管理人员有权制止或请出。

1、打印、油印和复印10张以上者，需申请办公室批准后进行;10张以下者，经文印管理员同意后方可。凡打印、油印、复印者，均应严格进行登记、记录。

2、文印员负责文印室内的计算机、打印机、复印机、油印机等设备和配件的管理，其它人员不得擅自动用。

3、集团以外的打印、复印、油印业务，根据打印的规格数量按规定到财务室交纳费用，凭收款单据办理打印业务。

4、按照规定，文印用品由文印室工作人员统一向集团文印室申请，并附出上期领用材料的使用说明，批复后办理领用。严禁浪费和私用文印用品，特别是纸张的使用必须严格把关，文印员对领取文印纸张数量应与使用登记数量、对外业务量、发放数量和结存数量基本持平并定期汇总，防止丢失和浪费。一经查出浪费和私用，对相关人员予以追究。

5、文印打字管理人员必须严守机密，如发现泄密行为，视情节程度，除赔偿造成的损失外，还将给予行政处罚。

二、档案资料管理:

1.档案管理员在接受档案室移交的档案时，要按档案内容目录及档案材料逐件逐项核实清楚，在档案收件簿上，接收人一档中签字后收入柜中存档。

2.按小区住宅编号和销售，房管建立对应的档案帐目，做到帐帐相符，帐物相符，摆放整齐、调用迅速。

3.对房屋产权人发生变更时，要及时做出档案相应的变更，做好变更登记，确保档案的准确无误。

4.档案室内做好防火、防潮、防霉、防盗等工作，要经常查验，发现问题及时采取有效措施。

5.调阅档案时，要认真填写调档纪录，详细记录调阅，档案名称、借阅人、借阅时间、归还时间。

6.对借阅的档案必须有经理或上级相关部门负责人签定批准的依据方可调阅，并及时在调入和调出、回收的记录簿上详细登记。对已调出的档案超期者必须进行催收。

7.档案管理员要做好保密工作，非档案工作人员不得入内。如发现泄密行为，视情节程度给予经济或行政处罚。