物业档案管理具体措施（优选3篇）

物业档案管理具体措施

适配人群	档案管理员，客服接待员，权籍专员	使用场景	业户入伙，装修管理，费用收缴
制定目的	业户资料老丢老乱，查个信息要翻半天，想让每家档案都齐整好找，服务快一点。
适用范围	管所有入住业主的资料，包括名字、家庭、工作、缴费、装修、维修这些事。
职责分工	接待员收资料，档案员整理归档，主管盯着每月5号前交齐，物业经理抽查有没有漏。
禁止行为	不能乱扔乱放业主资料，不能没登记就借走，不能让档案发霉生虫，电脑不能中病毒。
检查与监督	接待员每月5日前交材料，档案员当天分类存进电脑，主管每周看一次进度，漏交扣当月绩效，弄丢资料要重做并写说明。

业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的，其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

业户档案的收集

____物业设立档案室，建立相应规章制度，对业户档案进行严格管理。

资料收集坚持内容丰富的原则。

在实际工作中从需要出发，扩大资料来源，从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档，实行业户一户一档。

业户权籍资料管理

从业户入伙开始，应着手权籍资料的收集工作，权籍资料的收集、整理、归档，应做到条理清晰、完整齐全，便于查阅。

管理和使用好权籍资料，动态反映业户权籍状况，为业户需求提供服务。

业户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。

业户档案的归档

____广场____号楼项目(---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。

____物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保存，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

档案的利用

为业户服务工作及时提供档案资料，直接或间接地为业户管理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。

业户档案的管理

业户档案的使用应有严格的规定，借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，严重时追究有关人员的责任。

业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

物业档案管理具体措施：商小区物业档案

适配人群	物业档案员，工程管理员，客服主管	使用场景	竣工验收，装修改造，设备维保
制定目的	小区房子老了，资料乱七八糟，查个图要翻半天。想让图纸、合同、验收单都整整齐齐，一找就找到。
适用范围	物业员工管所有房子的图纸、业主信息、维修记录、装修材料这些纸和电子文件。
职责分工	经理牵头定规矩，档案员天天收、编、存、查，主管每月翻一遍看看漏没漏、错没错。
禁止行为	不能把竣工图借走不还，不能用普通纸装订重要资料，不能让老鼠咬档案，不能在库房抽烟，不能让温度超20度。
检查与监督	档案员每周整理新收材料，主管月底抽查10份，9月起执行，漏一份扣5分，错一处重做三遍，三次错调岗。

住宅小区物业档案管理措施

1、建立档案管理制度

根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度:

2、确定档案的内容

物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。

①建筑物档案

a、建筑物原始档案

包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下:

产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

(1)产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

(2)技术资料。包括:竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。

(3)竣工验收证明书。包括:基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。

(4)房屋使用资料。包括:业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。

(5)供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括:供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。

b、建筑物维护、改造档案

建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料:

(1)维护改造申请表及批准文件

(2)维护改造工程施工许可证

(3)维护改造方案

(4)维护改造工程合同

(5)维护改造工程预算书及批准文件

(6)维护改造工程验收说明书

(7)维护改造工程结算(核算)表

(8)各设备及工程使用维护说明书]

(9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

(10)维护改造工程施工设计图及竣工图

c、用户装修、改造工程档案

用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下:

(1)装修、改造申请表及审查意见

(2)装修设计图

(3)装修、改造过程中的管理、监理资料

(4)完工后的验收意见

②管理工作档案

管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为:

(1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等;

(2)制订的各种管理规定、公约;

(3)公司 iso体系文件

(4)财务资料

(5)工作计划、方针、目标记录

(6)各项管理工作日志

(7)纠正和预防措施方案

(8)质量/环境/安全控制记录

(9)设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录

(10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表

(11)投诉及投诉处理记录

(12)其他需要收集归档的工作记录、服务记录。

3、档案的管理

(1)档案的分类、编目及着录

(2)档案的整理装订

(3)档案的电脑化管理

4、管理条件:

(1)库内温度不超过20摄氏度，湿度不超过5%，密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，配气体或干粉灭火设备。

(2)办公条件，适量的存储和查阅空间，符合规定的整理装订设备、工具和装具。

(3)管理人员要求:经过档案管理专业培训。

物业档案管理具体措施：s物业档案管理具体措施

适配人群	档案管理员，客服接待员，物业管家	使用场景	业户入伙，装修管理，费用收缴
制定目的	业户资料老丢老乱，查个信息要翻半天。想让每户资料都整整齐齐，一找就着。
适用范围	管所有已入伙业户，管姓名、电话、缴费、装修、维修这些事。
职责分工	客服接待收资料，档案员整理归档，主管盯着别出错，物业经理每月抽查。
禁止行为	不准乱扔乱放业户资料，不准没登记就借走，不准电脑不杀毒，不准档案室堆杂物。
检查与监督	每月5号前交齐资料，档案员7天内整完，主管10号检查，漏交扣绩效，整错重做。