| 制定目的 | 小区房子老了，资料乱七八糟，查个图要翻半天。想让图纸、合同、验收单都整整齐齐，一找就找到。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 物业员工管所有房子的图纸、业主信息、维修记录、装修材料这些纸和电子文件。 | ||
| 职责分工 | 经理牵头定规矩，档案员天天收、编、存、查，主管每月翻一遍看看漏没漏、错没错。 | ||
| 禁止行为 | 不能把竣工图借走不还，不能用普通纸装订重要资料，不能让老鼠咬档案，不能在库房抽烟，不能让温度超20度。 | ||
| 检查与监督 | 档案员每周整理新收材料，主管月底抽查10份，9月起执行，漏一份扣5分，错一处重做三遍，三次错调岗。 | ||
住宅小区物业档案管理措施
1、建立档案管理制度
根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度:
2、确定档案的内容
物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。
①建筑物档案
a、建筑物原始档案
包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下:
产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。
(1)产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。
(2)技术资料。
| 制定目的 | 怕业主刚搬进来不熟悉环境，容易出安全问题。比如火灾没人管，钥匙乱给外人。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 国际大厦所有新入住的业主，只管登记建档这事。 | ||
| 职责分工 | 物业助理发文件签协议，主管最后检查存档，业主自己签字确认责任。 | ||
| 管理要求 | 必须签治安防火责任书、安全消防协议书，抄表要两人一起，钥匙只给缴清费用的人。 | ||
| 监督与检查 | 物业助理全程操作，主管抽查签字和存档，漏一项重做，存错资料要补全，没签协议不能交钥匙。 | ||
大厦业主入住工作程序(十一)
1.1适用范围
对**国际大厦业主入住进行登记、建档。
1.2引用文件
无
1.3定义
1.4工作程序
1.4.1入住准备:物业助理准备好各种业主入住需要的文件，文件包括:
1.4.1.1治安防火责任书
1.4.1.2安全消防协议书
1.4.1.3业主档案
1.4.1.4能源计量表号及读数记录单
1.4.1.5有偿清洁服务报价表
1.4.1.6单元钥匙交接表
1.4.1.7机动车登记表
1.4.1.8非机动车登记表
1.4.2文件发放:
1.4.2.1在接到业主《入伙通知书》后，将建立业主档案资料交由业主相关负责人，并讲明各表格用途及内容。
1.4.3收取文件、发放资料、签订协议:
1.4.3.1发放《业户手册》。