物业入住前工作控制程序（优选6篇）

物业入住前工作控制程序

物业公司程序文件

入住前工作控制程序

1目的

为了规范新接管物业入住前各项准备工作，提高工作效率，为顺利入伙奠定基础。

2范围

适用于公司待接管的各类物业。

3职责

3.1公司总经理或委托公司副总经理指定专人负责前期介入工作安排和物业前期准备工作的组织。

3.2公司品质管理组和公司经营管理组共同负责委托管理合同的评审及签定。

3.3总经理办公室负责新建管理处人员编制的确定、人员招聘和培训工作。

3.4公司经理管理组负责各类收费项目及标准的核定。

3.5公司品质管理组负责监督入住前移交手续的办理及有关资料的准备工作。

3.6新建管理处经理负责相关管理工作的筹备和实施。

4方法和过程控制

4.1新建管理处经理前期准备工作

4.1.1根据发展商委托，指定专业技术人员至少提前半年进行新项目前期介入工作，将工作情况记录在《前期介入情况周记表》(n1-8)，作为重要资料保存。

4.1.2负责拟定入伙工作计划时间表，并报总经理审批。

4.1.3编制管理处组织结构、各岗位职责，对宿舍、食堂、办公室、培训室、活动室等安排人员先期统筹，并报办公室及总经理审批。

4.1.4拟定《入伙流程》、《入伙指南》、《常规服务项目及收费标准》、《住户手册》等文件，并配合发展商与业主签定《前期物业管理协议书》。

4.1.5指定专人负责办公用品、办公及维修设备与工具、安全保洁用品的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。物资采购主要包括:

a.办公用品包括:家私、各类文具等。

b.办公及维修设备包括:电脑、打印机、电话、电工工具、电动工具等。

c.安全保洁用具包括:各类清洁工具、剪草机、对讲机、警棍等。

4.1.6根据工程进度制定物业接管验收工作计划，并就验收工作中发现的问题同发展商项目部建立稳定的沟通渠道，以便在入伙前解决已发现的工程质量问题。

4.1.7指定专人负责记录入住前后发生的清洁、返修及配套完善工程等过程所产生的各项费用，以便与有关单位结算。

4.1.8指定专人与政府有关部门建立良好的公共关系，包括:煤气、水电、电视、电信、派出所、街道办、居委会、工商、税务等。

4.1.9指定专人办理管理处营业执照、企业代码、税务登记证、收费许可证等。

4.1.10指定专人办理停车场的验收及营业执照、企业执照、税务登记证和收费许可证等。

4.1.11配合发展商用水、用电指标的申请、水电抄表到户、电话、电视、煤气、通邮、网络等的开通手续。

4.1.12进行入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。

4.1.13将《入住须知》样本于入伙前十天交于发展商，以便通知业主办理入伙手续时一并发放。

4.2公司办公室前期准备工作

4.2.1负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的任命。

4.2.2负责新建管理处人员编制的确定，并确保管理及技术人员提前三个月到位，安全保洁员提前一个月到位。

4.2.3负责新建管理处人员的入职培训及对管理专业技术人才的培训考核。

4.2.4负责新建管理处办公用品及办公设备的审核、员工工作服的订制。

4.2.5负责新建管理处交通运输工具的调配工作。

4.3公司品质管理组前期准备工作

4.3.1监督前期介入的相关工作，每月至少一次对前期介入工作进行检查，协助相关问题的处理。

4.3.2协助质量体系文件的发放及相关作业指导书的编写。

4.3.3协助组织新项目管理处质量体系文件及入伙流程等的培训。

4.3.4负责对拟接管物业项目策划及《委托管理合同》的评审，报总经理签定。

4.3.5负责新项目房屋租售的准备工作。

4.3.6负责向管理处提供有关物业管理行业的相关法律、法规、管理规定等，建立物业管理档案资料，必备的资料包括:

a.《业主公约》;

b.《委托银行代收款协议书》;

c.《业主(住户)资料卡》;

d.《物品领用登记表》;

e.煤气公司《委托银行代收款合同书》;

f.供电局《委托代收电费合同书》(实行抄表到户后用);

g.《房屋交付验收表》;

h.有线电视《委托银行代收款合同书》;

i.自来水公司《委托银行代收款合同书》;

j.《业户手册》;

k.《入伙指南》;

l.《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》;

m.防盗门、窗花、阳台推拉门图样(包括材料、规格、尺寸、要求等);

n.房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡;

o.房间设计平面图(含水电走向)(备索);

p.其他与业主相关或需了解的资料。

4.3.7对拟定的《入伙流程》、《入伙指南》、《常规服务项目及收费标准》、《住户手册》、《前期物业管理协议书》等入伙相关资料进行审核。

4.3.8负责管理处所有标识的设计、制作并指导贴放。

4.3.9负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和安放。

4.4公司经营管理组前期准备工作

4.4.1负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经总经理审批后纳入委托管理合同。

4.4.2负责新项目各项服务收费标准的审定。

4.4.3负责管理处前期准备阶段清洁、返修及配套完善工程各项费用的审定。

4.4.4负责指导管理处出纳按财务制度建立财务账册及熟练掌握**物业财务软件的运用。

4.4.5负责监督新建管理处的物资采购工作。

5支持性文件

**wy7.1-g01《物业管理策划/准备工作程序》

6支持性质量记录表格

**wy7.5.1-g01-f1《前期介入情况周记表n01》

**wy7.5.1-g01-f2《前期介入情况周记表n02》

**wy7.5.1-g01-f3《前期介入情况周记表n03》

**wy7.5.1-g01-f4《前期介入情况周记表n04》

**wy7.5.1-g01-f5《前期介入情况周记表n05》

**wy7.5.1-g01-f6《前期介入情况周记表n06》

**wy7.5.1-g01-f7《前期介入情况周记表n07》

物业入住前工作控制程序：某物业入住手续办理程序

1.0目的

确保准确、规范地办理业主入住手续。

2.0范围

适用于业主办理入住手续。

3.0职责

3.1管家部负责办理业主入住手续及相关规定的解释，建立业户档案。

3.2管家部经理负责组织、协调、落实入住手续的各项工作的顺利实施。

3.3品管部对业主入住手续的办理及业主档案的建立进行有效监督，妥善保管业主档案。

4.0程序

4.1房地产公司销售部给业主开出《付清房款证明书》或《入住通知书》后，通知管家部准备办理入住手续。届时业主凭房地产公司开出的《付清房款证明书》或《入住通知书》到管家部办理入住手续。

4.2如业主在规定期限内未办理入住手续，由管家部通知房地产公司销售部协助催办，否则该房仍按照空置房进行管理，::所有入住日期均以《入住通知书》日期为准。

4.3业主提供以下资料:

4.3.1家庭户

1)《付清房款证明书》或《入住通知书》

2)"购房发票"及复印件

3)《房地产买卖合同》及复印件

4)业主身份证及复印件

5)家庭成员资料

4.3.2公司户

2)《房地产买卖合同》及复印件

3)公司法人身份证明及复印件

4)法人委托办理入住手续的证明

4.3.3委托他人代办的，除提供以上资料外，还应提供

1)业主委托书及复印件

2)被委托人身份证及复印件

4.4业主提供资料经确认后，退回《房地产买卖合同》、发票、身份证原件，其它资料由管家部留存，建立业主档案。

4.5管家部通知维修部经理安排维修人员一起带领业主到产权房屋进行验房，请业主填写《房屋验收单》，由维修人员将水、电、煤气表底数在《房屋验收单》中进行登记，房屋钥匙经试用后，由业主在《房屋验收单》上确认数量。

4.6经双方检验不合格的项目请业主填写《返修报修单》或由维修部相关责任人进行填写，由维修部相关责任人转呈相关部门进行返修，并由该责任人负责跟进，及时向本部门经理汇报返修进度与处理情况，返修结束后，由维修部通知管家部与业主联络再次验收事宜，直至问题解决为止。关于工程遗留问题的处理参见文件《工程遗留问题处理程序》。

4.7业主填写、签订以下资料: 《业主情况登记表》、《业主公约》。

4.8业主领取、签收以下资料:装修参考图(包括:院落各类管线图、各层建筑平面图、给排水、强弱电、空调系统图;房屋及设备使用说明书;关于装修的管理规定、协议书、表格等;其他相关资料。在《业主领取资料签收表》或相关交接证明上签字。

4.9管家部引导业主到财务部缴纳相关入住费用。

4.10管家部将所有与业主有关的资料进行整理，填写(或电脑录入)《业主情况一览表》。《业主情况一览表》由管家部妥善保管，未经管家部经理、管理者代表或总经理授权，不得借阅、复印，不得擅自泄露业主资料，包括业主联系电话、家庭成员资料等。

4.11管家部将档案原件转至品管部，由资料室工作人员按照业主房屋编号建立业主档案，填写《业主档案资料清单》，核对后妥善永久保存。

5.0质量记录

按照房屋编号建立的业主档案，包括:

《付清房款证明书》或《入住通知书》、"购房发票"复印件、《房地产买卖合同》复印件、业主身份证及复印件、家庭成员资料、公司法人身份证明复印件、法人委托办理入住手续的证明、业主委托书、被委托人身份证复印件以及相关表格、协议书、公约等，入住以后业主与公司签订的其他文件资料，装修资料也随业主档案存档。《业主档案资料清单》作为档案目录使用。

6.0表格

《房屋验收单》

《返修报修单》

《业主情况登记表》

《业主领取资料签收表》

《业主情况一览表》

物业入住前工作控制程序：物业入住手续办理程序

物业公司程序文件

入住手续办理程序

1目的

指导各管理处按标准步骤准确无误地办理业主入住手续。

2范围

适用于公司各管理处。

3职责

3.1管理处经理负责组织、协调、落实入住手续各项工作的顺利实施。

3.2管理处经理指定各业务部门专人热情接待业主，解答顾客问题，建立住户档案，并妥善保管。

4方法和过程控制

4.1业主携带下列资料前往管理处办理入住手续

4.1.1家庭户应带资料:由发展商销售部签发的《入伙通知书》、《购房合同书》、物业公司发放的《业主(住户)资料卡》、户主及家庭成员身份证及复印件、照片和指定银行存折等。租户另需提供《租房合同书》。

4.1.2公司户应带资料:由发展商销售部签发的《入伙通知书》、《购房合同书》、物业公司发放的《业主(住户)资料卡》、公司法人代表身份证及复印件、营业执照及复印件(加盖公章)、公司职员名单、身份证复印件及相片和指定银行存折等。租户另需提供《租房合同书》。

4.1.3业主委托人应带资料:业主委托书、被委托人身份证及复印件以及本程序文件之4.1.1或4.1.2所列资料。

4.2业主入住手续办理

4.2.1管理处经理指定专人引导入伙业主到入伙手续办理现场。

4.2.2管理处经理指定专人发放入住手续的相关资料，检验并收回业主的《入伙通知书》、《业主(住户)资料卡》以及应携带的资料。

4.2.3管理处工作人员根据《业主(住户)资料卡》及相关资料协助业主填写相关资料。

4.2.4管理处经理指定专人陪同业主验房，抄录水、电、煤气表底，并共同确认，在《客户保修意见征询表》上记录，验房后若客户提出质量问题，由管理处将《客户保修意见征询表》复写页交发展商工程维修组处理，工程维修组处理完毕后，交顾客签字确认存档。

4.2.5房屋验收完毕后，与业主签定入伙相关协议包括:《前期物业管理协议》、《业主公约》、《委托银行代收款协议书》、并由管理处经理指定专人验收并核发资料。

4.2.6管理处经理指定专人办理住户门禁卡手续，并与需提供车位的业主签订《停车场车位租用协议》。

4.2.7管理处经理指定的财务工作人员，根据公司品质管理组和经营管理组审批后的《入伙收费指南》，收取入伙相关费用。

4.2.8业主凭入住交费收据领取房门钥匙及《住户手册》及相关物品或礼品，并在《物品领用登记表》中签收。

4.3入住资料整理完毕后，由管理处经理指定专人将住户房屋、业主及常住人员的详细资料录入电脑的《物业管理软件》中。

4.4对出租物业的入住手续办理

4.4.1租赁本公司的商业用途物业的顾客或公司，须与管理处签署租赁合同，并须于两个月内提供营业执照及复印件、负责人和职员的身份证复印件及人员照片。

4.4.2租用业主房屋作商务办公用途的租户，凭与业主签定的《租房合同书》到管理处签定《租户管理协议书》，并按协议书的要求交纳相关的保证金及提供有关证件。

4.4.3租用受托管的写字楼、商场的顾客或公司，凭与业主签定的租赁合同到管理处签定管理协议书，要求写字楼及商场内必须按消防管理规定配备相应的灭火器材，并提供营业执照、负责人和职员身份证复印件。

4.4.4租用业主房屋作居住用途的个人租户，凭与业主签定的《租房合同书》到管理处签定《租户管理协议书》，并按协议书的要求提供有关证件，对将住宅房屋转为办公用途的住户，管理处需及时按公司租户管理的有关规定进行相关手续的办理及日常监督管理。

4.5业主资料的管理

4.5.1管理处经理指定专人负责保管业主(住户)提供的资料。业主和租户的资料应分类保管。

4.5.2业主(住户)的资料属保密资料，部门经理以上人员或部门经理授权人员因工作需要方可查阅。

4.5.3有关业主(住户)持有ic卡的电脑资料同属保密资料，未经部门经理批准，保管人员不得随意给人查阅。

4.6管理费用收取标准

4.6.1对于未成立业主委员会，与发展商签定《物业委托管理合同》的小区管理费，由管理处根据自身管理服务标准和经营情况进行测算，经公司经营管理组审核，报总经理审批，并与开发商达成一致意见后，报区物价局批准，并申领《收费许可证》。

4.6.2对于已成立业主委员会的小区管理费，由管理处根据自身管理服务标准和经营情况进行测算，与业主委员会进行协商，经双方审准后，报区物价局备案。

5业主入住手续办理流程图

no

6支持性质量记录表格

**wy7.5.1-g02-f1《业主(住户)资料卡》

**wy7.5.1-g02-f2《委托银行代收款协议书》

**wy7.5.1-g02-f3《物品领用登记表》

**wy7.5.1-g02-f4《租户管理协议书》

**wy8.3-g01-f2《客户保修意见征询表》

物业入住前工作控制程序：物业接管验收物业入伙物业装修控制程序

物业接管验收、物业入伙及物业装修控制程序

1.0目的

对楼宇验收、接管物业、业主住户的入住及装修过程进行控制，确保业主住户在最短时间内顺利入住，业主住户对房屋的装修符合要求。

2.0范围

适用楼宇验收接管物业、入住前准备、入住过程及房屋装修过程的管理。

3.0职责

3.1总经理负责组织成立物业验收接管领导小组并负责楼宇的验收和接管物业活动。

3.2管理处负责物业验收接管物业的日常事务组织协调工作。

3.3各部门按规定组成接管小组时各专业组参与物业的验收接管工作。

3.4管理处负责入住的具体实施负责接收装修的申请批准和质量控制。

3.5工程部负责对业主住户的房屋装修的有关工程质量问题进行监督控制。

4.0工作程序

4.1楼宇的验收接管物业的控制

加强物业综合验收和交接管理，保障房屋及配套设施的质量及各项功能指标符合规定要求和标准。

4.1.1物业验收应具备的条件

4.1.1.1新建物业验收应具备的条件:

a)建设工程施工全部完成经竣工验收合格;

b)供电、供气、经排水、卫生、道路、采暖冷(必要时)等设施能正常使用;

c)房屋幢户编号经有关部门确认。

4.1.1.2原有物业验收应具有的条件:

a)房屋所有权、使用权清楚;

b)土地使用范围明确。

4.1.2成立物业接管工作小组，由总经理任组长，管理者代表和拟任管理处主任任副组长，小组成员由相关部门负责人组成，按专业设立资料组、工程土建组和机电组，管理处组织编

制物业接管计划报总经理批准实施，管理处负责日常事务的运作，按计划验收。

a)各专业组长负责接管分工范围内的工作，严格验收，把好质量关;

b)各专业小组按国家省市工程验收标准验收物业，确保物业的各项功能、指标符合规定要求。

4.1.3参与房屋的竣工验收

4.1.3.1验收前资料准备:竣工验收前资料组要求委托方提供开发建设单位、工程施工单位、监理单位、消防管理部门、管道煤气公司、配电工程施工单位、设计院等部门提供有关资料，适当时包括物业规划图、竣工总平面图、单体建筑及结构竣工图、地下管网竣工图、建筑施工竣工图、隐蔽工程验收签证、沉降观察记录、竣工验收证明、房地产权属关系的有关资料、机电设备说明书、消防系统竣工验收证明、电梯等公共设施检查验收证明，用水电气指标批文，水电气表校验报告等图纸资料并对所有资料进行查验，为物业接管验收提供资料和数据。

4.1.3.2物业的竣工验收:验收接管领导小组参与开发建设单位、工程施工单位、监理单位、消防管理部门、管道煤气公司、配套工程施工单位、设计院等依照建设部《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》(1993，12)《房屋接管验收标准》(1991，2)等规定组织的竣工验收工作。

4.1.4对已竣工在使用物业的验收接管工作

4.1.4.1各专业组根据分工范围分别负责对房屋主体结构、单元住宅、公共配套设施(水、电、气、机电设备、消防、管线等)进行现场检查验收，管理处按《资料移交清单》、《房屋接管验收表(水)》、《房屋接管验收表(电)》、《房屋接管验收表(土建)》、《公建接管验收表》、《园林绿化接管验收表》、《设备接管验收表》、《工程整改记录单》、《接管验收明细表》、《验收遗漏问题统计表》所列项目进行逐项验收并填写好以上相关记录。

4.1.4.2验收结束后，验收接管领导小组对验收中存在的问题进行归纳汇总，并将《房屋接管验收表(水)》、《房屋接管验收表(电)》、《房屋接管验收表(土建)》、《公建接管验收表》、《园林绿化接管验收表》、《设备接管验收表》、《工程整改记录单》、《接管验收明细表》、《验收遗漏问题统计表》的副本交委托方，以落实责任部门限期整改直至达到规定要求。

4.1.5物业移交内容

4.1.5.1建筑物移交内容:

a)各类房屋清单及配套钥匙;

b)单体建筑结构、水电气设备竣工图;

c)住宅区规划图竣工总平面图;

d)其它必要的技术资料含设计的变更和隐蔽工程验收签证。

4.1.5.2公共设施及公共场地移交:

a)公共设施及公共场地清单;

b)绿化竣工图、室外竣工图含地下管网、道路、停车场等;

c)机电设备操作、维护说明书;

d)其他必要的技术资料含设计变更和隐蔽工程验收签证。

4.1.5.3资料的移交:移交资料应包括:产权资料和技术资料两大类。资料组负责各类资料的核对、接收，填写《物业交接验收表》并根据《文件控制程序》进行分类编号，列出清单，移交管理处归档保管。

4.1.6新竣工的物业由验收接管领导小组与委托方和开发建设单位就建筑物保修事宜进行协商，明确维修责任和保修期限。

4.1.7房屋的维修:应根据建设部《全国优秀管理住宅小区标准》加强对业主住户的房屋及维修的管理，努力做到:

a)房屋外观完好、整洁，执行《清洁服务控制程序》有关规定;

b)建筑物有明显标志及方向指引，执行《服务提供控制程序》有关规定;

c)房屋完好率应达到98%以上;

d)无违章建筑;

e)房屋装修无危及结构安全，执行本程序装修部分;

f)房屋维修及时率达98%以上，合格率达成100%并建立回访制度;

g)代收代付房租、水、电、气等各项费用，收缴率达98%以上，执行《费用收取操作规程》;

h)房屋资料档案齐全，便于查阅，执行本程序入住有关规定。

4.2楼宇入住

4.2.1入住准备

4.2.1.1管理处相关人员根据分工，应作好以下准备工作:

a)编制业主住户入住资料清单，保证入住单必要的文字资料齐备;

b)适宜的办公场所;

c)对各岗位人员进行专业培训、考核合格后上岗。

4.2.1.2对新竣工的物业，如需要举办入住典礼仪式，由管理处主任安排

和组织，护卫队负责维护现场秩序。

4.2.1.3入住手续的办理应尽量提供一条龙服务，为住户节省时间，保证办理入住手续简捷方便。

4.2.2入住过程的控制

4.2.2.1办理入住手续工作流程:

入住住户登记钥匙交接设备资料交接交接验房验收证件

4.2.2.2验证收件:向业主住户交楼时必须查验《入伙邀请书》、《商品房屋销售合同》及房屋购买付款凭证原件、业主身份证原件和复印件或业主委托代办人代办的证明、代办人身份证原件和复印件，法人资格;确认手续后，业主根据合同规定需交首期管理费;方可办理交接验房手续。

4.2.2.3住户登记:协助业主住户填写《家居情况登记表》及《家庭成员登记表》并将业主住户身份证、户口或护照签证复印存档。具体执行《客户服务中心工作手册》关于住户交楼的规定。

4.2.2.4钥匙交接:与业主住户当面清点所有房屋钥匙，填写《入伙钥匙签领表》并签字。

4.2.2.5设备资料交接:与业主和住户当面清点所有设施资料说明书，填写《入伙签收一览表》请住户签字确认。

4.2.2.6验房;管理处工程人员随业主住户前往楼宇住所，抄录水、电、气表底数，检查所有家具房屋设施装修状况，填写《业主入伙接楼表》、《入伙返修项目表》，对存在质量问题

约定时间限期维修，执行《设施设备技改修缮维修控制程序》和《工程维护部工作手册》有关规定。

4.2.2.7入住:业主住户入住后，管理处客户服务人员应将有关文件资料整理完毕，交档案室存档。

4.2.2.8业主自行出租房屋的交接，业主委托物业公司办理交楼手续时，根据《城市房屋租

赁管理办法》(1995年建设部42号令)出具租赁合同等有关书面文件，并明确水电气电话费用物业管理费的承付方和起止日期等事项。

4.3对房屋装修的控制

4.3.1住宅使用房屋需进行装修时，应执行《建筑装饰工程施工企业资质等级标准》(建设部1995，6)、《建筑装饰装修管理规定》(建设部1995，8)、《成都市城市房屋装修结构安全管理规定》{成人发[2000]3号《公告》(发布)}和《住宅内装饰装修管理办法》(建设部110号)的有关规定，业主住户应填写《房屋装饰装修申请表》向管理处申请获得批准，审核是否符合有关规定。

4.3.2装修人员凭已审批的《房屋装饰装修申请表》、营业执照、装修装饰资质证明等有关证件到管理处办理《装饰装修服务协议》缴纳有关费用后，按期开工，对个体装修从业人员应具备个体装饰装修从业上岗证并办理相关手续。

4.3.3装修中非结构性变动应由工程部负责查验、批准，工程部可进行有偿代办，对结构性变动及专用设备(如管线、仪表)的变动，应向主管部门申请批准。

4.3.4工程部应加强对装修作业现场的监督管理，防止扰民、污染或安全事故的发生。

4.3.5装修后的验收:业主住户装修完毕后应通知管理处与业主住户共同验收，业主住户除按照装修合同进行验收外，工程部按公司《房屋装修管理规定》和国家有关装修规定进行验收，对违章情况应限期纠正，填写《房屋装饰装修竣工验收表》。

4.3.6业主住户在管理处对其装修验收并在《房屋装饰装修竣工验收表》中填写验收合格意见并签名后，方可正式启用。

5.0支持/相关文件

《服务提供控制程序》

《文件控制程序》

《基础设施和工作环境控制程序》

《设施设备技改修缮维修控制程序》

《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》(建设部1993，12)

《房屋接管验收标准》(建设部1991，2)

《建筑装饰工程施工企业资质等级标准》(建设部1995，6)

《建筑装饰装修管理规定》(建设部1995，8)

《成都市城市房屋装修结构安全管理规定》{成人发[2000]3号《公告》(发布)}

《住宅内装饰装修管理办法》(建设部110号)

《客户服务中心工作手册》

《工程维护部工作手册》

6.0记录

《资料移交清单》

《房屋接管验收表(水)》

《房屋接管验收表(电)》

《房屋接管验收表(土建)》

《公建接管验收表》

《园林绿化接管验收表》

《设备接管验收表》

《工程整改记录单》

《接管验收明细表》

《验收遗漏问题统计表》

《入伙邀请书》

《家居情况登记表》

《家庭成员登记表》

《入伙钥匙签领表》

《入伙签收一览表》

《业主入伙接楼表》

《入伙返修项目表》

《房屋装饰装修申请表》

物业入住前工作控制程序：物业入伙手续办理程序

所谓“入伙”就是业主领取钥匙，接房入住。当物 业管理企业的验收与接管工作完成以后，即物业具备了入伙条件后，物业管理企业就应按程 序进入物业的入伙手续的办理阶段。物业管理企业应及时将入伙通知书、入伙手续书、收楼 须知、收费通知书一并寄给业主，以方便业主按时顺利地办好入伙手续。

由于物业的入伙阶段是物业管理企业与其服务对象――业主接触的第一关，这一阶段除了大量的接待工作和繁琐的入伙手续外，各种管理与被管理的矛盾也会在短时期内集中地暴 露出来，为此，这一阶段通常也是物业管理问题最集中的阶段。所以，物业管理企业应充分利用这一机会，既做好物业管理的宣传、讲解工作，又要切实为业主着想办事，以树立起物 业管理企业良好的“第一印象”，取得广大业主的信赖。

一、入伙通知书

入伙通知书就是关于业主在规定时间办理入伙事宜的通知。物业管理企业在制作入伙通 知书时应注意如下问题:

1.一般情况下，一个物业辖区内入伙的业主不是一家或几家，而是几百家甚至上千家 ，如果均集中在同一时间里办理，必然会使手续办理产生诸多困难，因此在通知书上应注明各幢、各层分期分批办理的时间，以方便业主按规定时间前来办理。

2.如业主因故不能按时前来办理，应在通知书上注明补办的办法。

下面是一份入伙通知书以作示范:

入伙通知书

_____________女士/先生:

您好!我们热忱欢迎您入住××花园!

您所认购的××花园______区______栋______单______元室楼宇，经市有关部门验收、测量合格，现已交付使用准予入住。

(一)请您按入伙通知书、收楼须知办理入伙手续，办理地点在______楼______室。在规定的日期内，地产部、财务部、物业管理公司等有关部门和单位将到场集中办公。

(二)为了您在办理过程中能顺利而快捷地办理好入伙手续，请以下表时间为准前来办理 入伙手续。

各楼各层办理入伙手续时间分配表(略)。

阁下如届时不能前来办理入伙手续，请您及时与我公司联系，落实补办的办法，联系电话________________。

特此通知

××房地产开发公司

××物业管理公司

________年____月____日

二、入伙手续书

入伙手续书即是办理入伙手续的程序和安排，其目的是为了让业主明了手续办理的顺序 ，使整个过程井然有序。

下面是一份入伙手续书以作示范:

入伙手续书

______女士/先生:

您认购的____区____栋____单元____室楼宇，现已交付使用具备入伙条件，请阅读收楼须知，按下列顺序办理入伙手续:

(1)房地产公司财务部 (2)房地产公司地产部

×房地产开发公司

三、收楼须知

收楼须知，即是告知业主在办理收楼过程中应注意的事项及应携带的各种证件、合同和 费用，从而避免遗漏、往返，给业主增添不便。

下面是一份收楼须知以作示范:

收楼须知

为避免业主在收楼时产生遗漏而带来不便，兹介绍有关收楼程序。

(一)在房地产公司财务部办理手续

1.付清购楼余款。

2.携带已缴款的各期收据交财务部验证、收回并开具总发票。

3.在入伙手续(1)上盖章。

(二)在房地产公司地产部办理手续

1.验清业主身份。业主

如有时间应亲临我公司接受楼宇，并请带上:入伙手续书;业 主身份证、港澳台同胞购房证明、护照或居住证;购房合同。

2.若业主不能亲临收楼，可委托代理人，代理人除携带入伙手续书、购房合同外，还 应出具:业主的授权书(由律师鉴证);业主身份证或护照的影印本;代理人的身份证或护照。

3.在入伙手续(2)上盖章。

(三)在物业管理公司财务部办理手续

1.缴付各项管理费用。预收不超过3个月的管理费;收取装修保证金，住房装修完毕， 验收不损坏主要房屋结构的，装修保证金如数退还;收取建筑垃圾清运费，业主装修完毕，自己清运了建筑垃圾即如数退还。

2.缴付其他费用。如安装防盗门、安装防盗窗花等。

3.在入伙手续(3)上盖章。

(四)在物业管理公司管理处办理手续

1.签署《业主公约》。

2.介绍入住的有关事项。

3.向业主移交楼宇钥匙。

4.在入伙手续书(4)上由业主本人盖章或签字，交物业管理公司保存。

×年×月×日

四、业主对物业的验收

购买物业对于每一位业主来说均是一项重大的投资活动。根据入伙手续书和收楼须知， 业主在办理第四道手续之前应由物业管理企业派人员带领业主验收其所购物业。业主对自己所购物业进行验收是业主的权益，业主在验收之前应尽量把物业可能产生的问题了解清楚， 并逐项进行鉴定检查，尽可能把问题解决在入伙之前，将“先天缺陷”减少到最低限度。

归纳众多物业管理企业的经验，一般物业可能存在的质量问题大致有以下几个方面:

1.给排水系列。包括水管、水龙头、水表是否完好，下水道是否有建筑垃圾堵塞，马 桶、地漏、浴缸排水是否畅通、有无泛水现象等。

2.门窗系列。包括框架是否平整、牢固、安全，门窗是否密缝、贴合，门锁、窗钩有 无质量问题，玻璃是否防水密封等。

3.供电系列。包括电灯、电线(管线)是否有质量问题，开关所控是否火线，电表的流 量大小能否满足空调、电脑等家用电器的需求等。

4.墙面、屋顶、地板系列。包括是否平整、起壳、起砂、剥落，有否裂缝、渗水，瓷 砖、墙砖、地砖贴面的平整、间隙、虚实等。

物业入住前工作控制程序：物业入伙前准备

物业项目入伙前准备工作程序

1.目的

规范房屋交付手续办理工作，保证为房屋交付顺利完成。

2.范围

适用于各管理处。

3.职责

部门/岗位工作内容

分管负责人组织协调房屋交付前准备阶段及交付办理期间现场的工作

办公室负责新建管理处办公用品及办公设备的审核;管理处职员工作服的订制;协助管理处房屋交付办理现场布置;管理处架构设置，拟定人员编制及培训;房屋交付手续协助办理人员调配及服务培训工作

财务管理部各类收费项目及标准的核定

品质管理部相关规章制度及房屋交付资料的审核;房屋交付方案策划;管理用房的装修;协助交付验收工作;组织空房清洁;标识制作

管理处经理各项工作的筹备和实施、组织房屋及设施的接管，准备房屋交付相关资料。

4.方法和过程控制

4.1房屋交付前准备工作阶段是指管理处成立至房屋交付阶段。

4.1.1房屋交付前准备工作内容:管理处架构设置、拟定人员编制及人员培训、内部管理流程和制度的建立、公共关系的建立、房屋交付工作策划、设备设施及房屋的接管验收。

4.1.2办公室房屋交付前准备工作

4.1.2.1负责新建管理处办公用品及办公设备的审核、采购。

4.1.2.2负责新建管理处交通运输工具的调配工作。

4.1.2.3负责管理处职员工作服的订制。

4.1.2.4根据《物业管理方案》审核新建管理处组织架构、人员编制

4.1.2.5负责新建管理处人员的招聘，入职培训及考核。确保管理人员及专业技术人员房屋交付前三个月到位，安全员、保洁员提前一个月到位。

4.1.2.6组织房屋交付工作办理程序的培训

4.1.2.7负责调配房屋交付手续办理期间服务人员及组织相关培训

4.1.3财务管理部房屋交付前准备工作

4.1.3.1制定物业管理处开办费使用计划，包括:办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具等预算。并落实到位。

4.1.3.2负责新项目各项服务收费标准的审定。

4.1.3.3负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。

4.1.3.4负责监督新建管理处的物资采购工作。

4.1.4品质管理部房屋交付前准备工作

4.1.4.1负责质量体系文件的发放及与房屋交付工作办理程序的培训。

4.1.4.2指导管理处分类建立物业管理档案资料。

4.1.4.3负责管理处接管物业房屋交付前清洁费用的审定

4.1.4.4负责审核相关规章制度、作业指导文件及房屋交付资料

4.1.4.5负责审核保安器材、检测仪器仪表、清洁绿化用品及各类工具等物资的采购审核。

4.1.4.6分期开发项目，从第二期开始由管理处自行负责培训、资料审核、现场准备。

4.1.5新建管理处经理房屋交付前准备工作

4.1.5.1落实各类管理用房的装修。

4.1.5.2负责拟定房屋交付工作计划时间表，包括:工作内容、负责人及完成时间等，报品质管理部审核，分管领导审批。

4.1.5.3负责内部管理运作相关工作:

a.编制管理处组织结构、岗位说明书，报人力资源部审核、分管领导审批。

b.物资的采购:根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括:

a.办公用品:家私、各类文具等。

b.办公设备:打印机、电话、复印机、传真机、空调等。

c.后勤服务设施:食堂、宿舍用品、用具等。

d.网络设备:电脑等。

e.清洁及绿化设备和工具:洗地机、吸尘器、剪草机等。

f.安全设备:对讲机、电警棍、手电筒等。

g.加工维修设备工具:万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。

c.根据物业实际情况，监督、完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。

d.指定专人记录房屋交付前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。

4.1.5.4负责对外公共关系的建立及有关证照办理:与政府、公共事业部门建立良好的公共关系，包括:自来水公司、供电局、煤气公司、有线电视、电信局、工商、税务、物业办、派出所、街道办事处、居委会等。

4.1.5.5房屋接管验收

a.管理处经理指定专人与品质管理部、地产相关部门协调房屋接管验收，并将验收存在的问题提交责任部门限期整改。

b.由工程主管(主办)与地产相关部门理顺返修流程，与各施工单位建立沟通渠道，包括施工单位负责人联系电话、保修期限、现场施工人员联系电话等。

c.管理处经理指定专人与地产相关部门移交各管理用房、业主房屋钥匙，建立钥匙清单，保证钥匙移交清楚、齐全。

4.1.5.6房屋交付工作策划

a.管理处经理与地产相关部门做好房屋交付策划工作，对有关销售承诺、房屋交付现场布置等问题进行沟通，落实。

b.房屋交付工作人员安排、培训，明确职责，就业主关心的问题形成统一回答口径。

c.房屋交付现场宣传资料、宣传品及相关房屋交付指引标识制作、安装，宣传资料包括房屋交付相关流程、填写的样表、物业相关法规、业主公约及装修的各种注意事项。

d.进行房屋交付模拟演练，检验房屋交付流程、资源配置等准备工作是否充分。

4.1.5.7房屋交付资料的准备

4.1.5.7.1将《欢迎函》、《房屋交付指引》、《业主资料卡》提前交地产公司，与《房屋交付通知书》一并发放业主。

4.1.5.7.2负责房屋交付前一周准备好房屋交付资料，包括:

a《房屋交付流程》

b《委托银行代收款协议书》

c《装修管理服务协议》

d《房屋交付文表签收单》

e《装修办理流程图》

f现场房屋交付宣传展板及相关房屋交付指引标识。

g所有"房

屋交付资料" 填写样本。

h其他与业主相关资料。

4.2房屋交付手续办理流程

4.2.1业主应携带以下资料前往管理处办理交付手续。

4.2.1.1家庭户应带资料:《天津市商品房买卖合同》、《业主公约》、《房屋交付通知书》、业主身份证及业主和家庭成员身份证复印件、近期免冠1寸照片各一张。

4.2.1.2公司户应带资料:《天津市商品房买卖合同》、《业主公约》、《交付通知书》、公司法人代表身份证及其复印件、营业执照及其复印件(加盖公章)、公司员工名单及其身份证复印件、照片等。

4.2.1.3业主委托人应携带资料:业主书面委托书、业主及被委托人身份证及其复印件以及4.2.1.1或4.2.1.2所列相关资料。

4.2.2交付现场指定专人引导业主办理交付手续

4.2.3核对《天津市商品房买卖合同》、《业主公约》、《房屋交付通知书》、以及顾客所持的身份证对入住顾客的身份进行确认。

4.2.4向顾客发放交付的相关资料，并收回经业主签字确认的《房屋交付通知书》回执。

4.2.5引导顾客填写《业主资料卡》及相关资料表格，并保留业主携带的身份证复印件及家人的照片，如委托人代理办理入住的情况，除要保留业主及被委托人的身份证复印件之外还要保留委托书。

4.2.6引导业主填写完毕交付资料表格后，应及时、准确地为业主核准并收取办理交付所需的相关费用。

4.2.7 缴费结束后联系验房人员，并同时通知钥匙管理人员准备房间钥匙，由验房人员领取后陪同客户进行房屋交付验收。

4.2.8 房屋交付验收

4.2.8.1验房人员陪同业主进行卫生间、厨房防水试验并认真详实记录，请业主于蓄水24小时后，由其本人或委托人进行现场验收，并在《卫生间、厨房闭水试验记录单》上签字确认。

4.2.8.2验房人员抄录经与业主共同确认的水、电、煤气表底，请业主在《商品房交接验收记录单》上签字确认。

4.2.8.3验房人员陪同业主对房屋本体、地面、墙面、上下水等部位进行验收，并在《商品房交接验收记录单》上记录，对于验收中业主提出有关房屋质量问题，验房人员要予以详细的记录并在交付验收后将《商品房交接验收记录单》交由地产客户服务中心。

4.2.9 在业主交付验房后，应陪同业主领取房屋所有钥匙、电表卡、水卡等各类卡及交付物品，并请业主核对后在《钥匙、卡领取登记表》签字确认。

4.2.10由专人办理顾客门禁卡手续，并与租车位的顾客签订《车位租用协议书》，对已购车位的顾客应与其签订《车位服务协议书》，明确双方的权利和义务。

4.2.11将业主交付全部资料整理后及时交由资料管理员确认存档。

4.2.12资料管理员将交付资料整理存档后，由资料管理员将业主地址、业主及常住人员的资料录入电脑中。

4.2.13业主资料属保密文件，需专人保管，未经管理处经理批准或授权，任何人员不得查阅或记录。

4.2.14业主持有的门禁卡的电脑资料同属保密文件，未经部门经理批准，保管人员不得随意提供查阅。

4.3转让房新业主入住手续的办理

4.3.1新业主须提供购房合同原件和复印件(管理处保存复印件)，不需提供《房屋交付通知书》，管理处不需陪同业主验房，其他规定参照4.2.1--4.2.7条款执行。

4.3.2 新业主入住手续办理完毕后，管理处应及时将相关信息以书面或邮件形式知会管理处相关部门及地产客户服务中心。信息内容包括:房号、原业主姓名、新业主姓名及联系方式、新业主身份证号码等。

6 质量记录

tjzzwy6.1-k01-f1《业主资料卡》

tjzzwy6.1-k01-f2《卫生间、厨房闭水试验记录单》

tjzzwy6.1-k01-f3《商品房交接验收记录单》

tjzzwy6.1-k01-f4《顾客钥匙/物品领用清单》

tjzzwy6.1-k01-f5《装修管理服务协议》