公司文件控制程序（优选10篇）

公司文件控制程序

公司文件控制程序(十三)

1.目的:

对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。

2.范围:

本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。

3.职责:

3.1总裁负责管理文件的批准。

3.2管理者代表负责管理文件的审核。

3.3办公室负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制。

3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。

4.程序:

4.1文件的编写、审批。

4.1.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。

a) 管理体系文件由总裁批准。

b) 行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，办公室主任审核，总裁批准。

c) 作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准。

4.2文件的编号

所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。具体编号方法:

a)管理手册的编号方法

sy mm ****

年代号

管理手册代号(mm―management manual:管理手册)

公司代号()

b)程序文件的编号方法

sy pf **

顺序号

程序文件代号(pf―procedure file:程序文件)

c)作业文件的编号方法

sy of ***

作业文件代号(of―operantion file)

d)记录文件的编号方法

rf ** **

程序文件顺序号

记录代号(rf―record file:记录文件)

e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。

4.3文件的发布

4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填写好《文件发放范围签收表》(qr0501)

4.3.2经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。

4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。

4.4文件的标识

4.4.1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。

4.4.2非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。

4.4.3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。

4.4.4对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。

4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。

4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。

4.5文件的使用的实施

4.5.1办公室编制好公司《文件控制清单》(qr0502)控制文件使用情况。

4.5.2受控文件不可转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。

4.5.3工作场所如发现过期或作废文件，应交办公室处理，过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。

4.5.4文件要完好保存，如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁，不可乱涂乱画。

4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单，控制本部门文件使用情况。

4.5.7办公室每季度至少一次对文件进行检查，以监督文件的完好保存及贯彻实施，并做好《文件检查记录表》(qr0503)

4.5.8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强，可申请更改，更改程序按本程序4.6条执行。

4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄，并妥善保管。

4.6文件的更改

4.6.1文件更改程序

4.6.1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(qr0504)，经审批后交原发放部门执行更改。

4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。

4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(qr0504)，经管理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。

4.6.2文件更改方式

4.6.2.1笔误可用划改。

4.6.2.2文件只改动某页内容时，可用换页方式。

4.6.2.3文件内容多处或多次改动，可用改版方式。

4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》(qr0509)并保存，以控制文件修改状态。

4.6.4《文件更改申请单》(qr0504)应注册更改性质:笔误、更改、删除、新增。

4.7作废文件处置

4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围/签收表》范围发放， 并从原使用场所收回失效文件。

4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写《文件销毁(保留)控制清单》(qr0505)，经管理者代表审批后销毁。

4.7.3因需要保留作废文件，由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》(qr0505)经管理者代表审批，办公室按4.4.4标识后方可继续保留作废文件。

4.7.4电子媒体文件作废处置程序

4.7.4.1由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》。

4.7.4.2经管理者代表审核，

总裁批准。

4.7.4.3由电脑操作员进行清除。

4.7.5其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》，经总裁批准后自行销毁。

4.8文件的归档

4.8.1文件经批准发布后，经批准人签署的原件及打印件，由办公室归档并登记。

4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查，再登记归档。需贯彻执行的外来文件，经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行。

4.9文件和资料的借阅

4.9.1部门经理及以下人员借阅文件，应填写《文件和资料借阅登记卡》(qr0507)，在公司内阅览由管理者代表审批，借出公司外由总裁审批，并登记。

4.9.2副总裁以上人员可直接向资料室借阅，并作好登记。

4.9.3公司以外人员借阅资料由总裁审批，并作好登记。

4.9.4外来文件的管理控制:标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制，并作好登记。

4.10行政文件由办公室，管理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序控制。

5.相关文件:

sypf02 《记录控制程序》

6.记录:

qr0501《文件发放范围/签收表》

qr0502《文件清单》

qr0503《文件检查记录表》

qr0504《文件更改申请单》

qr0505《文件和资料销毁(保留)控制清单》

qr0506《文件和资料归档登记卡》

qr0507《文件和资料借阅登记卡》

公司文件控制程序：a物业文件控制程序

e物业文件控制程序

1目的

对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2范围

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3.1总经理负责批准发布质量手册、各部门工作手册。

3.2管理者代表负责审核质量手册、各部门工作手册。

3.3各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管。

3.4质管部负责组织对体系文件的管理、控制。

3.5管理部负责对公司行政管理性文件及与质量管理体系有关的外来文件的管理、控制。

3.6工程部负责工程技术类文件的管理、控制。

3.7各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。

4程序

4.1文件分类及保管

4.1.1质量手册(包含了所有服务过程控制的程序文件)，由质管部备案保存。

4.1.2公司第二级质量管理体系文件分为两类:

a)部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则:包括管理标准(部门管理制度等)，工作标准(岗位责任制和任职要求等)，技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、服务提供规范、质量控制规范等)，部门质量记录文件等，由各相关部门自行保存并报质管部备案存档;

b)其他质量文件:可以是针对特定服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

4.1.3公司级管理性文件，如各种行政管理制度，物业、业主和住户档案，部分外来文件，包括政府主管部门发出的文件等，由管理部保存。

4.2文件的编号

4.2.1质量管理体系文件的编号

a)质量手册:公司名称代号-zs-版次，手册中各章以章节号区分;

例如:××-zs-01，表示公司质量手册第1版;

b)质量记录:主管部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号，例如:zg-5.4-01，表示质管部在质量手册中第5.4章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件;

c)各部门其他质量文件:部门代号-文件顺序号-年号，例如:gl-05-2000，表示管理部于2000年发放的第5号文件。

4.2.2各部门代号规定如下:

管理部:gl，质管部:zg，工程部:gc，财务部:cw，保安部:ba，绿化部:lh，清洁部:qj。

4.3文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。

a)质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放;

b)各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发放;

c)各部门业务范围内的文件由相关人员编写，部门经理审批，由部门资料员登记、发放;

d)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

4.4文件的受控状况

文件分为:"受控"和"非受控"两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

4.5文件的更改

a)质量手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录;

b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;

c)所有被更改的原文件必须由其主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

4.6文件的领用

a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用;

b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件;丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。

4.7文件的保存、作废与销毁

4.7.1文件的保存

a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方;

b)各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查;

c)对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每3个月应将清单副本报质管部备案，如内容没有变化，应通知质管部;

d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.2文件的作废与销毁

a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖"作废"印章，确保防止作废文件的非预期使用;

b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识;

c)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由质管部授权相关部门销毁。

4.7.3文件的借阅、复制

借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

4.8外来文件的控制

4.8.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

4.8.2质管部负责收集相关国家、行业法规或标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

4.8.3各部门要把上述文件及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《部门受控文件清单》，并报质管部备案。

4.9根据必要性，质管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。

4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

4.12档案资料管理

a)档案资料

管理包括物业资料和业主、住户资料两大项内容;

b)档案资料管理由管理部文件管理员负责，编制《档案资料管理规定》报管理部经理批准执行。

5相关文件

5.1《质量记录控制程序》。

5.2《档案资料管理规定》。

6质量记录

6.1《文件发放、回收记录》。

6.2《文件借阅、复制记录》。

6.3《部门受控文件清单》。

6.4《文件更改申请》。

公司文件控制程序：x物业公司程序文件控制程序

物业公司程序文件 版号: a

修改号: 0

ej-qp6.1物业公司程序文件控制程序 页码: 1/3

1.目的:

建立程序文件控制系统，明确文件的审批、分发、更改、借阅的程序。

2.适用范围:

适用于公司程序文件的控制。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2 iso9002标准第4.5章

4.职责:

4.1公司“推行iso9002标准工作小组”负责编写程序文件，由副总经理批准。

4.2综合办公室负责程序文件整理归档和日常借阅的管理。

4.3由综合办公室负责程序的发放，各部门存放一份相关的程序文件副本并遵照执行，并由各部门主任负责文件的保管。

4.4公司程序文件的更改必须经过副总经理签字认可，才能执行，综合办公室负责文件更改的换版。

5.工作程序:

5.1文件标识:

5.1.1所有程序文件应有以下标识:公司名称、标准、文件号、文件名、版号、发放编号、修改记录。

5.2文件的发布:

5.2.1公司各部门可根据各部门的实际需要建议发布新文件。公司各部门也可根据所使用文件在实际工作的应用情况，及时记录文件与实际工作不适的方面并提出改进意见。

5.2.2凡属本公司的员工都可以根据实际工作需要提出发布一个新程序文件，或改版某个已发布程序文件的要求，由部门负责人将草案上报管理者副代表审核，管理者代表批准。

5.3首版文件发布前，每一个文件必须进行校对，并审查文件是否合理及是否符合质量方针要求，只有经管理者副代表审核，管理者代表批准后，才能确认是正式颁布。

5.4程序文件的借阅:

5.4.1公司所有程序文件的借阅都应经过管理者副代表批准，并在综合办公室填写《文件/资料借阅登记表》，方可借阅。

5.5程序文件的修改:

5.5.1程序文件的修改必须由申请人提出《文件修改报批单》，经过副总经理批准。修改文件的发布程序同首版文件发布程序。

5.5.2修改文件只有经过管理者副代表审核，管理者代表批准后，才能被认为已正式发布并生效。

5.6首版文件和修改文件的发放:

5.6.1程序文件必须建立一个发放文件的主清单，主清单中应包括有发布文件的文件名、编号、发布日期、最新版本和分布发放范围，交副总经理审批。

5.6.2综合办公室主任依据副总经理批准的《程序文件主清单》，将程序文件副本盖受控文件专用章后分发到需要执行使用的部门，并要求收领文件人在《文件/资料发放登记表》上签字。

5.6.3部门负责人持有指导其部门工作的相关程序文件。

5.6.4改版程序文件由综合办公室主任负责在批准后三天内发放到原首版文件持有人或部门。

5.6.5所有程序文件必须加盖公司受控文件专用章后即视为有效文件，未加盖受控章和复印受控章文件为无效文件，无执行依据。

5.7作废程序文件的处理:

5.7.1作废程序文件的正本及副本均要求在新程序文件改版发放时，由发放部门综合办公室统一收回，并建立《过期文件/资料清单》。

5.7.2作废程序文件的正本及副本应由综合办公室统一销毁，如因积累资料或法规需要加以保存的，必须作出“作废”或“仅供参考”标识，并与现行有效程序文件隔离存放。

6.支持文件与质量记录:

6.1《文件/资料借阅登记表》 ej-qr-qp6.1-01

6.2《程序文件主清单》

ej-qr-qp6.1-02

6.3《文件修改报批单》ej-qr-qp6.1-03

6.4《文件/资料发放登记表》 ej-qr-qp6.1-04

公司文件控制程序：小区业主委员会工作文件控制程序

花园小区业主委员会工作文件控制程序

1目的

为确保业主委员会工作的规范性、可追溯性和延续性，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于业主委员会工作有关的所有文件，包括决议、公告、公文以及适当范围的外来文件的控制。

3引用文件

yj-002(09)《北京市朝阳区yj花园小区业主大会议事规则》

yj-003(09)《北京市朝阳区yj花园小区管理规约》

4术语

4.1提案:由业主委员会委员就某一问题提出的建议。

4.2决议:符合《北京市朝阳区yj花园小区业主大会议事规则》规定的程序，由多数业主委员会委员表决通过的提案。

4.3公告:向小区全体业主正式公布的业主委员会决议。

4.4公文:就某一事项向小区相关方发出的业主委员会决议。

4.5外来文件:与小区物业管理有关的法律、法规以及相关方发给业主委员会的文件。

4.6受控文件:需要始终关注其有效状态的文件。

5职责

5.1业主委员会委员负责起草提案并提交给全体委员表决;

5.2业主委员会秘书负责文件的收发、整理、保存及归档;

5.3业主委员会主任/副主任负责对业主委员会秘书的文件管理工作进行监督。

6工作程序

6.1文件的编制和发布

6.1.1业主委员会委员起草提案时，应在题目中简要写明提案事项;提案内容为公告或公文时，应随附公告或公文的提案文稿;

6.1.2提案形成决议后，应打印出文稿并经所有同意该提案的委员签字，形成正式的决议文稿;

6.1.3业主委员会秘书根据决议文稿，制作相应的公告或公文，加盖业主委员会公章，并给与相应编号进行发布。公告或公文应与决议文稿一致。

6.2文件的编号方法

6.2.1所有业主大会决议和业主委员会文件按照“文件类型-编号-年份”的规则进行编号;

6.2.2业主委员会代表业主大会签订的合同，参照本程序进行文件管理;

6.2.3外来文件中的法律、法规等仍执行原文件编号;

6.2.4文件类型的简写如下:

业主大会决议:yj

业主委员会决议:yt

公告:gg

公文:fw

收文:sw

合同:ht

6.3文件的收发和登记

6.3.1对外发出公文时，业主委员会秘书或经手的业主委员会委员应将公文一式两份提交给相关方，其中一份请对方签收后带回给业主委员会秘书存档;

6.3.2业主委员会秘书负责对业主委员会对外发出的公文和收到的公文按7.2、7.3规定的记录格式逐项填写《发文登记表》或《收文登记表》。

6.4文件的归档、保存和共享

6.4.1业主委员会秘书负责按本程序规定的格式编制受控文件清单，按决议、发文、合同、外来文件进行分类登记;

6.4.2业主委员会秘书负责将有委员签字的决议文稿和相关单位签收的公文文稿以及收到的外来文件扫描成电子文档，连同纸质文档分别归档保存;

6.4.3业主委员会通过在网易建立共用电子邮箱实现文件实时共享，秘书负责及时将电子文档发到网易网盘中的相应文件夹中保存;

6.4.4纸质文档每半年应集中装订成册，由业委会秘书负责保存;电子文档每一年应集中刻盘，业委会委员和秘书每人保存一份。

6.5文件的评审、更改

6.5.1业主大会决议和业主委员会决议是业主委员会工作的依据，应该在每年3月对其充分性和适宜性进行全面评审;

6.5.2经评审认为不适宜或需增减的业主委员会决议，由业主委员会主任/副主任发起提案予以更改、换版或作废;

6.6文件的移交和销毁

6.6.1每届业主委员会必须向下一届业主委员会完整移交本届的全部文件，新一届业主委员会应对上届业主委员会有关自身建设方面的决议进行评审，并决议是否沿用或更改;

6.6.2业主委员会不得对上一届和本届的文件进行销毁;文件销毁需要经过隔届的业主委员会决议通过方可进行。

6.7文件的查阅

6.7.1业主委员会的所有文档均接受业主的随时查阅，具体接待由业主委员会秘书负责;

6.7.2前来查阅业主委员会文档的业主应能证明自己的业主身份。

7记录

7.1《提案/决议清单》

7.2《发文登记表》

7.3《收文登记表》

公司文件控制程序：物业公司程序文件控制程序

物业公司程序文件的控制程序

1.目的:

建立程序文件控制系统，明确文件的审批、分发、更改、借阅的程序。

2.适用范围:

适用于公司程序文件的控制。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2iso9002标准第4.5章

4.职责:

4.1公司"推行iso9002标准工作小组"负责编写程序文件，由副总经理批准。

4.2综合办公室负责程序文件整理归档和日常借阅的管理。

4.3由综合办公室负责程序的发放，各部门存放一份相关的程序文件副本并遵照执行，并由各部门主任负责文件的保管。

4.4公司程序文件的更改必须经过副总经理签字认可，才能执行，综合办公室负责文件更改的换版。

5.工作程序:

5.1文件标识:

5.1.1所有程序文件应有以下标识:公司名称、标准、文件号、文件名、版号、发放编号、修改记录。

5.2文件的发布:

5.2.1公司各部门可根据各部门的实际需要建议发布新文件。公司各部门也可根据所使用文件在实际工作的应用情况，及时记录文件与实际工作不适的方面并提出改进意见。

5.2.2凡属本公司的员工都可以根据实际工作需要提出发布一个新程序文件，或改版某个已发布程序文件的要求，由部门负责人将草案上报管理者副代表审核，管理者代表批准。

5.3首版文件发布前，每一个文件必须进行校对，并审查文件是否合理及是否符合质量方针要求，只有经管理者副代表审核，管理者代表批准后，才能确认是正式颁布。

5.4程序文件的借阅:

5.4.1公司所有程序文件的借阅都应经过管理者副代表批准，并在综合办公室填写《文件/资料借阅登记表》，方可借阅。

5.5程序文件的修改:

5.5.1程序文件的修改必须由申请人提出《文件修改报批单》，经过副总经理批准。修改文件的发布程序同首版文件发布程序。

5.5.2修改文件只有经过管理者副代表审核，管理者代表批准后，才能被认为已正式发布并生效。

5.6首版文件和修改文件的发放:

5.6.1程序文件必须建立一个发放文件的主清单，主清单中应包括有发布文件的文件名、编号、发布日期、最新版本和分布发放范围，交副总经理审批。

5.6.2综合办公室主任依据副总经理批准的《程序文件主清单》，将程序文件副本盖受控文件专用章后分发到需要执行使用的部门，并要求收领文件人在《文件/资料发放登记表》上签字。

5.6.3部门负责人持有指导其部门工作的相关程序文件。

5.6.4改版程序文件由综合办公室主任负责在批准后三天内发放到原首版文件持有人或部门。

5.6.5所有程序文件必须加盖公司受控文件专用章后即视为有效文件，未加盖受控章和复印受控章文件为无效文件，无执行依据。

5.7作废程序文件的处理:

5.7.1作废程序文件的正本及副本均要求在新程序文件改版发放时，由发放部门综合办公室统一收回，并建立《过期文件/资料清单》。

5.7.2作废程序文件的正本及副本应由综合办公室统一销毁，如因积累资料或法规需要加以保存的，必须作出"作废"或"仅供参考"标识，并与现行有效程序文件隔离存放。

6.支持文件与质量记录:

6.1《文件/资料借阅登记表》ej-qr-qp6.1-01

6.2《程序文件主清单》ej-qr-qp6.1-02

6.3《文件修改报批单》ej-qr-qp6.1-03

6.4《文件/资料发放登记表》ej-qr-qp6.1-04

6.5《过期文件/资料清单》ej-qr-qp6.1-05

公司文件控制程序：物业公司程序文件－文件控制程序

物业公司程序文件:文件控制程序

1.0目的

通过对质量体系文件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、管理和更改的规定。

2.0范围

适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。各单位是指各部门和各管理处的统称。

3.0职责

3.1质管部对各单位质量体系文件的控制进行指导和监控。

3.2各单位文件管理员负责质量体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。

4.0程序

4.1质量体系文件和资料的制定、审核、批准

4.1.1公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。

序号

文件名称

文件级别

制定及修改

审核

批准

1

质量手册

一级

质管部

管理者代表

总经理

2

程序文件

二级

质管部主管

3

作

业

指

导

书

部门管理手册

三级

各部门

部门经理

主管领导

管理处工作手册

各管理处

管理处主任

4

质量记录表格

四级

相关单位

单位主管

5

法规标准等外来文件

五级

外部机构

5法规标准等外来文件五级外部机构单位主管单位主管

4.2质量体系文件和资料的发放

4.2.1质量手册的《文件发放名单》由总经理审批，由质管部建立发放记录。

4.2.2程序文件的发放名单由质管部确定，并建立发放记录。

4.2.3作业指导书由相关制定单位确定发放名单， 并建立发放记录。

4.2.4 工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。

法规和条例由质管部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。

4.2.5 法律法规类文件由质管部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。

4.2.6 以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后2日内填写《收文记录》。

4.2.7文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。

4.3质量体系文件和资料的保管

4.3.1质量手册、程序文件、部门的工作手册、项目管理方案、质量记录表格及法规、国家及行业标准类(工程、设备标准类文件除外)文件的原件，由发出部门专人保存，并在质管部备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。

4.3.2 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。

4.3.3存档作废文件在封面加盖"作废章"。

4.4质量体系文件和资料的有效性控制

4.4.1为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用a、b、c……表示第一、第二、第三版……;用0、1、2……表示未经修改、第一、第二次修改……。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由a版升b版、b版升c版等依次执行。

4.4.2相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。

4.5质量体系文件和资料的更改

4.5.1文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。

4.5.2质量体系文件和资料的更改一般由原审批人批准， 如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。

4.6 质量体系文件和资料的分类和编号

4.6.1质量手册: ygjypm

公司文件控制程序：某安全保证体系文件控制程序

1 目的

本项目应对与安全保证体系有关的文件和资料进行控制、确保各有关作业场所使用有效版本的文件，防止使用失效或作废文件。

2 职责

项目副经理是文件控制的主要领导;

资料员是文件管理的主要部门，负责登记、传阅及分发;

项目安全员是收集文件并汇编的责任人员。

3 程序概要

3.1 文件和资料的分类

(1)安全保证体系手册，作业指导书，安全记录;

(2)法律、法规、规范;

(3)技术文件、标准、施工组织设计、专项施组，各项施工方案;

(4)其他管理文件、合同、协议、管理规章制度。

3.2 文件和资料的受控、非受控、标识及有效版本

3.2.1 受控

受控文件，经过受控标识，在项目部执行的文件，均属受控文件。

3.2.2 非受控

非受控文件，不需本项目部执行的文件，均属非受控文件。

3.2.3 标识

凡是文件都需标识，加盖受控章，非受控文件不加盖受控章，作废文件在左上角加盖"作废"以示标识。

所有文件均须字迹清楚，注明日期(包括修订日期)，标识明确，妥善保管，以便查找，并在规定期间内留存。

4 文件的批准

4.1安全标准体系手册由项目经理批准后，报公司各部门审批后，由公司副总经理或管理者代表批准后发布。

4.2 施工组织设计，由公司总工程师审批。

5 文件的销毁

5.1 本项目无权销毁任何资料和文件。

5.2 文件的归档及保管

5.3 涉及工程类的有关资料竣工后，办理归档手续，有关部门安全记录竣工后保存两年。

6 文件的记录

6.1 文件收文记录

6.2 文件传阅及发文记录

6.3 文件批准记录

公司文件控制程序：第一太平物业文件控制程序

世茂第一太平物业文件控制程序

1 范围

本程序依据 gb/t19001―2000 idt iso9001:2000 质量标准中 4.2.3 条款和公司质量手册中相关章节编制。适用于公司质量管理体系要求的所有文件和相关的外来文件(包括与物业管理服务有关的国家法律法规、行业规范、标准、要求及房产商、业户、相关方提供的有关文件资料等)的管理。

2 目的

对质量管理体系所产生的所有文件的编写、审批、发放、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控场合使用的文件均为适用的有效版本。

3职责

3.1行政人事部负责文件控制的归口管理，负责公司日常管理性文件的发放、登记、更改以及与物业管理业务相关的外来文件，如:法律、法规、行业标准和规范的发放、登记、备案等管理;品质管理部负责质量手册、程序文件的编制、修改、发放、回收等管理。

3.2各部门、分公司(区域)、管理中心(处)经理或指定文件专管人员负责对本部门所使用的质量管理体系所要求的文件和资料(如:作业指导书、操作手册、物业建筑设备设施、技术图纸等的管理。

4程序

4.1文件和资料的分类

文件分为管理性文件、支持性文件、外来文件和公开文件。

管理性文件主要指公司编制的质量手册、程序文件。

支持性文件包括管理规程、管理办法、工作标准、岗位职责以及作业指导书等。

外来文件包括适用于物业管理的法律、法规、行业标准和规范、建筑设备设施图纸等。

公开文件包括通知、通告、用户手册、装修规定以及收费标准等。

质量记录空白表式是一种特殊类型的文件，作为相关文件的附件也将予以控制。

4.2文件的控制

4.2.1 文件的编制和审批

4.2.1.1 文件的编制、修改和审批

文件的编制需填写《文件编制/修改、审批表》。

4.2.1.2 质量手册

由品质管理部负责组织有关人员编制，经管理者代表审核，报总经理批准后发布。

4.2.1.3 程序文件

由品质管理部负责组织相关部门人员根据各项过程或要素的要求进行编写，经管理者代表审核，报总经理批准后发布。

4.2.1.4 支持性文件

各分公司(区域)、管理中心(处)编制的支持性文件(包含作业文件、管理规程)，由管理中心(处)经理审核，报品质管理部备案;职能部门编制的支持性文件，由部门经理审核，报总经理审批。

4.2.1.5 公开文件

公开文件由发放部门负责人审核，管理中心(处)经理批准。必要时，报公司行政人事部备案。

4.2.2 文件控制标识

4.2.2.1 受控的质量手册、程序文件需加盖“受控文件”专用印章。

4.2.2.2 没有“受控文件”专用印章的质量手册、程序文件在本公司内禁止使用。

4.2.3 文件编码的规则

4.2.3.1 质量手册

ss/qm/a-0

修改状态(从0、1、2……)

版本号(从a、b、c……)

质量手册

企业代码

如:“ss/qm/a-0”是指上海世茂第一太平物业服务有限公司编制的质量手册a 版0 次修改。

4.2.3.2 程序文件

ss/qp/***/a-0

程序文件代码(如4.2.3、4.2.4、8.2.2……)

程序文件

如:“ss/qp/4.2.3/a-1”是指上海世茂第一太平物业服务有限公司编制的文件控制程序a 版本第一次修改。

4.2.3.3 程序文件记录

qr/****-001

文件序号(从001、002、003……)

程序文件代码(如:4.2.3、6.2.2……)

记录代码

如:qr/4.2.3-002 是指文件控制程序下的第二张表单记录。

4.2.3.4 支持性文件

a)公司职能部门代号为二位，为该部门英文缩写。

部 门 代 号 部 门代 号

行政人事部 hr品质管理部qc

财务部 fd工程部ed

ss/**/001/a-0

部门代码

如:ss/hr/003/a-0 是指行政人事部编制的第三个文件a 版0 次修改。

b )各分公司(区域)、管理中心(处)代号为四位，从该部门所在地区中取二个汉语拼音字母再加分公司(区域)、管理中心(处)特定代码(见下表)。由品质管理部负责代码的制定、下发，不得重复。每年品质管理部负责不定期将代号整理下发到各职能部门、分公司(区域)、管理中心(处)。

ss/****/yy/001/a-0

服务分类

如:ss/ksdh/kf/001/a-0 是指昆山世茂蝶湖湾管理中心编制的客户服务作业指导书第一个文件a 版0 次修改。

**** 表示部门代码，各管理中心(处)为 4 位拼音字母缩写，其中前 2 位代表所在城市，后2 位代表项目名称。

yy 表示服务类别，管理 gl、客户服务kf、维修w*、保安ba、保洁bj、绿化lh。

部 门代 号部 门 nb

sp;代 号

昆山世茂蝶湖湾花园 ksdh 昆山世茂东一号 ksdy

常熟世茂世纪新城 cssj 常州世茂香槟湖 cz*b

绍兴世茂迪荡新城 s*dd杭州世茂滨江花园 hzbj

苏州世茂运河城 szyh芜湖世茂滨江花园 whbj

奉贤世茂海滨新城 f*hb ―――― ――――

4.2.3.5 支持性文件记录

a)公司职能部门文件记录

qr/**/ - 001

顺序号(从 001、002、003……)

如:qr/fd/-005 是财务部第一个文件记录。

b )各分公司(区域)、管理中心(处)文件记录

qr/****/ yy - 001

如:qr/ksdh/kf-001 是指昆山世茂蝶湖湾管理中心客户服务第一个记录。

4.2.3.6 外来文件

ss/wl/****/001

收文年份(如:____、____ )

外来文件代码

4.2.4 文件发放与保管

4.2.4.1 受控文件的发放与保管

4.2.4.1.1 品质管理部负责确定质量管理体系《质量手册》、《程序文件》的发放范围，经管理者代表审批后，由行政人事部负责做好文印、装订、发放，并保持发放记录。文件编制部门经理审批本部门内《支持性文件》的发放范围，并做好发放记录，各部门指定专人负责保管。

4.2.4.1.2 各管理中心(处)与职能部门收到的与公司质量体系或服务质量有关的外来文件(标准、行业规范、法律法规等)须报品质管理部登记备案，按本程序 4.3 执行。

4.2.4.1.3 行政人事部确保各类发放的文件是现行有效的版本。

4.2.4.1.4 文件破损严重，影响使用时，应重新办理申领手续，同时将破损文件交行政人事部统一处理，发放审批手续同4.2.4.1.1 条款。

4.2.4.1.5 每份文件发放时只有一个对应分发号。

4.2.5 文件的评审

4.2.5.1 各级人员在文件实施过程中发现有必要对受控文件做出修改，需填写《文件评审记录表》，经原文件评审负责人批准后原文件编写部门或委托其它部门实施更改。

4.2.6 文件更改和审批

4.2.6.1 各级人员在文件实施过程中发现有必要对受控文件做出修改，需填写《文件编制/修改审批单》，报原审批部门审批，按4.2.1 执行。

4.2.6.2 更改后的文件按本程序4.2.2 条款标识、编码，按4.2.4 条款发放，同时收回原文件并做出“作废”标识或销毁。

4.2.6.3 对已做出“作废”标识的文件，行政人事部保存原稿一份，其余文件在办理完回收手续后销毁。

4.2.6.4 文件修改可采用换页方式进行，修改状态通过更换页的阿拉伯数字(0、1、2、3…顺序)来表示，每修改一次，其编号就随着变更一次，当目录修改状态变更到了 10 次以上，该文件需进行换版。

4.2.6.5 当文件经评审或需换版，版本状态用英文大写字母(a、b、c…顺序)表示。

4.2.6.6 行政人事部每年不定期编制各类有效文件清单并负责发放。

4.3外来文件的控制

4.3.1 对各类与质量管理体系有关的外来文件，主要分为行业条例(规定)、标准、通知;政府部门发布的各类法律、法规以及顾客财产有关的文件等。

4.3.2 一般行业条例(规定)、标准、通知、与顾客财产有关的文件由物业运作部负责;政府部门发布的各类法律、法规与质量管理体系相关的规定、资料由品质管理部负责;其他各类文件、资料由相关条线职能部门负责人做适用性评价，报管理者代表审批后，由行政人事部负责备案统一发放。

4.3.3 行政人事部负责要求各部门对照本部门的文件清单进行检查，防止使用作废文件。对有特定对象的外来文件可编制相应的清单只发给相关部门。

4.3.4 行政人事部负责现行发放的有效外来文件编制《外来文件清单》，并不定期发布。

4.3.5 各部门、分公司(区域)、管理中心(处)文件管理员负责外来文件的保管，并做好登记。

4.4公开文件的控制

4.4.1 与质量管理体系相关的公开文件，其相关内容应与现行有效文件一致，注明编制人、批准人和生效(实施)日期。

4.4.2 公开张贴文件，各部门、分公司(区域)、管理中心(处)应按规定履行审核、审批手续，明确公开时效，并由本部门文件管理员做好发放登记，不定期更新公开文件清单。

5相关文件

《质量手册》

《记录控制程序》

6 附录

《文件编制/修改审批表》

《文件审评记录表》

《文件发放登记表》

《受控文件清单》

《公开文件清单》

《外来文件清单》

公司文件控制程序：某业主委员会工作文件控制程序

文件控制程序

1 目的

为确保业主委员会工作的规范性、可追溯性和延续性，特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于业主委员会工作有关的所有文件，包括决议、公告、公文以及适当范围的外来文件的控制。

3 引用文件

yj-002(09)《北京市朝阳区z花园小区业主大会议事规则》

yj-003(09) 《北京市朝阳区z花园小区管理规约》

4 术语

4.1 提案:由业主委员会委员就某一问题提出的建议。

4.2 决议:符合《北京市朝阳区z花园小区业主大会议事规则》规定的程序，由多数业主委员会委员表决通过的提案。

4.3 公告:向小区全体业主正式公布的业主委员会决议。

4.4 公文:就某一事项向小区相关方发出的业主委员会决议。

4.5 外来文件:与小区物业管理有关的法律、法规以及相关方发给业主委员会的文件。

4.6 受控文件:需要始终关注其有效状态的文件。

5 职责

5.1 业主委员会委员负责起草提案并提交给全体委员表决;

5.2 业主委员会秘书负责文件的收发、整理、保存及归档;

5.3 业主委员会主任/副主任负责对业主委员会秘书的文件管理工作进行监督。

6 工作程序

6.1 文件的编制和发布

6.1.1 业主委员会委员起草提案时，应在题目中简要写明提案事项;提案内容为公告或公文时，应随附公告或公文的提案文稿;

6.1.2 提案形成决议后，应打印出文稿并经所有同意该提案的委员签字，形成正式的决议文稿;

6.1.3 业主委员会秘书根据决议文稿，制作相应的公告或公文，加盖业主委员会公章，并给与相应编号进行发布。公告或公文应与决议文稿一致。

6.2 文件的编号方法

6.2.1 所有业主大会决议和业主委员会文件按照“文件类型-编号-年份”的规则进行编号;

6.2.2 业主委员会代表业主大会签订的合同，参照本程序进行文件管理;

6.2.3 外来文件中的法律、法规等仍执行原文件编号;

6.2.4 文件类型的简写如下:

业主大会决议:yj

业主委员会决议:yt

公告:gg

公文:fw

收文:sw

合同:ht

6.3 文件的收发和登记

6.3.1 对外发出公文时，业主委员会秘书或经手的业主委员会委员应将公文一式两份提交给相关方，其中一份请对方签收后带回给业主委员会秘书存档;

6.3.2 业主委员会秘书负责对业主委员会对外发出的公文和收到的公文按7.2、7.3规定的记录格式逐项填写《发文登记表》或《收文登记表》。

6.4 文件的归档、保存和共享

6.4.1 业主委员会秘书负责按本程序规定的格式编制受控文件清单，按决议、发文、合同、外来文件进行分类登记;

6.4.2 业主委员会秘书负责将有委员签字的决议文稿和相关单位签收的公文文稿以及收到的外来文件扫描成电子文档，连同纸质文档分别归档保存;

6.4.3 业主委员会通过在网易建立共用电子邮箱实现文件实时共享，秘书负责及时将电子文档发到网易网盘中的相应文件夹中保存;

6.4.4 纸质文档每半年应集中装订成册，由业委会秘书负责保存;电子文档每一年应集中刻盘，业委会委员和秘书每人保存一份。

6.5 文件的评审、更改

6.5.1 业主大会决议和业主委员会决议是业主委员会工作的依据，应该在每年3月对其充分性和适宜性进行全面评审;

6.5.2 经评审认为不适宜或需增减的业主委员会决议，由业主委员会主任/副主任发起提案予以更改、换版或作废;

6.6 文件的移交和销毁

6.6.1 每届业主委员会必须向下一届业主委员会完整移交本届的全部文件，新一届业主委员会应对上届业主委员会有关自身建设方面的决议进行评审，并决议是否沿用或更改;

6.6.2 业主委员会不得对上一届和本届的文件进行销毁;文件销毁需要经过隔届的业主委员会决议通过方可进行。

6.7 文件的查阅

6.7.1 业主委员会的所有文档均接受业主的随时查阅，具体接待由业主委员会秘书负责;

6.7.2 前来查阅业主委员会文档的业主应能证明自己的业主身份。

7 记录

7.1 《提案/决议清单》

7.2 《发文登记表》

7.3 《收文登记表》

公司文件控制程序：物业公司质量体系运作程序文件控制程序

1目的

对运作程序文件的制定、审批、发放及修改进行控制。

2适用范围

本程序适用于公司质量体系运作程序文件的控制。

3相关标准要素

gb/t19002-iso90024.5

4相关文件

质量手册4.5

5责任

5.1程序文件由iso9000工作组指定专人制定。

5.2管理者代表负责审核程序文件。

5.3总经理负责批准程序文件。

5.4经理部负责程序文件的控制。

6程序

6.1文件的格式。

6.1.1文件的封面应包含下述内容:(见附录1)

a.公司名称;

b.文件名称;

c.文件编号、版号、生效日期;

d.文件各页的修改状态;

e.拟制人、审核人、批准人签名;

f.受控章及发放编号。

6.1.2文件的内容页见附录2

6.1.3文件编号规定如下:

cpmop ×××

文件顺序号(用阿拉伯数字表示)

程序文件代码

公司名称代码

6.2文件的编制、审核和批准。

6.2.1在编写时，编写人员应主动和其它有关部门协调，征求各部门意见，如果意见无法统一，则提交总经理办公会，直至总经理裁决。最后定稿的文件由管理者代表审核，总经理批准。

6.3文件的发放。

6.3.1批准后的文件正式下达执行时，经理部将批准的文件登记在《运作程序文件目录表》中，并填写《受控文件发放记录》，文件持有人应在《受控文件发放记录》中签名并注明日期，所有文件原稿不得有"受控"印章标记，原稿由经理部保存。

6.3.2所有发放的运作程序文件均为"受控"文件， 受控文件的每一页都盖有红色"受控"印。

6.4文件的修改

6.4.1公司任何员工均可以对文件提出修改建议，由提出人填写《文件修改申请单》说明修改条款，经所在部门经理签名后交管理者代表审核，总经理批准，经理部负责将批准的内容打印到文件中并发放。

6.4.2文件修改时，被修改页的修改状态改变。修改状态用大写英文字母依次排序。同时在程序文件的封面，注明修改状态和简要的修改内容。

6.4.3当文件更改超过5次或更改内容条款较多时，应换版发行并修改版号，版号用二位阿拉伯数字依次排序。

6.4.4文件更改页和文件换版的发放按6.3执行，经理部发放新文件时，负责将旧版文件收回并销毁。

6.4.5为保持文件的可追朔性，经理部应保留一份加盖"作废"章的作废文件原件。

7记录

7.1《运作程序文件目录表》。

7.2《受控文件发放记录》随文件保存。

附录1

[文件名]

受控章:

发放编号:

修改状态

修改状态修改记录审核批准日期

批准:日期:

审核:日期:

拟制:日期:

附录2

运作程序文件

文件名

cpm-op-×××