某物业档案管理规程（优选3篇）

某物业档案管理规程

适配人群	客服档案员，资料管理员，客户经理	使用场景	物业服务中心，档案室管理，客户服务作业
编制目的	让业主档案和部门档案不乱丢、不弄丢、不漏管，每份资料都能找得到。
适用范围	客户服务中心所有同事，特别是管档案的文员和前台。
职责分工	档案管理员负责整理归档，部门主管监督执行，同事配合交材料，经理审批重要事项。
操作流程	收完文件马上分类，每月3号前归档上月资料，按年份和题目标清楚，装订前检查破损，编号写在右上角。
执行标准	卷宗厚度1.5-2公分，去掉订书钉，破页要补，大纸折整齐，字看不清就抄一份，标题用毛笔或铅笔写，字要正，目录要全。

f物业档案管理规程

1.0目的

确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效控制。

2.0资料档案

2.1归档范围

文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等;

2.2建立

2.2.1随时收集各种办理完毕的文件(含会议文件)，资料按相关类别分别存放，经检查齐全后，整理立卷归档。

2.2.2组卷

2.2.2.1每月3日前将上月相关资料归档，归档要注意整洁，归档前要把资料进行分类，可把材料按类别分组装入待办卷宗，以便要归档时，所有材料都能随手可得，避免盲目查找。

2.2.2.2按年度、题目分类，查找迅速方便，在档案目录里清楚的标明并与档案保存好，对每一份文件都要清楚的注明其归入的档案类目。

2.2.2.3立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内编号一律在右上角。

2.2.3装订

2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分为度，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料应当进行修补和复制，装订线位过窄或有字迹的材料，需用纸加衬边，纸面过大的材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，卷宗标题要标明作者，问题或名称，文字要简练，确切，用毛笔或铅笔，字迹端正。

2.2.3.2根据卷内文件之间的联系，进行系列排列、编号、拟订案宗标题，确定保管期限，装订，编制案卷目录。

2.3管理

2.3.1档案管理人员要定时检查专柜，核对件数，防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理，如系人为造成，要追究有关人员的责任;

2.3.2注意做好保密工作，做好防潮，防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。

2.3.3每年年初对上年度档案材料的数量，保管等情况进行一定检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

2.4更新

2.4.1需更新资料时，须经部门经理批准后，方可执行，做更新记录;

2.4.2业主资料发生变动时，及时更新业主档案。

2.5调阅

2.5.1因工作需要调阅有关文件资料须提出书面申请，经部门主管批准后方可调阅，调阅重要密件需经管理处经理批准;

2.5.2本部门档案资料原则上不外借，如有借出发生时，须经部门主管书面批准;

2.5.3档案管理人员建立调阅记录，保证调出文件资料及时返还;

2.5.4未经批准，调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印;

2.6销毁

2.6.1对于已无作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须登记，报管理处经理批准后销毁。

3.6.2销毁档案材料时，必须指派专人进行，防止失密。

4.0相关记录:

《档案调阅登记表》

档案调阅登记表

某物业档案管理规程：办公大楼物业档案

适配人群	档案管理员，部门主管，管理处经理	使用场景	档案查阅，档案借阅，档案移交
编制目的	让档案收集归档借阅有规矩可循，不乱放不丢材料，大家找起来方便。
适用范围	管理处所有部门和资料档案管理员。
职责分工	各部门主管收材料，档案员保管整理，管理处每月检查，经理批借阅。
操作流程	月底交材料→档案员分类装袋→复查去金属物→登记才能查→经理同意才外借。
执行标准	文件要完整不能用铅笔写；档案袋里按类放好；查前签字；借阅限一周；复印得经理点头；破损要修好。

办公大楼项目档案管理规程

目的

规范管理处档案的收集、归档及借阅工作。

职责

a.资料档案管理员负责档案的保存、预立卷与保管工作。

b.管理处每月一次进行检查。

c.各部门主管负责部门内归档文件的收集、整理。

工作规程

【档案收集与归档】

a.范围

凡《文书档案归档范围》中所规定的内容均属收集和归档范围。

b.时间

各部门需归档材料必须于每月底收齐并交到资料档案管理员处。

c.要求

-上交文件必须完整、无空缺，不得使用铅笔填写。

-资料档案管理员将收集来的档案分类插入有关的档案袋中妥善保管，以备年底一并装订归档。

【档案接收】

a.上交档案要确保案卷质量方能接收。

b.接收的案卷，经复查后去掉卷内金属物并修补破损的文件。

【档案查阅、借阅】

a.调卷查阅者，应说明理由、要求及内容。

b.查阅档案前，必须于"查阅、借阅登记簿"上签字登记。

c.查阅的档案不得离开管理处，如有离开管理处的必要，须经管理处经理同意，方可实施。

d.非管理处人员借阅，凭单位介绍信，经管理处经理批准并办理借阅手续后，于管理处内借阅，不得外借。

e.借阅的档案不得转借他人。

f.阅后及时归还，确有必要可借阅一星期。如继续借阅则另办续借手续。

g.借阅的档案不得涂划或拆卷。

h.复印(制)档案须经管理处经理同意方可。

某物业档案管理规程：住宅物业档案资料建立

适配人群	档案管理员，物业客服员，工程维修员	使用场景	住宅接管，业主入住，日常运维
编制目的	让物业档案不乱放、不丢、不潮，查起来快，用起来顺，大家干活有依据。
适用范围	物业新来的文员、档案管理员、维修师傅、客服人员。
职责分工	文员收和整资料，管理员管柜子和电脑，主管批借阅和销毁，保安看门不让人乱进。
操作流程	先收齐图纸和业主信息，再挑掉烂的破的，分好类装订，编号放柜子，电脑也要存一份。
执行标准	用带锁文件柜，加防潮剂和灭火器；电脑存档要备份两份；借资料得签字，密级高的要领导点头；每季度擦柜子、查线路。

住宅物业档案资料的建立与管理

(一)资料的收集

我们将通过三个途径进行收集;一是在物业接管移交时，尽可能的与原设计单位、施工单位联系，力争全面、准确地收集到工程建设及工程技术等原始资料;二是在业主入住阶段，对业主的基本情况进行登记造册收集;三是在日常管理中建立社区维修档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料，并将档案的收集形成制度。

(二)资料的整理和分类

在收集到原始资料后，统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录，修补破损的文档，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、易于查找。

(三)资料的归档管理

1、在社区的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制，确保储存方式的多元化，尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。

2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存。

4、为保证档案的安全和完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

档案室应避免无关人员任意进出，档案室钥匙交由档案管理员专门保管。

(四)档案的使用

物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅，并办理借阅手续。

(五)档案的销毁

根据文档的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。