物业管理质量体系文件采购控制程序（优选10篇）

物业管理质量体系文件采购控制程序

适配人群	管理处主任，部门主管，采购经办人	使用场景	工程保养采购，保洁物资采购，消防物资采购
制定目的	怕买错东西影响工作，比如消防物资买错会出事，保洁用品不合格大家用着难受，要让每样东西都靠谱。
适用范围	各管理处和部门，买工程保养、保洁、消防、保安这些用的货。
职责分工	部门负责人提计划，管理处主任或主管批计划，采购员跑腿买货，经理盯着大额开支。
禁止行为	不准随便换供应商，不准不按计划乱花钱，不准买禁用材料比如石棉，不准跳过验收直接入库。
检查与监督	每月30号前交下月计划，批完才买，采购员只找合格名单里的厂，买了要验收入库，没按流程扣绩效，检查由财务和经理每月核对单据。

物业管理公司质量体系文件:采购控制程序

1.0目的确保采购的物资符合规定的要求，以保证公司利益。

2. 0适用范围

2.1 物业管理所需要的物资(如工程保养、修缮用途的物资，保洁用的物资，消防用的物资，保安用的物资等)的采购活动。

2.2 内部管理用、办公室用的采购活动也可参照实行。

3．0职责

3.1 提出采购要求的部门负责制定采购计划。

3.2 物业管理公司经理负责审核采购计划及配备资源，各管理处主任或部门主管可根据权限审批采购计划。

4. 0程序

4.1 物资的采购

4.1.1 各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合月末库存情况，在每月30日之前提出下个月的物资采购计划，说明物资的品种名称、型号、规格、数量、单价等(如有特殊要求，须说明)。采购计划也可以《采购申请单》提出。

4.1.2 各部门将月份物资采购计划交各管理处主任或部门主管审批，必要时应经公司经理审批，具体执行参见《物业公司财务管理制度》。

4.1.3 单项金额在元以上的应签署合同、协议并经评审，参见《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》。

4.1.4 各部门将批准后的采购计划交负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格在计划范围内组织采购和安排开支。

4.1.5 如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加申请，并详细说明原因，并按

4.1.2 各款执行，填写《采购申请单》。

4.1.6 对常用物资、贵重物资，采购人员应在合格供应商处进行采购，如有急需等特殊情况，经部门主管或管理处主任批准后可在其他供应商处购买。

4.1.7 各部门在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，按《物业公司财务管理制度》办理借款。

4.2 供应商的选择在采购物资时要选用符合要求的供应商，在指定的合格供应商名单内进行采购活动，按《分供方管理程序》和《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

4.3 采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人验收，交仓管员办理入库手续并留下记录，入库检验执行《进货检验程序》。

4.4 采购资料的控制

4.4.1 采购资料如有政府、地方法规关于建筑物业方面的规定用料要严格依照执行(如消防物资，装修禁用的石棉等)。

4.4.2 对经常要采购的物资如涉及图样，规格，样板时，要经过审批和批准确保依照这些资料正确购入物资，对外协加工及制作的产品，其图纸要求必须要经工程部的认可，确保符合要求才能发出。这些资料作为验收的依据。

4.4.3 对以上的采购资料要有准确的标识方法，如采购定单，分承包方的工程合同的编号。所签合同应在《合同、协议收文登记目录》上有记载。

4.4 .4对服务项目的分承包方合同须说明各项服务质量要求及服务的评价标准等。

4.4 .5服务项目的分承包方合同由公司的法人代表或其授权人员签订后实施。

4.5 对提供服务方面的供应商对其过程监控参见《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。

4.6 为确保采购的物资不受人为的影响，采购员应由各管理处主任或部门主管指定，并应遵守《员工手册》及公司其它文件的相关规定。

5. 0相关文件

5.1 《分供方管理程序》

5.2 《进货检验程序》

5.3 《工程发包、采购、外协加工的询价制度》

5.4 《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》

物业管理质量体系文件采购控制程序：物业管理质量记录控制程序

适配人群	物业资料员，品质督察人员，部门记录负责人	使用场景	物业服务质量验证，质量体系运行监控，记录借阅审批
制定目的	怕记录乱七八糟找不到，要让服务有据可查，体系运转能看清。
适用范围	各部门自己填的表、存的资料，全算在里头。
职责分工	品质督察部盯着别出错，各部门自己填好收好，资料员天天理这些。
禁止行为	不准乱涂乱改，字要写清，空着不填得说明白，划掉得签名字和日期。
检查与监督	资料员每月整一次，品质督察部每季查一遍，没按时交扣绩效，补不上要重学流程。

物业管理公司质量记录控制程序

1.0 目的

对质量管理体系所要求的记录予以控制。

2.0 适用范围

适用于为证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

3.0 职责

3.1 品质督察部负责质量管理体系记录的监督与控制。

3.2 各部门负责本部门质量记录填写、收集分类，并按期归档。

4.0 工作程序

4.1 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

4.2 质量记录的标识、编号

质量记录的标识、编号按《文件控制程序》执行。

4.3 质量记录填写

4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去，各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.4 质量记录的保存、保护

4.4.1 各部门的资料员必须把所有质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。

4.4.2 品质督察部编制《质量记录一览表》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、保存地点等内容，并汇集备案记录的原始样本。各部门应填写本部门的《质量记录清单》，并汇总本部门的质量记录原始样本。

4.5 质量记录发放、借阅

a. 各部门填写《文件发放/回收登记表》，向品质督察部领用所需记录空白表;

b. 各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅/销毁申请登记表》，由记录管理人登记备案。

4.6 质量记录的销毁处理

质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由主管人员填写《文件借阅/销毁申请登记表》，交行政部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

4.7 记录格式

4.7.1 各部门的质量记录格式，由各部门负责人组织编制，管理处负责人审批，交品质督察部确认、备案。

4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

5.0 相关文件

5.1《文件控制程序》

6.0 质量记录

6.1《质量记录归档清单》。

6.2《文件发放/回收登记表》

6.3《文件借阅/销毁申请登记表》

6.4《质量记录一览表》

6.5《质量记录清单》

物业管理质量体系文件采购控制程序：迪赛大厦物业管理质量检验控制程序

适配人群	物业质量检验员，项目执行部主管，物业服务一线人员	使用场景	物业服务巡检，客户现场验收，质量月度抽查
制定目的	服务老出错，客户不满意。想让每次服务都稳稳当当，不出岔子。
适用范围	项目执行部所有人，干对客服务的活儿，比如保洁、安保、前台这些事。
职责分工	质量保证部定标准、查大面；质量控制部天天盯项目部；各服务部门自己查自己；主管每天看员工干活；经理抽查主管；总经理每周扫一眼。
禁止行为	服务时不能漏检、不自检；发现毛病不改、不记；检查表不填、不交；签字确认服务不找客户签。
检查与监督	一线边干边查，主管每天看，经理每周抽，质量员跟踪改错，月底交表；质量控制部每月查一遍；没交表或乱填，扣当月绩效；整改超3天没反馈，要重做。

赛迪大厦物业管理质量检验控制程序

1.目的

规范服务过程和服务结果的检验，确保公司所提供服务的质量能够符合要求。

2.范围

适用于项目执行部对服务质量的管理和控制。

3.职责

3.1公司质量保证部负责按《质量检验程序》规定，对全公司的服务质量进行管理和控制。

3.2项目执行部所属质量控制部负责对项目执行部各部服务质量进行监督和检查。

3.3项目执行部所属各对客服务部门和人员，负有服务质量的直接责任，必须认真自检。

3.4项目执行部各级管理人员负责职权内日常服务过程的检查和有效控制。

3.5各部门质量检验员负责本部门提供服务过程及服务质量进行监督和检查，并及时对不合格项采取的纠正措施进行跟踪验证。

4.程序

4.1直接为用户提供服务的部门/人员，必须在提供服务的过程中进行自检，及时纠正不合格项。

4.2各部门管理人员负责对所辖范围内服务质量的日检和周检，对发现的不合格项执行《不合格品控制程序》规定，及时对不合格项进行纠正和记录。

4.2.1各部门主管级人员，每天不少于一次对所管辖范围内作业人员的服务质量及服务过程和物业维护情况进行监督、检查。

4.2.2部门经理每天不少于一次对本部门主管人员的工作进行抽查，每次抽查内容不少于总工作量的20%或每周不少于一次对本部门工作的全面检查。

4.2.3项目执行部总经理每周不少于一次对服务工作进行抽查。

4.2.4各部门质量检验员负责本部门服务质量的监督和检查，并对发生的不合格项采取的纠正措施进行跟踪检查和验证，并负责本部门质量记录的统计工作，并将《月质量检查统计表》报质量控制部。

4.3项目执行部所属质量控制部每月负责对项目执行部的各部门进行一次服务质量抽查，并填写《质量检查记录表》。每月对各部门的检查结果进行汇总，并将《质量工作综合分析表》报公司质量保证部。

4.4公司质量保证部负责公司《质量检验程序》的实施和控制，每月对公司各级部门的质量检验结果进行抽查和验证。并根据各部门的质量检查结果进行评价分析，及时对存在的不合格项采取纠正措施和预防措施。

4.5为用户提供的特殊服务应由用户在服务记录上签字确认或签署意见，以此作为服务质量的验证依据。

5.监督执行

各部门经理监督执行。

6.支持性和相关性文件

jc/c*4。13-01-1998(1)《不合格品控制程序》

物业管理质量体系文件采购控制程序：物业管理质量体系文件：质量记录控制程序

适配人群	物业客服专员，工程主管，品质督导员	使用场景	物业服务，分包管理，质量审核
制定目的	留下干活的痕迹，让检查的人一看就明白活干没干、干得咋样。
适用范围	所有部门和分包方，管服务过程、体系运行、合作方的各类记录。
职责分工	各部门自己收编存档记录，行政部管总表和格式更新，管理者代表抽查现场用的对不对。
禁止行为	记录不能超2小时才填，不能乱涂改，涂改不写名字日期就作废，旧表格不撤换不行。
检查与监督	每月上旬收齐上月记录，按清单编目存放，部门主管管借阅登记，管理者代表不定期查，查到问题要马上改。

物业管理公司质量体系文件:质量记录控制程序

1.0目的

证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。

2.0适用范围

适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。

3.0职责

各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。

4.0工作程序

4.1证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。

4.1.1分供方提供的记录也应纳入管理范围。

4.1.2各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。

5.2质量记录的载体可以是书面的，也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。

5.3各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。

5.4所有的记录要按各类形存档，记录夹上要有记录标识和种类的目录或存档方式的说明。

5.5对于保存期内的记录要妥善保管，封装时要作出标识。

5.6各部门要编制自己的《质量记录清单》。

5.7行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式，当有任何更改时应随时更新该总览表。

5.8质量记录的填写要求

5.8.1操作人员填写记录要清晰及时，不能超过已完成的活动2个小时。

5.8.2不能随意涂改质量记录，如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期，否则无效。

5.9各部门各自编制所负责的《质量记录清单》，按《文件和资料的编号规则》进行标识。

5.10各部门每月上旬按《质量记录清单》收集上月的质量记录，并编目、存放。

5.11质量记录由各部门贮存在适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。

5.12质量记录的查阅由部门主管控制，借阅者要登记在《借阅登记簿》上，在规定的时间内归还。

5.13在合同有要求时，质量记录可提供给顾客及其代表查阅。

5.14增加质量记录的内容、格式更改。

5.14.1若取消或增加记录时，应向管理者代表提出申请，参照《文件和资料控制程序》。

5.14.2若记录的格式有改变时，应到资料室撤换旧的表格。

5.14.3管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查，以确保现场使用的是最新的记录格式，以及其记录的管理，保存的情况良好。

6.0相关文件

6.1《文件和资料的控制程序》

6.1《文件和资料的编号规则》

7.0相关记录

7.1《质量记录清单》

7.2《借阅登记簿》

编写: 审批:

物业管理质量体系文件采购控制程序：物业管理质量体系文件：文件和资料控制程序

适配人群	物业行政专员，管理处文控员，质量体系内审员	使用场景	物业项目现场，质量体系运行，文件版本更新
制定目的	怕大家用错旧文件，搞混版本，出问题。要保证现场拿的都是最新版，不乱套。
适用范围	所有部门和管理处，管质量手册、程序文件、业主档案这些资料。
职责分工	行政部统一管编号发文件；各部门自己管手头的资料；管理者代表盯着改文件、收作废件。
禁止行为	不准用没盖“受控文件”章的资料；不准私自涂改不签名；不准把原件借走；不准留作废文件不交。
检查与监督	行政部发文件时登记签收；每月查一次《质量文件清单》；发现没盖章或旧版，马上换，三次不改就通报；每季度抽一个管理处检查执行情况。

物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

1.0目的

确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件和资料。

2.0适用范围

适用于质量体系所形成的文件和资料。

3.0职责

3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

4.0工作程序

4.1文件和资料的分类

4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

4.2文件和资料的编号

按《文件和资料的编号规则》执行。

4.3文件和资料的受控状态

4.3.1质量手册分为受控和非受控两种，受控文件和资料在第一页加盖"受控文件"印章，注明受控号，非受控文件一般只进行编号。

4.3.2质量体系文件均为受控文件，加盖"受控文件"印章。

4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外，其它现场使用的可不盖受控章。

4.4文件和资料的编写、审批

质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写，管理者代表或物业管理公司经理审批。

4.5文件和资料的发布

4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量，领用人在《文件和资料领用签收表》上签名，领取注有受控号和加盖"受控文件"印章的文件和资料。

4.5.2使用部门受控文件如有丢失，可提出书面申请，说明原因和理由，管理者代表批准后，重新发放，注明丢失的原因;破损的以旧换新。

4.6文件和资料的更改

4.6.1文件和资料更改时，由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》，审核批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改，增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

4.6.2文件和资料更改审批通过后，由行政部实施，资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单，到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件，应同时收回作废的旧文件和资料，并留下记录。

4.7文件和资料的管理

4.7.1文件和资料经编、审、批签名后，原件交管理者代表归档，列入《质量文件清单》受控。

4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时，登记在《借阅登记簿》上，按规定的时间归还。

4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

4.8文件和资料的换版与作废

4.8.1文件和资料每版更改不超过五次，修改次数号用"正"字的笔划数表示，"一"表示第一次更改，"t"表示二次更改……"正"表示第五次更改，若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示，a表示第1版，以此类推。

4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录，立即盖上"作废"印章，统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料，在第一页上盖上"保留资料"印章方可留用。

5.0支持性文件

5.1 《文件和资料的编号规则》

5.2 《文书、档案、资料管理办法》

6.0相关记录

6.1《文件和资料领用签收表》

6.2《文件和资料更改申请表》

6.3《质量文件清单》

6.4《借阅登记簿》

6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

编写:审批:

物业管理质量体系文件采购控制程序：某物业管理质量体系文件编写导则

适配人群	管理者代表，职能部门负责人，内审员	使用场景	质量体系构建，文件编制过程，程序文件起草
制定目的	公司文件老是乱七八糟，写法不统一，大家看不懂，怕出错，想让所有文件看起来整齐、好懂、能用上。
适用范围	管质量体系文件，比如质量手册、程序文件、作业指导书，谁写都得按这个来。
职责分工	管理者代表总牵头，各部门自己写自己的部分，管理处也得动手，大家互相盯着别跑偏。
禁止行为	不准写两份互相打架的文件，不准照搬照抄不改，不准写完就扔不管，不准格式五花八门。
检查与监督	先学模板再动笔，写完交上去检查，两周内反馈，改不完扣绩效，三次不合格要重学。

1.0目的

1.1本指导书规定了编写质量体系文件的程序、格式和内容，确保其规范性和协调性。

2.0适用范围

2.1本指导书适用于指导本公司质量体系文件的编写。

3.0职责

3.1管理者代表负责总体组织、协调质量体系文件的编写工作。

3.2各职能部门、管理处负责组织本部门有关人员进行编写工作。

4.0工作程序

4.1编写要求

4.1.1质量体系文件的所有规定应与公司的其他管理制度、规定相协调，各级体系文件之间也要互相协调。

4.1.2质量体系文件编写时力求“表达流程清晰、表达准确、涵盖全面、简单扼要、可操作性强”，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。

4.1.3遵循“现场、现实、现物”的原则编写各类文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到，一旦发现文件不适用(合)，应立即报拟制部门或人员按规定程序修改。

4.2文件编写程序和格式

4.2.1文件编写流程图

4.2.2文件内容与格式

4.2.2.1版面一般统一采用a4纸版面，便于保管和使用。

4.2.2.2文件页面

a) 质量手册

b)程序文件

c)作业指导书

4.2.2.3内页

a)质量手册(页眉)

b)程序文件(页眉)

c) 作业指导书(页眉)

4.2.2.4章节编号

a)文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如:1.;1.1;1.1.1……依次表示第一章;第一章第一节;第一章第一节第一条……。

b)章节以下内容是并列关系时，可采用英文的小写加半括号编排，如a);b);c)……表示。

c)在a);b);c)……中如仍然需要分段叙述，则用“――”;①、②、③……表示。

4.2.2.5文件架构和内容

a)质量手册:按gb/t19001―2000idtiso9001:2000标准描述质量体系。

b) 程序文件:标题应说明开展活动的内容及其特点，一般由管理对象和业务特性两部分组成。程序文件具体形式可参照下例:

1.目的

一般简要说明为什么要开展这项活动(即描述为什么要制定此程序)。

2.适用范围

本程序适用于那些范围的活动，指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时说明禁止事项。

3.术语和定义

一般是指本公司专用的或特殊(行业)的术语或对某些易发生歧义的词语等的特别定义。

4.职责

规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限(包括哪个部门协调配合)。

5.工作程序

按活动开展的顺序一步一步地列出开展活动的具体步骤，明确5w1h:

why:要达到什么效果;

what:做什么;

who:由谁来执行;

when :在什么时候做;

where:在什么地方做;

how:具体怎样做;

应采用的材料、设备、文件等;

如何进行控制;

应保留的记录;

应该注意的例外情况(必要时辅以流程图等)。

6.引用文件和记录表格

开展此项活动应形成的报告，必须应用的记录、表格等，注明其编号和名称，并附上表样。

c) 作业指导书(工作手册):是对程序文件的支持补充，编写时应坚持“最实际、最有效”的原则，使其具有良好的可操作性，内容上应满足5wih原则，实现“唯一理解”，表达出:

where:在那里适用此份文件;

who:什么样的人使用该文件;

what:此项工作的名称是什么;

why:此项工作的目的是什么;

when:什么时候执行;

how:如何按步骤完成作业。

4.3符号说明:

编写程序和作业指导书可采用下列含义的符号。

5.0引用文件和记录表格

物业管理质量体系文件采购控制程序：物业iso9000物业管理质量检查程序

适配人群	检查小组，经营管理部，综合办公室	使用场景	物业联检，住户回访，现场检查
制定目的	怕检查乱套，想让每次查都顺顺利利，把小区管得更好一点。
适用范围	查小区里卫生、绿化、房子、消防、设备、员工干活情况。
职责分工	副总授权副代表组检查小组，小组天天查、记数据；经营部递材料、配合查。
禁止行为	不能漏查清洁绿化消防这些地方，不能不记检查结果，不能糊弄住户抽查。
检查与监督	每季度查一次，综合办发计划，小组现场查并填表，住户抽5到10户问意见，查完开会写报告，副总批后发整改单，没改就再盯。

公司程序文件版号: a

修改号: 0

ej-qp9.1 物业管理质量检查页码: 1/2

1.目的:

对物业管理质量检查实施控制，确保公司内部各项检查工作顺利进行，达到物业管理目标。

2.适用范围:

适用于小区各项物业管理项目的质量检查。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.10 4.14章

3.2 iso9002标准第4.10 4.14章

4.职责:

4.1副总经理授权管理者副代表成立质量检查小组，负责检查工作。

4.2质量检查小组负责检查日常工作及有关计划统计工作。

4.3经营管理部负责提供有关的资料和检查配合工作。

5.工作程序:

5.1准备工作:

5.1.1公司物业管理质量联检每三个月进行一次，检查的依据是《全国城市物业管理优秀住宅小区达标评分细则》。

5.1.2综合办公室制定《物业管理质量检查计划》，并通知检查小组的成员和有关部门。

5.2现场检查:

5.2.1检查小组根据检查标准计划的安排，现场检查清洁卫生、绿化、建筑物、消防设备、公共设备管理及员工工作情况。

5.2.2检查小组将检查结果详细记录，形成《现场检查记录表》。

5.3住户意见征询:

5.3.1小区住户抽查5-10户，对公司各项服务进行评价，检查投诉是否得到恰当的处理。

5.3.2检查小组对住户意见征询及其涉及到的部门如实记载形成《走/回访住户记录表》。

5.4检查总结:

5.4.1在公司物业管理质量联检全部结束之后，应召开质量检查小组

会，对住户意见征询情况、现场检查的结果进行讨论，并形成《物业管理质量检查报告》。

5.4.2副总经理批准后的《物业管理质量检查报告》作为评定物业管理服务工作的依据，并对检查中存在的问题由检查小组向责任部门发出《整改通知书》，并进行跟踪检查。

5.4.3对于重大问题或潜在的不合格，副总经理组织采取纠正预防措施，具体步骤参见ej-qp10.1。

6.支持文件与质量记录:

6.1《全国城市物业管理优秀住宅小区达标评分细则》

6.2《物业管理质量检查计划》ej-qr-qp9.1-01

6.3《现场检查记录表》ej-qr-qp9.1-02

6.4《物业管理质量检查报告》ej-qr-qp9.1-03

6.5《整改通知书》ej-qr-qp4.9-05

6.6《走/回访住户记录表》 ej-qr-qp9.4-02

物业管理质量体系文件采购控制程序：物业管理质量体系文件：分供方管理程序

适配人群	行政部人员，物业经理，管理者代表	使用场景	物资采购，服务外包，工程发包
制定目的	怕选错供应商，东西不好用，服务跟不上，影响业主住得舒服。要挑靠谱的，保证质量稳当。
适用范围	管买物资的供应商，也管外包服务的承包方，比如保洁、维修这些活儿。
职责分工	行政部查资质、建档案；经理拍板定名单、签合同；管理者代表帮着审分包方。
禁止行为	没营业执照不能进；价格乱报不行；东西型号不对、质量不达标不能要；服务承诺不兑现不能留。
检查与监督	各部门先筛几家报上来，行政部记评审表，经理年底复审一次。没过审的踢出名单，整改不到位就取消资格。检查由行政部牵头，每年12月做完。

物业管理公司质量体系文件:分供方管理程序

1.0目的

确保物业公司选择的分供方能提供满足合同要求的物资和服务。

2.0适用范围

适用于相关部门采购物资时，对物资供应商(即分供方)和物业管理服务项目分承包方的选择。

3.0职责

3.1行政部组织对分供方和物业管理服务项目分承包方进行资格审查、质量审查和档案的建立及管理。

3.2物业管理公司经理负责批准确定合格分供方与分承包方名单，并由经理或其指定人员签署采购或分包合同。

4.0工作程序

4.1物资供应商的选择和评审

4.1.1供应商的资格要求:

a)必须有合格的营业执照，

b)供应商提供商品的价格，

c)供应的物资必须能保证符合所需物资的型号、规格、质量要求等。

4.1.2各部门(管理处)应拟出符合上述要求的若干家供应商，对其评审等从以下几方面进行:

a)供应商的资质，信誉情况，

b)供应商的品牌，

c)产品样品的评审，

d)对比类似产品使用的历史情况，

e)对比类似产品的试验结果，

f)供应商售后服务状况等。

4.1.1行政部对评审结果进行记录，并将两个以上入选的供应商评审记录报物业管理公司经理确认批准，形成《分供方评审表》。

4.1物业管理服务项目(包括外协加工及制作)分承包方的选择和评审

4.2.1分承包方的资格要求

a)有合格的营业执照，

b)提供的服务能满足本公司管理和质量要求，

c)在达到质量要求的前提下，价格适宜。

4.2.2行政部拟定出符合上述要求的若干家分承包方，会同相关部门或人员对其进行初审，内容包括:

a)分承包方的资质，信誉情况，

b)分承包方的质量保证体系资料(如有)，

c)分承包方的技术力量、人员素质。

d)价格，

e)有无服务方面的承诺等。

4.2.3行政部对评审结果进行记录，入选的分承包方评审记录由管理者代表确认以后，报物业管理公司经理批准。

4.2.4所有经评估合格的供应方都应列入《合格分供方一览表》中，该名单由物业管理公司经理批准。

4.2.5工程发包由物业管理公司经理负责，应注意:

a)工程发包应严格按照投标或定向议标程序和相关规定进行，

b)对方提供的业绩及荣誉资料必须进行验证考查作出评审，

c)建安工程合同除应有明确的工程范围、工期、质量标准、竣工时间外，还必须明确取费等级、材料设备供应责任、工程造价核定及拨款结算的规定等。

a)由相关部门起草合同的文本，按《采购与分包合同、协议签定程序的有关规定》核准。

4.1对分供方的询价控制参见《工程发包、采购、外协加工的询价制度》

4.2合格分供方的年度复审

4.4.1物业管理公司经理每年12月组织对合格供应商和合同期在1年以上的合格分承包方进行一次年度复审，审核内容包括:

a)过去一年分供方的业绩，

b)过去一年供应的物资质量状况/分承包服务的质量管理状况，

c)各部门对相关分供方工作的检查和评定记录，

d)本公司于其在以往的采购活动中未发现过严重质量问题纠纷。

(注:提供一次性服务的分供方无需进行该项目复审)

4.4.2凡在评审中确定没有达到合同要求的分承包方，经物业管理公司经理批准，以下列方式处理:

a)取消其合格分供方资格，

b)要求其限期整改，对未能在限期内改进的，终止承包合同，取消其合格分承包方资格。

4.4.3行政部建立合格分供方档案，并将《合格分供方一览表》按受控文件的方式发放到管理者代表和相关部门。合格分供方档案主要包括以下内容:

a)分供方提供初审时的资料，

b)供应商的产品介绍或说明/分承包方年度复审记录，

c)分供方提供的其他资料。

1.0相关文件

5.1《工程发包、采购、外协加工的询价制度》

5.1《采购与分包合同、协议签定程序的有关规定》

1.0相关记录

6.1《分供方评审表》

6.2《合格分供方一览表》

物业管理质量体系文件采购控制程序：物业管理质量体系文件：进货检验程序

适配人群	采购申请人，行政部人员，库管员	使用场景	物资验收，服务进场，工程开工
制定目的	怕买来的东西坏掉或不对，影响给业主的服务质量。
适用范围	管采购回来的物资，进仓库前要检查。
职责分工	申请部门主管或行政部人验收，行政部主管盯着别出错。
禁止行为	没合格证的电器、消防用品不能收；数量型号不对不能收；包装破了不能收。
检查与监督	按采购单查货，分不同数量抽样检查，填验收单，不合格按另一程序处理。行政部每月查记录，没填单子要重做，填错要改。

物业管理公司质量体系文件:进货检验程序

1.0目的

通过对进货检验的控制，防止未经验证及不合格的物资投入使用，以确保公司提供服务的质量。

2.0适用范围

对所采购物资的入库验证。

3.0职责

由提出申请的部门主管负责验收，或由行政部人员验收，行政部主管负责监督。

4.0工作程序

4.1依据审批后的《采购申请单》或《采购计划》对所采购回的物资进行入库检验。

4.2批量采购回的物品数量少于10个全检，11-50抽检10个，51-100抽15个，101-200抽20个，200个以上抽检10%，500件以上抽检5%。

4.3验证根据情况可采用核对数量、外观检查、样板核对和合格证检查等方式进行。对涉及安全性能的产品如电器类、水暖器材、消防用具类、化工原料必须要有合格证;对小五金类、绝缘材料类、标准件类和其他杂项类应核对规格、型号和数量与采购文件是否一致，外观和包装有无破损等。

4.4验证合格由验证人在《材料入库验收单》上进行记录，对验收中发现的不合格品按《不合格品/服务的控制程序》执行。

4.5对急需使用的来不及检验的物品，由行政部主管或管理处主任或其授权人员签名后，可予以紧急放行。放行部分要由库管员注明数量、批号，并要有明确标识，以便一但发现问题时可以返回。没有放行的部分按常规进行检验。

4.1对外协加工及制作的产品要经过检验合格后方使用，并将检验结果作出记录。

4.2对外购设备在投入使用前应根据使用条件及要求进行检验，并作出记录，对4.6、4.7条款，产品的验收是以相关的要求进行(如制作图样、书面要求、说明书、采购协等)

4.3对分供方提供服务项目、工程项目的初始验证。

4.3.1当分供方提供服务时，根据双方协议内容及对其提供的条件及资料进行验证(如配备设备、人员素质、工程材料等)，此验证是指服务/工程项目开始前进场的条件的验证。

4.3.2若分供方提供的服务项目有阶段性时，则对每一阶段开始前进行验证，以确保各阶段的有效衔接。

4.3.3若对验证符合要求时，才能通知对方开始服务/工程项目。

4.3.4若对验证方不合要求时，应通知对方不能开工，直至满足条件为止。

4.4对所有以上的检验作出记录并保存。

5.0相关文件

5.1 《不合格品/服务的控制程序》

6.0相关记录

6.1 《采购申请单》

6.2 《材料入库验收单》

6.3 《采购计划》

6.4 《材料入库验收单》

编写: 审批:

物业管理质量体系文件采购控制程序：商务大厦物业管理质量目标承诺

适配人群	物业项目经理，工程主管，客服专员	使用场景	设备维保，业主报修，消防巡检
制定目的	大厦要干净安全舒服，业主满意才肯交钱，公司想拿示范称号，iso认证不能丢。
适用范围	物业员工干活，管设备、卫生、保安、维修、收钱这些事。
职责分工	经理牵头盯目标，各班组干具体活，主管天天查记录，公司领导月底看报表。
禁止行为	设备坏了拖过时限不修，保养计划没做完，维修不上门，收费不到账，培训没考过。
检查与监督	每月初定任务，月底核对台账和记录，没达标扣奖金，连续两月不行换人干，主管每周巡检打分。