公文管理制度（优选10篇）

公文管理制度

公文管理制度

1.公文的种类

1.1决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

1.2通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

1.3通知:适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。

1.4通报:适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。

1.5报告:适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。

1.6请示:适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。

1.7会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。

1.8函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

2.发文

2.1凡以公司名义制发的文件，一般文件由总经理以上人员签发，重要文件需请示执行董事同意后，由有关部门负责拟稿，由执行董事签发。

2.2公司所有签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。

2.3以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，按照印章使用程序办理相应手续盖章后发出。

2.4复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。

2.5发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。

3.公文格式

3.1公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章(签名)、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。

3.2发文字号格式:部门简称 (年号) 文件编号(**号)，例如行政人事部发文:行政人事(____)012号，表示行政人事部____年发的第12次公文。

3.3紧急文件分别标明“特急”、“急件”。

3.4公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例:“关于******请示”(报告、通知、决定、通报)。

3.5公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。

3.6公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。

4.行文规则

4.1“请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。

4.2“报告”中不得带请示事项。

4.3行文统一使用《签报单》并付上公文，给各级领导批示。

5.公文立卷、归档及销毁

5.1公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。

5.2没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。

公文管理制度：资产评估公司公文处理和档案

*x资产评估有限公司公文处理和档案管理制度

第一条

为切实做好公司公文处理和档案管理，使之规范化、制度化，结合本公司实际，制定本制度。

第二条

公司的公文，各种业务资料，设专人具体负责保管。

第三条

公文处理要做到准确、及时、安全，由专管人员统一收发、公办、传递、用印、立卷和归档。

第四条

公文处理和档案管理，必须严格执行有关保密规定，确保重要文件、业务资料和机密安全。

第五条

凡需办理的公文，专管人员应根据公文内容和性质，按规定程序，及时送领导批示或交业务主管办理。

第六条

草拟公文，要使用钢笔或毛笔，并力求做到情况真实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅简短。

第七条

公文办完后，要根据文书立卷，档案管理的有关规定，及时将公文定稿、附件等分类整理，保证材料齐全、完整，便于保管，查找和利用。

第八条

本公司工作人员查阅公文、档案资料，一般在办公室进行，如因工作需要，非带出不可时，须在借阅登记本上登记，阅用完毕，及时退回注销。外单位因工作需要查阅、抄录、复印有关业务档案资料时，须持介绍信，并经领导批准。

第九条

文书、档案专管人员、工作人员，如因工作疏漏，造成遗失，应视情节给予行政的、经济的处罚，直至解聘。

第十条

公文管理制度：某某集团公司公文

某集团公司公文管理制度

第一条发文

1、公司各部门拟发稿(文)件，均须填制"文件签发单"，报总经理签发。

2、人事行政部需定专人对每份文件作好文号编制，及时准确按要求发送至相关单位、部门，并认真作好文件签收工作。

3、外送文件，经办人须用公司标准信封封存，并送(邮)至相关单位或上级部门，力求准确、无误。

第二条打印

1、公司公文的打印工作由人事行政部负责。

2、公司各级部门所需打印的公文或其它文字资料，均由部门专人(文员)负责。

3、各类公文及资料的校稿由提供公文或资料的部门(人员)负责。

4、公司各类公文、文件、通知，人事行政部须分类存档一份。

第三条收文

1、凡外来文件或参会人员带回的会议文件，任何部门或个人收到后均应及时交至人事行政部，不得无故截留文件。

2、人事行政部收文后应及时作好收文登记工作，并根据文件精神或要求，认真填写公文处理传阅单，经人事行政部主管阅后及时由专人将文件送至相关部门负责人处予以办理。

第四条传阅

1、人事行政部须及时准确地将传阅文件按文件处理要求送相关部门负责人处。

2、人事行政部在规定时间内应及时收回传阅文件，不得有漏、损、销情况发生。

3、文件阅示人须认真阅文，并根据文件精神及公司要求布置好本部门或相关人员执行文件所要求事项，并在文件传阅单上签阅意见。

4、人事行政部根据领导批阅意见及文件精神，对执行未果的部门应督办，直至将公司领导意见及指示落到实处，并将执行情况报公司领导。

第三条附则

本制度由人事行政部制定并归口管理予以解答。

公文处理/传阅单

文件名称来文单位收文日期

领导批示意见:

签字:

年月日

处理/传阅人意见及签名:

备注:

公文管理制度：j机关公文

一、加强公文管理人员保密和文管知识培训，提高业务水平。

二、严把公文起草关，以文体局名义发出的一般性公文，必须经过局分管领导审核签发。凡以文体局红头文件形式上报、下发的公文，或者涉及人事、财务、物资方面，以及涉及全局性重要工作和重大事项的公文，必须经过局主要领导阅批签发。签发完毕要及时登记、存档。

三、严格公文收发 、呈送程序，做到勤传勤收，不拖不压，杜绝多头请示、重复请示现象发生。办公室日常值班人员负责对政府网文件和有关部门文件及时接收和领取，附上文件传阅单交给文管员登记后，由办公室主任负责签发呈送意见，由文件管理员进行及时传阅。

四、严格公文传阅制度，传阅公文由文件管理员专人负责，按规定范围逐人送阅，不横传，不误事。文件管理员每天上下午下班前到主要领导办公室领取批阅文件，按照批示要求认真登记传阅文件去向，需要传阅的按传阅范围进行传阅，并按照办结时限及时回收存档。需要各下属单位办理的文件要连同传阅单一起复印，做好下发登记后，将复印件转各单位办理，原件及时归档，复印件由各下属单位留存。以上传阅程序如遇紧急情况，可以简化，但事后要及时补齐相关手续。

五、借阅公文要严格履行登记、签字手续，严防文件丢失。

六、涉密公文要严格按照有关保密规定进行传阅、保管、存档，不得多传、漏传。

七、及时做好公文的清退、归档、销毁工作，对有领导指示意见的文件，办文人员要做好登记，负责催办、落实，并将办理结果及时向领导汇报，做到件件有落实，事事有回音。

八、当年的公文，由文件管理员负责分类整理，年底与档案管理员做好交接。

九、因责任心不强造成文件丢失，给单位工作带来损失的，依法追究相关人员责任。

公文管理制度：建设集团公司公文事务性文件

1.目的

为了规范行政管理流程，使公司公文规范化，强化公司与部门之间、部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系，减少工作纠纷，为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道，特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司全体员工。

3.术语和定义

3.1.公文:指与各部门、办事处、分公司、项目部间传送的红头文件。

3.2.公文的种类中要有:

3.2.1.决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销不适当的决定事项、人事任免。公文的种类中要有:

3.2.2.公告:适用于向公司外宣布重要事项或者决定事项。

3.2.3.通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

3.2.4.通知:适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

3.2.5.通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。

3.2.6.报告:适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问(包括审计报告)。

3.2.7.请示:适用于向上级单位请求指示、批准。

3.2.8.批复:适用于答复下级单位的请示事项。

3.2.9.会议纪要:适用于公司月度总裁会议的记载、传达会议情况和议定事项。

3.3.事务性文件:从事公司各项活动中编制的除公司红头公文以外的所有文件。

4.制度内容

4.1.公文相关工作要求

4.1.1.拟稿:按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门会签;

4.1.2.编号:编号由发文代字、年份和序号组成。

代字:发文单位，由"浙中建"表示;

年份应标全称，用小括号""括入;

序号即当年发文流水号，从1起编，序号前加"第"字;

编号示例:"浙中建[____]第1号";(即浙江**建设集团有限公司____年所发的第一份公文);

公文编号由行政人事部指定专人进行记录;

4.1.3.公文具体格式详见附件《公司对外公文模板》;

4.1.4.签发权限:对外发文，由总裁负责签发，行政人事部备案;

4.1.5.盖章:签发后，由印章管理人员盖章，印章管理人员要进行用印登记;

4.1.6.分发:公文的分发由行政人事部及时分发到各部门、办事处、分公司、项目部并做好分发登记工作;

4.1.7.归档:公文发文办理完毕后，行政人事部要将公文原件和收文人的签收单原件及时存档。

4.2.事务性文件工作要求

4.2.1.文件编制格式

4.2.1.1.正式发布的文件必须编制"文件编号"、"文件主题(或文件名称)"和"页码"，以便于检索;文件主题应简要准确概括出文件的主要内容;页码标识用"第 页 共 页"的形式标识;

4.2.1.2.一般文件按公司统一模版编制，详见附件《公司事务性文件模板》，同一类文件的编制格式应保持一致;

4.2.2.文件编号规则一般采用字母和数字混合，连续编号:

一般性事务文件编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-年份-流水号;

公司制度、流程、指引编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-流水号;

部门名称缩写为每个字汉语拼音的第一个字母，并用大写表示，一经确定不得修改;

文件种类代码要能代表某一类的文件，且这一类的文件数量较多，对于文件数量极少的文件用"qt"表示"其他"类;文件种类代码可随着公司的文件产生情况增设，文件种类代码详见附件《文件种类及代码》;

年度编号以4位阿拉伯数字表示;

每份文件正式发布后，文件编号不得变更，如此文件日后内容有修改，要更新此份文件的，只升级文件版本(文件版本用阿拉伯数字1、2、3、4……表示，第一次发布时用"1"表示，当有修改第二次发布时用"2"表示，版本标识时数字要连续，不得断开使用);

编号举例:zjzq-cw-tz-____-2，表示____年2月财务部发出的通知，且该通知为财务部今年发出的第2份通知;

4.2.3.本规则发布之前已经发布的各类文件其文件编号保持原来的编号不变，本规则发布之后，如果要修改以前已经发布的文件内容，按本规则重新编定文件编号。

5.文件种类及代码

文件种类代码文件种类代码文件种类代码文件种类代码

章程zc决议jy方案fa计划jh

议案ya制度zd批复pf申请sq

流程lc合同ht通告tg报表bb

工作联系单l*d通知tz总结zj日报rb

备忘录bwl会议纪要hyjy信函*h周报zb1

传真cz报告bg决定jd月报yb

指示zs请示qs招标zb其他qt

说明:不在上述范畴的文件统一归入"qt"其他类中 ，随着此类文件实际数量增加可增设新的文件代码，需要增设时由行政人事部制定。

6. 公司目前以表单式管理为主，简单、明了、易懂，增设的表单详见附件。

附件1:表22 对外传真表

附件2:表23 公司事务性文件模板表

附件3:表24工作联系表

附件4:表25市场营销人员工作月报表

浙江**建设集团有限公司

二零一五年二月十二日

公文管理制度：物业管理公司公文

物业管理公司公文管理制度(七)

第一条 总则

1.山东**物业管理有限公司公文是公司同国家机关、社会组织、其他企事业单位之间以及公司内各部门之间，建立正式信息沟通渠道的主要文字工具。为使公文管理制度化、规范化，特制订本制度。

2.公文处理必须做到准确、及时、安全。

3.各类文稿均应符合公文规范，做到公文种类正确，标题完整，格式规范，内容简明，措辞妥当，发送单位清楚，附件齐备。

4.一般不能越级行文，呈报的公文应一文一事，正式行文及签署合同的应使用公司或项目名称全称。

第二条 公文分类

1.行文分类要求

1)按收文和发文对象，分为对外行文和内部行文;

2)按是否编号，分为编号文和不编号文;

3)编号文按刊印方式，分为公司发文和内部刊物;

4)按公文保密等级，分为绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。

绝密:公司董事长签发的相关文件;

机密:公司副总经理签发的相关文件;

秘密:在公司一定范围内执行、下发的其他文件;

2.介绍信

1)公司办公室是公司(项目)介绍信的管理者。介绍信由专人管理。凡需要出具者，须经部门经理以上级领导批准;

2)开具的介绍信要有编号并加盖骑缝章;

3)不允许开具空白介绍信;如确有必要，须征得公司领导授权人同意;

4)介绍信存根应妥善保管、归档;

5)因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应即退还;

6)如若发现介绍信丢失，领用人应立即向部门经理或办公室报告，及时采取相应措施;

3.内部出版物

内部固定出版物是以公司或下属部门和公司的名义编发、采用自定刊头和单独编号。(如:"山东**物业管理有限公司内刊"、"客户通讯")

4.不编号文的范围

1)有关公司内部日常事务的文书:如例行会议和活动的一般性通知;

2)由个人署名(注明所任公司职务)或以公司及下属部门和公司的名义向个人发出的非正式函件;

3)非正式对外发出的下列文书材料:为有关部门和机构及其负责人代拟的文稿;学术性、知识性资料;其他非正式材料;

4)内部管理规章制度、工作总结和业务规划等;

5)备忘录和其他不需要编号的对外行文和内部行文。

第三条 收(发)文

1.实行收、发文登记管理制度。需要分别记入"收、发文登记簿"的公文包括:

1)收文类:限时专送件、挂号信、特快专递、汇款单、属公文类的文件和传真等;

2)发文类:公司下发的文件，寄出的商务信函、以公司名义下发或对外发出的商务传真以及需由办公室转发到各部门、各项目的传真;

2.公文传真的收、发(除各部门可自行发送的传真)均由前台负责;

3.除急件外，前台每日下午3:00前将各部门提交的需发送的信件汇总发出;

第四条 公文格式

1.凡以山东**物业管理有限公司的名义对外、对内发出的正式公文，一律采用公司统一印制的公文纸;

2.公司内部行文采用统一印制的"内部联络单";

3.各部门对总经理呈送的报告，采用统一印制的"呈报批示单";

4.公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送(报)单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送(报)单位等部分组成。如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序;

5.公文纸一般用a4型，左侧装订;

6.字体字号选用:

公文版头为小初号加黑宋体字;

公文大标题选用二号(小二号)宋体字;小标题选用三号宋体字;

公文正文、抄送、抄报、印发说明、附件说明等均采用四号宋体字;

密级采用三号黑体字。

第五条 公文办理

1.草拟公文

1)首页要使用公司统一的公文格式;

2)人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月，年份要写全，统一用汉字书写，如二零零四年五月八日;

3)公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用要保持前后一致。

2.会签

1)会签是指对草拟的公司重要文件，由公司各级相关领导进行审阅，在文件会签单提出意见，反馈文件起草部门进行修改后下发;

2)凡以公司名义向公司内各部门发出的规章制度、决定、决议等，在正式下发前必须先经过公司领导会签;

3)凡对外发出的正式函件，如内容涉及具体专业事务时，应由涉及的专业部门负责人会签;

3.行文字号

1)5.3.1公司:鲁**字[200*]第***号

2)5.3.2直属部门:鲁***字[200*]第***号

*为直属部门代字，具体如下:

办公室----办、管理处----管、市场部---市、财务部-----财、经营管理部---经、保安部--保、环境服务部--环

签发公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门名义行文的公文，由各部门负责人签发。以公司名义发出的正式文件，必须经过总经理或其授权人签发。

4.执行

1)办公室负责将以公司名义发出的公文复印一份送执行单位办理，公文正本归档存查(特殊情况下可留存复印件);

2)缮印的一切公文须有签署，符合格式，字迹清楚，整洁美观，校对无误，份数准确;

3)对于不符合要求的公文，监印人可不予盖章;

4)封发公文时要对公文进行检查，防止差错。急、密件要在信封上加注急、密字样。限时送到的公文和亲启公文要注明要求;

5)公司发出的规章制度、决议、决定、通知、会议纪要等文件，收文部门必须在"文件签收单"上签字，并交公司办公室存档备查。

第六条 公文归档

1.任何以公司、项目名义签发的公文正本均需交办公室归档存查;

2.若办文部门必须使用正本时，可暂时借出，使用后归还，若正本必须借出且无法取回，可存档复印件;

3.存档文件按照档案管理规定执行，保存期满列表报准监销;

4.除办公室留存档案原件外，各部门的发文由部门指定专人负责归档、保管复印件。个人不得保存应存档的公文。

第七条 责任

1.签发人对公文主题和内容承担领导责任。会签人对公文专业内容承担专业技术责任;

2.办文部门负责人应对所经办的公文内容认真审查、核对，应承担相应的管理责任和连带责任;

3.拟稿人应全面领会办文要求，并具备准确表达这一要求的专业知识和写作能力，对公文内容承担直接责任;

4.校对人以原稿为根据，应做到校对字迹清晰，每次校对的错漏率应小于1‰，对发文中出现的校对错误承担直接责任。

第八条 附则

公文管理制度：某某公司公文

某公司公文管理制度

为使公文的签收及发放及时、准确，确保公文制作规范，保存完整、齐备。提高公文处理的工作效率和公文质量。特制订本制度

一、企业常用公文的构成

企业常用公文包括请示、报告、申请、决定、决议、批复、通告、通知、通报、函件、会议纪要、工作总结、工作计划、讲话稿等。

二、文书收发管理

1、企业各部门与外界来往公文的收发由办公室统一负责。办公室主任指定专门人员负责往来公文的收发、拆封、登记、分发、制作、核稿、校对、发文等事宜。以传真、邮件、邮寄等方式到达的公文全部由办公室接收。再按公文按审批程序送至承办部门。如遇特殊情况无法及时送达，应提前电话通知知承办部门。文件传阅过程中应严格遵守传阅范围和保密规定，任何人不得将有密级的文书带回家、宿舍及公共场所，也不得传至权限范围之外的人员。

2、负责人阅读、批阅公文，当天阅读完后应在下班前将公文交至办公室。阅批公文一般不得超过两天，阅后应签名，并作拟办意见，责成相关部门办理。如需备查，应按照有关规定执行。办公室对公文负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到公文后应立即指派专人办理，不得将公文压放、分散。

三、公文的制作

公司发文工作集中在总公司办公室。凡是以****公司名义发出的通告、决定、请示、通知、报告、会议纪要等均属于发文范围。各部门不得以****的名义擅自对外发送正式公文。各部门需要向上级反映汇报重要情况或向下安排重要工作要求发文的，应向办公室提出发文申请，并将文字底稿交办公室审核。发文经办公室主任、分管经理核稿、修改后，交总经理会签后由办公室统一打印、盖章和分发。

四、公文归档与保管

1、全部处理完后的文书，按照一定的分类进行整理与编辑，并在文书保存本上做好登记。

2、企业个人不得保存企业文书、凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离企业的员工应将文件记录本清理移交。

3、如果职务或部门计划发生变更或做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。

4、当年的公文于次年7月份前整理装订后编号递交档案室存档。存档时应列出详细地文档明细，一式3份。并由档案管理员、监交人确认签字以备查询调阅。

本制度自发布之日起执行。

公文管理制度：集团公文

a集团集团公文管理办法

1.目的

为加强集团公司的公文管理工作，使之制度化和规范化，同时加快公文流转，防止公文积压，提高办事效率。

3.适用范围

本制度适用于在集团及各子公司内部流转的公文。

4.公文定义

本制度所指公文是指集团公司在行使管理职权、处理日常工作时所使用的具有直接效用和规范体式的公务文书，具有规范性、政策性、实用性、定向性、时效性的特点。

5.公文作用

公文是保证集团经营管理工作正常进行的重要手段之一，主要用来颁布规章制度、传达命令指示、指挥工作、请示问题、报告情况、商洽协调、记载活动等。

6.公文种类

公司公文一般有请示、报告、指示、命令（令）、批复、通知、决定决议、通报、通告、意见、函、会议纪要等12种形式。

6.1请示：适用于向上级请求指示批准，申请相关事宜。

6.2报告：适用于向上级汇报工作，反映情况。

6.3指示：对下级布置工作，阐明工作的指导原则。

6.4命令（令）：适用于依照法律法规公布公司规章制度，实施重大强制性行政措施，相关人事任免和奖惩等。

6.5批复：适用于上级向下级答复请示事项。

6.6通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、统计和不相隶属单位的公文。

6.7决定决议：

6.7.1对某些重大问题或者重大行动作出安排，用“决定”；

6.7.2经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

6.8通报：适用于表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。

6.9通告：适用于向各方面公布应当遵守或者周知的事项。

6.10意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

6.11函：适用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向主管部门询问和答复问题。

6.12会议纪要：传达会议议定事项和主要精舍，要求有关单位和责任人遵守、执行。

7.行文关系

公文按照行文关系有上行文、下行文、平行文。

7.1上行文是下级向上级单位或部门的发文，体现下级接受上级单位或部门的领导，如：请示、报告等。

7.2行文是指上级单位或部门对下级发文，体现上级单位或部门对下级的领导，如：指示、命令、批复、决定决议、通知等。

7.3下平行文是指相互平行（不相隶属）的职能部门之间和子公司之间的发文，体现子公司或部门之间工作上的互相协商的关系，如：函、会议纪要等。

8.管理权限

8.1集团公司的行政人事部及各子公司行政人事部是公文运转的主管部门，承担集团公司及各子公司公文处理方面的职责：

8.1.1制定公司公文处理的具体规章制度和业务规范；

8.1.2负责公司的收文、发文及公文管理、立卷归档等工作；

8.1.3负责公文处理过程中的安全保密工作，开展保密教育和保密检查；

8.1.4负责对集团公司和各子公司公文运转质量的指导和培训，切实提高公司公文运转的质量。

8.2集团外部来文由集团公司及各子公司行政人事部统一收发、传递、管理、用印、立卷、归档和销毁。通其他各类途径收到的外部公文，收文者应及时交行政人事部登记处理。集团内部流转的公文，由各职能条线负责收发、传递、归档和销毁，但需要使用公司公章时，必须经过用印审批流程。

8.3集团各职能部门和各子公司要高度重视公文处理工作。集团各职能部门应将该职能由指定人员负责，各子公司行政人事部也需指定专员负责公文处理。负责公文处理的工作人员应具备良好的政治和业务素质，掌握有关的专业知识和操作技能，自觉保守公司机密。

9、行文规则

9.1行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商就能解决的事项，不要行文。

9.2以集团名义对外正式行文，由集团行政人事部负责审核、印制并呈送集团领导签发。

9.3行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。

9.4请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式，9.5不相隶属单位之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属单位发送的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。

11.公文处理程序

公文处理程序按照工作步骤，可分为收文处理和发文处理。

11.1收文办理

11.1.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、承办、传阅、催办等程序。

11.1.2集团各级来文均由集团行政人事部统一签收，对文件进行拆封、登记、分发。为规范公文运转程序，加强档案管理，便于今后文件查阅，集团本部各部门收到的各类公文需要以集团名义作出答复或交办的，应及时转送集团行政人事部。

各子公司由本单位行政人事部收文办理，涉及重大事项或与集团公司有直接关系的文件须尽快报送集团行政人事部。

11.1.3行政人事部收到公文后，要根据公文内容和部门职责范围及时提出拟办意见，按程序送公司领导批示或交有关部门办理（见式样7）。

11.1.4公文中需办理的事项，承办部门应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属本部门职责范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回行政人事部并说明理由。

11.1.5送领导批示或者交有关部门办理的公文，行政人事部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

11.1.6签报公文如有以下情况，行政人事部可退回呈报单位或部门

（1）内容不符合国家法律、法规，不符合党和政府的方针、政策；

（2）无特殊理由越级上报；

（3）所涉事项属来文单位职权范围应自行解决的；

（4）一文多事，多头呈报，文种乱用、漏盖公章等明显不符合规范的。

行政人事部处理退文时，应向来文单位或部门说明退文理由，对于不符合规范但十分紧急的请示事项，可财务边受理边补办手续的办法。

11.1.7集团行政人事部在接到来文后，应在一个工作日内给予拟办意见。需要会签的单位应在接文后两个工作日内给予意见，需要承办单位应在接文后两个工作日内给予回复。急件应按照行政人事部的要求在规定时间内给予答复。

11.1.8如承办单位在规定的时间内无法完成文件规定的相应任务，应及时向行政人事部说明原因并经协商后共同拟定新的完成时间。

11.1.9公司的对外收文或内部收文的办理均按照上述规定进行。

11.2发文办理

11.2.1发文办理包括拟稿、审核、会签、签发、复核、用印、分发等程序。

11.2.2发文分为对外发文与内部发文。

11.2.3对外发文:对政府机关或相关单位的正式发文，由集团行政人事部或各子公司行政人事部统一印发。

11.2.4集团本部职能部门或各子公司就职责范围内的发文，且行文对象非政府机关，可以对相关单位直接行文；如涉及重要事项如出台规章制度类文件或需要在全集团范围内实施的发文须经集团公司分管领导审核后，由集团行政人事部统一印发，办法和实施细则类发文则不需要经过集团行政人事部。

11.2.5内部发文:

（1）以集团名义对各职能部门、各子公司的行文，应由集团行政人事部拟文，由集团行政人事部负责人审核后，报分管领导、总裁（常务副总裁）、董事长按照分管权限审核会签后，由集团行政人事部用印发文。

（2）集团公司各职能部门对各子公司对口部门行文，部门拟文后需由分管领导审核，然后加盖本部门印章（如有）后发文，同时应抄送集团公司分管领导。

11.2.6起草公文应做到：

（1）符合国家政策、法律、法规，完整准确地体现发文单位的意图，措施和办法具有可操作性；

（2）情况属实，观点明确，表达准确，文字精练规范，篇幅简短；

（3）涉及到单位或机构名称一般先用全称，加以说明后再用规范化简称，使用简称应前后一致。

（4）根据公文内容和行文规则，准确适用公文文种。

（5）公文内容结构层次的次序，第一层为“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。

11.2.7审核：公文送分管领导签发前，应由相关责任人进行审核，审核重点是：

（1）是否确应行文；

（2）内容是否合法合情合理，措施与办法是否可行，决定事项事都符合职权范围；

（3）涉及相关部门或公司的事项是否经过协商、会签并取得一致意见；

（4）文种使用是否恰当，公文格式是否规范；

（5）公文层次是否清楚、结构是否合理、文意是否周全、表达是否简洁、语句是否通顺；

（6）报批程序和行文规则是否符合规定。

领导审签公文后，应明确签署意见、日期。若圈阅，则视为同意。若签发，应在文件原件上用手写体签上自己的名字。

11.2.8发文用印：领导签发后的公文，由行政人事部复核无误后用印。发文用印由集团行政人事部统一负责管理。对不符合要求的公文，一律不得用印。

11.2.9公文的分发和发布：审批流程完结后，由集团行政人事部统一分发和发布。分发方式为：传真和发邮件至主送单位相关人员，发文如需挂网，拟稿单位或部门应到集团行政人事部办理“内网信息发布登记”手续（见式样9）后，在集团集团oa系统上挂网。

11.2.10文件发出后，由集团行政人事部档案专员将原文、附件及有关材料整理、归档。

11.2.11各子公司内部发文可参考本办法进行规定。

12．公文立卷、归档和销毁

12.1为确保档案资料的齐全、完整，应将处理完毕的公文（包括公文定稿、正本和有关材料）及时收集、整理、分类、立卷。

12.2公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，有利于保管和利用。

12.3案卷应定期向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。

12.4没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

13.附则

13.1本制度由集团行政人事部负责解释。

13.2本制度自发布之日起施行，试行期满未另行变更的，则自动转为正式制度。

13.3本制度附件。

附件1.公文格式规范要求

集团公文格式分为两种，红头公文和一般公文。

1.红头公文（见式样1）

1.1适用情况：

（1）集团本部向上级政府部门、有合同合作关系的单位的正式行文。

（2）集团向各职能部门、各子公司的正式下行文，包括人事任免、奖惩，重要通知、通告、决定、决议等。

1.2组成部分

本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首页红色线以上部分统称眉首；红色线以下至主题词（不含）的部分统称主体；主题词以下部分统称版记。

1.3眉首

眉首由集团全称、发文字号、签发人组成。

（1）集团全称：即“上海a集团控股（集团）有限公司文件”，套红居中印在公文首页上部，字体为一号黑体字。

（2）发文字号：即“a集团控字 发文年份 发文序号”，发文序号用（）括起，从001号起编。在第二行居中排布，字体为四号黑体字。

（3）签发人平行排列于发文字号右侧，用冒号标注签发人姓名，字体为四号黑体字。

1.4主体

主体由标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位、成文日期、印章、附件等部分组成。除标题用小2号宋体字外，其余内容均用4号宋体字。

（1）标题：在红色线下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行时要保证词意完整，排列对称美观。标题的内容一般由发文单位或规范化建成、公文主题和文种三个要素组成。标题中除法规、规章名称加书名号及并列的几个单位或部门之间加顿号外，一般不用标点符号。

（2）主送单位：是指行文的对象，是要求主板和答复的单位或部门，亦即负有对文件内容进行掌握、答复或贯彻执行责任的受文单位或部门。主送单位必须是以单位作为收件人标注，而不得以个人标注。因告知集团全体员工的“人事任免”可以不写主送单位。在标题下空1行，左侧顶格标注，主送单位名称后标全符冒号。

（3）正文用来表述公文的内容，准确反映行文的目的。在主送单位名称之下一行，左空2字开始，回行顶格。以下每起一个自然段均空2字。每行28个汉字，行距1.5倍，页码编在每页末行居中。

（4）附件：公文如有附件，应在正文之后，发文机关之上，注明附件的名称和顺序。最后另起一段标识“附件 附件序号 : 附件名称“，附件名称后不加标点符号。

（5）发文单位或部门署名应用全称，为于正文右下方。联合行文时，各单位名称应平行排列，主办单位排在第一位。

（6）成文日期：也叫发文日期，即发文的年、月、日，在发文单位下面，一般以签发的具体时间为准，会议通过文件，以会议通过时间为准。一般性公文材料，如涉及具体事项的通知、公告、函等的发文日期，常常用它的印发时间。日期需用汉字书写，“0”写为“零”，成文日期位置应靠右边距。

（7）用印：公文原稿必须经过签发领导核签后才可以盖章，集团公司的公章用印核签人为总裁、常务副总裁，子公司公章的核签人为子公司负责人。用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

（8）附件。公文附件应与正文一起装订，并在附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的序号和名称应与“附件说明”中的附件序号、名称保持一致。

1.5版记

版记由主题词、抄报单位、抄报人、拟文单位等部分组成。一般情况下，集团“红头”公文不用版记，除非有特殊情况，才标注“版记”。

2.一般公文

2.1一般公文种类：可以是集团发文、集团行政人事部发文、也可以是子公司发文，包括通知、通告、请示、信函、会议纪要等。一般公文的主要特点是不标注发文字号，属于常规性公文。

2.2通知、通告：集团内部通知、通告公文格式见式样2。

通知、通告由标题、版记、主体三大组成部分。

（1）标题用3号黑体字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告标题为“关于××××的通知”。

（2）版记由拟稿人、拟稿单位、拟稿部门、收件人、发件人、公司、日期、抄送、总页数、咨询电话、附件、保密等级、签发人以及具体要求。其中，收件人、发件人都以单位部门标注，不得标注个人作为收件人、发件人。保密等级分为：“绝密、机密、秘密、一般”四种情况。根据相应项目填写。

（3）主体格式与集团红头公文主体格式同等要求，不再概述。

2.3请示。集团请示分为请示（申请）、报告，见式样3。

请示单位部门根据请示单相应栏目要求填写，请示内容可以另外附页。

2.4工作协调单，见式样4用于集团职能部门之间、子公司之间因工作安排上需要相互协调、相互支持的行文，具体内容根据表单格式填写。

2.5信函格式，见式样5公文标题为集团全称加“函”字，居中排布。信函字体为宋体，标题为小2号，正文内容为4号宋体。

2.6会议纪要格式，见式样6（1）标题由会议名称加“会议纪要”组成，用3号黑体字，居中排布。

（2）标题之后为会议纪要要项，按照要求有以下要项：会议名称、会议时间、会议地点、出席人员（迟到人员、缺席人员）、会议主持、会议记录等。

（3）会议纪要正文每一段发言内容必须写明发言部门、发言人、发言时间，用小4号宋体加粗，会议纪要具体内容用小4号宋体字。

3.公文文字版面从左至右横排，一般采用国际标准a4型。

附件2:a集团集团公文式样

式样1：红头公文格式；

式样2：通知通告格式；

式样3：请示（申请）报告格式；

式样4：工作请示单格式；

式样5：信函格式；

式样6：会议纪要格式；

式样7：文件呈报表格式；

式样8：制度（发文）审批单格式。

公文管理制度：物业公司办公文件处理

物业公司办公管理制度:文件处理管理制度

第一节文件收发

一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。

二、文件签发后，送办公或部门文秘工作人员统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

三、文件和原稿，由办公归档，保存备查。

四、属于秘密的文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

六、外来的文件由办公专人负责签收，并分类登记。由办公主管提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

七、传阅文件由办公专人负责收回，对领导指示的文件，办公应及时组织传达和落实。

八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。

九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理

第二节文书打印

一、服务中心的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

二、公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时，可经行政人事部主管同意后办理。

三、私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。

四、文印工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务，保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。

五、文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用;属行政、管理部门的，统一归列办公开支。

七、要节约使用打印纸张、墨盒，尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式，要维护好打印设施设备，保证使用效率。

第三节文件书写

一、行文类别

(一)请示:请上级指示和批准，用"请示"。

(二)报告:向上级机关汇报工作，反映情况，用"报告"。

公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0203

文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0

章节内容:公文处理管理制度第2页共2页

(三)指示:对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用"指示"。

(四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项，用"布告";向国内外宣布重大事件，"用公告";在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用"通告"。

(五)批复:答复请示事项，用"批复"。

(六)通知:传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用"通知"。

(七)通报:表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用"通报"。

(八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排，用"决定";经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用"决议"。

(九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用"函"。

(十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用"会议纪要"。

(十一)合同:适用于各种合作关系，合作事项的订立。

(十二)其他:

1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。

2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。

3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。

4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。

二、书写格式

(一)纸张:一般a4型纸，其成品幅面尺寸为21 cm×29.7 cm。

(二)边距:上下:2.54 cm，左右3.17 cm

(三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

(四)排版规格:标题文用4黑体加粗，正文依次宋体、仿宋等小4号，副标题加粗，一般每面排38每行32个字。

(五)装订要求:左侧装订，不掉页。

(六)主要标题顺序号:依次为一、，(一)，1、，(1)。

(七)份数序号:在版面叶页脚页码，多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。

(八)附件 :有附件的应标注清楚

(九)落款成文时间:以全称落款，日期用汉字将年、月、日标全;"零"写为"o"，相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间，如果落款页没有正文，应采取调整行距、字距的措施加以解决，。

(十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。

(十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。

三、内容要求:

(一)符合国家法律法规以及地方政策，按照公司各项管理制度。

(二)内部行文要求规范严谨，宣传语言应当生动活泼。

(三)内容应当符合主题思想要求，使用通俗语言，简明平实，准确反映信息。

公文管理制度：4.公文发行

天津市瑞恒茂科技发展有限公司

tianjin redsun science and technology development co.， ltd.行政管理手册

- 83 - 公司公文发行制度

一.目的

为规范集团、分子公司和各部门公文管理的级次、公文编号及发行程序，使公文制定标准化、统一化、规范化，特制定本制度。

二.适用范围

瑞恒茂集团、各分子公司及各部门。

三.公文分类及管理

1.公文释义：是指除“iso 、qhse 、t/s ”等外部评审性公文以外的集团内部涉及各中心之间和部门之间就“制度、程序、标准、指导、指引、公示、意见、说明”等特性的公文。

2.公司的公文分类：

2.1制度类公文：由集团、分子公司、部门制定并颁布的就“管理要求、管理流程”等方面的“决议性质、制度性质”的公文；该性质公文均标以“决议”、“制度”、“程序”、“规定”、“指引”的后缀字样。

2.2公示类公文：由集团、分子公司、部门制定并颁布的就“公示”、“通知”、“意见”等方面的“公示性质”的公文；该类公文均标以“公示”、“通知”、“通告”、“办法”、“说明”、“补充说明”、“意见”、“处理意见”等的后缀字样。

3.公文管理级次及适用范围：公司的公文分为三个级次，一级公文由集团制定颁发，适用于集团所有中心及各分公司所有部门；二级公文由分子公司制定颁发，适用于各分子公司各部门；三级公文由各部门制定并颁发，仅适用于各部门内部。

- 84 - 4.部门以下的机构不得制定和颁发公文。

5.公文编号规则：公司名称 中心/部门编码 年份 三位流水号（公司名称、中心/部门编码见附件一）

6.公文格式：

6.1公文格式：全部为宋体字样，标题为三号，正文为四号，行间距为1.5倍行距，页边距为上下2.5cm ，左右3cm ；手册类公文需添加目录与页码。

6.2一级标题为“一”，二级标题为“1.”，三级标题为“1.1”，四级标题为“1.1.1”

6.2附件样式:可以是word 公文、excel 公文、ppt 公文格式形式。

四.公文的发布流程

1.制度性文件，本着公司与员工共赢的角度，由公司总裁办/总经办对现有情况进行了解和核实后，根据公司发展及行政需要，编订制度初稿。涉及相关部门的须由邀约部门领导进行共同探讨，进行修订。

2.修订稿经由各中心领导、部门领导会签后正式发行。

3.发行公文需进行员工制度培训或阅读，培训、阅读都需留有记录，以确保通知到每一位员工。

五.公文的管理

1.公文发行： 公文编码制定与发放、组织审核、发行、公示、保管：集团执行部门是总裁办；分子公司执行部门是行政/办公室；部门执行人是本部门行政人员。

2.公文公示：

- 85 - 2.1公文公示时间：制度类公文公示周期为七个工作日；公示类公文公示周期为三个工作日。

2.2公文公示的途径：一、二级公文须公示于公司公示栏及每位员工邮箱，确保通知到位；三级公文纸质复印版公示于本部门公示栏。

3.公文保管：公文保管纸质版与电子版（电子版公文名称：填写公文编号 版本，word 和pdf 版）；

4.公文备案：一级公文由总裁办保管备案原件；二级公文每月度提交总裁办备案复印件；

5.公文抄送：会签完毕公文由总裁办/总经办进行抄送相关部门。

6.公文更新：已发行公文如需更新，按照公文发行流程进行重新发行，同时注明废止的原公文编号（填写公文变更记录表）。

6.1公文更新标识加注规则：在公文发行时注明修改版本（从1.0开始）。

6.2公文更新需向执行部门提出申请，审批后方可重新发行；如遇年末，公文可集中进行更新。

7.临时事项：如遇任命、人事调动、处分、奖励、节假日调休等临时情况，由人资部负责草拟公文，按照人力资源中心发行流程执行，会签后交总裁办备案原件一份。

8.二级、三级公文发行内容的范围不能与一级公文冲突与超越。

五.附则

1.本制度解释权归集团总务部。

2.本制度自下发之日起开始执行，原制度同时废止。

- 86 -

附件：公文编码清单