物业管理公司档案管理制度（七）（优选10篇）

物业管理公司档案管理制度（七）

物业管理公司档案管理制度(七)

一、档案管理总则

1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载，是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作，是经营管理活动中的重要组成部分，各部门都要从公司整体利益出发，把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中，切实加强领导，部门负责人为本部门档案第一负责人。

3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则，采取有效措施，集中统一管理本部门的档案，以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

二、管理结构和职责

1、总办是公司档案管理的业务主管部门，根据工作需要，应组织筹建公司档案室，总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:

①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;

②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流，加强档案管理意识;

③组织培训各部门兼职档案管理员;

④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;

2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点，设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位，并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点，其基本职责:

①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范，制定本部门档案工作各项实施细则;

②负责收集本部门内的档案材料，并进行系统整理、编目、科学排列，做到查找方便，为各项工作提供服务;

③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

三、公司档案归档范围和要求

1、公司档案的归档范围，按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件，各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

2、公司档案，由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案，由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料，在项目结束或特定时期向总办移交;

3、会计档案由于其特殊性及重要性，会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;

4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;

5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料，任何人都不得将归档材料据为私有。

四、档案的管理

1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;

2、档案保管必须有专用房间或柜子，房间或柜内保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防盗等措施。

3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外，应采取补救措施，以减少档案的损失;

4、档案管理部门应建立登记制度，对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记;

5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案，并及时与总办档案管理员对接;

6、常用档案在使用中，档案管理员必须保持一份复印件存档，以便其他相关工作的查阅;

7、凡领用档案原件交相关部门留存者，必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整，并节省公司人力、物力，缩短办文时间;

8、部门撤消或变动，以及项目结束时，应将其档案收集齐全，妥善整理，严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续;

9、档案分电子文档和实物存取文档两种;

10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。

五、档案的利用

1、积极开展档案的利用，各部门因工作需要可查阅档案，充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用;

2、凡借阅档案的人员，必须爱护档案，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注，必须保证档案的保密性，按时归还，如有损坏、涂改、丢失等，应及时追查责任。

六、档案的销毁

1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

2、按规定需要销毁的，凡属密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经总办主任批准。

3、经批准销毁的档案，档案管理人员应认真填写销毁清单，并由专人监督销毁。

七、附则

1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。

2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则，报总办备案;

3、有关档案管理的其他规范，与本规范配合执行。

4、对档案管理工作每半年进行一次检查，发现因管理不善，造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行，并且应采取一切补救措施。

八、项目图纸移交规定

1、针对地产公司开发的新项目，在正式出施工图时给物业公司发放的图纸(包括各专业相关图纸)，作为公司的绝密文件，由专人负责保管。

2、工程竣工验收后，地产公司向物业公司提交整套工程资料，物业公司专人接收并签字确认。

3、服务中心成立后，项目资料移交服务中心，由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。

九、档案管理流程图:

1、项目资料:

相关部门分类整理

列出清单

部门经理审查签字

项目结束后移交公司档案员

档案管理员归类、编目组卷

建立电子档案

2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物:

相关部门办理

证件、证书领取

及时存入公司档案室

档案管理员分类登记

3、档案借阅

填借阅申请单

总办审批

物业管理公司档案管理制度（七）：物业管理保安部加班

物业管理(保安)部加班管理制度

部门工作以三班24小时运作为主，定岗定编。

(一)加班限以下情形或条件:

1.确因工作之需如重大节假日岗位应急;

2.重大安全警卫任务之需;

3.周期性或阶段性人员紧缺，兵员补充不及时;

4.部门临时安排或执行突击任务。

(二)加班比率:

月度日均加班人数需控制在2%以内;

(三)加班适用于领班及以下人员，副主管以上人员不适用于加班，按补休处理为宜。

物业管理公司档案管理制度（七）：物业管理报修投诉

创优文件

――物业管理报修、投诉制度

1目的

明确对业主/客户(以下简称业户)投诉(服务需求)进行处理的职责和工作流程，以确保业户投诉(服务需求)得到及时、准确、合理的解决。

2适用范围

适用于本公司物业管理过程中所出现的业户投诉(服务需求)的处理。

3职责

3.1客服中心设24小时值班电话，值班人员负责受理、传达、跟催和反馈业户服务需求及投诉，并将受理内容记录在《客服中心值班记录本》。其中对管理服务质量方面的投诉，受理人应填写《投诉记录表》，并转交给客服中心负责人安排处理，对于重大质量问题或超出处理权限的的投诉，上报管理处直至公司领导，由公司领导作出处理决定。

3.2公司各员工均有责任受理业户各类投诉及服务需求，并及时传达至管理处，管理员视情节轻重，联系相关责任单位给予处理或跟进。

4实施程序

4.1受理

4.1.1管理员接到业户来电时，接待者应按"四清楚，一报告"原则办理，即"听清楚，问清楚，复清楚，记清楚，报告责任单位负责人。"，如业户来访时，应请来访者入座并准备茶水及用以记录的表格。

4.2处理程序

4.2.1管理员明确投诉(服务需求)内容后，判断投诉(服务需求)所涉及的单位，分情况作以下处理，责任单位应无条件协助处理。

4.2.1.1对业户提出的室内维修、小型安装、公共区域的设备设施维修要求，填写《客服中心值班记录本》并立即告知工程班安排维修。具体程序按《维修服务工作制度》执行，工程班应在业户预约时间内完成，并请业户确认服务质量、及时性，服务态度等。管理员根据预约完成时间，查询维修的完成情况，并进行跟踪、催办，同时与报修业户保持联系，及时反馈业户意见。

4.2.2对业户提出的室内清洁、绿化服务及告示牌租用等有偿服务需求记录在《客服中心值班记录本》上，由管理员与业户洽谈并安排服务提供及跟踪、催办事宜。

4.2.3对业户提出的有效投诉，如服务态度、乱收费、清洁质量、绿化质量、邮件报纸遗失、投递不及时等受理人应填写《投诉记录表》并及时传达至管理处负责人安排跟进处理。

4.3投诉的识别

4.3.1业户提出的以下事项应判定为有效投诉:

4.3.1.1没有履行《物业管理委托合同》中规定的义务;

4.3.1.2没有履行对业户的承诺;

4.3.1.3违反国家和当地政府颁发的物业管理法规;

4.3.1.4违反公司的规定向业户乱收费、多收费;

4.3.1.5应做的，经两次提示或督促还没有做的事;

4.3.1.6服务态度恶劣、污辱业户人格、损坏业户的东西;

4.3.1.7供方承包的工作不符合质量要求，不能满足业户的需要。

4.3.2业户提出的以下事项应判定为协办事项:

4.3.2.1反映其它业户违反有关规定，如高空抛物、违章装修、楼上房间往下漏水等问题;

4.3.2.2反映开发商不履行合同和承诺，如房屋存在漏水等质量问题、公共设施不能按期投入使用等问题;

4.3.2.3反映属于业主委员会研究决定才能解决的事项，如动用维修基金粉刷楼道、修理屋面、更换设备等事项;

4.3.2.4反映有关单位的问题，如供水、供电、有线电视、通信网络、电话线路、停车场管理等(指由其它单位管理的)等方面存在的问题;

4.3.2.5反映有关政府部门扰民的，如夜间查户口、上班时拦住查证件、乱罚款等。

4.3.3业户提出的以下事项应判定为过高要求:

4.3.3.1要求增加原设计规划没有的公共设施和活动场所;

4.3.3.2要求降低合同已经明确的、业主委员会讨论同意的、当地物价局批准的收费标准;

4.3.3.3要求提供《物业管理服务合同》规定以外的和物业管理法规没有规定的物业管理服务项目。

5质量要求

5.1管理处组织向业户发放"服务卡"，公布24小时开通的报修、投诉、咨询值班电话及公司服务质量投诉电话。

5.2客服中心接到投诉(服务需求)后应立即与业户联系，对其投诉(服务需求)问题进行处理，对能解决的问题应立即解决，并做好回访工作，对处理结果进行跟踪验证，不能立即解决的，告之业户解决时间，一般不应超过三天。

5.3责任部门处理投诉(服务需求)时应及时，不刁难、不推诿，做到"事事有着落，件件有回音"

5.4责任部门处理完投诉(服务需求)后，应将处理结果反馈给客服中心投诉受理人员，由受理人员作好相应记录。

5.5客服中心每月应对投诉(服务需求)处理情况进行分析，其中投诉(服务需求)处理及时率以《维修单》、《投诉记录表》及《客服中心值班记录本》等记录为依据来进行计算，计算公式为:处理及时率=(及时处理件数÷总件数)×100%。

5.6回访按《回访制度》执行。

6分析改进

6.1投诉(服务需求)处理应按照公司对客服务承诺及时完成，该服务承诺应根据实际情况适时予以调整，投诉(服务需求)处理的内部评价也以该承诺为依据。

6.2投诉(服务需求)处理完毕后，处理人须请业户在《维修单》、《投诉记录表》上签名确认并评价。

6.3每半年品质部负责对业户投诉进行一次统计分析。

6.4管理处负责提出本规程的改进意见，品质部进行文件修改。

6.5综合组根据统计结果，对反复出现的投诉或有关质量指标的波动，应组织有关单位制定和实施纠正措施，防止重复发生类似问题。

7记录、标识

7.1《维修服务通知单》

7.2《客服中心值班记录本》

7.3《投诉记录表》

物业管理公司档案管理制度（七）：某物业管理公司职位代理

物业管理公司职位代理制度

1制度内容

1]任何职位工作人员在不在岗期间(轮休、事病假，年假、脱产学习等)，其工作应安排相应人员代理其岗位职责的的履行。应尽量按照本部门内相似职位的人员相互代理工作事务。

2]被代理人休息前应主动请示上级主管本人职位的代理，并对休息期间他人代理需衔接事项逐项向职位代理人交待。

3]职位代理期间如未离开本地，被代理人应保持通讯畅通。

4]如无人代理时，上一级主管应代理被代理人的事务。

5]因被代理人不在岗而产生的事务拖延及负面影响由被代理人所属部门主管负责。

物业管理公司档案管理制度（七）：z物业管理公司计算机

为了保障公司计算机系统的正常运作，有效的防止计算机病毒的入侵和扩散，保证系统的安全性，特制定本制度。

一、严格按照电脑操作规程开关、使用电脑;严禁带电拔插电脑外置设备接口和电源线;否则，引起电脑故障由当事人负全部责任。倘若电脑发生故障，应记录下当时进行的操作、故障现象及电脑提示，及时通知电脑管理员处理，不得擅自进行无把握的操作。

二、各工作人员必须使用自己的用户名称和密码登录服务器和进入系统，密码不得转告他人，若因密码泄漏引发的系统故障、机密泄漏及数据错误由该用户负责。

三、所有计算机必须安装防病毒软件，实时监控，由电脑维护员负责定期升级防病毒软件;操作人员若发现防病毒软件过期、不能监控，应及时通知电脑维护人员，以便采取相应措施，保证安全。

四、公司电脑设备统一安装、卸载软件(已安装软件的登记备案);若要安装、卸载软件，须向部门经理及电脑管理员申请，批准后方可进行;安装软件前，外来软件须经过病毒检测。

五、各部门原则上只共享本部门的资源，如需共享其他部门的资源，需征得被共享资源部门主管的同意。所有的资源共享都必须设置密码。如未设置密码引起的泄密、文件被破坏等后果由开放共享者负全部责任。

六、未经批准，外来人员及无关人员禁止操作电脑设备。

七、禁止未批准擅自在电脑设备上安装软件，禁止擅自修改系统配置，禁止擅自拆装电脑部件。

八、禁止使用电脑进行与本职工作无关的操作。如:与工作无关的上网、下载、收发email、网络聊天、电脑游戏等。

九、和外单位的数据磁盘往来，必须先进行防病毒检测，确认无病毒后方可进行数据存取。

十、如因工作需要上网、收发email、下载，需填写申请表，经批准后方可进行。

十一、各部门应指定专人负责定期做好本部门应用系统的数据备份工作，并妥善保管好数据资料磁盘。

以上各项制度望各位员工遵照执行，共同维护公司计算机系统的安全与稳定。

物业管理公司档案管理制度（七）：某物业管理考勤

实行上下班打卡记时制，全体员工上下班必须打卡。

一、员工上下班必须由本人打卡。若发现替人打卡，代打卡者与被代打卡者均扣发当日工资。

二、严禁上午下班时边打上午和下午上班卡，下午上班打卡时间限定在1:00~1:30之间。

三、因工作需要加班的员工，在规定的下班时间可不必打下班卡，待加班完毕后才予打下班卡。

四、公司员工因公或其它原因在上班时间外出，必须填写公务外出单并经部门负责人或管理处主任批准同意，::交综合管理部后方可离开，否则以旷工或早退处理;各部门负责人的的公务外出单直接交综合管理部。

五、上、下班忘记打卡者，必须于次日由部门负责人签卡，但上下班忘记打卡限三次。部门负责人由管理处主任签卡。

六、打卡时间由综合管理部派人偕同保安员监督，并定期和不定期抽查。

七、每月最后一天综合部收回考勤卡后，任何人不得以任何理由取走再签卡。

八、为便于随时抽查，考勤卡在规定地点统一存放，不得私自保管和不按指定的地方放置。

九、加班打卡:

1、部门主管(含)级以上员工不享受平时加班工资，其他员工享受平时及节假日加班工资，加班工资按公司有关规定发放。

2、确因工作需要加班者，必须事先填写加班申请单，并经部门主管批准同意。特殊情况(如突发事件等)产生的加班，须事后补填加班单。加班单必须在事后次日交综合管理部，否则不予认可。

3、综合管理部凭加班打卡记录和加班申请单计算员工加班工资。

物业管理公司档案管理制度（七）：某物业管理公司人力资源

一、人力资源配置:

公司分管理层、操作层两级员工配置人员。人员配置控制在公司合理的编制范围内，以精简、高效为原则。配置工作程序如下:

1、管理层:各部门、分公司申请增加人员，需提前一个月填写《人员需求申请表》，经人力资源部审核、公司领导审批后由人力资源部负责实施。

2、操作层:需提前一个月填报《人员需求申请表》交由人力资源部审核后办理。

二、员工来源

1、人才招聘会或公众媒体发布招聘信息。

2、职业介绍所或人才服务机构推荐。

3、招聘。

4、公司员工推荐。

三、录用原则

1、公司用人坚持任人唯贤、不拘一格、考核竞争、择优录用的原则，从多个对象中选择高素质人才。

2、公司用人实行回避制度，欢迎员工向公司推荐人才，但不得推荐自己的亲属，不得对被推荐人是否录用及录用后的使用施加影响，被录用人员必须与公司员工无亲属关系。

四、录用条件

(一)通用条件:

1、管理层人员男性45岁以下，女性40岁以下;操作层人员男性40岁以下、女性35岁以下。特殊岗位人员及有高级职称者年龄可适当放宽。

2、服从领导、听从指挥、听从分配、积极主动、认真负责、综合知识全面。认同中海企业文化和企业精神，热爱物业管理工作，有物业管理及相关岗位工作经验，有一定的工作能力。

3、身体健康，无慢性、传染性疾病，精力充沛，能完全胜任工作需要。

4、品行端正，无不良思想及行为。有事业心、进取心和高度的工作责任感。富有团队精神，敢于对不良现象进行大胆的批评。

5、管理层人员须大专以上文化程度或中级以上专业技术职称。操作层人员须高中、中技以上文化程度(有特殊专长、能力者可适当放宽到初中以上文化程度);特种工(电工、电梯工)须持北京市劳动局签发或转审的有效"特种作业操作证"，普通维修工(水工、泥瓦工、空调工等)须通过公司相关部门安排的相应专业知识考核。

6、执有相应级别物业管理执业资格证书，特殊情况无资格证书的一般管理人员须在入职半年内自费参加物业管理上岗培训并取得上岗证书。

(二)具体条件:见《岗位入职要求》

五、招聘程序

(一)求职材料筛选

人力资源部根据应聘者所应聘职位，审核应聘人的简历是否符合岗位要求，对符合要求者，将安排其面试。

(二)面试

1、应聘者填写《应聘人员登记表》，属公司员工推荐的应有推荐人的推荐承诺书。

2、应聘者提供身份证、学历证、学位证及职称证书、物业管理执业资格证书原件，应聘特殊工种维修工者须提供"特种作业操作证"原件。

3、相关部门见工， 面试人对应聘者进行第一次面试，具体内容包括:了解应聘者以往工作经验、对其技术业务水平进行考核了解，介绍公司概况及工作环境等并做出面试情况报告。

4、人力资源部根据第一次面试情况决定是否给予第二次面试。

5、第二次面试，助理经理以上人员由相关部门组成招聘小组进行复试，复试合格者报总经理办公会讨论， 确定其工作岗位、职务及薪金待遇。助理员及以下人员由公司人力资源部协同有关部门人员面试并提出是否录用意见并报总经理审批。

六、录用

应聘者面试合格，公司研究同意录用，人力资源部将通知其前往指定医院体检。体检合格者， 持以下材料到人力资源部报到:

1、学历、职称证明。

2、个人简历。

3、近期1寸照片1张。

4、身份证复印件。

5、体检证明。

6、特殊工种维修工须提供"特种作业操作证"。

根据以上材料，人力资源部为其办理入职手续并下发任职通知单，通知其到相应的单位或部门报到。

七、用工制度

1、试用期制度

所有员工到公司工作以后，均实行试用期制度，试用期时间按国家有关规定执行。试用期满人力资源部对员工表现进行考核，考核合格者转为正式员工;不合格者，延期试用或不予录用。

2、全员劳动合同制度

无论何种来源方式员工，均实行全员劳动合约制形式与公司确立劳动关系。

聘用员工合约期限为一年，合约期满，如工作需要，本人同意，由人力资源部进行续约考核，提出建议报总经理办公会批准后，方可续约。

3、续约

合约期满前一个月，由人力资源部通知本人，明确公司是否要求续签合约。如公司需要，本人也同意继续在公司工作，经考核合格，即办理续签合约手续，否则到期终止合约。

4、合约期间离职

a)、员工提出辞职的，由本人提前30天提出面申请，员工所在单位签署意见，交人力资源部报公司领导审批。

b)、公司辞退的由人力资源部通知本人及所在单位。如符合国家离职补偿相关规定的，发给离职补偿金。

c)、离职需交清工作和公用物品，办理完离职工作交接清单所列事项以后，由人力资源部按规定作离职结算。

5、解约

对违反国家法律法规、公司规章制度被解除劳动合同或续约考核不合格等不再聘用的员工，应办理离职手续，具体手续如下:

由人力资源部书面通知其本人及所属单位，并签发《终止/解除劳动合同通知单》。在工作交接完毕并经部门、分公司主管、经理签字和公司有关部门会签后，持《员工离职会签单》到人力资源部结算。

八、人事任免:

1、公司董事、助理总经理及以上人员由公司董事会提名，报上级公司批准并发文任免;

2、公司领导班子成员增加，需召开专门的总经理办公会，上级公司主要领导及人力资源部经理到会，听取意见;

3、部门、分公司正职经理任免由总经理办公会研究决定，报上级公司批准，批准后公司发文任命，抄送上级公司人力资源部备案;

4、公司财务部、人力资源部正职经理由上级公司发文任免;副职经理须报上级公司审核同意;

5、部门、分公司副职经理任免由总经理办公会研究决定，讨论时，如领导班子成员未达成一致意见，不得直接任免。讨论通过的，由公司发文任免，报上级公司人力资源部备案;

6、部门、分公司助理经理由总经理办公会研究决定，公司发文任免。

九、人员调配:

1、公司部门及分公司管理层人员的工作调动，须经公司领导研究决定，公司人力资源部具体实施办理。

2、公司其他人员调动由人力资源部办理内部调动通知。

物业管理公司档案管理制度（七）：物业管理公司行政办公

总则

第一条为规范公司行政办公行为，明确行政办公工作流程，保障行政办公体系高效、有序、协调地运作，特制定本制度。

第二条公司行政办公制度包括公文处理规定，行政办事制度，会议制度，请示、报告制度四项主要内容。

第三条公司行政与人力资源部负责公司行政工作的批办、督办、检查、协调和信息反馈。

第一章公文处理规定

第四条公文是贯彻党和国家方针、政策，贯彻上级指示精神，发布规章制度，实施经营决策，下达工作任务等各项管理工作的重要方式和途径。

第五条公司行政与人力资源部是公文处理工作的中枢部门，负责撰写、审核、处理公司往来公文，并指导监督各部门及各管理中心(处)的公文处理工作。

第六条公司常用的公文种类主要有:

(一)决定--用于对重要事项做出决策和安排;

(二)指示--用于对下级单位布置工作，阐明指导原则;

(三)公告--用于向公司内外宣布重大事项;

(四)通告--用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要知道的事项;

(五)会议纪要--用于记载和传达会议情况及议定事项;

(六)通知--用于传达上级批示、要求下级办理或知道的事项;批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;发布规章;任免和聘用管理人员。

(七)通报--用于对人和事的表扬或批评;传达重要精神或情况;

(八)请示--用于向上级请求指示、批准;

(九)报告--用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级询问;

(十)批复--用于答复下级请示事项;

(十一)总结--用于向上级做综合性的全面工作汇报;

(十二)计划--用于对今后工作做出全面安排;

(十三)签报--用于各部门向公司领导请示、汇报工作;

(十四)函--用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题;

(十五)复函--用于回复来函。

第七条公文格式包括下述内容:主办单位、分管领导审核、核稿、拟稿人、会签、标题、正文、发文单位及印章、主送对象、呈报、抄送(报)对象、发送对象、附件、发文字号、打印份数、校对、签发、主题词、发文时间、密级、紧急程度等。

(一)公文的标题应当准确、简要概括公文的主要内容，并标明公文种类;

(二)发文字号，一般包括单位代字、年号、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号;

(三)发文单位、主送单位应落全称;

(四)除会议纪要外的公文，一律加盖与发文单位相一致的印章;

(五)密级公文，应当分别标明"a级"(绝密)、"b级"(机密)、"c级"(秘密)字样;

(六)紧急公文，应当分别标明"特急"、"急"、"平急"字样;

(七)公文如有附件，应在正文之后，发文单位名称之前，注明附件的顺序和名称;

(八)呈报、主送、抄报、抄送、发送:

呈报，为文件内容的执行对象或必须呈达的上级主管单位;

主送，为文件内容的执行对象或必须送达的对象;

抄报，为需要了解文件内容的上级主管单位;

抄送，为需要了解文件内容的本单位领导、同级单位;

发送，为需要了解文件内容的下级单位。

向上级请示的公文，一般只写一个呈报单位，如果需同时报知另一上级单位，可用抄报的形式;

(九)发文时间应以领导签发的时间为准;联合发文，以最后签发单位领导的时间为准。

(十)公文应标明签发人，签发人为主签发人;

(十一)公文用纸为a4型，左侧装订;

(十二)对外行文的字体要求:

1、发文字号为四号宋体加粗;

2、标题为小二号宋体加粗;

3、发文对象为四号宋体加粗;

4、正文为四号宋体;

5、呈报、主送、抄报、抄送、发送对象为四号宋体;

6、主题词为四号黑体加粗。

第八条发文字号具体规定:

公司及各部门发文字号为:

1、物业管理有限公司物业(宁)字[年号]***号;

2、公司行政与人力资源部物业(宁)行人字[年号]***号;

3、公司财务部物业(宁)财字[年号]***号;

4、公司品质培训部物业(宁)品培字[年号]***号;

5、公司市场发展部物业(宁)市场字[年号]***号。

6、公司工程管理部物业(宁)工程字[年号]***号

第九条行文关系和规则:

(一)各管理中心(处)的行文关系，应根据各自的隶属关系和职责范围确定，在权限范围内可以自主行文;

(二)非紧急情况不得越级行文;

(三)各管理中心(处)不得直接向公司总部及以上单位行文。如确需请示公司总部或以上单位，应由各管理中心(处)拟稿，经公司行政与人力资源部审核，报公司总经理批准后，加盖公司印章、呈报;

(四)各管理中心(处)呈报公司的文件，统一报送至行政与人力资源部，报送一份即可，由公司行政与人力资源部根据需要向有关领导和部门送阅;

(五)除公司领导直接交办的事项和重大紧急情况外，行文原则上不得直接呈报领导个人;各管理中心(处)不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件;

(六)"报告"、"纪要"类公文中不得夹带请示事项;

(七)所有公文原则上统一由公司行政与人力资源部收发、登记、签转;紧急、特殊情况可直接由领导批转、交办，事后履行公文处理程序;

(八)凡传达、贯彻上级指示精神、决定;向上级的请示、报告;颁发公司规范性文件;发布具有全局性指导意义的通知、通告等公文，由主管职能部门拟稿，分管领导审核，总经理签发，并由行政与人力资源部统一编字号、印发。

第十条公文处理程序:

(一)公文处理程序为收文程序和发文程序。收文程序包括登记、分办、催办、反馈、归档等;发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、封发和存档等;

(二)公司收文要统一制作《来文阅办表》，发文首页统一制作《发文稿纸》，传真使用统一的《图文传真》，部门签报统一使

用《文件会签单》;

(三)公司字发文应由总经理签发;部门发文，可由分管领导签发;一般性行政事务公文可由公司行政与人力资源部经理签发;

(四)凡涉及其他部门的公文，主办部门应主动与有关部门协商、会签。如果意见不一致时，应在公文会签中如实反映;

(五)撰写公文应注意事项:

1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令及上级单位的规定;

2、内容详实、观点明确、文字精炼、条理清晰、标点符号正确;

3、公文中的人名、地点、数字要准确，引用公文要注明发文机关、公文字号、

标题和发文时间;

4、公文中的数字，应尽量使用阿拉伯数字;

5、发文时间使用中文数字标识;

6、请示问题应一文一事。

(六)公文受理应注意事项:

1、凡需两个以上部门会签处理的公文，由主办部门牵头，组织有关部门会签办理;

2、各部门报公司领导审批的公文，除机密公文外须经行政与人力资源部签转各分管领导审阅、批示;

3、各管理中心(处)报公司的公文，应报公司行政与人力资源部，由行政与人力资源部根据公文内容签转涉及到的各部门，由各部门在职权范围内处理。若需报公司领导审批的，由该部门提出意见后，由行政与人力资源部签转有关领导审阅、批示;

4、机密公文由送文单位直接送分管领导审阅、批示。

(七)公司字发文均由公司行政与人力资源部核稿，主要做好公文的审核把关工作:

1、是否需要行文;

2、行文是否准确、简洁、明了、完整;

3、行文中涉及其他部门或单位的问题是否经过充分协商;

4、行文的格式、关系、内容、处理程序等是否符合本规定的要求。

(八)公文归档:

1、公文办理完毕后，具体承办人应根据文书立卷要求，整理公文原稿及有关资料，依据公文的等级送交公司行政与人力资源部或本部门相关人员分类存档。个人未经许可，不得私自保存应存档的公文;

2、对于没有存档价值的公文，经过鉴别和主管领导批准后可销毁。机密公文的销毁，应有行政与人力资源部专人监督，并进行登记。

第二章行政办事制度

第十一条公司对行政办事的要求是优质、高效、有序、协调及过程受控，各级人员必须依照职责权限，各司其职、各负其责。

第十二条公司行政办事规则:

(一)对于职责权限范围内的事项，必须认真、准确、及时办理，不得推诿、积压;

(二)对于超越职责权限范围的事项，必须遵循工作程序逐级请示、报告，一般不得越级请示、报告或擅自越权行事;

(三)对于跨部门事项，主办部门须主动与相关部门协商办理，相关部门要积极配合。意见不一致时，主办部门须向上级分管领导请示汇报，由上级分管领导协调解决。各部门均不得未经协调一致而擅自行事，否则，上级分管领导有权责令纠正或追究责任;

(四)对于不适合部门办理的事项，必须立即退回交办部门并说明理由;

(五)对于重大突发事件及处置意见，情况紧急时，可直接向公司领导请示、报告，但事后要向被超越的主管上级报告;

(六)公司领导直接交办或需要保密的事项以及发现损害公司利益、公司声誉的行为，可直接向公司有关领导请示、报告;

(七)公司领导在涉及财务、投资、人事等方面的决策性指示，必须有书面批示或文件，方可作为执行依据;

第十三条公司行政办事可以公文、电子邮件、传真、电话、口头等形式办理。若以电子邮件、传真、电话、口头形式办理，电子邮件、传真件正本、电话记录正本、口头记录正本及有关资料，在办理完毕后存档备考;若以公文形式办理，则转入公文办理程序。

第十四条行政办事程序的时限要求:

1、以公司名义的收、发文，均由公司行政与人力资源部进行登记，派专人监督，须做到事事有回复;

2、有具体时限要求的事项，按时限回复;

3、凡属公司级各类文件及上级来文，秘书填写《来文阅办》后，交由行政与人力资源部负责人做处理意见，报公司领导，再根据领导指示，传阅相关职能部门;

4、公司来文须当日批转，行政与人力资源部指定专人办理，或催办、监督、检查办理情况(需跟踪督办的)，同时指定汇报时限;

5、公司发文，行政与人力资源部秘书填写《发文稿纸》后，交由领导签发，并于当日送达收文单位;

6、急事急办，第一时间处理标注"特急"、"急"的事项;

7、平急事项，从接受之日起三个工作日内回复;

8、涉及到技术性问题的事项，从接受之日起十个工作日内回复;

9、如工作需要限定完成时间，在交办工作时即应做出明确规定;不能按时限完成或回复的事情，必须向相关方面说明理由和最后完成日期。

第十五条公司行政办事分办理事项和阅知事项。

(一)办理事项为上级指示、下级请示及与有关单位商洽的事项;

(二)阅知事项为上级通报、下级报告及各类简报、信息等。

第十六条办理事项的工作程序:

(一)行政与人力资源部对公司办理事项进行登记，并依据公司领导的分工和各部门的职责范围，提出批办意见后，签转相关部门主办或直接签转公司领导批示;

(二)主办部门:

1、依据职责权限范围办理;

2、根据领导的批示或会议决定办理;

3、必要时向公司分管领导请示、报告。

(三)公司分管领导

1、依据职责权限批示;

2、必要时向其他分管领导通报;

3、必要时召开专题会议研究决定;

4、必要时向总经理请示、报告;

5、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。

(四)总经理

1、依据职责权限批示;

2、必要时提交经营班子办公会研究决定;

3、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。

第十七条阅知事项的工作程序:

(一)行政与人力资源部对公司阅知事项进行登记，并签转公司领导、相关部门或管理中心(处)阅知;

(二)公司总经理或分管总经理助理认为有必要时，由行政与人力资源部签转相关部门或管理中心(处)阅知;

(三)公司各部门、各管理中心(处)有需要公司领导阅知事项的信息、简报

等可先报行政与人力资源部转相关领导阅知;

(四)公司领导对阅知事项如有批示的，由行政与人力资源部及时反馈给相关部门及各管理中心(处)。

第三章会议制度

第十八条行政会议是实施企业管理的重要行政办公手段之一，公司对会议要求精简、实效、控制数量、提高质量。会议议题要提前拟定并发出通知，与会者须认真准备。会议决议以会议纪要为准。经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会的会议纪要解释权归公司总经理，专题会会议纪要解释权归主持专题会的公司领导。

第十九条公司会议有经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会议、专题会议。公司各部门可根据本部门实际工作需要自行决定召开部门会议。

(一)总经理办公会

1、总经理办公会是公司经营决策层贯彻上级指示，研究、分析、确定公司重大经营行为，决定公司重大事项等的高层领导行政会议;

2、总经理办公会由总经理主持，公司经营班子成员参加，可以根据会议内容邀请上级单位领导参加或安排有关人员列席会议;

3、总经理办公会原则上于每月末召开，因工作需要也可临时召开。会议议题由行政与人力资源部征求公司经营班子成员意见后确定，负责会议记录，形成会议纪要。

4、总经理办公会的主要内容:贯彻落实经营班子办公会形成的关于公司整体发展战略、经营管理目标的重大决策;听取各部门在经营、管理、发展等工作的汇报并就遇到的重大问题提出处理意见;分析公司部门经理以上人员和管理中心(处)领导成员的工作能力、水平及业务素质并做相应调整等主要经营管理工作的行政例会;

2、总经理办公会由总经理主持，总经理因事可延期举行或委托公司其他领导主持召开;

3、总经理办公会

由经营班子成员、各部门负责人参加，如会议内容涉及相关单位，总经理可临时决定列席人员;

4、总经理办公会由行政与人力资源部征求与会公司领导及各部门意见后确定会议议题，负责会议记录，形成会议纪要。

(二)项目办公例会

1、项目办公例会于每月末第一周上午9:00召开，各部门、管理中心(处)负责人参加。

2、项目办公例会内容同二十五条第二款"月报内容"。

(三)年度工作会议

1、年度工作会议是公司总结上年度工作、制定下年度工作计划、与各管理中心(处)签订经营管理目标责任书、交流工作经验、表彰先进的年度大会，原则上于每年三月初召开(总部年度工作会议召开后进行);

2、年度工作会议由公司经营班子成员、公司部门经理、管理中心(处)负责人以上人员参加;

3、年度工作会议由公司行政与人力资源部负责筹备，有关部门和管理中心(处)协助相关工作。会议组织、议程安排等工作由行政与人力资源部征询有关方面意见后提出，并报请总经理审定;

4、公司行政与人力资源部负责会议记录，形成会议纪要。

(四)专题会

1、专题会议是公司研究决定经营管理中具体事项、解决具体问题的专门会议;

2、专题会议由公司领导根据情况确定召开并主持，参加会议的成员由主持会议的领导自行确定;

3、专题会议要研究的内容由会议所讨论专题的主要负责部门准备，并报主持会议的领导审定。会议文件、所需资料、会议记录、形成会议纪要等工作亦由主责部门负责。会议纪要形成后报主持会议的领导签发，报备公司行政与人力资源部。

第二十条各类会议的会议纪要，须在会议结束后四个小时内做出。行政与人力资源部要做好会议纪要中各项工作安排的跟踪、催办和检查。

第四章请示、报告制度

第二十一条请示、报告制度是公司行政工作的基本制度，在公司各项工作中，必须严格遵守请示、报告制度。请示、报告的基本要求是及时、准确、观点明确、文字简洁。请示、报告一般采取签报或编号文件的方式。

第二十二条请示是指下级单位向上级单位请求指示、批准的办事程序，凡是超越职权和职责范围的事项都应按规定请示;报告是指下级单位按照要求向上级单位报告工作、反映情况、提出建议、答复上级单位的询问，不需要上级单位做出指示、批准的办事程序，凡是重要工作和事项，都应按规定报告。

第二十三条下列事项必须请示、报告:

(一)各部门、管理中心(处)重要决议、决定的制定;

(二)各管理中心(处)经营管理活动的开展、合同协议;

(三)各管理中心(处)贯彻本公司工作方针、决议、决定的情况及所遇到的特殊问题和解决方案;

(四)对外新闻发布、公关外事活动以及对相关人员的邀请;

(五)公司重大活动安排以及需要公司领导参加的会议、仪式;

(六)重要的人事安排、人员调动、干部违纪的调查处理等;

(七)公司各部门经理及管理中心(处)负责人以上人员出差、公司出国;

(八)重大突发事件及事故。

第二十四条请示、报告的工作程序

(一)对于第二十三条第一、第二款有关内容，凡是需要向公司总经理请示、报告的，由有关部门起草签报，经公司行政与人力资源部核稿后，呈公司总经理签署，以公司名义上报;公司需向上级单位请示、报告的，日常办公文件，由主办部门起草正式文件，经公司行政与人力资源部核稿后，呈总经理签发，以公司名义上报，重要的请示报告文件要经公司总经理签发。

(二)对于第二十三条第三款有关内容，由主办部门起草签发，经部门负责人、管理中心(处)总经理签字，以公司部门或管理中心(处)名义上报公司分管领导审批。

(三)对于第二十三条第四、第五款有关内容，由主办部门起草，经公司或管理中心(处)总经理签字后报上级单位分管领导审批。

(四)对于第二十三条第六款有关内容，由公司行政与人力资源部具体承办。

(五)对于第二十三条第七款有关内容，必须提前逐级请示和经过批准。领导干部出差、出国要统筹兼顾，注意轻重缓急，至少留有一名经营班子成员主持日常工作。凡是涉及公司重大事项的出差、出国，人员返回后六个工作日内要向批准人提交书面报告。

(六)对于第二十三条第八款有关内容，必须立即请示、报告。另在当月或当季的报告中要有所体现。

第二十五条公司日常工作报告制度

(一)公司向上级单位的日常工作报告，除必须报告第二十三条规定的事项外，日常工作情况按周、月、季、半年、年度向上级单位报告，并可根据上级单位要求随时上报或调整上报:

1、月报，即经营情况月报表，报告公司各部门、管理中心(处)当月主要经营管理情况及财务月报表，下月的工

作计划及需上级单位协调与支持的内容。由公司行政与人力资源部汇总各职能部门月报表，报批公司总经理后于下月五日前报上级单位(或按总部要求时间报);

2、各部门、管理中心(处)半年述职报告，结合财务主要指标，对重大经营管理活动进行分析、总结，报告前两个季度的主要工作情况和六月份财务月报表，以及下半年的工作计划，需上级单位协调及支持的内容等。由公司各部门、管理中心(处)做半年述职报告，原则上于七月五日前上报，或根据上级单位要求调整上报时间(或按总部要求时间报);

3、公司总经理年度工作报告，即全年工作报告，由公司总经理报告本年度主要工作情况、全年经营指标完成情况、年度财务报表及主要财务指标的说明及分析、下年度工作计划及需上级单位协调支持的内容等，于下年度一月十日前上报，或根据上级单位要求调整上报时间。

第二十六条请示、报告规则及时限

(一)凡请示、报告事项，在时间允许的情况下，都应有正式书面文件。特殊、紧急情况，可先电话请示，得到批准后要填写《电话请示单》，事后将《电话请示单》传真给报批领导确认，并补办相应的公文办公程序;较急情况下可发传真请示，经领导传真批示认可后再实施;

(二)日常事项的行文报批，一般在三个工作日之内批复;紧急事项的批复一般不多于二个工作日;特殊情况不能及时批复的，要向请示单位(部门)说明原因。

(二)请示、报告时，各部门、管理中心(处)或具体承办人要对请示、报告事项提出意见或建议，必要时应附相关资料，便于上级单位领导做出决策。涉及到有关方面的，要有会签意见;

(三)请示应尽量提前，以便上级单位有较充裕的时间研究讨论。在请示未正式批复之前，不得擅自执行请示的有关内容;

(四)报告要准时，公司及各管理中心(处)要按日常报告制度中规定的时限，如期报告。各部门及管理中心(处)的工作报告由公司行政与人力资源部负责监督和催办。

第五章附则

第二十七条本制度适用于公司管理中心(处)。

第二十八条本制度由公司行政与人力资源部负责解释、修订。

物业管理公司档案管理制度（七）：物业管理处回访

物业管理处回访制度(十一)

1、客服中心负责对业主(住户)的回访工作，回访工作分为:业主(住户)投诉回访和维修回访;回访可采取电话回访、上门回访及书信回访等形式。

2、回访工作可采取与住户交谈、现场查看、检查等方式综合进行。

3、客服中心接到业主(住户)投诉时，应及时协调处理，做好记录，并通过回访将处理结果反馈给业主(住户)。

4、接到业主(住户)的投诉时，客服中心若不能协调处理，应按业主/住户投诉规程处理，同时跟踪回访。

5、业主(住户)投诉的回访率不低于60%。

6、维修回访的主要内容包括:维修工作的服务态度、工作效率、工作质量、维修效果。

7、工程部每周五下午下班前将本周的维修单(已修)整理好，交给客服中心进行回访。

8、客服中心接到上周的《维修单》后，及时进行回访，填写《回访记录表》。维修回访率为100%。

物业管理公司档案管理制度（七）：物业管理公司电话

物业管理公司电话管理制度(七)

第一条 公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

第二条 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。

第三条 前台接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。

第四条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需至前台亲自填写长途电话登记单，注明部门(人)、对方单位、因何业务通话等。

第五条 前台负责打印电话清单，月末并报办公室主任。