文件管理员

更新时间：2026-11-08 06:59:40

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第一太平物业文件控制程序（优选9篇）

发布时间：2026-11-08

适用岗位：文件管理员、品质管理岗、行政人事岗

世茂第一太平物业文件控制程序

1 范围

本程序依据 gb/t19001―2000 idt iso9001:2000 质量标准中 4.2.3 条款和公司质量手册中相关章节编制。适用于公司质量管理体系要求的所有文件和相关的外来文件(包括与物业管理服务有关的国家法律法规、行业规范、标准、要求及房产商、业户、相关方提供的有关文件资料等)的管理。

2 目的

对质量管理体系所产生的所有文件的编写、审批、发放、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控场合使用的文件均为适用的有效版本。

3职责

3.1行政人事部负责文件控制的归口管理，负责公司日常管理性文件的发放、登记、更改以及与物业管理业务相关的外来文件，如:法律、法规、行业标准和规范的发放、登记、备案等管理;品质管理部负责质量手册、程序文件的编制、修改、发放、回收等管理。

3.2各部门、分公司(区域)、管理中心(处)经理或指定文件专管人员负责对本部门所使用的质量管理体系所要求的文件和资料(如:作业指导书、操作手册、物业建筑设备设施、技术图纸等的管理。

4程序

4.1文件和资料的分类

文件分为管理性文件、支持性文件、外来文件和公开文件。

管理性文件主要指公司编制的质量手册、程序文件。

制定目的	为了省点钱，少浪费纸和墨，让工作快点干完。
适用范围	后勤处所有人，管复印、打印、文印这些事。
职责分工	计划科派人管机器，处长批大活，管理员天天登记、干活、修机器。
禁止行为	不许私用复印机，不许乱开机，不许自己拆机器，不许超五十份还在小机器上打。
检查与监督	管理员记每次复印，处长看单子，月底查登记本，漏登一次扣50元，机器坏了要马上报修。

制定目的	烘箱温度高，玻璃容器易爆裂，操作不当会烫伤或触电。
适用范围	用卧式烘箱烘干玻璃容器的个人作业。
职责分工	操作人负责检查设备、戴护具、关电源；系办公室管协调；环安组管应急；营缮组修设备。
管理要求	戴护目镜和绝缘手套；不离岗；不吸烟喝酒；温控设好再启动；用后清洁归位。
监督与检查	实验室负责人每天看记录；环安组不定期查；没做到扣当月安全分；出事要立刻报、送医、停用设备。

制定目的	怕巡逻不精神，客户看着没安全感，想让大家走路有样，服务有温度。
适用范围	巡逻岗、车场岗、中心值班岗，管走路姿势、见人打招呼、指挥车辆、接电话这些事。
职责分工	主管每天巡检，班长带班实操，队员互相提醒，物业经理月底抽查打分。
禁止行为	走路驼背插兜，遇见客户不笑不点头，乱用交通手势，接电话不记预约，捡垃圾拖到下班。
检查与监督	新员工先练三天标准动作，班长现场盯，主管每周拍视频反馈，错三次扣绩效，月底全岗考核不过关重训。

制定目的	住户老是投诉服务不好，怕大家不满意，影响公司形象。
适用范围	小区里所有住户提的服务问题。
职责分工	经营部接电话记投诉，主任安排处理，管理者代表盯整改，副代表检查结果报领导。
管理要求	登记每条投诉，编号跟踪，填报告单，限时反馈，重大问题要上报。
监督与检查	办公室做登记表，经营部管记录和转交，主任填单子，管理者代表看落实，没做到就重填单子再办，副代表查完签字才算完。

制定背景	客户老提各种变更要求，销售部乱套了，得统一管起来，不然收据乱开、价格乱调、退款没谱。
适用范围	所有买房客户，销售部、财务部、工程部、物业都得照着做。
职责分工	销售部经理牵头，销售员收申请，公司领导签字，财务管钱，工程管装修改间隔。
管理规定	全要手写申请书，必须领导签字才生效，已交房款不退，换房按当天价，退房扣定金。
监督与罚则	销售部登记每份申请，财务查钱到账没，工程核装修费，谁漏签字谁补，超时没办就退回重来。

制定目的	大厦要干净安全舒服，业主满意才肯交钱，公司想拿示范称号，iso认证不能丢。
适用范围	物业员工干活，管设备、卫生、保安、维修、收钱这些事。
职责分工	经理牵头盯目标，各班组干具体活，主管天天查记录，公司领导月底看报表。
禁止行为	设备坏了拖过时限不修，保养计划没做完，维修不上门，收费不到账，培训没考过。
检查与监督	每月初定任务，月底核对台账和记录，没达标扣奖金，连续两月不行换人干，主管每周巡检打分。

制度目标	防止工伤事故，提前发现安全问题，让安全和生产一起抓。
职责分工	行政部监督考核，生产调度部管生产时同步管安全，经营计划部编计划时加安全内容，各车间自己干活时也得注意安全。
核心条款	计划、布置、检查、总结、评比生产时，必须同步做安全工作；工艺材料变了要先认证安全；检修前要开会讲安全。
执行要求	每周调度会分析安全，车间协调会也要讲；检修项目必须有安全负责人；危险作业要审批，劳保用品必须戴；设备保养时安全装置一起修。

制定目的	公司人多了，事情杂了，怕乱套。想让前台、办公、人事、安全、车辆、后勤、公关这些事有人管、有章法、不扯皮。
适用范围	前台、行政、人事、安保、司机、食堂保洁、公关这些人。管接待、用品、考勤、出入、用车、吃饭、宣传这些活。
职责分工	行政部经理牵头定规矩。各部门主管执行日常。行政部和hr一起抽查落实情况，月底汇总问题。
禁止行为	前台不能漏记访客。印章不能随便盖。考勤不能代打卡。消防器材不能挪用。车辆不能私用。食堂卫生不达标要停餐。
检查与监督	所有制度9月1号起试运行。行政部每月查三次记录表。没填表或填错的，第一次提醒，第二次扣绩效分，第三次通报。流程图贴在各办公室墙上。

制定目的	物业要保值增值，让业主住得舒服，帮开发商做好售后，一起把牌子擦亮。
适用范围	管丽景嘉苑全体业主、装修队、物业员工，管入住、装修、日常服务这些事。
职责分工	服务处牵头定计划，保安和维修员天天巡装修，保洁做开荒，主管盯着每项落实。
禁止行为	装修不办手续不准进场，乱拆承重墙不行，施工垃圾堆楼道不行，消防通道不能堵。
检查与监督	装修前交齐资料，巡查每天至少一次，问题当场记、当天催改，整改超3天报执法部门，验收拖过2天扣绩效。

制定目的	成本管不好，人没培训到位。想让人懂成本、会算账、能降本，让体系真正跑起来。
适用范围	成本经理、设计员、采购员、操作工这些岗位。管他们会不会干、懂不懂成本、能不能达标。
职责分工	hr牵头定标准，部门主管安排培训，质量部抽查考核。hr存档记录，领导定期看效果。
禁止行为	没培训就上岗干成本活；不按岗位要求定能力标准；培训完不考核；记录乱写或丢掉。
检查与监督	每年初定计划，每月组织培训，季度考技能，年底评效果。没完成的补训，两次不过调岗。检查由质量部每月盯。

制度目标	让工程资料不乱丢、不漏填，跟上施工进度，好顺利交工和结算。
职责分工	资料员管整理归档；项目经理盯整体；施工员填记录；测量员做放线；材料员交合格证；试验员报检测报告。
核心条款	资料必须手写黑笔、不准涂改；内容要真实、同步施工；签字盖章一个不能少；每份资料得有目录、封面、内容三件套。
执行要求	资料当天填完当天交；每月25号前整好月度统计表；公司每月查一次；缺了漏了马上补；交接必须签字留痕；检查不合格要整改。

制定目的	怕审核乱套，大家干活没标准，想让每次检查都靠谱点，结果能一样。
适用范围	管审核员、技术专家、受审核方，管现场怎么查、报告怎么写、文件咋看。
职责分工	审核组长定计划带队伍，审核员照单子查问题，技术专家帮着看专业活，管理者代表盯着改到位。
禁止行为	不能不按计划去现场，不能漏审关键条款，不能自己编证据，不能跳过首末会，不能让供货方随便操作。
检查与监督	先学标准再考试，查完当天填记录，三天内交报告，组长每周核对一次，漏了重查还扣分，月底汇总问题清单。

制定背景	怕档案被乱看乱传，公司秘密保不住，得管住人和文件。
适用范围	管所有碰档案的人，包括管理员和查档案的同事。
职责分工	分管行政副总带头管，综合管理部干活，秘书登记盯梢，行政经理烧档案。
管理规定	密件盖章、不外借、不乱复印、查档要批、摘录要核对盖章、销毁要列单子。
监督与罚则	查档只在档案室或秘书室，用完马上收，摘录材料限期交回销毁，泄密了要追责。

制度目标	保障师生吃饭安全，防止食物中毒，让大家吃得放心、健康长大。
职责分工	校长总负责，分管校长抓落实，总务科管日常，专人盯食品安全，各岗位有责任公示。
核心条款	食堂要有证，禁非工作人员进加工区，不买不卖三无变质食品，不加工凉菜和未烧熟豆类海鲜。
执行要求	采购要定点索证，蔬菜泡两小时，每月查两次食堂，问题限期整改，中毒2小时内必须上报卫生和教育部门。

制度目标	管好项目里所有文件，不乱放不丢不发错，图纸改了大家都知道。
职责分工	办公室管管理类文件，技术负责人管施工图，工程部编技术清单，各管各的活。
核心条款	文件要登记编号，作废的盖章撤掉，改图得通知到人，补领要写说明。
执行要求	领文件要签字，破损换新要交旧，丢失补领重编号，借阅复印都要批，改文件得留记录。

设立背景	公司做微生物发酵药，得有人管菌种和工艺
核心职能	管菌种转化筛选，做菌种鉴定，搞工艺优化，做放大实验
工作内容	做克隆筛选，测菌种稳定性，调发酵参数，研究菌体特性
协作关系	跟上游研发要菌种，跟生产组交接工艺，向技术主管汇报，配合质量部做验证

制定背景	怕安全文件传不快、传不到，资料乱七八糟不全不真。
适用范围	项目部所有人，所有安全类、竣工类、过程控制类文件。
职责分工	安监科主任管安全文件，工程管理部主任管竣工和过程文件，技术员打下手，值班人员收传真。
管理规定	文件要有电子版打印版，写清日期和经手人；归档要分类、进目录；邮件网站每天查，传真自动收或值班收。
监督与罚则	紧急文件马上通知，重要文件1天内，一般3天内；通知不到位要补传并确认；电子版每周清备份，打印版每半月整一次；借阅要批准，外人看文件得办公室点头。

制定目的	公司要按iso9001标准做事，让业主住得安心，服务不乱套，文件写清楚，大家照着干。
适用范围	管所有部门和花园管理处，管物业和租赁服务全过程，还有内部管理流程。
职责分工	总经理兜底质量，管理者代表建体系、盯执行，各部门和管理处照文件干活、留记录。
禁止行为	过程不识别不写文件不行，不按文件操作不行，服务不达标不行，外包不管不行。
检查与监督	按文件步骤做，管理者代表每月查记录，部门负责人每周自查，没做到就重学再干，三次错要谈话。

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