办公大楼物业保卫日常管理
| 适配人群 | 中控值机员,消防主管,监控值机员 | 使用场景 | 中控室值守,消防设施巡检,监控系统管理 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 怕火灾没人管,报警没人理,设备坏了没人修,大家糊弄着干,想让每班人都盯紧点,真出事能马上反应。 | ||
| 适用范围 | 中控室、监控室、内保巡视、大堂岗、车场岗、施工人员,管消防设备、监控录像、巡逻记录、出入登记、车辆停放。 | ||
| 职责分工 | 消防主管盯维保和检查,领班查值机员和设备,值机员填日志,巡视员写记录,保安队长管各岗落实,部门经理批录像调取。 | ||
| 禁止行为 | 没证不能上岗,睡觉离岗不行,报警不确认不报,监控录像私自删,出门条没签字就放行,车乱停不劝阻。 | ||
| 检查与监督 | 每天交接班查记录,主管每周抽查三次,月底汇总问题,没填记录扣绩效,设备坏超两小时不报罚50元,维保漏检一次通报批评,整改三天内必须完成。 | ||
(一)、消防管理
人员须持有zz市消防协会颁发的上岗证,具有相关工作一年以上经历,须24小时坚守岗位,精力集中,头脑清醒,反应敏捷,快速认真确认和处理每一个报警,对电话报警按照工作程序及时上报和处理。
每班人员须认真巡视检查消防设备,发现问题认真记录,并及时上报。实行门禁制度,无关人员不得进入,进出人员填写记录,通过保安监控系统及时发现可疑人员、闲杂人员、推销人员及时与内保巡视警卫、大堂、外围及地库警卫进行联系,统一进行查控,保持室内卫生,认真擦拭和清洁,并注意随时保持。
值岗人员须认真填写工作日志及各种记录,消防主管、领班须对中控室人员工作情况,设备运行情况进行检查。
(二)、消防及办公楼硬件设施的管理
各专业巡视人员在巡视时,注意对消防设施及办公楼硬件设施的巡视检查,发现问题及时上报,消防设备有专业厂家进行维保,消防主管负责对维保工作进行监督,工程部弱电专业予以配合,中控室值机人员及工程部弱电专业对维保厂家进行设备维修、调试工作进行监督,使发现的问题和故障限时厂家到场进行处理,保证设备的正常使用和及时修复,维保单位定期对设备进行检测,对发现的问题各专业巡视人员在巡视过程中注意跟踪检查处理状况,所有维修、检测须有记录备存,日常对重点要害部位进行巡检,定期召集中心各部门负责人集中检查,安保部监督整改。
(三)、内保监控
监控值机人员须经严格挑选、培训合格后方可上岗,值岗时须保持高度警惕性,忠于职守,监控室无关人员不得进入,进出须填写记录,值班人员须了解中心各区域的情况,对各监控点、设防部位的异常迹象作出准确判断,并及时通知相关专业进行处处置,监控值机人员须保持与各专业人员的密切联系,保持信息的良好沟通,对可疑人、物统一进行查控。
实行24小时连续监控和录像,资料保存七天,值机人员须做好记录和资料的管理工作及保密工作,未经部门经理许可,任何人不能查阅,提取或私自销毁录像资料,利用监控系统监控部门各专业巡视人员的工作情况,对方的问题,值岗人员须及时上报,主管和领班每日须对监控室人员工作情况和设备运行情况进行检查。
(四)、内保巡视管理
内保巡视人员须知各区域客户公司的情况,按规定时间、规定路线进行巡视,巡视须填写巡视记录,内容包括,各种固定设施、设备、楼层机电设备状况,电梯卫生状况,闲杂人员盘问,公司加班情况,门锁情况等,巡视人员保持良好的仪容仪表,注重在巡视中对客服务及闲杂人等的处理方式,巡视过程与客户前台接待人员保持良好沟通,取得理解和支持,巡视人员须佩戴耳机,以免对讲机影响客户,保持对讲机的良好状态,发现问题及时上报,与其他各专业保持必要的联系,对可疑人、物统一进行协调查控。
(五)、大堂岗的管理出入人员、出入物品
大堂岗为固定位置与巡视相结合,值岗时注意发现闲杂人员可疑人员,并进行必要的盘问,注意对客服务的态度及处理闲杂人员的处理方式,对可疑人员可通知巡视警卫进行跟踪,通知监控室利用保安监控进行监控,非标准工作时间人员进出大厦须持有效证件进行登记,并谢绝会客,充分利用保安监控系统及内保巡视人员,相互协调,统一监控。
物品的出入需有出门条,出门条需由客户公司负责人签字、盖章方有效,值岗人员认真核对无误后方可放行,并在出门单上签上姓名、日期。
(六)、对外开放区的警卫管理
对外开放区域的管理原则为公开与秘密相结合,并利用技防系统,给客户提供良好的办公环境,公开即着装警卫进行值岗,公开管理,秘密即为便装警卫进行巡视,协助着装警卫工作,充分利用技防系统的作用做到及时发现,快速反应,到现场进行处理。
(七)、地上车场和地下车场
地上车场设立巡视岗和固定岗进行车辆疏导,大厦前禁止停放任何车辆,所有停车须入位。
地下车库采用凭证进出,无证车不得入内。车库进入口设立固定岗,其他区域设巡视岗。巡视岗人员注意对客户车辆的看护及对车辆状况进行记录,同时兼顾对人员的控制,对设备设施的巡视,发现车门未锁、车灯未关、车内有物品等情况及时通知主管进行处理,利用监控系统对发现的可疑人、车、物及乱停放车辆情况,通知巡视警卫进行处理。
(八)、自行车及非机动车的管理
自行车有专用自行车车库,进入自行车车时取卡,出库时还卡,值班人员认真核对后,方可放行。非机动车进入中心区域,不得乱停放,须停入自行车车库,按规定路线行驶。
(九)、施工管理
施工管理由物管、工程、安保三部门共同负责,安保部主要负责对施工人员的管理,施工现场的管理,涉及消防设施设备的安装方案的审核及向政府有关部门的申报工作,对施工现场主要为巡视检查,严格控制动火、泄水等项目的施工,根据对施工现场检查发现的问题,召开施工方负责人会议,提出明确要求,对违反者进行相应的处罚,施工管理依据制定的施工管理规定及安全协议书的内容进行。
(十)、消防宣传、消防演练
消防宣传主要是组织到消防培训基地进行培训,消防运动会,宣传栏,及发放宣传品为主,每年一到二次到消防基地的培训,一次消防运动会,根据市消防局的有关指示,通过宣传栏,发宣传品的方式及时告知客户,对物管中心工作人员定期进行全员培训和宣传,义务消防员同时也是各部门的宣传员和消防安全检查员。
消防演练以义务消防队员和警卫人员为主体,与行政人事部共同制定全年培训计划,日常以班组为单位进行实际演练,全年集中数次对各部门人员进行演练,通过每年11月份的消防演习,检测平时演练的结果。
(十一)、治安宣传
治安宣传以宣传栏,发放宣传品,定期走访客户,召开客户安全负责人会议的方式为主,当前的社会治安形势,上级主管部门的要求,及管理区域内的治安特点,以上述形式告知客户,并通过日常安全检查出的问题提醒客户注意安全防范。
办公大楼物业保卫日常管理:办公大楼二次装修审批管理程序
| 适配人群 | 物业客服专员,工程审核工程师,安保办证人员 | 使用场景 | 写字楼装修,消防改造,隐蔽工程验收 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 客户入住后要改房间,得有人管着别乱来,保证安全、不扰民、不出事。 | ||
| 适用范围 | 所有要装修的客户和他们找的施工队,管装修申请、图纸、材料、施工全过程。 | ||
| 职责分工 | 客服部牵头收材料跑流程,工程部审图纸提意见,安保部办证查现场,财务部收钱退钱。 | ||
| 禁止行为 | 没交齐材料不能开工,没消防批文不能动消防,没隐蔽验收不能封墙,超时施工要批过才行。 | ||
| 检查与监督 | 客服收表转工程,工程审完客服谈费用,财务收钱发证,安保签责任书发证,三部门天天巡,发现不对马上叫停,验收不合格不退押金。 | ||
办公大厦(楼)二次装修审批管理程序
入住后,客户将会针对房间切实之状况进行二次装修,此项工作程序将由各职能部门-客服部、工程部、安保部及财务部协调配合完成。
a.客户到客服部填写《装修申请表》等文件,须向客户及其委托之装修施工方说明文件用途和装修工作审批流程,请其认真详细填写相关文件。
b.施工方须向客服部提供施工企业营业执照、资质证明(二级以上)施工装修方案并附上:平面图、吊顶图、强电、弱电、空调电配置图以及总用电功率计算表。所有施工材料均需具有防火检测证书,环保许可证书等。
c.如有房间内有消防改动,施工方须将装修方案提报到消防局及有关政府部门审批检验,经审批合格后将材料一并递交之物业部。
d.客服部将施工方申报的图纸及消防审批合格材料等转工程部审批,并由工程部填写《客户申请装修图纸审核意见单》。
e.客服部根据工程部填写的《客户申请装修图纸审核意见单》的意见与施工方洽谈并填写《客户装修费用收缴通知单》致财务部。施工方到财务部交纳装修押金、工程监理费、出入证押金和出入证工本费,以及相关费用。
f.施工方持施工人员身份证复印件、施工人员照片及财务开据的出入证押金收据到安保部签订《装修/承建治安、消防责任书》,填写《施工人员出入证申请表》,办理《临时出入证》,由物业总经理签发《开工证》,并由客服部向装修公司转交《光大国际中心装修工程施工管理规定》,施工方须张贴《开工证》及《光大国际中心装修工程施工管理规定》于施工现场明显处。
g.施工队开始施工,客服部、安保部和工程部进行日常巡视管理,对所发现的违章行为有权要求施工队立即停工。
h.装修中如有隐蔽工程须于封闭前两天向客服部申请隐蔽工程检查并填写《客户装修隐蔽工程验收申请》,待工程部对隐蔽工程验收合格后方可继续该项装修。
i.装修竣工后物业公司与客户及装修公司工共同对装修工程验收签字并填写《客户装修工程竣工验收报告》,物业公司根据事实损耗情况,扣减相应数量的赔偿金。
j.视装修工程竣工情况,由施工方向客服部提供装修竣工图纸,并填写《客户装修竣工图纸交接清单》。
k.施工方凭竣工验收报告到安保部办理退《开工证》和《施工人员出入证》手续,安保经理须在验收报告上注明办理退证手续情况。
l.财务部凭《客户装修工程竣工验收报告》及《客户装修结算流程表》确认验收合格,办理退证手续并退还装修押金及出入证押金。
m.所有需要装修的客户均应到客服部填写《装修管理协议》,以确认对《装修手册》的了解,并确保所雇请的装修工人的安全及应负的责任。
n.装修施工时间为星期一至星期五晚上20:00-次日早6:00;周六下午14:00时至周一早6:00时,若需超时工作,如需延长装修时间,应获得大厦管理中心的批准方可进行。
办公大楼物业保卫日常管理:办公大楼突发事件管理手册
| 适配人群 | 客服主管,保安主管,物业助理 | 使用场景 | 客户滑倒,高空坠物,电梯困人 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 客户在楼里容易出事,比如滑倒、晕倒、被砸伤,得有人马上帮忙,不让小事变大事,也让客户觉得有人关心。 | ||
| 适用范围 | 所有物业中心员工,管客户在楼里出的意外、丢东西、打架、停电、火警这些事儿。 | ||
| 职责分工 | 客服经理牵头,保安主管配合,当值领班填表签字,物业总经理最后把关,前台存档所有记录。 | ||
| 禁止行为 | 不能瞒着不报客户受伤,不能乱扔失物,不能跟醉客吵架,不能让尸体走客户通道,不能手写登记表不补电子版。 | ||
| 检查与监督 | 发现情况立刻通知客服和保安,12小时内交重大事件表,24小时交普通事件表,没按时交要被提醒,漏报要重填,每月抽查登记表是否齐全。 | ||
办公大楼管理手册:突发事件
1处理客户发生之意外事件
**国际中心的客户在大厦内出于各种不同原因,可能会遇到意外事件,若物业管理中心工作人员处理恰当,不但可以为客户提供额外服务,亦可令身处异地而又需要别人关怀的客户得到物业管理中心人员的关怀。
此项政策与程序,将会对所有物业管理中心工作人员的工作程序产生影响。
a.客户常遇之意外
1]在公共区域绊倒或滑倒
2]公共区域玻璃刺伤
3]急病或晕倒在公众地方
4]道路上被车撞伤
5]高空掷物被砸伤
b.程序
1]员工发现客户有任何意外,应马上通知客服经理及保安主管。
2]必要时通知客服经理及物业总经理。
3]如客户意外程度严重,客服经理应立刻通知救护车送医院救治。
4]门前保安应疏通交通,以便救护车方便,并指导救护人员至现场。
如伤者伤势较轻,经自行处理好后客服主管及保安主管协助伤者填报一切意外受伤报告,以便有关部门备查。
5]处理好后客服主管及保安当值领班应填报《紧急情况处理登记表》,并尽可能请受伤客人签字,以便有关部门查询。
6]由客服主管报保险公司出险,同时将所有记录、单据等留存好。
2特殊事件处理程序
a.失物及认领程序
1]客户失落的物品由物业部与保安共同负责认领、处理和保管。
2]各部门员工发现和拾到客户失落的物品时,必须立即上报,并将物品上交物业部。
3]各部门收到有关捡获的员工报告和上交的失物时,应记下物品的名称,数量和特征,以及捡获地点和捡获人的姓名,并将捡获的物品及时送交物业部处理。
4]保安主管接到送交的捡获物品时,有查找线索的应及时设法查找,并送还给客户。如无查找线索,应上报客服经理并妥善保管。
5]如找到客户认领失落的物品时,保安主管应请客户在核对准确后认领。
6]失物保管的时间是:价值在100元以内的物品为3个月,价值在100元以上的为1年,如超过保管期限,由物业总经理提出意见予以处理。
b.非正常事件的处理程序
1]客户财物的失窃
当客户报告财物被窃后,立即在第一时间内请保安部予以解决,并配合搞好失窃的调查。
2]客户损坏财物
由于某些原因,客户损坏物品,客服经理(或主管)应及时通知客户,费用要记入客户的总账。如客户对于赔偿有不同看法时,可向上级汇报,请示解决方法。
3]醉客
不要与醉酒的客户争论,必须谨慎,有礼貌地将其引出公共场所。如果醉客的行为相当粗暴无礼,要报告物业部及保安部,请其帮助解决,要做好醉客闹事的记录。
4]打架斗殴
如有打架的情况发生时,应即刻通知保安部,如有可能,上前劝阻并平息殴斗,但要注意自我保护。
5]医疗急救
客户受伤或急病,立即通知物业总经理,必须马上叫救护车送往公司指定的就诊医院。在本大厦发生的受伤事故,要填写《客户紧急情况处理登记表》,如:发生事故的时间、地点、起因、程度、处理办法,并且加上防止事故再发生的建议和设想。
6]客户死亡
如有客户死亡事件发生,绝对不要惊动其他的客户,应即告知管理中心物业总经理、物业部和保安部,客户的尸体必须从员工进出口运出。死亡事件必须作好记录并存档。
7]停电
停电发生时,应立即通知客服经理、工程部经理查清原因,如果涉及的范围只在大厦内部,请工程部迅速抢修;如果是大厦以及周围区域都有停电现象,应配合工程部,立即与地区供电部门联系,问清停电的原故及何时能恢复正常,并及时向客户做好解释和善后工作。
8]火警
火警发生时,首先在沉着镇静,并按照安全保卫管理中规定的火警报案处理程序,积极配合保安、工程等部门做好危险区域的客户撤离,疏散和维持秩序等工作。
3紧急情况处理登记表填写规定
a.发生重大事故/事件,或接到客户投诉,当所发生的事件对管理公司或**国际中心的名誉产生影响或影响正常工作秩序等情况时,保安当值人员对所发生情况做好详细记录,并视事件的严重程度,选择立即或稍后以当面/电话方式上报保安主管、客服经理及物业总经理。
b.记录一般事件或非紧急事件的《紧急情况处理登记表》需在24小时之内上报物业总经理,记录重大事件的《紧急情况处理登记表》必须于12小时之内当面上报物业总经理;全部紧急情况处理登记表必须于1个工作日内将报客服经理批示后上报物业总经理。
c.物业部前台的电脑专门建立一个名称为"紧急情况处理登记表"的文件夹,专门用以保存管理中心全部的紧急情况处理登记表。
d.对于设施、设备、物品损坏等使**国际中心或管理公司蒙受经济损失的特殊事件,保安当值人员必须进行拍照存档,以便于向保险公司报险或启用法律程序。
e.所有《紧急情况处理登记表》规定有统一的书面格式,当需要手写《紧急情况处理登记表》时,请在复印好的《紧急情况处理登记表》纸上填写(所有手写的紧急情况处理登记表,均需要由次日的物业助理在电脑中打印出电子版本以便存档)。
f.所有《紧急情况处理登记表》均要求在《紧急情况处理登记表》上作详细登记,《紧急情况处理登记表登记表》保存在物业部客服助理处,以便随时掌握最新的《紧急情况处理登记表》状况。
4停电紧急情况处理规定
a.停电发生
1]保持冷静
2]及时通知中央控制室、工程部经理或主管查明原因,并采取补救措施。
b.回答客户询问
1]向客户致歉,并解释此事正在调查和处理之中,我们将保持与客户的联系。
2]询问要求帮助的客户是否需要手电,并记录其单元号。
c.采取措施
1]及时通知保安主管、物业总经理、客服经理、工程部经理,将大厦重要部位及出1口严加保护、以防不测。
2]向被围在电梯内的客户亲自道歉。
d.联络
1]保持与工程部和保安部的联系。
2]对举行活动的区域,及时与组织者联系。
3]不断将最新消息报告管理中心负责人。
e.准备工具
大物业助理手持对讲机及存放一只
手电筒。
5紧急情况处理规定
a.紧急情况(如火灾,跑水,爆炸等)
1]保持冷静。
2]电话通知物业总经理、客服部经理、工程部经理、保安部经理。
告诉客户"此事正在调查或处理之中,请客户在单元内等候,我们将保持与客户的联系。"并对客户给与安慰。
c.记录
随时记录事件进展情况,以便查询。
1]保持与保安部和工程部的联系,以便了解事件进展状况。
2]尽可能不要远离岗位,以便与各部门及时保持联系。若必须要离开现场,带好对讲机。
办公大楼物业保卫日常管理:某办公大厦告示栏设置使用管理程序
| 适配人群 | 客服经理,大物业助理,物业客服助理 | 使用场景 | 客户通知,办公信息同步,多语种公告 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 为了通知客户工作安排,加强和客户联系沟通,让客户及时看到重要信息。 | ||
| 适用范围 | 管国际中心所有客户,管公告栏里贴啥、咋贴、啥时候贴和撤。 | ||
| 职责分工 | 物业部统一安排,物业总经理审核批准,客服经理批公告,大物业助理贴和撤,物业客服助理存档。 | ||
| 禁止行为 | 没客服经理批不准贴,不能乱用图钉,不能重叠贴,不能超期不撤,不能乱放位置。 | ||
| 检查与监督 | 大物业助理按时间贴撤,客服经理检查,超时没撤要上报,没按规矩办要重做,月底抽查,错一次提醒,错两次扣分。 | ||
办公大厦告示栏设置与使用管理程序
a.告示栏的设置
为了能将管理中心的各项工作安排及时通知客户,为了加强管理中心与客户之间的联系与沟通,特此在公共区域设置告示栏,以方便客户。
b.公告栏使用管理程序
1]前言
●公告栏的定义:管理中心设置在首层大堂明显位置,用于张贴**国际中心物业管理中心针对**国际中心内全体客户之重要公告,及发布重要信息时使用的设施称为公告栏。
●设置目的:**国际中心物业管理中心设置公告栏的目的是方便管理中心与客户间的信息传递,使客户能够及时知晓管理中心发布的重要信息,方便客户的日常办公。
●批准实施:由物业部统一安排,经管理中心物业总经理审核后批准实施。
2]公告栏内公告的张贴
●公告栏内张贴的任何公告均须经客服经理批准后方可张贴。
●除特殊原因外,所有公告均以a4纸(297mm×210mm)打印,每张公告在不与其他公告发生重叠时,均以透明图钉在距离纸张四角临近两边各10mm处固定。
●张贴及撤换公告的工作由大物业助理负责。
●公告的张贴及撤换时间根据公告内所载信息的生效时间确定,具体情况可参照以下2条处理:
如公告所载信息为不需要客户提前做任何准备工作,则张贴工作在公告时间生效前48小时(2天)完成。
如公告所载信息需要提前告之客户做好准备工作,需在所载信息生效前72小时(3天)将公告张贴在公告栏内。
3]公告栏具体的张贴方式根据公告的多少来确定:
●1张公告时,此公告张贴于公告栏的中心位置,即公告左边距离公告栏左边180mm,公告上边距离公告栏280mm。
●当有2张公告时,2张公告上下排列,每张公告左边距离公告栏左边仍为180mm,上公告为生效日期早的公告,同时其上边距离公告栏120mm,下公告为生效日期晚的公告。上公告下边与下公告上边距离为30mm。
●当有3张公告时,当三张公告内容相同,但文字分别以英文、中文、日文分别书写时,则公告栏左上角张贴英文公告,其左边距离公告栏60mm,其上边距离公告栏120mm;公告栏右上角张贴中文公告,其左边距离英文公告右边为30mm,其上边距离公告栏同为120mm,英文公告正下方30mm张贴日文公告。如所张贴的三份公告的内容不同,则左上角公告为生效日期最远,右上角公告生效日期晚于左上角公告,左下角的公告为生效日期最近的公告。
●当有4张公告时,前三张的张贴位置同"c.";有3张公告时,第四张公告张贴在第三张公告的正右方30mm处,且第四张公告的生效日期比其左侧公告还近。
●当有5张公告时,左上角公告左边距离公告栏左边仍为60mm,其上边距离公告栏上边为10mm,右上角公告位于左上角公告正右方60mm处,第三张公告上边压在左上角第一份公告下边重叠15mm处,第四张公告上边压在右上角第二份公告下边重叠15mm处,第五张公告上边压在第三张公告下边重叠15mm处,其日期及顺序排列参照"c"及"d"。
●当有6张公告时,其前五张公告排列顺序同上,第六张公告上边压在第四张公告下边重叠15mm处。其日期及顺序排列参照"c"及"d"。
●如两张公告的生效日期相同时,则已公告序号小的排在较早的位置上。
c.公告栏内公告的撤消
1]公告的有效日期已到期时,由物业助理于到期当日20:00前,将到期的公告取下,并于次日交客服经理确认收回签字。如有特殊情况未能按时撤消公告,大物业助理应及时上报,由客服经理跟进处理。
2]公告栏内的到期公告被撤下后,如还有其他公告,撤下公告的人员需要按照本程序b项第5]条的规定对剩余的公告进行重新排列。
3]所有撤消的公告由物业客服助理进行存档。
办公大楼物业保卫日常管理:办公大厦绿化管理手册
| 适配人群 | 物业管理员,绿化工人,保洁主管 | 使用场景 | 办公大厦,公共绿地,室内盆栽 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 大厦绿植老被弄坏,叶子掉光、草坪踩秃,看着难受。想让大家一起护着,让花木常青、环境清爽。 | ||
| 适用范围 | 所有在大厦里的人,管门口花草、楼里盆栽、外面草坪,浇水剪枝扫落叶都算。 | ||
| 职责分工 | 物业经理盯着整体,保洁阿姨天天浇水修剪,保安大哥巡逻看有没有人乱踩乱摘,主管每月查三次。 | ||
| 禁止行为 | 别折树枝、别踩草坪、别往花丛堆纸箱、别在树上挂包拉绳、别用铁丝捆树干。 | ||
| 检查与监督 | 每天早上八点前浇完水,每周三下午剪枝,月底拍照留档。没做到扣当月卫生分,连续两次找主管谈话。 | ||
办公大厦管理手册:绿化管理
a. 场内外绿化管理规定
1] 人人都有义务维护场外植物/绿地及场内盆栽植物。
2] 不准攀折植物及在植物上扎拉。
3] 不准损坏绿地及花木保护设施。
4] 不准人为践踏绿地和车辆跨越。
5] 不准在绿化地带堆放杂物。
6] 不准在绿化带内设置广告招牌。
7] 当人为造成花木、绿地及保护设施损坏的,按政府有关规定进行罚款处理。
b.场内部盆栽植物的管理
1] 施肥:根据花卉植物的不同生长发育时期的特殊要求,追施化学肥料,并保证在大厦内无异味的散发。
2] 换盆:根据花苗的大小和生长速度快慢选择相应的花盆、套缸,由花木公司执行。
3] 浇水:根据植物的特点,每日或隔日浇水。原则是:水温与室温要接近,浇水一定要浇透,盆土应经常保持湿润,不要过干、过湿,也不要时干、时湿。
4] 采光:根据花卉耐阴喜阳程度和生长习性,经常性将一些喜阳花卉移到阳光充足的方。
c.场外部草坪植物的管理
1] 浇水量:根据不同的季节、气候,以及草皮生长期、植物品种决定浇水时间(上、中、晚)和浇水量。
2] 施肥:根据土质、植物生长期、植物品种和培植需要,决定施肥种类及用量大小。
3] 清除杂草及松土:根据季节、草坪生长状况对所辖草坪内的杂草进行清除并对土地进行相应的松土以利草皮的生长和规范。
4] 修枝整形:根据植物的形状,以利观赏为目的,依植物品种及生长情况等因素进行修剪整形,但此一项目通常在冬季进行。
5] 除虫:根据病虫害发生规律初实施综合治理,通常在病虫率高时,施以药剂杀死病虫,以确保植物良好生长。
6] 禁止事项:禁止踏入草坪并在树台枝上吊拉、折枝、悬挂物件,严禁铁线紧箍树干,影响树木生长,严禁任何公民在草坪内以体育锻炼为形式损伤植物。
7] 防止损坏:加强宣传教育及保安巡视,树立告示牌,防止人为的毁坏,作到预防在先。
8] 定期洗尘:由于草坪紧靠道路,人与车辆流动多尘土飞扬,会影响树木生长和美化效果,故养护人员应定期对草坪及树木、用水喷淋清洗。
d.场内外绿化管理应达标准
1] 物盆内无烟灰、烟头、杂物、叶面、枝干;无浮灰,保持叶色翠绿。
2] 各类植物无枯萎、凋谢现象。
3] 盆缸清擦干净、无污、无渍。
4] 草坪修剪整齐,无高低不平现象。
5] 枝叶修剪齐整,无杂乱现象。
6] 草坪干净无纸屑、杂物、清洗干净。
7] 各类植物无病虫害。
8] 严格管理草坪禁止人为踏坏,影响美观。
办公大楼物业保卫日常管理:办公大厦信件收发管理管理手册
| 适配人群 | 前台收件员,信件分拣员,客服专员 | 使用场景 | 信件分拣,挂号签收,退租转投 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 大厦信件老送错,客户投诉多,想让每封信都送到对的人手里,不丢不乱不耽误。 | ||
| 适用范围 | 管所有在国际中心办公的公司,管日常信件、报刊、快件、挂号信、包裹单这些收发事儿。 | ||
| 职责分工 | 前台先收件,信件发送员分拣投送,客服员登记报刊和特殊邮件,客服主管盯着全过程,保安部配合交接。 | ||
| 禁止行为 | 不能偷看信件,不能藏起来,不能扔掉,不能盖章前就乱发,不能没确认就给非本楼客户。 | ||
| 检查与监督 | 每天分拣前核对公司名和单元号,铅笔标清楚;送错要查登记本,最后签字那人负责;送不到当天写原因,第二天继续送;主管每周抽查登记表和签收记录。 | ||
办公大厦管理手册:信件收发管理
1普通信件投送规定
a.规定适用于工作在**国际中心内客户信件的日常投送;
b.由政府邮政部门投送到**国际中心的信件一律由前台人员接收;
c.任何投递给客户的信件,任何人不得私自拆看、私藏或销毁;
d.收到的信件由每日信件发送人员负责信件的分拣及投送;
e.分拣人员应先仔细核对收件人的公司名称及单元号,再检查该名客户是否对邮件有特殊的要求(如放前台等);在信件上用铅笔标注清楚单元号;应再检查一遍信封上的公司名称及单元号与当前在该单元的名称相符,之后再按客户的单元进行投送;
f.如有单元号,但公司名称标注不清楚,可通过检查客户档案来确认,如仍不能确认,可以通过电话方式与客户联系,或通过其他相关部门进行确认,如市场租赁部人员等;
g.如已确认不是投送到**国际中心内客户的信件,可在信件上贴上退信条并标注"退"字,加盖**国际中心邮件"收发章"后,在第二天交还邮局送信人员;
h.能够确认为已退租客户的信件,如果原客户留有联系方式,可以通过电话通知原客户到**国际中心取信,如无任何联系方式,可按本规定第"g"条做退信处理;
i.长期在**国际中心的客户要退租时,应主动询问客户离开后的信件该如何投递,通常情况下,可请客户留下联系电话,当有客户信件时,以电话方式通知客户或客户的委托人来前台取信。
2邮件、报刊管理规定
为规范邮件管理,确保大厦用户邮件数正常派发,制定如下规定:
a.客户要求订购报刊时,需到邮电部门办理预订报刊手续。
b.客户凭《订阅收据》的复印件到物业管理处客户服务部办理备案手续,由客服员在《报刊订阅登记表》中登记报刊名称、公司名称、份数等。
c.管理处设挂号邮件签收登记簿及挂号邮件退件登记簿。
d.投递员每天把邮件、报刊送到大厦收发台(保安部前台),对投递员送来的挂号信、汇票、包裹单、电报等特殊邮件,投递员会在邮电部门的签收单上加盖有"东玖大厦收发章"。邮件交接各环节中,交接双方必须办理交接手续,派发邮件时应要求用户签章,以便日后有据可查。
e.对平信和国内报刊的发放,客服人员必须根据用户提供的资料,及时准确地发放到客户办公处。
f.凡有业户投诉丢失挂号邮件,经查核挂号邮件收发登记薄追究邮件下落,由最后签名的管理人员负责。
g.对挂号信、汇票、邮包、电报等特殊邮件,客服员须先把这些邮件收件日期、邮件号码、邮件性质、收件公司等填写到《挂号信/包裹单等记录表》上,然后携单及记录表及时准确送达致接收人同时由该接收人在《挂号信/包裹单等记录表》上签收。
h.对已迁出本大厦的业户,管理处提供1个月的平邮转投服务,迁离后的邮件由客服部单独管理,每周通知业户回大厦领取。凡属无业户认收的挂号邮件做为盲信退回邮局,客服员登记确认后,粘贴改退批条,交给保安部,由保安部于次日退还邮递员签收。
i.缺失或迟到的报刊处理:发现报刊未按时送到或不是订阅的报刊时,客服部负责与邮局联系,敦促尽快补送。
j.发现邮局送来的邮件有破损时,应在登记薄上做好记录,并有当值主管签字确认,客服部将"此邮件受到时已破损"封条粘贴在破损部位后,再派发到业户手中。
3邮件快件、挂号信、包裹及包裹单的投送规定
a.程序适用于工作在**国际中心内公司邮政快件、挂号信、包裹及包裹单、汇款单的日常投送;
b.接收到的快件由前台人员负责,通常情况下,该人员负责日常信件的分拣及投送;
c.挂号信、快件、包裹及包裹单、汇款单均为紧急物件,要在联系到客户的第一时间内送出;并请客户签收。
d.快件到达后,应由信件收发员迅速确认该快件的收件人是否为**国际中心内的客户,当确认为**国际中心内的客户后,方可接收,否则由送件人员收回;
e.所有由政府邮政部门投送到**国际中心的邮政快件(仅限于ems)、汇款单、包裹单一律由前台
f.接收,接收时应加盖**国际中心"邮件收发章"(在暂时没有邮件收发章时,可由前台收件人员签收);
g.对于dhl、fd*、ups等非国家邮政部门的速递邮件,应由前台人员协助送信人员联系客户后,由
h.邮政人员送至客户手中;
i.任何投递给客户邮政的快件、挂号信、包裹及包裹单、汇款单,任何人不得私自拆看、私藏或销毁;
j.所有要客户领取的转交物均要求在客户领取时进行签收;
k.对于不能当日送出的快件,应注明原因,并于次日继续联系客户,直至送出为止。
l.客服主管随时监督信件收发人员递送物件情况,保证所有物件递交的安全及准确性。












