记录控制工作程序（优选10篇）

记录控制工作程序

1.0 目的

通过对记录的控制，达到记录的规范化管理，保证公司质量管理体系的有效运行，并为实现可追溯性提供依据。

2.0 范围

2.1 本程序规定了质量管理体系运行记录的管理内容和方法，确保记录的标识、收集、归档、贮存、保护、查阅和处置符合规定的要求。

2.2 本程序适用于质量管理体系运行及活动中形成的记录的控制。

3.0 职责

3.1 全面质量管理办公室是本程序的归口管理部门，负责监督、检查记录的管理情况。

3.2 全面质量管理办公室负责对归档的记录进行整理、标识、检索、贮存、保护和处置，并提供查阅，负责对各部门的记录管理提供指导。

3.3 全面质量管理办公室负责记录的整理和保存。

3.4 各部门对应归档的记录，及时送档案室归档，对本部门贮存的记录做好标识、收集、贮存、保护、查阅和处置的工作。

4.0 工作内容

4.1 质量记录的编号

质量记录采用统一编号，用qr(即英文quantity record的简称)表示，编号方式为:

qr-*.*.*-**-**

序号

相应的程序文件

质量记录的英文缩写

4.2 质量记录格式的编制

4.2.1 空白记录表格属"文件"，应按《文件控制程序》进行管理。

4.2.2 原始表格由各使用部门自行编制，表格要简单实用，可操作性强。表格编制完后经部门主管审核，由全面::质量管理办公室进行统一整理、审批，最后确定适宜于公司运行的一整套表格。由各部门主管认可后，全面质量管理办公室负责存档并发放给各部门使用。

4.2.3 全面质量管理办公室保留一套空白现行版本的记录表格，作为复印的母本。

4.3 记录的填写

4.3.1 记录要用碳素笔或钢笔填写，主要要求:

4.3.1.1 及时;

4.3.1.2 内容真实、完整、准确;

4.3.1.3 字迹清楚、格式规范;

4.3.1.4 标识明确;

4.3.1.5 用词规范。

4.3.2 记录表中应确定计量单位:

4.3.2.1当整个记录表格使用同一计量单位时，应在表的边框线外，右上角处标明单位;

4.3.2.2 计量单位应使用法定计量单位。

4.3.3 记录的可追溯性要求:

4.3.3.1 填写人或确认人签名时应签署全名及时间(或日期);

4.3.3.2 确保记录名称的完整准确;

4.3.3.3 必要时加上编号等。

4.3.4 编制或使用记录的部门应对记录标识的唯一性负责，防止不易区分记录的产生和使用。计算机管理信息系统(即mis系统) 中产生的记录也应符合本条款要求。

4.3.5记录一旦确认，不得更改，当出现笔误时，应用“-”划断，在旁边写上正确的数据或文字，关键数据及文字的更改应有本人签章及更改日期。

4.4 记录的归档

4.4.1 全面质量管理办公室负责所有文件资料和记录的标识、收集、编目归档、查阅、检索、保管和处理，各部门应明确记录的贮存、保护责任人。

4.4.2 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复印者要经相应部门负责人批准。

4.4.3 检索:记录必须按编号规则进行标号，以便于检索。

4.4.4 收集:各单位、各部门必须及时收集日常所产生的记录，确保记录不丢失和不受损坏。

4.4.5 编目:按记录的类别和时间顺序排列，装订成册，加上标有记录名称、起止时间的封面。

4.4.6 保管:对储存期内的记录必须妥善保管， 要有适宜的保管环境，并做好防雨、防晒、防鼠、防虫蛀、防火、防盗等工作。

;4.5 记录的保存期限

质量记录保存期一般为三年，需要再延长保管时间，在文件中做出规定或由管理评审做出决定。

4.6 质量记录格式的变更

4.6.1 各部门根据实际工作需求可提出变更(含增、减或修改)质量记录格式(版本)的申请，填写《文件更改通知单》，由各部门主管审核后，经管理者代表批准后正式变更。

4.6.2 质量记录::的变更经批准后，由全面质量管理办公室进行质量记录的编号、升版，并发放至相关部门。

4.6.3 对于失效或作废的质量记录版本，应由全面质量管理办公室在新版发放后，由各部门组织销毁，以保持质量记录版本的有效性。

4.7 记录的销毁

4.7.1 各部门每年应对其保管的记录至少进行一次检查，对超过保存期的记录做出继续保存或销毁的鉴定。

4.7.1.1 需要继续保存的记录予以说明，并做好记录;

4.7.1.2 确定销毁的记录由其管理人员填写《记录销毁申请单》，经部门负责人批准后进行销毁。

5.0 相关文件

5.1《文件控制程序》(qp-4.2.3-01)

6.0 表格及记录

6.1《记录表格清单》(qr-4.2.4-01-01)

6.2《记录销毁申请单》(qr-4.2.4-01-02)

记录控制工作程序：丽江物业质量记录控制

1.0 目的

对质量记录进行控制和管理，使维护和服务质量符合规定要求，质量管理体系有效运行提供证据。

2.0 适用范围

适用于与丽江花园物业管理公司质量管理体系运行有关的所有质量记录的控制。

3.0 职责

3.1质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。

3.2行政部负责质量记录归口管理，并对其执行的正确性进行监督、检查。

4.0 定义

4.1质量 :产品或服务，满足规定或潜有需要的特征和特性的总和。它既包括有形产品也包括无形产品;既包括产品内在的特性、也包括产品外在的特性。即包括了产品的适用性和符合性的全部内涵。

4.2记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

注:记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

5.0 工作程序

5.1质量记录分类及其清单

5.1.1 质量记录的分类及其清单见《质量记录清单》，各部门必须建立本部门的《质量记录清单》，实时更新。

5.1.2 由于上级单位等指定的专用质量记录表格，均列入《质量记录清单》，并按本程序要求进行控制。

5.2质量记录的标识

质量记录标识由质量记录发生部门按《文件编号规定》中质量记录的编号规定进行。

5.3质量记录的填写

填写质量记录时，填写内容要完整、准确，字迹要工整、清晰，签署齐全，不得涂改。

5.4质量记录的收集

质量记录的收集由各记录部门按《质量记录清单》上的时间要求自行整理，质量记录一般每月收集一次。行政部负责检查。

5.5质量记录的装订、归档、贮存和保管

收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册，并按《文件控制程序》rgpm

记录控制工作程序：生物公司记录控制

1、目的

建立本程序的目的是对安全标准化管理体系所要求的记录予以控制，为安全标准化管理体系运行有效性提供客观证据。

2、适用范围

本程序适用于本公司对证明安全标准化管理休系有效运行的记录的控制。

3、职责

3.1、安监室是记录控制的归口管理部门，负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制，负责建立记录控制清单，对记录的控制进行指导和监督。

3.2、各部门负责本部门记录的编制、标识、贮存、保护、检索和处置。

4、工作程序

4.1、记录的编制

4.1.1、本公司所建立的记录表样，由各部门负责人组织编制交安监室统一审核，并按《文件控制程序》

中编号原则进行编号标识。其审批原件由安监室存档。

4.1.2、各相关部门可根据需要提出记录格式设计更改，按《文件控制程序》中有关文件更改条款执行。

4.2、记录的填写

4.2.1、记录的填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰。记录应逐项填写。未发生的项目用单杠划去，各相关栏目负责人签名不得空白。

4.2.2、记录不得随意更改，记录填写中发生的笔误的勘误方法是:将记录内容用笔划一条横杠并保持其可辨认，在旁边写上正确的内容并签勘误者姓名和日期严禁使用涂改办法勘误。

4.2.3、记录要求用钢笔、碳素笔或圆珠笔填写。

4.3、记录的标识、贮存、保管

4.3.1、记录的标识由记录名称、记录编号及流水号组成。

4.3.2、记录由使用部门收集、编目，以便于索引。各部门须把记录分类，依日期顺序整理好，按一定时间段装订成册。所存记录应保持整洁、完整。各部门按规定期限保存记录。

4.3.3、使用部门应指定专人保管记录，贮存条件应防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等，防止损坏、变质和丢失。

4.3.4、安全科编制《记录控制清单》，将公司所有与安全标准化管理体系有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、保存单位等内容。各部门填写本部门使用记录的清单。

4.3.5、记录保存期在记录清单中规定，一般不少于三年，重要记录不少于五年。在规定期限内必须保证记录的完整。4.3.6、安全部每季度要检查一次各部门记录的使用、管理隋祝。

4.4、记录发放、借阅和复制

各部门保管的记录需借阅或复制，要经相应部门负责人批准。

4.5、记录的销毁处理

对超过保存期限的记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由使用部门申请，经安全科主任确认，报主管副总批准后由各部门执行销毁。

5、相关文件

《文件控制程序》

记录控制工作程序：质量体系记录控制

质量体系记录控制程序

1 目的

对质量管理体系所要求的记录予以控制。

2 适用范围

适用于证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

3 职责

3.1管理者代表负责外来人员查阅质量记录的审批，批准保存期满的记录的销毁。

3.2各部门负责编制、填写、收集、整理、保管本部门的质量记录。

3.3质量管理部负责保管超过一年的质量记录。

4 工作程序

4.1 质量记录表式的标识编号

质量记录表式的标识编写按《文件控制程序》执行。

4.2 质量记录填写

4.2.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去;各相关栏目应当有负责人签名。

4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.3质量记录的保存、保护

4.3.1各部门必须把所有质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。质量记录一年以内由各部门保管，超过一年后，各部门应将质量记录交质量管理部保存。

4.3.2 质量管理部编制《质量记录清单》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录表式汇总，包括名称、编号，保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。

4.4质量记录借阅和复制

各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。

4.5 质量记录的销毁处理

质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由质量管理部填写《文件销毁申请》，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

5 相关文件

5.1《文件控制程序》

6 相关记录

记录控制工作程序：质量记录控制

1.目的

通过对质量记录的控制和管理，为产品符合规定要求及质量体系的有效运行提供客观证据。

2.范围

适用于公司质量体系运行和项目开发建设全过程质量记录的控制。

3.职责

3.1 工程部负责质量记录的设置，编制质量记录清单，监督检查各部门的执行情况。

3.2 各部门负责所分管质量活动中质量记录的管理，并按规定进行有关记录的移交。

3.3 总经理工作部负责公司的档案管理工作。

4.控制程序

4.1 质量记录的设置

4.1.1 工程部负责对质量体系文件中涉及的质量记录进行汇总，编制质量记录清单和表格样式，具体见q/tzh-wi-034《质量记录表格样式汇编》。

4.1.2 当质量记录需要进行增加和删除时，由使用部门提出申请，填写"质量记录变更申请单"，阐明理由，属表格形式的要提供表样，报工程部审批后开始启用。

4.1.3 工程部负责对批准使用的质量记录进行编号，并将其列入质量记录清单。

4.2 质量记录的编号

质量记录的编号由设置编号和填报编号两部分组成:

4.2.1 质量记录的设置编号位于记录左上方，其结构为:qrss-**

其中:qr-表示质量记录

ss-**该记录顺序号

4.2.2 质量记录的填报编号位于记录右上方，其结构为:

mmm-ss-***

其中:mmm-填报部门代号，各部门的代号见q/tzh-wi-006《文件编码规定》;

ss-填报年号

***-填报的顺序号

4.3 质量记录的填写要求做到:

a.字迹清楚，表达明确;

b.真实、客观、准确、及时地反映活动的过程和结果;

c.具备记录人的签字和填写的日期;

4.4 质量记录的传递

4.4.1由各部门资料员负责按照质量记录的传递路线，进行质量记录的传递。

4.4.2质量记录的传递，以相关人员在记录上的签字、档案移交记录表、盒内文件清单等形式作为传递过程的记录，必要时，可登记"质量记录发放登记台帐"和"质量记录接收登记台帐"。

4.5 质量记录的收集、贮存和归档

4.5.1 各部门资料员负责收集整理质量记录，在专门位置存放，进行保管和维护，以备查阅。

4.5.2 根据q/tzh-wi-008《档案管理办法》的要求，由部门资料员负责对质量记录进行整理归档。

4.5.3 总经理工作部负责对归档后的质量记录进行管理，保存期限按q/tzh-wi-008《档案管理办法》的规定执行。

4.5.4 各部门保管的质量记录的保存期限为五年，逾期可自行销毁处理。

4.6 质量记录的查阅

查阅人员需查阅质量记录时，应征得部门负责人同意后，方可进行查阅。当顾客提出查阅要求时，由接待部门征得工程部的同意后，为顾客提供有关的质量记录。

5.质量记录

5.1 qr19-01 质量记录变更申请单

5.2 qr19-02 质量记录发放登记台帐

5.3 qr19-03 质量记录接收登记台帐

6.支持性文件

6.1 q/tzh-wi-006《文件编码规定》

6.2 q/tzh-wi-008《档案管理办法》

6.3 q/tzh-wi-034《质量记录表格样式汇编》

记录控制工作程序：第一太平物业记录控制程序

世茂第一太平物业记录控制程序

1范围

本程序依据gb/t19001―2000idtiso9001:2000标准中4.2.4条款和公司质量手册相关条款编制。适用于公司与质量管理体系活动有关的各项记录，包括对服务供方相关的记录及培训、审核和评审等记录。

2目的

规范质量记录控制和管理的要求，确保提供符合要求和质量管理体系有效运行的依据。

适用于全公司与质量管理体系有关的记录，包括来自供方提供的记录。

3职责

3.1行政人事部负责记录的归口管理，负责对各部门的体系记录的控制进行指导。

3.2各职能部门负责对本部门当年一般记录的保存。

3.3各管理中心(处)负责对管理中心(处)当年一般记录进行保存。

4程序

4.1记录的确定、收集、分类

4.1.1各部门所需的记录表格，由部门主管领导记录名称、内容、作用进行审定，记录由各部门文件管理员负责收集，并分类保存。

4.1.2公司所有与质量管理体系有关的记录分为体系记录(指管理评审、体系审核)和一般记录。

4.2记录的编码规定

4.2.1品质管理部根据质量管理体系运行需要，对质量体系记录表式统一标识编号。

4.2.2记录编码内容由部门代号、服务分类代码、顺序号、状态号等内容组成。记录编码按《文件控制程序》中的规定执行。

4.3记录的填写、保管

4.3.1填写记录时应字迹清晰，内容完整，填写人、审核人、批准人应履行签字手续，不应随意涂改或用铅笔填写，如需修改，应盖更改章或签字。

4.3.2需归档的记录，应由行政人事部(文档室)统一保管，并按要求装订成卷。

4.3.3保管记录时，应编制《作业文件表格清单》，保管方式应便于存放、检索，公司各职能部门形成的一般记录应于次年年初交行政人事部(文档室)保管，各管理中心(处)形成的一般记录由各管理中心(处)按行政人事部要求进行属地保管，并将保管记录清单造册交行政人事部。

4.3.4记录的保管期限

员工资料的保管期限为长期(永久)

合同评审记录的保管期限为合同有效期后三年;

管理评审记录、体系审核记录、不符合、纠正和预防措施报告、供方评价资料的保管期限为三年;

员工培训记录表的保管期限为一年;

监控中心形成的录像资料(记录)，保存(管)期为一个月;

行政人事部根据公司或法规要求对记录的保存期限另有规定时，应发文通知;

其他记录的保管期限为一年;

保管期限计算从记录形成次年开始起算。

4.3.5各职能部门形成的一般记录，当年记录应由主办职能部门指定专人保管，于次年年初移交行政人事部(文档室)。

4.3.6各管理中心(处)形成的一般记录，由各管理中心(处)指定专人收集、保管、存档。

4.4记录的保护、贮存

4.4.1记录的贮存方式为袋装、盒装或磁盘存储，并设专人保管，以便存取和检索。

4.4.2应提供记录贮存的适宜环境，防止记录损坏、变质和丢失。

4.5记录的检索

4.5.1查阅本部门与本职工作有关的一般记录应向文件管理人员说明情况，并进行查阅登记。

4.5.2因工作需要，需查阅质量管理体系记录时，应先经所在部门经理批准后方可查阅。

4.5.3外单位人员前来查阅记录时，应携带所在单位介绍信，经行政人事部报管理者代表批准后，方可查阅。

4.5.4在合同商定期间，相关记录可提供给顾客或其他代表查阅，但应经管理者代表批准后，方可查阅。

4.6失效及过期记录的处理

4.6.1对已过保存期，失效的一般记录由各保管部门负责及时销毁，但需编制《销毁文件清单》由行政人事部(文档室)留存归档。

4.6.2质量管理体系记录由行政人事部负责销毁处理。销毁时要求编制清单，存档保管。

4.7记录的管理

4.7.1各部门、管理中心(处)负责填写《文件表格清单》，将所确定的记录表格一并报行政人事部备案。

4.7.2记录表格需更改时，各部门应相应更改《文件表格清单》，经审批人签字确认后，从生效之日起使用新表格，并将更改后的表格清单及新表格交一份到行政人事部备案。

4.7.3各部门、管理中心(处)应每年定期将《文件表格清单》更新一次，并对现行所使用的表格进行检查，防止使用作废表格。

4.7.4各类记录表格随所属文件(包括程序文件、其他文件，如:管理规定、作业文件等)

一同办理审核、批准手续时，审核结果同样有效。

5相关文件

《文件控制程序》

6附录

记录控制工作程序：质量记录控制程序质量手册

质量手册:质量记录控制程序

1目的

规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

2 范围

适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录，包括外来相关方的记录。

3职责

3.1各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。

3.2管理部负责汇总、编制企业记录控制清单。规定各项记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制;负责服务质量检验报告的归档和管理。

4定义

无

5程序

5.1 记录包括:全公司的检验记录、检验报告、生产记录、工作报告、本公司内部审核过程记录及报告等。记录可以采用文字、照片、光盘、磁带和磁盘等形式。

5.2记录的标识和检索

5.2.1记录的格式、编号按《文件控制程序》规定执行。文字形式的记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、易于识别和检索。记录标识应反映活动的名称、编号、时间。记录可以按照活动的时间归类，也可以按照活动的类别归类。必要时要对记录进行编目，以便检索。

5.2.2照片形式的记录必须附带文字说明。应标识活动的内容和时间。若照片是文字形式记录的附件应随同文字记录一并归档。

5.2.3光盘、磁盘、磁带等形式的记录必须将储存的位置、记录保管人、记录名称填入。必要时进行备份，记录文件按类型和控制要求进行归类整理，建立文件夹储存以便检索。

5.3记录的保存、保护

5.3.1 各部门的资料员必须把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥地方。所有的记录保持清洁、字迹清晰。磁盘记录还应及时以其他形式备份，防止丢失，不被修改。各台电脑由专人使用，密码保护并及时杀毒。

5.3.2 管理部编制《质量记录清单》，将企业所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，规定记录名称、编号、保存期、使用部门、保存地点等内容。

5.4记录借阅和复制

5.4.1 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，借阅应填写《质量记录借阅登记表》。

5.4.2 企业的技术数据、商业秘密、财务报表属于企业的保密记录。相关人员应遵守企业保密制度。除非有合同的规定，经经理批准方可向外部提供。

5.5记录的处置

5.5.1记录必须按要求及时传递给相关部门或人员使用。

5.5.2记录的收集保管部门应定期将收集的记录进行统计分析，从中识别各种改进的机会。

5.5.3记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁，保管部门应填写《质量记录销毁登记表》，并经部门主管审批后销毁，但不得遗失。

5.5.4 各相关部门可根据工作需要提出对记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

6相关文件

6.1《文件控制程序》

7附件

7.1fm42-2-01《质量记录清单》

7.2fm42-2-02《质量记录借阅登记表》

7.3fm42-2-03《质量记录销毁登记表》

记录控制工作程序：中建某局记录控制程序

中国建筑第三工程局程序文件

记录控制程序

1 目的

对记录进行有效的控制，保证记录的真实性、准确性、完整性、有效性和可追溯性，为工程质量符合规定要求和质量管理体系的有效运行情况提供客观证据，为质量管理体系改进提供依据。

2适用范围

本程序对记录的填写、收集、标识、保管、归档、借阅、保存期限和处置等作出了具体规定，适用于与质量管理体系、工程质量有关的所有记录的控制。

3 引用文件

3.1 中建三局zjs.qm101 《质量手册》

3.2 中建三局zjs.qm202 《文件控制程序》

4术语

本程序采用 gb/t19000-2000 《质量管理体系基础和术语》中有关的术语和定义。

5职责

5.1 局企业管理部负责质量管理体系运行记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。

5.2 局科技部、工程部负责工程施工质量记录的控制、检查和管理。

5.3 各有关部门、公司、项目经理部负责执行本程序，使之达到相应规定要求，包括:

a)如实、按规定填写有关的记录;

b)编制记录清单，建立资料档案;

c)保存各种记录、对借阅情况登记、督促到期的记录的销毁;

d)收集来自供方的记录并注意保存。

6 措施和方法

6.1 记录的产生和范围

本工程局所有质量活动均形成各种记录或报告，这些记录和报告为及时准确提供工程质量和质量管理体系运行符合规定要求提供证据，为有追溯性要求的场合提供可靠依据。在本工程局所执行的各程序文件和各种规范、标准中，均规定了形成记录的范围。

6.2记录的分类、标识和编目

6.2.1 记录的分类:

a)施工记录:与工程质量、技术管理有关并最终形成工程竣工资料的记录;

b)质量管理体系运行记录:除施工记录之外的其它所有记录。

6.2.2 本工程局范围内所有记录采用统一标识和具体编码，记录表格的标识和编码的方式见《文件控制程序》，形成记录后每份记录编顺序号(流水号)。

6.2.3 各部门、单位和项目经理部根据实际情况将已形成的记录进行编目，以便于分类保管和查找。

6.3记录填写

6.3.1 记录填写时做到字迹清晰、能准确辨认，内容完整、准确。

6.3.2 记录填写后严禁随意涂改，若确因笔误而错填、误填时，用两条平行细线将错误部分划去，在其上方补填正确内容。

6.3.3 记录中有关责任人员签名必须使用真实姓名或有文件确定的代号，不得随意用简写、缩写，一般也不宜盖章。

6.4 记录的收集

6.4.1 施工记录在工程技术部门指导下由项目经理部负责收集。项目经理部指派专人负责将已发生的施工记录按竣工技术资料的有关要求收集齐全，并整理造册，于单位工程结束后交工程技术部门审核。

6.4.2 与质量管理体系运行有关的记录在局企业管理部指导下由各部门、各单位、各项目经理部分别指定专人负责收集。各部门、各单位、各项目经理部将发生的质量管理体系运行记录收集齐全，并整理造册、分类编目后按规定的保管年限妥为保管。

6.4.3 供方与施工有关的记录由有关项目经理部督促供方指定人员收集齐全后收归本项目技术资料内。

6.5 记录的归档、保管

6.5.1 记录归档前，由各发生部门、单位和项目经理部负责管理。

6.5.2 施工记录在工程施工阶段，由项目经理部指定的专门人员收集、分类、整理，工程完工后由工程技术部门按规定途径移交或归档;质量管理体系记录由产生部门、单位、项目经理部自行保管。

6.5.3 归档的记录分类存放，编制清单，以便于查找。保管作到环境适宜，防火、防潮、防虫蛀鼠害。

6.6 记录的查询借阅

6.6.1 查询和借阅记录须经部门负责人同意。

6.6.2借阅记录时要办理手续，在表 203-01 《记录借阅登记表》上注明借阅的记录名称、借阅人和归还时间。

6.6.3当合同有要求时，记录可以在商定期限内提供给业主及其代表查阅。

6.7 记录的保存期限

施工记录按档案管理的规定予以保存，质量管理体系运行记录的保存期限为三年。

6.8 记录的处置

归档的记录由档案室按照档案销毁的要求进行销毁，不需归档的记录在保存期满后，各部门根据需要按表 203-02 填报《记录处置审批单》经主管领导批准后，自行销毁，对仍有参考价值的记录要标明“作废”字样。

7支持性文件

7.1 《工程技术资料管理规定》

7.2 《记录清单》

8记录

8.1 表 203-01 《记录借阅登记表》

8.2 表 203-02 《记录处理审批单》

记录控制工作程序：a物业质量记录控制程序

e物业质量记录控制程序

1目的

对质量管理体系所要求的记录予以控制。

2范围

适用于为证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。

3职责

3.1质管部负责监督、管理各部门的质量记录。

3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

3.3管理部档案室负责保管超过一年的质量记录。

3.4各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。

4程序

4.1各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的质量记录。

4.2质量记录的标识编号

质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。

4.3质量记录填写

4.3.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去;各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.4质量记录的保存、保护

4.4.1各部门的资料员必须把所有质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交档案室保存。

4.4.2质管部编制《质量记录清单》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号(版本)、保存期等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。各部门应将本部门使用的《质量记录清单》作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的质量记录原始样本。

4.4.3质管部每3个月要检查一次各部门质量记录的使用、管理情况。

4.5质量记录发放、借阅和复制

a)各部门填写《文件发放、回收记录》，向质管部领用所需记录空白表;

b)各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。

4.6质量记录的销毁处理

质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由档案室主管人员填写《文件销毁记录》，交质管部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

4.7记录格式

4.7.1各部门的质量记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交质管部备案。

4.7.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

5相关文件

《文件控制程序》。

6质量记录

6.1《质量记录清单》。

6.2《文件发放、回收记录》。

6.3《文件借阅、复制记录》。

6.4《文件销毁申请》。

记录控制工作程序：物业：质量记录控制程序

物业程序文件:质量记录控制程序

1.0 目的

使质量记录完整、准确、清晰，能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明，为质量的持续改进提供依据。

2.0 范围

适用于公司各类质量记录和表格的管理。

3.0 职责

3.1 质管部负责质量记录管理程序的执行。

3.2 各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查。

4.0 程序

4.1 质量记录包括能够直接或间接地证明质量体系要素运行的有效性，服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据，分类如下:

1) 质量体系实施方面的记录。如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、纠正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、客户投诉处理记录、员工培训记录等。

2) 服务质量验证方面的记录。 如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。

4.2 质量表格的分类编号

4.2.1 质量表格采用以下形式分类编号:

1) 程序文件质量记录表格编号:

4.2.2 单位代码与单位名称对应如下:

公司领导:

总经理-01

管理者代表-02

部门代码:

质量管理部-m、

工程管理部-g、

清洁绿化部-q、

人力资源部-r、

客户服务部-z、

安保部-b、

财务部-c 、

办公室-o、

管理处代码:

三五三二-swe、

zz豪庭-sht、

zz国际-sgj

管理处各班组代码:

维修班-w*b、

护卫班-hwb、

清洁班-qjb、

财务室-cwb、

车库岗-ckb、

大堂岗-dtb、

巡逻岗-*lb、

监控中心jkb、

会所-hsb、

4.3 体系文件分发号的控制

4.3.1质量手册(aq)、程序文件(cop)由质管部发放。

发放号:aq-stjt/wy、cop-stjt/wy

如发放给zz豪庭管理处的《质量手册》的发放号是:aq-sht

4.3.2 各部门的作业指导书由该部门负责发放。

发放号:作业指导书编号-单位代码

如安保部《安全保卫管理手册》(wi/b)给盛世豪庭的发放号是:wi/b-sht

4.3.3 某一项工作的作业指导书由相关部门负责发放。

发放号:wi/相关部门代码--相关文件简称--单位代码

如人事部培训计划发放给盛世豪庭，则相应文件发放号为:wi/r-pxjh-sht。

4.3.4 管理处负责将文件发放给各班组、相关人员。

发放号:该文件编号-班组代码/人员工作牌代码

如zz豪庭庭将《建筑装饰管理手册》发放给维修班的发放号为:wi/g-w*b

4.3.5 单位的发放文件1年为一次记录周期，文件发放的记录为:

发放号:stjt/wy-00*(*为自然数)- 四位年份 文件名称

如质管部____年的第5号文件《4月份月检情况通告》发文记录为:

m-005-____《4月份月检情况通告》

4.3.6第4.3.5条中文件范围包括除aq、cop、wi系列及aq系列以外的资料，aq系列发放不需填写发放号，只需填写《发放记录》。

4.4 质量记录的填写

4.4.1 质量记录的填写力求真实、准确、完善和字迹工整，不得有造假和乱涂乱改现象。

4.5 质量记录的收集保管

4.5.1 质量记录的收集保管由各单位指定专人负责，并在收文2日内填写《记录表格清单》。

要求记录清晰完整，不允许有破坏残缺，签字手续应齐全。不符合上述要求的记录，相关人员不予接收。在质量记录有效期内，文件管理人员必须保证质量记录完整无缺。

4.6 质量记录的借阅

4.6.1根据工作需要，经单位主管批准，本公司人员可借阅存档的记录，应填写《借阅记录》。

借阅期一般以三天为限，文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还，文件归还时，应确保完整无损。

4.7 《记录表格清单》的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任部门、保存期限等。

4.8 失效质量记录的处理

4.8.1 超过保存期或失效的质量记录或表格，由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销毁。

5.0 相关文件与记录

5.1《记录表格清单》

5.2《借阅记录》