档案利用制度模版（优选4篇）

档案利用制度模版

适配人群	税务档案员，征管业务岗，会计核算岗	使用场景	档案借阅，档案复印，档案外借
制定背景	怕档案乱借乱用，弄丢弄坏没人管，登记不全查不到谁拿的。
适用范围	单位内部员工，外单位来人要介绍信才给看。
职责分工	档案室管借还登记，科室负责人批外借，领导批密级材料，纪检偶尔抽查。
管理规定	借了得登记，文书5天内还，征管2天内还，密级不外借，不能涂画折损。
监督与罚则	借阅时当场登记，到期前两天提醒，超期扣绩效分，损坏照价赔加通报。

档案利用制度

1、借阅档案必须严格履行档案借阅查登记手续。

2、档案借阅期限:文书档案不超过5天;征管档案不超过2天; 会计档案和密级资料原则上不予借出，如需借出须经领导批准，并在1日内归还。

3、本档案限于内部工作人员查阅使用，如外单位人员借阅档案，必须持有单位介绍信，经主管领导批准后方可查阅。

4、档案查阅者必须登记查阅档案利用效果记录，需索取档案证明或复印件者，经领导批准后，注明复印人、时间、份数等有关内容方可索取。

5、查阅档案应爱惜档案资料，严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。如有损坏、丢失，根据情节轻重予以处罚。

6、所借档案必须妥善保存，按期归还，不得转借他人。

适配人群	档案管理员，分管校领导，涉密文件经办人	使用场景	档案查借阅，涉密文件管理，机密材料流转
制定背景	怕涉密档案乱借乱用，泄密出事。
适用范围	管所有查、借阅涉密档案的人。
职责分工	档案室管借还，分管校长批手续，谁借谁负责还。
管理规定	机密秘密文件不外借；真要借得校长签字；填表手续不全不给；三天内必须还；不准复印。
监督与罚则	借阅登记本上记清楚；超期不还找人问；没批就拿走要追责；档案室每月核对一次；发现复印直接停借。

一、贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及上级有关涉密档案查、借阅规定，并认真实施。

二、原则上凡属机密和秘密文件不允许借出档案室，如特殊情况须严格履行有关手续。

三、凡是借阅秘密和机密文件时，必须经分管校长审批签字，填写借阅登记表，严格履行借阅手续，手续齐全后方可借阅。

四、凡借出的涉密档案要限三日内必须返还。否则将追究其责任。

五、涉密文件严禁复印。

适配人群	档案管理员，院系负责人，学生工作者	使用场景	教学管理，学生事务，校外协作
制定背景	怕档案乱借乱用，有人涂改弄丢，得管住谁来查、怎么查、怎么还。
适用范围	老师、职工、学生、外单位的人查学校档案。
职责分工	办公室负责人签字，分管校长批准，档案室管登记和检查，学生科开介绍信。
管理规定	必须拿单子才能查；学生只能在室内看；不能涂改、抄录、复印、圈点；借出最多两周。
监督与罚则	查档要登记，归还要检查；有破损丢失就追责并报告主任；重要查阅要反馈效果；不按规矩办就卡住不给办。

一、本校教师、职工利用档案，必须持有学校办公室负责人签署意见，分管校长批准的阅档单。

二、本校学生利用档案，必须持有学生证及学生科的介绍信，在档案室查阅，不能借出。

三、外单位人员利用档案，必须持有本人单位介绍信，并学校办公室负责人签署意见，分管校长批准后，方可利用。

四、利用档案人员一律在档案室阅览，如因工作需要必须借出，需经分管校长同意，并严格履行借阅登记手续且限期归还。

五、借出期限一般不超过两周，特殊情况，经档案室主任同意，可办理续借手续，并按期归还。

六、利用档案人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

七、档案管理人员应仔细检查归还的档案，如有破损、丢失、涂改等情况，立即追究责任，并向档案室主任报告。

八、档案管理人员提供证明材料，应以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、审查、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。

九、查（借）阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

适配人群	专任教师，行政干部，在校学生	使用场景	教学科研，行政办公，学生事务
制定背景	怕档案乱借乱用，有人涂改损坏，重要材料被随便抄走。
适用范围	全校老师、职工、学生、校外单位来查档案的人。
职责分工	档案馆管登记和检查，各部门负责人签字把关，馆长批重要档案。
管理规定	必须带介绍信或学生证，不能带出馆，不能涂改圈点，不能私自复印。
监督与罚则	每次查借都要登记，归还时仔细检查，出问题马上追责并报告领导，还要反馈利用效果。