文件管理办法（优选8篇）

文件管理办法

第一章 总则

第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化，确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文件的检索、存档，特制订本办法。

第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。

第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。

第4条主要职责。

1.集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。

2.集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制；监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。

3.集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。

4.集团各中心：负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理。

5.集团监督审计中心：负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。

6.区域公司：负责执行集团下发的各项文件；收集所在地的相关法规与其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心。

第二章 文件的类别

第5条文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案。

第6条公文。

1.定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

2.分类：公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。

3.公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见《公文管理办法》。

第7条档案。

1.定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。

2.分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。

3.档案管理：包括档案的收集、整理、归档和保管等，详见《档案管理办法》。

第8条体系文件。

1.定义：管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，俗称三大体系，是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。

2.分类：体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。

3.体系文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等，具体管理办法及文件内容，详见公司“三合一”管理体系。

第9条制度文件。

1.定义：指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。

2.分类：本办法将制度文件分为指令文件（规划、策划等）、管理文件（综合型管理办法）、流程文件（各类流程及其规范）、作业文件（说明书、工作操作手册等）和表图文件（各类统计图表、分析图表）。

3.制度文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等。

第三章 文件的管理

第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转。

第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。

第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行人负责。

第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单，以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。

第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄。

第15条工程类文件由工程管理中心（区域公司工程部）控制。

第16条集团企业技术中心负责及时核查（每半年一次）法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本，并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查，并将变更情况通知集团及所属项目部。

第17条企业管理中心负责及时评审（每年不少于一次）集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性，并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。

第18条体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审，以确定是否需要更新，文件若发生修改，则须经再次批准。

第四章 文件的编制与审批

第19条文件格式要求。

1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。

2.文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

3.文件应字迹清楚，标示明确。

第20条管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。

第21条体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理中心复核，行政副总批准。

第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。

第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。

第24条制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。

第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。

第五章 文件的编号

第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别、顺序号和年份等信息，具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。

第27条档案的编号。档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见《档案管理办法》。

第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。

第29条制度文件的编号。

1.编号规则：

wyjs-□□□□-x□□-□□□□

部门代号 顺序号 发布年号

2.部门代号：以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“xzgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。

3.文种代号：x表示文种代号，其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作业文件”、e代表“表图文件”。

4.顺序号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01，02等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布。

5.发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如____，视情况可省略。

第六章 文件的发放与签收

第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围，根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。

第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买收集。

第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集，由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集，报企业技术中心备案。

第33条施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单，由区域公司技术部负责管理。

第34条新文件的发放如涉及到原有文件的作废，应在新文件发放后立即废止，且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。

第35条集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》（见附件1）和《文件回收登记表》（见附件2），交相关收文人签收。

第七章 文件的保存

第36条文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存应有备份。

第37条文件的原件由行政管理中心负责保存，副本由各部门负责保存。

第38条文件要分类保存，便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。

第39条当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件，同时交还原文件。文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。

第八章 文件的更改

第40条文件需要更改时，应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》（见附件3），说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。

第41条文件更改的审批，应由原审批部门审批，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。

第42条文件更改批准后，由文件归口部门实施更改。

第43条外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门，根据文件的有效性及时通知文件使用部门。

第44条文件的更改/修订方式。

1.划改：当更改内容不多时，由更改部门下达更改通知单，写明更改内容，由文件使用部门(人)在相应位置上划改。

2.换页：当修改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后，与所有在用文件的相应页进行撤换，收回旧页。

3.换版：当文件需多处更改时，并经多次更改，影响使用时，由发放部门重印新版，进行更换。

4.文件更改次数以换页为准，局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版，程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时，所有程序文件应随之换版。

第45条文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等，应在文件标头栏，按iso9000标准标明文件的版本/修改状态，例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“a/0”，第4次修改后的“版本/修改状态”为“a/4”，第5次修改则需换版，“版本/修改状态”变为“b/0”。

第九章 文件的废弃与销毁

第46条作废文件从各使用现场收回后，由归口部门填写《文件销毁审批表》（见附件4），文件归口部门负责人批准后，统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。

第47条若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件，必须作好作废或失效的标识。

第十章 附则

第48条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。

第49条本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。

第50条附件：（1）文件发放登记表；（2）文件回收登记表；（3）文件更改申请表；（4）文件销毁审批表。

文件管理办法：某客运公司文件

客运公司文件管理办法

第一章总则

第一条为适应公司规范化管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本办法。

第二条公司文件是传达方针、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验、申报计划、方案的重要工具，各部室及下属公司必须认真做好文件管理工作。

第三条文件处理必须做到准确、及时、简便。

第四条文件管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。

第二章文件主要种类

第五条公司文件种类主要有:

(一)决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、函、批复、会议纪要、工作计划、总结等。

(二)公司合同、协议、采购计划、报告、方案。

(三)其它需要领导批示的书面材料。

第三章文件格式

第六条公文格式:公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。

(一)公文标题，应当准确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明发文机关和文件种类，除批转规章制度外，一般不加书名号。

(二)发文字号，包括机关代字、年份、顺序号。

1、公司本部的发文字号

(1)公司文件，分为4种:

张环客:用于向市、区政府、有关职能部门、各股东方、董事会等请求指示、批准，报告工作，反映情况，提出意见或建议，答复询问等事项;

张环客发:用于传达贯彻上级单位的方针、政策、指示，部署全局性工作，发布重要决定，批转有关部门的涉及全局、有指导意义的文件，以及必须以公司名义发布的事项;

张环客人:用于涉及公司人事任免等事项;

张环客函:用于与景区内、外不相隶属或者平行的单位、部门商洽工作、询问和答复问题、请求批准等事项。

(2)公司安委会文件:张环客安发;

(3)公司党总支文件:张环客党发;

(4)公司团总支文件:张环客团发;

(5)公司工会文件:张环客工发;

(6)公司总经理办公室文件，分为2种:张环客办发、张环客办函。

2、下属公司的发文字号要求

下属公司不得使用“易程天下”字样的发文字号。湖南易程国旅公司可用“易程国旅”字样作为发文字号，高速事业部可用“易程高速”字样作为发文字号，易程天下信息技术有限公司可用“易程信息”字样作为发文字号。

3、年份、序号

年份应用阿拉伯数码标注全称，用六角括号;序号不编虚位，不加“第”字。

(三)文件一律加盖印章，上报的文件应注明签发人。

(四)秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

(五)紧急文件分别标明“特急”、“急”。

(六)请示一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄报形式。

(七)文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

(八)发文部门写全称或规范化简称，公司规范化简称为“环保客运公司”。公司内各部门的对内规范化简称为“公司各部室、分部、中心，信息技术公司、国旅公司、高速客运事业部”。

(九)会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。

(十)文字从左至右横写，横排。

第七条文件用纸统一用a4型，左侧装订。“通告”、“通知”用纸大小，根据实际需要确定。

第八条合同、协议的起草和签订应符合《合同法》的有关要求。

第九条采购计划、报告、方案及其它需要领导批示的书面材料须按规范的格式起草，如采购计划，必须注明事由、数量、品名、型号、单价等。

第四章文件办理

第十条公司文件由各有关部门起草，并经部门第一负责人核稿后送总经理办公室按程序上报。

第十一条凡需办理的文件，由总经理办公室根据内容和性质统一送公司总经理、其他分管领导审批，或交有关部门办理，并提出办理时限。其他部门或人员不得擅自传递公司文件，不得擅自以部门名义对外发文。

第十二条已送公司总经理或其他分管领导批示的文件，应在两日内批办，紧急文件应当日批办，交有关业务部门办理的文件，总经理办公室应根据办理时限检查催办，防止漏办和延误。凡逾期延误或漏办者，由相关责任人承担责任。

第十三条公司发出的文件由总经理或总经理授权的其他分管领导签发;公司安委会文件由安委会主任签发;公司党总支文件由党总支书记签发;公司团总支文件由团总支书记签发;公司工会文件由工会主席签发;总经理办公室发出的文件，由行政分管领导或总经理办公室主任签发。

第十四条公司领导或有关部门审批文件要认真负责、及时，文件主批人应签署自己明确具体的意见、姓名和时间，不得无故压文件。总经理办公室负责对文件的会签进行督促。

第十五条草拟和签批文件，应使用碳素墨水钢笔或毛笔。

第十七条总经理办公室在将文件送领导签发之前，应认真做好审核工作，审核的重点为:是否需要行文，文件内容，文字表达，文种使用，格式等是否符合国家、省、市及本办法有关规定。然后上报公司有关分管领导及总经理签批。文件的拟办由总经理办公室主任或其授权的其他人员签署，其他部门或人员不得随意签署拟办意见。

第十八条秘密文件不得翻印、转发，传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

第十九条收文的处理。公司收文归口总经理办公室统一管理，由总经理办公室负责文件的拟办、送审、督办，总经理办公室要严格做好收文登记备查和督促办理工作，其他各部门应及时对所收到的文件送总经理办公室按程序处理。

第二十条各部室起草的对外文件，由起草文件的相关部室负责对外报送;公司内部管理文件，由总经理办公室负责下发到各部室。

第五章文件立卷和销毁

第二十一条文件办完后，应及时将文件正本和有关材料按照档案管理有关规定进行归档。

第二十二条公司文件归口总经理办公室归档，其它部门原则上不得保留文件，对技术性较强或为方便日常管理而需由本部门临时保管的文件，负责保管部门应定期(两年一次)转交公司档案室统一存档。

第二十三条没有存档价值和存查必要的文件经过鉴别并报公司主管领导批准，可定期销毁，销毁秘密文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

第六章附则

第二十四条本办法修改、解释权归公司总经理办公室。

第二十五条本办法从发文之日起施行。

zz客运有限公司

文件管理办法：某某物业分公司质量体系文件

1 目的

运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。

2 适用范围

适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

3 职责

3.1 管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

3.2 分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

3.3 管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

3.4 分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

4 实施程序

4.1 质量体系文件的建立

4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。

4.1.2 管理处作业指导书

4.1.2.1 管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。

4.1.2.3 质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。

a.编号方法为:

wi-sh(***)-**-***

顺序号

文件类别号

上海分公司***管理处代码

作业指导书代码

文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、

社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。

b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。

4.1.3 物业管理方案

4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。

4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

4.2 质量体系文件的修改

4.2.1 在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

4.2.2 对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。

4.2.3 文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

4.2.4 文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

4.2.5 当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。

4.3 质量体系文件的使用

4.3.1 作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。

4.3.2 所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

4.4 质量体系文件的发放

4.4.1 质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

4.4.2 质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。

4.4.3 除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色"受控文件章"。

4.5 质量体系文件的借阅

4.5.1除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。

4.5.2借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。

4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。

4.5.4文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。

4.6 质量体系文件的保存

4.6.1 管理处作业指导书保存一份原件，作业指导书的电子文档要做备份。

4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内，应排列整齐，以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存，不得遗失。

4.6.3 文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

4.6.4 作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部，不得自行销毁。

4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的，可直接销毁，

但须保存一份加盖"作废"章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁，并建立《作废文件保存清单》。

5 质量要求

所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

6监督检查

总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

7改进分析

本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改，以保证质量体系文件控制的有效性。

8记录、标识

8.1 《作业指导书审批单》

8.2 《文件借阅登记表》

8.3 《受控文件发放记录表》

8.4 《作废文件保存清单》

8.5 《文件修改状态页》

8.6 《体系文件目录》

8.7 《体系文件修改申请单》

文件管理办法：万科地产项目文件

vk地产项目文件管理办法

1.项目经理部文件按照下列分类方式进行存档整理:

第一册:公司管理规范

工程管理规范一套

工程管理指导书

第二册:施工合同

第三册:物资合同

第四册:公司来文

第五册:政府来文

第六册:施工单位来文

第七册:监理公司来文

监理合同

监理人员登记表及资格证书

监理规划

监理细则

监理例会纪要

监理月报及审核意见

其他来文

第八册:施工组织设计

施工方案

第九册:设计变更

建筑设计变更及图纸会审纪要

结构设计变更

水电设计变更

第十册:工程签证

第十一册:限价单/零星工程

第十二册:计划管理

项目发展计划(营销部门编制)

总进度控制计划及评审记录

施工图纸交付计划

分判商进场计划

样板确认计划

甲供材料进场计划

资金使用计划

总进度计划(施工单位)

月计划(施工单位)

周计划(施工单位)

第十三册:工程质量记录

第十四册:材料设备管理

样板登记一览表

收(调)料单

设备调试验收记录

第十五册:交工前楼宇检查记录

第十六册:项目经理部发文

报公司文件

发公司有关部门协办单

发总包、分包、监理

报政府文件

其他发文

第十七册:进度款支付

工程进度款审批单

物资进度款审批单

扣款通知单

奖/罚款通知单

第十八册:会议纪要

公司每月工程例会纪要

公司现场工作协调会纪要

甲方召集专题会议纪要

项目经理部内部会议纪要

第十九册:工程交工资料(甲方)

甲方交工资料目录(档案馆编制)

各种甲方交工资料

如:开竣工报告

中间验收资料

工程报建资料

第二十册:验收报告

材料进场验收报告

工程验收报告(不需政府参与的验收)

履约评定表

2.项目经理部收文严格按照公司的有关规定执行，项目秘书收文后转交项目经理助理，由经理助理判断执行及传阅人员，传阅后须在传阅文件上签字并交项目秘书存档;

3.项目经理部发文需按照发文格式拟稿，由项目秘书统一编号并存档。

4.项目经理部印章由项目秘书统一管理，使用印章必须登记。印章形式见《项目经理部印章》

文件管理办法：建筑工程质量安全文件

建筑工程质量、安全文件管理办法

工程文件包括施工合同;施工图纸;甲方、乙方、监理公司、设计方来往文件;工程使用材料质量证明;施工过程中的各种质量、安全检验记录;施工中执行的相关的国家规范、标准、技术规程;上级主管部门的规定和指令;公司质量体系文件等，这些文件是工程施工重要依据和质量情况的真实反映。

项目部指定经培训合格的专职工程文件管理员(资料员、安全员)，及时收集、记录、归类、登记发放、归档。

一、资料员对项目部使用的相关的国家规范、标准、技术规程，上级主管部门的规定、指令和公司质量体系文件进行统一管理和保管，执行使(借)用审批程序。

二、图纸:在施工前应把所的修改变更在图纸上进行标明或更换新改的施工图，图纸使用人员在施工图纸出现因使用、保管不当造成模糊的，必须及时向资料员申请更新。

三、施工前的各种技术、安全交底，经各班组签字确认后，由资料收集归档。

四、甲方、乙方、监理公司、设计公司来往文件，资料员经确认后，及时转送到相关的管理人员手中，并做好文件发放登记。

五、采购资料:每批材料进场，资料员必须向厂家索取该产品的质量证明书。向监理公司申报，办理准许使用手续。质检员对进行材料进行取样送检，检验结果交由资料员保管。

六、施工过程中的各种检查记录，质检员严格按gbj301―98《建筑工程质量检验评定标准》如实对质量情况进行记录，并交监理公司确认后，由资料员归档。

七、施工过程中安全监督部门、公司及项目部的各种安全检查记录，应归时归档，并对存在问题的纠正和预防措施的处理进行归档。安全员严格按jgj59―99《建筑施工安全检查标准》定期对施工过程中的安全情况进行评定，并记录归档。

八、工程满足竣工要求时，由项目经理组织公司、项目部有关人员按gb50300―____《建筑工程施工质量验收统一标准》对工程进行最终评定，资料员对需归档的质量、安全文件进行整理，整理后送业主、质监站、监理公司核查。保证验收前所有工程归档资料符合归案要求，配合竣工验收工作。

文件管理办法：某有限公司文件

第一章总则

第一条为加强公司文件的管理工作，建立和完善公司文件体系，使文件的起草、审核、发布工作程序化，执行管理规范化，督促检查常态化，实现文件管理的闭环运转，从而不断优化管理流程，提高工作效率，促进依法治企，结合公司经营管理实际，特制定本办法。

第二条本办法规定了公司文件编写的基本要求，明确了文件的工作计划制订、制定发布、执行督查、修改完善、废止、汇编整理等操作程序。

第三条本办法所称的文件是指由公司有关部门依据国家有关法律、法规和上级有关规定，结合自身实际情况制定的规范公司生产、经营、管理的规范性文件，文件的名称包括“规定”、“规程”、“办法”、“标准”、“实施细则”、“实施意见”等。

第四条公司所属各部门干部员工必须严格遵守、切实执行本办法，确保文件管理工作顺利有效开展。

第二章职责与分类

第五条综合办公室是公司文件工作的归口管理部门，主要负责公司文件管理办法的制订与完善，建立健全文件体系框架、拟订公司年度文件建设计划、组织文件草案审核与发布，开展文件管理调研，定期对文件执行情况进行汇总评估并提出改进建议。

第七条各部门负责各自职责范围内的文件的制定，按要求上报年度文件建设计划，及时做好文件宣贯和执行过程中的解释与指导，确保业务管理文件健全规范，流程清晰顺畅，并汇同文件管理部门和执行督查部门做好业务文件的执行督查与评估工作。

第八条各部门应切实做好文件的贯彻落实工作，及时将文件传达给本单位员工，并将文件执行意见或文件建设建议反馈给文件制订与管理部门，配合做好文件建设与管理工作。同时，应结合本单位实际，建立内部文件管理体系，定期对内部文件进行梳理，在此基础上，提出文件建设计划，制定相关操作规章或细则。

第九条公司文件按业务性质和功能分为组织人事类（包括机构岗位职责、干部人事管理）、行政事务类、生产管理类、营业服务类、工程建设类、财务经审类、薪酬福利类、物资设备类、安全保卫类、科技管理类、其他等十二类。

第三章文件建设计划的制订

第十条文件建设计划指新制定或修订文件的计划。一般按年实施，必要时可以更长，但不得超过3年。

第十一条各部门根据公司实际，结合职责管理范围和已有文件执行情况，每年年底前将下一年度的文件建设计划（建议）交文件管理部门。各基层也应根据实际，明确本单位文件建设计划，并交公司文件管理部门备案。

第十二条文件管理部门根据各部门提出的文件建设（计划）建议，结合文件执行与管理实际需要，拟订出公司年度文件建设计划，提交办公会议讨论后实施，并列入各部门考核目标。

第十三条文件建设计划包括以下内容：

（一）文件名称；

（二）起草文件的承办部门、协办部门及征求意见单位；

（三）制定文件的目的、依据；

（四）文件的主要内容；

（五）文件制订或修订的进度安排。

第四章文件的起草

第十四条文件草案由其内容所涉及的业务部门负责起草。对文件内容涉及几个部门管理职能的，由业务归口管理部门牵头组织有关部门共同拟定。

第十五条为确保文件协调顺畅、规范可行，起草部门应对其起草项目进行深入调查研究，掌握国家有关法律、政策及公司现状，并应对其所拟定文件草案的可行性和执行效果有一定的预测。

第十六条文件草案应包括以下主要内容：

（一）文件制定目的；

（二）文件的适用范围；

（三）各相关部门应履行的职责；

（四）文件的具体规范或操作程序；

（五）负责文件解释的部门；

（六）实施生效日期；

（七）其他事项。

第十七条文件应符合文件制定的技术要求，内容合法，结构严谨，文字简明，标点符号正确。文件一般用条文表达，每条可分为项、目、款，款不编序号，另起自然段；项的序号用中文数字加括号依次表述；目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的，可以根据条款涉及内容分章、节，并按条表述。各类文件编号规定如下：

质量手册编号为gh/zl--□□□

程序性文件为gh/xc--□□□

管理性文件为gh/gl--□□□

作业指导书文件为gh/zy--□□□

外来文件编号为wl--□□□，外来参考文件、法规、政府文件直接用原件编号。

第十八条文件中职责划分应该明确，尽可能减少职能交叉。为便于操作，新订或修订文件时应尽可能附操作流程图，操作流程应清晰易懂。

第十九条文件在起草过程中，应当广泛听取有关领导和部门的意见，对涉及职工利益的应当听取职工代表的意见。意见不一致时，要进行协商完善。文件草案意见征询，一般由文件起草部门负责落实。

第五章文件的审核与发布

第二十条文件在意见征询完善后，应送文件管理部门审核，必要时文件管理部门应组织相关专业人员或提请企业法律顾问论证，对内容有争议的应退回原起草部门进一步修改完善。审核的内容主要包括：

（一）是否征求相关部门、单位和管理服务对象的意见；

（二）是否与现行的文件协调、衔接；有无冲突、重复；

（三）文件草案体例结构、条款、文字等是否符合文件的要求；

（四）是否切合企业实际和体现权责利对等原则；

（五）逻辑是否严密，流程是否顺畅，是否具备可操作性；

（六）其他要审核事项。

第二十二条为提高文件的严肃性，根据有关法规、制度的要求，以及公司职责分工的规定，各类文件一律由公司董事长、经理、副经理签发。

第二十三条经签发的文件，应注明生效时间，以“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间，并建立发放与回收记录。

第六章文件的执行督查与评估

第二十五条文件一经发布，必须严格执行。文件执行应和文件建设一起列入各部门目标考核。具体由文件管理部门、业务部门与目标考核管理部门共同配合做好。

第二十六条各部门对本单位文件执行情况负责。业务部门根据业务管理范围对相关文件的执行情况进行监督，及时跟踪、收集文件执行的信息，为修订文件提供依据。对文件执行中发现的问题及时提出改进意见。

第二十七条公司文件主管部门定期或不定期组织对各项文件执行情况进行抽查，并对抽查结果及时进行反馈。检查结果与考核挂钩。

第二十八条文件发布后，应按年对文件特别是新建或修改文件的有效性、可行性进行评估，为公司文件体系的进一步完善提供依据。文件评估由文件管理部门结合文件督查执行情况，在全面征询各有关单位意见基础上完成，并形成评估报告后提交公司领导班子。

第七章文件的修订与废止

第二十九条文件修改一般由文件的制定部门根据文件执行实际提出，对文件执行歧义较大或与公司新的管理体制或运营实际不符的，文件管理部门可以提请文件的制定部门进行修改。

第三十条凡涉及责任部门、操作程序、执行要求等内容变化，该文件必须重新修订发布。文件修订按照文件新建程序执行，并由各相关业务部门负责落实。

第三十一条现行文件被新的文件所取代时，应在文件中注明予以废止。对因企业发展实际不需要继续执行或更新的文件，文件管理部门应在文件汇编说明中予以明确废止。

第八章文件的汇编

第三十二条本着统一、精简、节约的原则，公司文件汇编由文件管理部门统一负责。各基层单位可根据实际，对本单位具体操作文件进行梳理汇编。

第三十三条文件汇编一般按一年一小编，五年一大编原则进行。文件管理部门每年一季度，对上年度公布实施文件进行统一分类汇编，印制成册后下发。每五年对企业文件进行一次全面梳理，重新分类汇编下发。

文件管理办法：公司文件

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定公司文件管理办法，请阅读企业管理网整理的下文。

1.文件的发放:

(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

(2)各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2.文件的更改:

(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3.文件的换页:

(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4.文件的回收、作废:

(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

(2)文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5.其它规定:

(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

(3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

(5)发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6.任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7.本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

文件管理办法：健升房地产资料文件

1.人员安排

指定专人负责资料文件管理工作，负责公司下达的文件命令、指示，并督促经办人员执行。

2.文件收发基本要求

a、建立收发文登记簿，收发文时填写"文件日期"、"文件编号"、"文件内容"、"收发文单位"。

b、发文必须及时准确，并要求收文人签收。

c、发出文件必须留底，分类存档。

d、收到文件后，要做好登记，并及时转发有关人员。需要传阅的，采用发给甲--收回--再发给乙--……的方法，并要求阅后签名。

e、所有收到的文件均须归档保管，如属传真件要以复印件存档。

3.资料文件保管要求

做到资料齐全，便于查询。

a、文件的分类:

资料分类的目的是为了便于使用。不同时期不同的工作重点，相应文件的分类也会有所变化。基本分类原则如下:

⑴公司内部:

①公司文件;

②地产部内部文件;

③公司各部门往来文件;

⑵往来文件:

①与物业公司往来文件;

②与业主或客户往来文件;

③其他往来文件。

⑶楼宇资料:

①基础数据文件;

②有关设计文件;

③报建批文文件;

④销售有关文件;

⑤市场调查文件;

⑥其他文件。

b、根据以上分类标准将文件分门别类，随时编制目录。

c、按时间分类将资料文件装订成册，统一制作封面、目录，进行妥善保管。

4.资料查询

a、非本部门人员要查阅有关资料，必须获得本部门经理许可后方可查阅。

b、查阅人仅限查阅许可的资料。

c、借阅文件资料时，需经部门经理批准，登记后方可借阅，时间不得超过7天。

d、如需复印，应经部门经理许可，并由资料管理人员复印并进行登记。