a物业管理公司日常档案资料管理制度（优选9篇）

a物业管理公司日常档案资料管理制度

适配人群	文档管理员，部门经办人，保密责任人	使用场景	文件借阅，档案归档，资料销毁
制度目标	管好所有文件资料，不丢不乱不外泄，方便大家找得到用得上。
职责分工	文档管理员专职管存档保管；其他人借阅要登记；领导批秘密文件处理。
核心条款	借阅要登记日期用途和归还时间；秘密文件不能外传复印带出；个人档案别人不能看。
执行要求	归档要分类标清，按字母或时间或内容整整齐齐；常清理，过期的经领导同意才能销毁；每月查一次登记本。

1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。

2任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。

3属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。

4职员、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

5文件资料等要朝廷合归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚的标明。

6要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经领导批准可做销毁处理。

a物业管理公司日常档案资料管理制度：a物业管理公司印章

适配人群	印章保管员，部门负责人，财务经理	使用场景	合同签订，财务用章，部门行文
制度目标	防止乱盖章，避免公司被坑，保护公司利益和形象。
职责分工	综合部管刻章换章收废章；主管经理批公司章；部门负责人批部门章；财务经理批财务章。
核心条款	章要专人管；盖章前必须有人同意；合同文件盖章要登记；废章不能乱丢。
执行要求	从今天起就照着做；每次盖章都要留记录；综合部不定期查登记本；谁乱盖谁负责；发现没登记要提醒补上。

物业管理公司印章管理制度

印章是公司或部门权力的象征，应当严格管理:

1.所有印章要由专人保管。

2.加盖公司印章，须经过主管经理同意。

3.加盖部门印章，须经过部门主要负责人同意。

4.加盖公司财务专用章须经公司财务经理签字同意。

5.印章的刻制、更换一律由公司综合部统一办理，报有关部门批准后方可刻制。

6.废弃的印章由综合部统一收回保存。

7.由申报单位对外签订合同及用文加盖公司印章，需登记好内容。

a物业管理公司日常档案资料管理制度：a物业管理公司电脑使用

适配人群	行政专员，IT运维员，部门文员	使用场景	物业办公，文件编辑，病毒查杀
制度目标	防止电脑乱用，保护公司资料安全，让电脑只干正事。
职责分工	行政部管杀毒和检查，经理批软件使用，专人负责开关机和密码。
核心条款	专人专用、设密码、禁游戏影碟、工作时间才用、文件要存对地方。
执行要求	每天用完关自己文件，每月行政部统一杀毒，平时专人盯着，发现乱用要提醒。

物业管理公司电脑使用制度

1.电脑必须指定专人负责，其它人员不得随意使用。

2.电脑必须设定密码，并由专人掌握。

3.未经经理同意不得用公司电脑复制或使用与公司无关的软件。

4.必须在工作时间内使用电脑，工作时间以外由专人开机。

5.不得于任何时间利用电脑打游戏及观看激光影碟。

6.要定期检查电脑使用情况，注意是否有病毒或其它无关的软件存在。每月由行政部为电脑杀毒。

7.如使用电脑编辑文件，应对编辑的文件有相应的中文记录以便及时查找。

8.各部门在存储文件时，不允许将文件直接存储在硬盘目录中，应存于相关的目录中，以便管理。

9.个人在编辑完文件后，或在编辑中长时间离开，应存储资料并关闭自己的文件。以便于提高电脑的使用率。

a物业管理公司日常档案资料管理制度：a物业管理公司例会

适配人群	物业经理，部门负责人，综合部文员	使用场景	月度工作复盘，跨部门协同，计划执行检查
制度目标	让工作更有计划性，帮各部门多沟通，让日常运转更顺畅。
职责分工	总物业经理负责召集主持；综合部写纪要、存档；各部门负责人要汇报和执行。
核心条款	每月开一次会，汇报上周干了啥、问题在哪、下周打算干啥；检查上月计划完成没；总物业经理布置新任务。
执行要求	下午1：30到5：30开，不准迟到早退缺席；纪要得审核后发给各部门；决定的事不能乱改；传达要按要求来，不能乱说。

物业管理公司例会制度

为增强工作的计期性，协调公司各部门的关系使公司日常工作有条理、有计划，特制订本制度如下:

1.时间

每月日下午1:30-5:30(节假日顺延)

2.组织

2.1例会由公司总物业经理召集并主持或由总物业经理指定专人召集主持。

2.2参加人员:公司各部门负责人及临时指定人员。

2.3公司综合部负责会议记录和编写会议纪要，交公司总物业经理审核之后，印发给各部门。综合部负责把每月例会纪要造册存档。

3.内容及目的

3.1各部门汇报上周工作情况及存在问题和下周工作计划，对有代表性的问题应进行讨论并得出结论或制定处理方案。

3.3总物业经理监督检查各部门的上月工作计划执行情况。

3.4总物业经理安排各项工作及工作总结。

3.5对上级通报会议情况，便于上级及时了解并指导工作。

4、附则

4.1参加会议人员必须按会议规定时间、地点准时参加，不得无故缺席、迟到或中途退席，如有特殊情况应事先征得总物业经理同意。

4.2会议应切实做到"议题明确、实事求是、内容扼要、语言简练、讨论集中"。

4.3会议决定的事项，不得随意变动，会后按照会议要求及精神传达贯彻，不得扩大传达范围或任意外传，对违反公司保密规定的，予以严肃处理，严重者予以辞退。

a物业管理公司日常档案资料管理制度：a物业管理处综合巡查

适配人群	物业客服专员，安管巡查员，工程维修员	使用场景	公共区域巡查，设施安全排查，消防隐患整治
制度目标	让嘉园公共区域设施都好好的，别出毛病，别有危险。
职责分工	主任盯着看。客服中心排人、收表、盯整改。安管和工程自己去查，自己修自己管的。
核心条款	每周查一次。查卫生、灯、空调、消防、水管、门窗、墙面、标识、电线、装修现场、停车场这些。
执行要求	客服每周定人，通知到位。检查人填表交客服。客服汇总问题发给安管和工程。他们得改。改不了要报主任，还得继续跟。

管理处综合巡查制度

1目的

定期对**嘉园公共区域进行综合检查，确保**嘉园公共区域设施正常，消除安全隐患。

2适用范围

适用于**嘉园管理处的综合检查。

3职责

3.1管理处主任负责综合检查的监督。

3.2客服中心负责综合检查的安排及检查问题的汇总与跟踪处理情况。

3.3安管部负责具体的检查工作及处理职责范围内的问题。

3.4工程部负责具体的检查工作及处理职责范围内的问题。

4工作流程

4.1客服中心每周向工程部、安管部确定综合检查人员名单。

4.1.1工程部、安管部将综合检查名单提供给综合部。

4.1.2客服中心负责通知检查人员按时检查。

4.1.3检查人员将检查发现的情况记录在《综合检查记录表》，交给客服中心。

4.1.4客服中心统计不合格项并通知工程部和安管部。

4.1.5工程部和安管部按照要求进行整改。

4.1.6未能及时整改项目，工程部、安管部应将情况向管理处主任汇报并跟踪处理。

4.2检查内容

4.2.1公共区域卫生设施、清洁卫生情况正常。

4.2.2照明系统开关、灯具正常。

4.2.3空调通风系统正常，通风良好。

4.2.4消防设施齐全，未被动用。

4.2.5管道无跑冒滴漏现象。

4.2.6门锁、窗户正常。

4.2.7墙面、地面、大理石无损坏、污痕。

4.2.8标识系统完好。

4.2.9无乱拉电线、乱接线情况。

4.2.10施工、装修现场无消防、安全隐患。

4.2.11停车场设施正常。

4.2.12公共区域无其它安全、消防隐患。

a物业管理公司日常档案资料管理制度：a物业管理公司办公用品

适配人群	新调入管理人员，财务人员，保安员	使用场景	新员工入职，财务领用，保安交班
制度目标	管住办公用品乱买乱领，少浪费钱，让东西用得更合理。
职责分工	行政部管发放，领导负责签字批准，财务部统领自己用品，各部门负责人盯好本部门人。
核心条款	新人只发固定几样小东西；贵的或特别的要领导批；记录本必须拿旧的换新的。
执行要求	领东西先填单子，批完才能发；旧本子交回存档；行政部每月查一次领用情况，发现不对马上问。

公司办公用品领用管理没有严格制度，会造成了许多不必要的浪费。为加强管理，特制定以下制度，望共同遵守。

1.新调入的管理人员，因工作需要可购买以下物品:

圆珠笔二支、直尺一把、笔记本二本、胶水一瓶，总价值合人民币15元左右。

2.以下物品需经领导签字批准后方可购买:计算器、文件夹或因工作需要的其他物品。

3.财务人员所需的办公用品由财务部统一领取。

4.保安交班记录本、水电主管等所需用的工作记录本以旧换新，旧的收回存档。

a物业管理公司日常档案资料管理制度：a物业公司行政办公

适配人群	行政专员，部门负责人，项目常务经理	使用场景	办公环境维护，会议组织执行，公文收发传阅
制度目标	让公司形象更好，办公更规范，环境更干净，业务能正常运转。
职责分工	行政人事部管全部行政事。经理、主管、主任各管自己部门的事。
核心条款	办公要整洁安静，不串岗聊天，不办私事，不外泄信息，会议按时开，文件按流程走。
执行要求	每天都要照着做，领导随时看，检查发现不对就提醒。会议要有纪要，文件要签名，印章要审批，设备用完关电源。

物业公司为了更好的发展，特制定相关管理规定。以下是小编搜集并整理的有关内容，希望对大家有所帮助!

第一章总则

第1条目的

为树立良好的公司形象，规范行政办公工作，维护良好的工作环境，保障公司各项业务的正常运转，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于所有在我公司工作的正式员工、兼职人员及临时工。

第3条归口管理

行政人事部是行政办公管理工作的归口管理部门，负责公司行政工作的各相关事项。

第二章办公管理

第4条员工应遵守公司的规章制度，自觉维护办公环境的清洁、安静。

第5条办公室应保持整洁，无杂物，工作台上摆放的办公用品应整齐有序。

第6条保持办公室肃静，工作时间不得高声喧哗。

第7条工作时间不离岗、串岗，不聚众聊天，不打瞌睡，不在办公室内吃零食。

第8条上班时间，严禁办理私人事情，因公外出应向本部门负责人请假。

第9条接待来访，应起身相迎，做到态度和蔼，彬彬有礼;来客告辞，起身相送;在回答来客询问时，不得泄露公司管理制度及有关公司机密事项。

第10条下班或因事离开办公室，应人走灯熄，关好门窗、电源等。

第11条爱护公物，节约使用办公用品。

第12条讲究文明礼貌，注重仪表仪容，按规定着装;接待来访客人，应热情主动。

第三章会议管理

第13条各种会议由召集者负责组织安排，并对出席对象提前发出通知。

第14条会议召开之前应确定议题、参会对象，准备好有关的会议资料、文件。

第15条会议出席者应安排好工作，准时到会，并带笔记本及相关会议资料，如因故无法参加会议，须提前向会议组织者请假。

第16条会议坚持效率原则，各发言者应事先做好准备，发言应简明扼要，以使会议起到应有的效果。

第17条公司的固定性会议为公司经理办公会议、项目区域办公会议、部门例会及班组例会。

1.公司经理办公会议原则上每月召开一次，参会对象为公司总经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员。

2.项目区域办公会议于每月10日召开，参会对象为常务经理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任。

3.部门例会于每旬第一个星期五召开，参会对象为部门所有人员。

4.各班组每月至少组织一次例会，进行业务培训、学习(具体时间由部门确定)。

第18条如遇特殊情况，会议组织者须另行通知;上一级别会议与本级别会议在时间上有冲突时，以上一级别会议为主，本级别会议作相应时间调整。

第19条凡会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议纪要，经行政人事部整理后以文件形式印发并贯彻执行。

第四章公文管理

第20条各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文，统一由行政人事部行政专员收管，并负责签收、分类、登记和分发、传阅。

第21条以公司名义发出的各种文件须编号、登记，统一对外发送。

第22条公文处理程序

1.行政专员将公文登记、分类，交行政人事部经理审阅并提出拟办意见。

2.行政专员根据拟办意见，送有关部门相关人员阅办。

3.领导批办的公文，按批示意见交有关部门负责办理。

4.如承办过程中有疑问或问题，应及时请示、报告。

5.办理完毕后，相关部门应填写承办结果，连同原文件退回行政人事部存档。

第23条对送阅文件要抓紧时间阅读，各部门人员不得无故拖延或扣押，文件传阅后，阅文人须签名并写上时间，

第24条文件一律由专人传送，一般不得横向传阅。

第五章印章使用管理

第25条公司印章由公司总经理指定专人保管，法定代表人印章、财务专用章由财务部专人分开保管。印章未经公司总经理批准，不得随意交与他人保管、使用。

第26条部门印章由部门负责人保管或指定专人保管。

第27条印章使用审批规定如下。

1涉及人员调动(任免)、以公司名义签署的合同协议、财务收支及对外发文、发函等方面用章，由公司总经理批准。

2有关业务管理工作用章，由项目区域常务经理批准。

3使用法定代表人印章，由公司总经理批准。

4使用部门印章、有关业务管理工作用章，由部门负责人批准。

第28条未经领导批准，公司人员不得私自用章，不准携带公章外出，不准盖出空白信笺。

第29条对不符合用章规定的事项，印章保管人员有权拒绝盖章;对违反用章规定或弄虚作假，造成重大影响或经济损失的，要追究保管人、当事人的责任。

第30条刻制印章，须经公司总经理批准。作废的印章应及时封存。

第六章传真机、复印机、计算机管理

第31条为确保办公设备的正常运行和使用，公司指定专人保管、使用，非操作人员，未经许可不得私自使用。

第32条为节约纸张和能源，公司严格控制复印和传真数量，非必要不予复印和传真。

第33条公司一般不承接外单位及私人委托的打印、复印、传真业务，特殊情况须经领导同意。

第34条计算机内存资料注意保密，凡涉及机要文件资料须加密码保存，未经批准，任何人不得提取(阅)电脑内存信息、数据资料。

第35条凡内部常用业务资料、数据，必须进行备份处理，以免丢失。

第36条严格控制计算机外部软件流入管理，严禁安装和使用游戏软件(盘)，以防电脑感染病毒。

第37条工作结束后，应做好办公设备的日常保养和清洁工作，并及时处理废弃稿件，切断电源。

第七章保密工作规定

第38条凡符合下列条款之一者，均属于公司机要文件，不得泄露。

1.关于重要决策或计划。

2.关于人事问题。

3.关于会议重要的讨论事项。

4.关于业主或租户的档案资料。

5.契约、协定或根据协商而决定的事项。

6.特别指定的事项。

第39条机要文件按保密等级可分为以下三级。

1.秘密，不能向相关人员以外者公开。

2.机密，不能向外公开。

3.绝密，不能向特别指名的最小范围内的工作人员以及承办人员以外者公开。

第40条机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的负责人负责。

第41条机要文件由其制发部门制成正、副本两份，一份由制发部门分类保管，另一份由所管部门的负责人保管。

第42条机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发至有关部门时，必须有收件人签字。

第43条机要文件来往传递(包括传真)，应指定专人传接或采取亲启信函方式进行。

第44条机要文件须经制发部门负责人同意后方可复制。机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在发文簿上记载复制件的去向。

第45条秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门负责人负责，由专人进行分发和传送。

第46条机要文件及其相关草案、其他无用资料的销毁，由所管负责人负责。

第八章档案管理

第47条档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别由公司、部门管理或专人负责档案管理工作。

第48条公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门、经办人负责将用完的文件、资料及时归档。

第49条文件结案移送归档时，相关人员须检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查。

第50条文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

第51条档案管理人员做好收件登记、编号、运转、催办工作，对按规定程序符合立卷标准要求的文件，及时进行分类、立卷及归档。

第52条档案管理人员每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

第53条档案管理人员保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫措施。

第54条档案管理人员每年按规定清理一次，对已到保管期限、确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

第55条公司严格履行档案调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅，确因工作需要须复印或摘抄文件，须经领导批准。

第56条借阅人员不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

第57条对于归还的档案，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。

第九章附则

第58条本制度由公司行政人事部拟定，其解释权、修改权归公司行政人事部。

a物业管理公司日常档案资料管理制度：a物业公司形象策划

适配人群	前台人员，市场调研员，品牌设计师	使用场景	形象宣传，市场调研，前台服务
制度目标	让大厦看起来整齐好看，让人一眼认出是这里，传达企业文化，留下好印象。
职责分工	管理部负责调研和定标准，市场调研小组跑市场，前台要当好窗口，保安也要注意言行。
核心条款	标识颜色字体要统一，员工说话穿衣有规矩，环境要干净漂亮，广告栏要规范设置。
执行要求	调研不定期做，收集资料要准，分析完马上报主任，宣传物料先审批再用，员工培训要常搞，前台每天检查形象。

3.8.1 管理内容

与大厦形象有关的标识、图片

3.8.2 管理标准

1. 形象、标识统一

2. 能够反映出大厦的整体风貌

3. 代表企业文化的内涵

3.8.3 适用范围

形象宣传

3.8.4 工作流程

1. 市场调研

市场调研的重要性

掌握最新的市场动态，提供快速正确的信息。因此管理部特设市调研小组，不定时地开展市场调研活动。

根据市场调研的结果，管理部能更好地制定一套完善的客户服务措施，提高软件服务。

1] 确定问题和调研的目的、目标

要清楚地认识其市场调研的方向。

2] 制定调研计划

针对特定项目(广告、形象、宣传等)制定出收集必要信息的最有效计划。

3] 收集有关信息

按制定的计划进行有关资料搜集的阶段，应注意保证资料收集的专业性和准确性。

4] 分析所得信息

完成信息收集工作后，对所获得的信息加工处理及进反馈主管，以便制定经营方向。

5] 提出调研结果

将所收集资料分析解释，向管理部主任提交调研结果报告。

2. 形象宣传

从视觉角度

1] 设计的标准字、标准颜色、员工工作牌、标志图案、便笺等等。(用各类视觉性信息传达媒体以统一形象)

2] 员工言谈举止规范、服饰、日常上、下班的礼仪、礼节等等。对员工整体素质的统一要求，加强培训，提高理论修养、对外树立有礼节、有修养形象。

3] 创造一个美好的环境要素，给客户一个美好印象。

4] 相应设置宣传广告栏(广告专栏、公告专栏、布告栏)广告宣传标语的设立，宣传的册子(等等)。

从行为角度

1] 内部员工精神状态、服饰、服务态度、文化修养，工作作风等加以规范。

2] 对所有经营管理者的行为加以规范等。

3] 保安日常的行为规范，体现精神。

从理念角度

为形象定位与传播的起始点，高层次的定位，从理念的角度把她以格式化，体现现代的企业形象。

1] 提供最优的服务、环境为目标。

2] 倡导群体观念，“真诚、友爱、奉献”作为企业精神。

3] 前台作为形象输出的窗口。(强调前台的作用)

4] 无论客户需要什么，商场将尽全力为你服务，“只要您满意”作为格言。

5] 以高档次的服务，全心全意为客户服务。

a物业管理公司日常档案资料管理制度：a物业辖区消杀

适配人群	物业客服主管，环境组负责人，供方监管员	使用场景	小区消杀，食堂防虫，宿舍灭鼠
制度目标	让清洁绿化消杀这些外包活干得靠谱，别出岔子，服务达标。
职责分工	主任挑外包商，盯质量；环境组管办公区和宿舍日常清洁绿化；客服中心盯消杀。
核心条款	5到10月每月消杀一次，全年每月灭鼠一次；重点喷办公室、宿舍、食堂、公厕、垃圾箱这些地方。
执行要求	喷药避开扶手、餐具、食品、人多时候；非办公时间干大堂消杀；喷完一周内收饵料、捡死鼠、记表；没达标就重来；器具药具用完洗好收好。

物业辖区消杀管理制度

一、目的:

通过对清洁、绿化、消杀、垃圾清运供方服务质量的检查控制，保证服务过程有能力满足规定的要求。

二、范围:

本程序适用于管理处对清洁、绿化、消杀等分包商的检查、考评控制。

三、职责:

3.1管理处主任负责组织对清洁、绿化、消杀及垃圾清运供方的评价选择工作，并检查、监督其工作质量;

3.2管理处环境组负责管理办公区及生活区的日常清洁绿化工作。

四、工作要求:

4.1小区消杀工作由管理处客服中心负责监管。

4.2每年5~10月份，管理处应每月请专业消杀单位进行一次灭虫消杀工作。其他月份参照各标准作业规程的要求进行消杀。灭鼠工作每月应进行一次。

4.3消杀区域为办公室、员工宿舍、食堂、各梯间及公厕、沙井、化粪池、垃圾箱、垃圾周转箱等室外公共区域。