董事会秘书

更新时间：2026-11-13 10:48:49

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房地产办公室管理制度（优选10篇）

发布时间：2026-11-13

适用岗位：董事会秘书、部门负责人、文印专员

制度目标	让文件不乱放，找起来快，别丢别坏，大家都能用上。
职责分工	办公室总管全部档案；工程部自己管工程资料；各部门管好自己的专业档案，交目录给办公室。
核心条款	红章文件必须交办公室；每月月底交重要文件登记册；机要文件不能带出公司。
执行要求	办公室专人收发登记；三天内回请示，急件当天回；各部门按月交材料；工程档案小组定期检查移交。

■行政档案管理制度

一、文件档案工作用办公室总负责，各部门协助管理。

二、文件档案的处理

(一)各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。

(二)各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。

(三)政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。

(四)各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册，交办公室统一保管。

(五)各部门的各类专业档案，如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后，将总目录及卷内目录交办公室一份，以便查阅、利用。

(六)各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所，避免泄露、丢失等不安全事故发生。

制定目的	怕设备乱用出问题，邮件丢件，电话接错，办公用品浪费，绿植枯死，下班忘关电源。
适用范围	行政部文员、办公区所有设备、绿植、耗材、门窗电源。
职责分工	文员管设备登记，收发邮件，接电话，发用品，盯仓库，买新货，查绿植，下班巡楼。经理抽查，不达标要重做。
管理要求	电话记录没打通的，用品出入库要签字，绿植每周看两次，下班必须关电源门窗，仓库每月盘一次。
监督与检查	行政经理每周查三次记录本，少一次扣绩效分；漏关电源被发现，写检查；用品账不对实，重新盘点到对上为止；电话接错超两次，停岗培训一天。

制定目的	怕档案不全不准不整齐，怕验收不过关，想让每份材料都对得上规范要求。
适用范围	监理项目部信息员、各参建单位经办人，管图纸、通知、纪要、声像这些材料的收发归档。
职责分工	信息管理员收文件建台账，监理各专业负责人审案卷，总工和经理批销毁，保安盯销毁现场。
禁止行为	不准漏收漏登文件，不准用修图软件改数码照片，不准把密件乱放乱借，不准交残缺不齐的案卷。
检查与监督	信息员每天登记收发文，每月查一次台账，没记清就补录，漏登记扣当月绩效，季度抽查归档质量，错一处整改三天。

制定目的	公司正在试生产阶段，要办安全设施和职业卫生验收，得按国家法律标准来做事。
适用范围	覆盖全体员工、所有生产车间、危化品、特种设备、重大危险源这些地方。
职责分工	领导管大方向，部门负责人盯自己地盘，班组长守现场，员工照规矩干活，人人有活干。
管理要求	配齐防护用品，定期体检，危化品贴标签写说明书，特种设备按时检，应急预案要演练。
监督与检查	安全部每月查，车间主任天天看，没做到就通报批评，严重就停工整改，还要写整改单交上来。

设立背景	总裁办事情太多管不过来，得有人帮着统筹行政。集团要发展，战略规划也得有人参与。
核心职能	帮总裁办理日常事务，参与战略研究，组织重要会议和接待，管内控和品牌，盯知识产权和法务对接。
工作内容	安排会议、接待客人、写材料、查商标专利、配合人力党务做文化、评估法律顾问干活好不好。
协作关系	跟总裁汇报，和人力、党务、法务、品牌同事一起干活，有时要对接外部单位和律师。

制定背景	经理干活没劲儿，酒店效率低。想让经理们多出活、干好活，工资也得有依据。
适用范围	只管酒店里当经理的人。
职责分工	总经理带头搞考核，行政财务经营的高管一起干。行政人事部天天盯着这事，还派专人算数据。
管理规定	业绩占六成，能力三成，态度一成。每月要完成任务、控成本、管服务、听指令、查员工、处理投诉、做培训、搞活动、带队伍、保卫生、护设备、零失误。
监督与罚则	每月头五天打分，达标给满分，基本达标给六到九成，不达标就零分。年底再加测评，述职考试投票面谈全来一遍。分数低的要谈话，连续差可能换岗。

制定目的	公司里副总要帮总经理干活，怕管得松出乱子，怕计划落空，怕制度没人守，怕队伍散了心。
适用范围	所有副总，不管啥行业，只要挂着这个头衔就得照着做。
职责分工	总经理盯总盘子，副总盯自己分管那块，部门头儿盯手下人，员工盯自己手上的活儿。
管理要求	战略计划得写清楚，制度要贴墙上，流程得有人跟，报告不能拖，队伍得常带，文化得常讲。
监督与检查	每月查一次计划进度，人力和行政一起盯，没交报告扣绩效，漏改制度要重写，三次不改换人干。

制定背景	怕东西账和实际对不上，怕买来建来的资产记错钱，怕公司家底算不清。
适用范围	管公司里所有买来、建来、别人送来的房子设备和材料。
职责分工	财务部定价格怎么算，资产部和使用部门一起收货，仓管员点数看货。
管理规定	买来的按合同加运费保险费记账，自己建的按实际花的钱记，送来的按发票或市价记。
监督与罚则	验收要填单子，三方签字才入库，不填单不入库，填错单要重做，每月查一次单据和实物对不对得上。

制定背景	公司管理有点乱，员工行为不统一，怕影响物业形象。想让大家清楚自己该干啥、不能干啥。
适用范围	公司总部和外派员工都要遵守。子公司可以参考着自己定。
职责分工	部门负责人报情况，综合服务部来核实和公布结果，还要接申诉。分管副总审核材料，总经理最后拍板。
管理规定	做好事能得嘉奖、小功、大功或特别奖。犯错轻的警告，重的记过，再重就辞退。不准撒谎、偷东西、旷工、骂人、搞破坏。
监督与罚则	奖励发钱，随工资一起给。警告贴公告，记过要书面通知。严重问题直接解除合同。综合服务部盯着执行，出问题要查清楚。

制定背景	怕大家上班迟到早退，没人盯岗，客户来了找不到人，现场乱糟糟的。
适用范围	售房部所有销售员、值班主管、销售主管、售房部经理。
职责分工	销售主管管考勤和交表，值班主管查岗，售房部经理批长假，大家互相提醒。
管理规定	必须本人签到，不能代签；离岗要打招呼；不准随便走开；轮值必须到位。
监督与罚则	销售主管每月收考勤表；值班主管每天检查；旷工按缺勤算；事假病假要批条子才准休。

设立背景	公司日常运转需要有人写材料、盯会议、跟日报，还要帮领导跑腿协调。
核心职能	写各种材料，记会议内容，跟日报，推项目，办活动，对外联络。
工作内容	写计划总结报告发言稿，整理会议纪要，盯日报进度，落实会议事项，做ppt表格文档。
协作关系	向董事办负责人汇报，和各部门同事对接，配合他们要材料、改文件、约时间、传消息，有时也联系外面的人。

设立背景	公司业务扩大了，副总裁事情太多忙不过来，得有人帮着搭把手管事。
核心职能	帮副总裁盯目标、跑流程、写材料、办会、管文件、接待人，啥都沾点边。
工作内容	收发文件、记会议、催进度、整数据、安排接待、归档资料、写通知。
协作关系	跟副总裁天天见面，向他汇报；和人力、行政、业务部门常打交道；有时要跑腿对接外部访客。

设立背景	公司人多了得有人管考勤和工资，还要培训新人。
核心职能	管考勤、核工资、做培训、执行经理安排的事。
工作内容	打考勤表、收请假条、核对工资单、组织培训、填各种人事表。
协作关系	向部门经理汇报。跟财务核工资，跟各部门收考勤，帮新员工办入职。

设立背景	老板们太忙了，行程乱七八糟，得有人帮着理清楚。
核心职能	盯紧老板日程，陪老板见人，翻文件，接客户，写东西。
工作内容	排会议、订车票、陪开会、翻合同、收发邮件、泡茶倒水、整理文件。
协作关系	听总经理和副总指挥，跟前台、行政、法务、销售常碰面，有时帮hr传话，偶尔找it修电脑。

制定背景	有人迟到早退，签到乱来，外出不打招呼，开会也随便缺席。想管住这些事，让上班有规矩。
适用范围	公司所有员工，厨房、销售部、总部都算在内。
职责分工	管理部管备案和安排，部门主管盯自己人，财管人员记外出登记，总经理批休假计划。
管理规定	按时上下班，不能代签，外出要留话、有人接替，开会不能迟到早退，穿制服日子得穿好。
监督与罚则	迟到3分钟起警告，超10分钟算旷半日，旷工扣双倍工资，连续三天旷工可能开除。每月查排班表，外出登记天天看，警告记满就谈话。

制度目标	统一会计做法，让账目清楚明白，报告真实可靠，方便公司管钱管账。
职责分工	股份公司财务部管政策制定和监督，各子公司负责执行和日常管理，会计负责人签字把关。
核心条款	统一用国家会计准则，独立建账算盈亏，报告要真实完整，档案要安全保管。
执行要求	按国家和公司规定时间编报报表，签字盖章必须齐全，信息不外泄，审计要走董事会流程，每月检查落实情况。

制定目的	怕公司乱来伤了股东和债权人，怕行为不规范被查。
适用范围	所有股东、董事、监事、高管、公司本身。
职责分工	股东出钱担风险，董事管方向，监事盯着看，高管干实事，法人代表兜底。
管理要求	按《公司法》办事，注册信息要真，股票发行得批，资产债务分清楚。
监督与检查	工商部门查注册，证监会盯发股，法院认章程效力，谁违约谁被告上法庭，章程说了算。

设立背景	董事会要有人干活，集团日常事得有人管，发展规划和投资这些大事不能没人拍板。
核心职能	管人、管钱、管方向。定计划、批制度、任免干部、签合同、处理大事。
工作内容	看文件签字、开会拍板、审计划、改编制、调工资、谈合同、处理突发事。
协作关系	向董事会汇报，跟副总、分公司老总、部门负责人天天碰，财务和人力配合最多，合同要法务把关。

制定背景	怕信息传得慢，怕漏报错报大事，怕投资者被蒙在鼓里，怕公司形象受损，所以得立个规矩管信息上报。
适用范围	只管总部各部门，不管一线员工，分公司和子公司信息也归总部部门统一报。
职责分工	总部各部门负责人要报信息，董事会办公室收信息，董秘总管这事，还要盯着大家别漏报。
管理规定	大事发生后一个工作日内必须报，不能拖，不能少报，不能瞎报，邮件先发也行但得马上电话说一声。
监督与罚则	董办每月查报没报、报全没，漏报或报错的，先问原因，再批评警告，严重就换人，董秘能提处理建议。

制定目的	公司换法人时老章程不适用了，怕登记被退，怕签字人不对出问题。
适用范围	所有要改法人的有限公司和股份公司。
职责分工	股东会管选举，董事会管聘任，执行董事管委派，谁签字谁负责。
管理要求	必须重做决议或决定书，章程条款得同步改，名字职务要写全对。
监督与检查	工商窗口现场查材料，缺一个就退回。补错三次要重新排队，盖章人要当面签字。