酒店采购部工作流程（优选9篇）

酒店采购部工作流程

酒店采购部工作流程6

一、各类物品采购工作流程

1、仓库补仓物品的采购工作流程:

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

(1)货品名称，规格;

(2)平均每月消耗量;

(3)库存数量;

(4)最近一次订货单价;

(5)最近一次订货数量;

(6)提供本次订货数量建议。

经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。

2、部门新增物品的采购工作流程:

若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.

3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程:

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:

(2)最近一次订货单价;

(3)最近一次订货数量;

(4)提供本次订货数量建议。

采购部在至少三家供应商中比较价格品质，并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。

4、鲜活食品冻品的采购工作流程:

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。

5、燃料的采购工作流程:

采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单，按酒店采购审批程序办理，并组织实施。

6、维修零配件和工程物料的采购工作流程:

工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面)，且采购申请单内必须注明以下资料:

(2)库存数量;

(3)最近一次订货单价;

(4)最近一次订货数量;

(5)提供本次订货数量建议。

以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.

二、采购工作流程中须规范事项:

1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后:第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。

3、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。

(1)签置核对:检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。

(2)数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、邀请供应商报价。

三、货比三家工作流程:

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是:

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，

包括:①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商(至少选择3个供应商)，要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟催

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消

(1)酒店取消订单:

如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。

(2)供应商取消订单:

如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

3.违反合同:

合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。

4.档案储存:

所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查，并连同

采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.

5.采购交货延迟检讨

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部

及董事会批示。

酒店采购部工作流程：酒店采购工作细则

酒店采购工作内容

*采购方案制定

采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求，同时避免过量采购带来的压库风险，且价格要符合市场行情，达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面:

1、数量:申购数量由使用部门提报(建议订货量，以及申报理由)，仓库校核(考虑合理库存量和实际库存量)，采购部门依据上述条件对实际采购数量进一步核算。在满足经营的前提下，压低控制库存量，减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资，可适当增大安全库存。

2、质量和价格:须采取供应商实物封样或者照片封样的方式保证验货标准的统一，质量必须经使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行价格结算，采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式，坚持同等质量比价格。

3、进货地点:按照在比价的前提下就近购买的原则，确保供货及时性。

4、供应时间:以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据，在供应商协议上明确约定供应时间，以防缺货影响经营管理。

5、 供应商:建立可靠稳定信誉好的供应商档案，确保拥有"1 2 n"的供应商资源，以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应，除非特别采购请示，日常采购应由合格供应商供应。

*采购计划制定

采购计划包含计划内申购(月度采购计划)和计划外申购(采购申请单)。

1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施，必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求，到货时间须满足采购周期的一般要求。

2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失，按照所负责的节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购，其损失由库房负责;对于日常消耗估测严重不准造成的超额或短缺，其损失由使用部门负责;对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。

*申购

申购的分类:计划内申购和计划外申购

1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。

2、计划外申购是指确属日常需要，但是在计划中没有涵盖，临时提出的采购，各部门填写《采购申请单》(见附件一:《采购申请单》)经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。

*采购实施

1、对于大宗物资(指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资)采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照《酒店管理公司招标采购管理制度》。

2、采购部根据分工，按照审批后的采购计划或者采购申请单，向供应商发出供货通知，并过程督进，保证及时性。

3、定价小组根据所提供的供应商资料，经多轮报价，多轮谈判确定最低价格或者性价比最高的供应商。

4、鲜活食品每15天进行一次定价，每类物品供应商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研，提供书面价格资料，经过报价-询价-核价-多轮谈判-最后由定价小组签批后执行。

5、非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则，询价阶段要有使用部门人员共同参加，定价小组经多轮比价、议价后定价，最终选定的物品和价格要经使用部门确认。

6、对于新品种除按正常的采购申报外，还须提供样品、试验报告，经使用部门负责人确认后(重要物质还需酒店总经理确认)方可购买。

7、办公用品归口管理部门为办公室，库房申请办公用品补库需经办公室审核，然后转采购部执行。工程维保材料的申购归口部门为工程部，电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。

8、非采购人员通知供应商下达的采购指令，一律无效。除专职采购人员，其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。

*付款

采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款(按合同执行的预付款除外)。月结类固定供应商付款时应注意以下几点:

1、考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区别，可以分开上报。

2、经营中的常规付款都应制定计划，各单店于每月10日前上报本月的付款计划(见附件二:《本月付款计划》)，经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单店可直接支付。

3、对于日常付款过程中出现以下情况之一的付款，各单店须上报管理公司审批(见附件三:《付款申请单》):

(1)对于实际需要付款的额度超出审批计划;

(2)对于计划外的紧急采购付款超过5千元(含5千);

(3)日常零星支出中，计划内单一事项额度超过2万元(含2万);

(4)日常零星支出如总额超出计划，计划外支出。

*物资进店管理

1、所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加进行。

2、进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行，禁止供应商返利与商品加价后进店。

3、进店费用最佳方案为现金且一次性支付。

酒店采购部工作流程：酒店采购政策（六）

酒店采购政策(五)

一.采购政策

1.本酒店商品供应采用集中采购制度。

2.本酒店商品采购计划系根据门店商品需求计划而拟订。

3.本酒店对储备商品采用预购备用方式采购，对非储备商品采用现用现购方式采购。

4.本酒店采购人员应采取客观公正之态度并保持价值观念从事业务。

5.本酒店采购得经由供应商或制造商以询价、比价、议价方式办理。

6.每一购案之供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以指定两家或两家以上询价为原则。

7.本酒店采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。是否以订约为宜，及订约有效期限之长短，应以与本酒店最有利之因素考虑。

8.本酒店对商品采购应加强计划与预算之功能，以增进效率，降低成本。

9.本酒店对商品采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商之依据。

10.本酒店对商品采购工作之进行，应实施独立之追踪制度，以增进工作效能。

11.本酒店对商品采购过程应保持完整之记录，以供充分参考运用。

二.采购政策之评估与修订

采购政策之评估作业，应先依据酒店现行的采购政策，对各采购项目的供应来源展开研究，并列出其优、缺点;其次再以"采购项目"为主，针对每一个项目的采购政策，予以检讨修正，进而消除现有政策对采购项目所既存的缺点。在检讨修正采购政策时，同时应以业种别、厂商别及零件别为基准，进行检讨其影响购入成本的变动因素，例如:目前及日后的经济动向市场变化等因素，加以思考分析，才决定是独家采购，还是多家分散采购或一般性订购方式，以使购买政策具有高度弹性。

在评估采购政策时，可使用下列检核项目，进行检讨:

1.采购政策是否具有可配合市场、经济动向或其交易内容变异之弹性

2.中、长期或年度的采购执行方式是否明确

3.在执行订货前，是否已检讨集中及分散采购等方法的优缺点

4.交易形态能否适切的运用，以降低采购成本

5.改变订货量对于采购成本会有影响吗

6.是否对供应商进行评鉴

7.是否依供应商评鉴结果进行订货

8.是否积极的辅导或培育协力厂

9.对协力厂的辅导成果是否反映在采购成本上

酒店采购部工作流程：酒店采购授权（八）

酒店采购授权

为了圆满执行工作并达到目标，采购部门应有下列四种决策权:

1.供应商之选择。

2.交易价格及条件之决定。

3.采购规范之确认。

4.与潜在供应商之接触联系。

再就采购部门而言，为实施分层负责，提高工作效率，通常会实施下列两种授权措施:

内部授权

采购主管秉承上级主管或酒店制度，在一定金额内有决定采购之权。超过此一权限，仍需呈请上级主管核定。

外部授权

除了采用混合式采购制度之外部授权状况外，尚有对于执行专案计划人员之授权(不受酒店原有采购制度之约束)，或采购部门认定由使用部门自行办理更为妥当之授权。金额较大之外部授权，采购部门应保留查核之权，以免发生流弊。

一、作业流程

凡酒店规模愈大，采购金额偏高者，对程序的设计愈为重视。兹将一般采购作业的流程设计应注意的要点，列述如下:

1.先后顺序及时效控制

即应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需要时限。譬如，避免同一主管对同一采购案件，做数次的签核;避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式;避免一个采购案件会签部门太多，影响作业时效。

2.关键点之设置

即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。

3.划分权责或任务

即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。譬如，请购、采购、验收、付款等权责均予区分。

4.作业过程中发生摩擦、重复与混乱

即注意变化性或弹性范围以及偶发时间之因应法则。

5.繁简或被重视的程度，应与所处理业务或采购各项的重要性或价值的大小相适应

即凡涉及数量较大，价值较高，或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。反之，则可略予放宽，以求提高工作效率。

6.程序应合时宜

即应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时日后，应加以检讨，不断改进，以因应组织的变更，或作业上的实际需要。

二、采购作业流程:

1.接收分店询问信息:采购部人员在收到各销售部门的信息(不管是询价/货/专业知识/物流等)，都要详细的记录(门店/联系人/信息内容/需求速度等)，并按轻重缓急，先后顺序处理;注:采购部与业务部门业务往来要记录备案，建立完善的产品资料库，方便日后作业;

2.询问供应商相关问题:收到分店信息，在第一时间按顺序咨询供应商，将供应商的信息反馈记录并备案，在沟通的时候最好举一反三，将分店的信息多元化，分店问一个货源，我们可以收集供应商其他的信息如其他货有没，价格有没便动，定多有没便宜，库存还剩下多少，其他竞争对手拿货情况，给竞争对手的价格等信息，这样做到有惫无患，也方便与门店的沟通，同时扩大酒店信息资源化;

3.信息反馈给分店:将供应商反馈的信息反馈给分店直接联系人或通过qq留言的方式，确保信息的传达成功;

4.接收订货信息:分店根据存货/客户订货等需求向采购部发送采购订单(最好以qq或传真的形式下单，单上最好注明是客人需要还是备货或其他内容)，同时也要确认采购部直接当事人是否收到订单;

5.确定供应商和制定采购单:接收门店的订单后，整核其他门店的订单，选择质量优质，价格最低，服务态度最好，送货速度最快的供应商，然后制定计划采购单，并在采购订单上一定要注明供应商名称/电话/传真/联系人/品名/规格/数量/价格/总金额/需求店名/交货时间/地点/店内联系人/货运方式/运费状态/结款方式/采购员名称及备注;然后将采购单根据标准审核;

6.审核并发送订单:100-2000元经采购主管审核方能采购，2000-10000元经采购经理审核才能采购，10000-50000经采购经理及财务主管审核执行采购，50000以上经采购经理/财务主管/总经理审核由采购主管执行采购;将经审核过的采购单发送给供应商，然后确认货源状况/发货时间/货运方式/到货时间/货运酒店名称，电话及收货地址或供应商送货安排;

7.将发货及物流信息反馈给分店:将供应商反馈信息与采购订单传给订货分店，确认信息接收到位;

8.分店收货后确认货况并知会到货状态给采购部:分店在收到供应商货时，以采购订单为收货依据，确认数量/金额/质量符合标准后将信息反馈给采购部;

9.现金采购按付款流程付款，月结采购按流程将单据上交财务部:在确认第8步完成后，根据订单上的说明付款，月结供应商将送货单签名后转交财务部;

10.汇总月/季/年采购总额并加以分析:按每月/季/年汇总采购金额，分析大型供应商每月/季/年采购占比率，同比去年/上个月和上季度的增降趋势，并从销售/供应商自身三个方面找出原因，逐步去改善;

一.才能方面

(一)成本意识与价值分析能力

采购支出系构成销货成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，精打细算，

锱铢必争，不可"大而化之"。其次，必须具有"成本效益"观念，所谓"一分钱一分货"，不可花冤枉钱，买品质太好或不堪使用之物品。随时将投入"成本"与产出(使用状况--时效、损耗率、维修次数等)加以比较。此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以"总价"比较，必须在相同的基础上，逐项(包括原料、人工、制造费、税金、利润、交货时间、付款条件等)加以剖析评断。

(二)预测能力

在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常调整变动。采购人员应能依据各种产销资料，研判货源是否充裕;与供应商的接触，从其"惜售"的态度，亦能揣摩物品可能供应日绌;从物品原料价格的涨跌，亦能推断采购成本将受影响的幅度有多少。总之，采购人员必扩充视闻，具备"察言观色"的能力，对物品将来供应的趋势能预谋对策。

(三)表达能力

采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。特别是忙碌的采购工作，必须使采购人员具备"长话短说，意简言赅"的表达能力，以免浪费时间。"说之以理，动之以情"来争取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

(四)专业知识

采购人员对其经办的产品，若能了解原料来源、组合过程、

基本功能、品质、用途、成本等，将有助与供应商的沟通，并避免"敌暗我明"吃亏上当。有了专业知识，更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。

二.品德方面

(一)临财不苟得

采购人员所处理的"订购单"与"钞票"并无太大差异，因此难免被"惟利是图"的供应商所包围。无论是威迫(透过人际关系)或利诱(回扣或红包)，采购人员必须维持"平常心"、"不动心"，否则以牺牲酒店权益，图利他人或自己，终将误人误己。"重利忘义"之徒，实难胜任采购职责。

(二)敬业精神

"缺货或断料"实为采购人员最大之耻辱。固然造成料品短缺之原因甚多，若采购人员不能抱持"舍我其谁"的态度，负责调度所需之货品或物料，则酒店之损失，必将可观。

酒店采购部工作流程：大酒店采购实施细则

某大酒店采购实施细则

采购部是酒店的一个重要的支出部门，为了保证各部门所需物品的品质和价格的合理性，结合集团总部《招标管理办法》制订采购方式及程序。

本实施细则适用于非招标类物品。

总则

第一条为了搞好酒店采购工作，保证采购到优质廉价的物品，确保经济指标的完成，防止一些不正常事情发生，特制定此细则。

第二条采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持、配合权，但一般不得自行采购。

第三条所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。

第四条相关人员在采购、收货过程中，必须遵循职业道德;努力提高业务水平，适应市场经济发展要求;讲究文明礼貌;遵守法律、法规;以酒店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好"粮草"关。

第一节采购申请

第五条仓库保管员要根据酒店的经营情况，掌握定额指标和日常使用情况，编制年(季、月)的采购计划交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理班子讨论，通过后列入年(季、月)度计划，由酒店财务部具体安排执行。

第六条凡是仓库储备的项目均由其提出采购申请。申请之前须认真检查库存量、消耗量及编制的采购计划，严格按照预算执行。

第七条仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前须查询仓库是否有该项物资，或在仓库多余物资中是否有代用品。

第八条经确认实属必需购买项目，必须由仓库或使用部门按照不同情况提前填写不同类型的申购单，经部门授权主管审批签字后报送采购部。

1.厨房直接正常消耗食品填写"厨房每日市场订单"，一式四联报送采购部。

2.厨房直接正常消耗食品以外的采购项目填写"采购申请单"，一式五联报采购部。

第九条所有申购单必须用中文(或中英文)填写，并写清楚其规格、型号等条件(或特殊要求)等，以便采购员购买。

第十条所有采购项目的申请要加强计划性，减少盲目性，提前填写，留有余地。

1.国外进口项目需提前二至三个月提出申请。

2.国内加工或订做的项目需视生产周期提前提出申请。

3.国内常用批量项目需在当年度底提出下年度全年或半年申请计划，分批到货。

4.国内市场一般项目需提前两周提出申请。

5.厨房直接正常消耗食品每天下午提出申请，次日上午进货。

6.特殊项目或紧急项目按有关规定处理。

第二节采购项目的择商、确认和报价

第十一条所有"厨房每日市场订单"以外的采购申请单报送到采购部审批后，由采购部经理统一登记后分发给相应采购员，由其具体负责申请单上采购项目的择商、确认和报价。

第十二条"厨房每日市场订单"直接报送采购部经理，由其具体负责落实采购人员报价后，留存第一联，其余三联返送厨房及收货部。

第十三条采购人员收到自己分管的申请单后要归纳、分类整理，对其中有疑问的内容要与主管和申报部门授权人及时沟通;在确认无误后，按照要求时限寻找至少三家以上供应厂商，进行业务洽谈;经过酒店择优确定报价填入申请单，并填好总金额、供应厂商名称后上报上级审阅。

第十四条"国外采购申请单"由采购部经理负责。通常以发电传、传真的方式向香港或国外供应厂商询价;属国家控制进口的项目在询价的同时，向酒店集团采购配送部汇报。

第十五条供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。

第十六条对于特殊要求的或需要加工订做的项目，申请部门要作详细说明或提供样品;供方按要求提供样品，并经管理班子授权人确认签字后方可进一步洽谈。

第十七条采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常作好市场调查研究，掌握市场行情，积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用品;积极主动向管理班子提供市场情况所购物品的策略。

第十八条所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分了解并掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格并提出质疑，采购部在择商报价中必须认真研究对待，使用部门主动与采购部办理协调配合，对于所掌握的供应厂商情况及购货意向通报采购部，以便由其选定质好价廉服务优的供应厂商。

第十九条确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方必须及时联系沟通或上报酒店集团采购配送部，研究对策。无力解决的必须及时上报领导，不得拖延误事。

第三节基准单价

第二十条基准单价的确定按集团总部《招标管理办法》进行。

第二十一条基准单价的适用范围:蔬菜、肉类、水果、酒水及其它餐饮材料等。

第二十二条基准单价确定后须报酒店集团采购配送部、审核岗及招标中心备案。

第二十三条基准单价的上浮及下降，均按集团总部《招标管理办法》执行。

第四节审批程序

第二十四条审批程序按集团总部《招标管理办法》执行。

第五节购买

第二十五条所有采购项目依据有效订单，原则上由采购部统一购买，其他部门一般不得自行购买。

第二十六条经审批签字的采购单返回采购部后，由采购部经理统一注册登记后分到采购部有关主管等人。

1.国外进口订单由采购部经理直接负责订购，通常以邮寄订单、发电传、传真方式订购。同时注明相关单证。

2.国内采购订单由各主管落实到采购员实施购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂、商及其他要求进行。

第二十七条在购买过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。

第二十八条对于期货或供需双方认为必须签约的经济活动，首先要与供应厂、商认真洽谈有关业务的细节，向财务总监请示汇报;在达成协议后，按财务管理规定签订供需合同，经双方法人代表签字并取得合法公证后方能生效。

第二十九条采购人员在购买中要将采购订单号码、所需部门明确告诉送货到店的供应厂商。

第三十条由于当地市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须按集团总部《招标管理办法》审批后方能购买。

第六节进口货物报关与报验

进口项目入关到货后均需由专职报关、报验员按照有关规定进行报关、报验。

第三十一条进口用品到货后，首先填写关税征免表向海关办理征免审批。然后完整、准确地填制有关单证

，附交合法、齐全、有效的报关单证向海关办理报关手续。交税过关后方能提货。

第三十二条准确地填制报关手续。交税过关后方能提货，检疫合格后方能使用。

第三十三条报关、报验员必须认真学习并切实遵守国家有关进出口政策、法令、海关和检疫的法律、法规、规章，依法履行报关员义务，行使报关员权力。

第三十四条与相关部门的人员搞好关系，做好报关、报验工作。

第七节货物运输

第三十五条所有购买项目必须首先争取供应厂、商送货到店。采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购项目进行运输。

第三十六条采购运输要做到及时、安全、完好、节约且有效率;禁止食品与其它货物混装，保证食品卫生。

第三十七条凡是需要酒店提供运输的采购项目、采购人员外出联系业务或其他业务用车，首先由主办人向各自主管提出用车申请，并详细说明所运项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求。然后由采购部经理根据情况安排运输、用车计划，并填写派车单。

第三十八条司机必须遵守车辆维护保养的各项制度;必须遵守各项交通法规。司机必须持有采购部经理签字的派车单驾驶车辆外出，并在收车后如实地填写好派车单的逐项内容，上报采购部经理。

第三十九条非酒店业务用车必须经过财务总监批准。

第八节货物验收

第四十条无论是采购人员自提项目还是供应厂、商送货项目，货到酒店后，必须首先与收货部联系，说明酒店采购订单号码及部门，由收货部依据采购订单或合同过数检验，合格后分送所需部门。不允许采购人员或供应厂、商直接交与所需部门。不符合采购订单内容的项目一律拒收。

第四十一条验收合格并已付款的采购项目由采购人员将发货票、支票存根登记后交与收货部签收。

第四十二条验收合格但未付款的采购项目由收货部开具收货单经交货人签字后，将第五联给交货人作为结算凭证，第一联随同收货日报上交财务部，第二联收货部留存备用，第三联交使用部门。

第四十三条收货部在对购入项目的质量、规格、样式等难以确认的情况下，要主动请示所需部门的授权人协助，有关部门和人员积极帮助解决。

第四十四条在验收中，收货部或所需部门均有权提出退货要求。经确认，实属不符合要求的项目，由采购部负责退货事宜。

第四十五条购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对争议不决的有关事宜，其双方进行协调解决。如仍存分歧，由酒店管理班子授权人裁决。

第九节结算工作

所有采购项目的结算均由采购人员凭该采购订单到财务部取得付款凭证后进行。

第四十六条国外进口采购项目凭采购订单、发货票、收货单证由财务部办理付款事宜。

第四十七条国内本市采购项目金额在五百元以上的，由采购部人员凭采购申请单、相应的收货记录及发票到财务应付款处办理付款手续。五百元以下的，按第一章第十五条1.4款处理。

第四十八条供需双方认可的带有预付款的采购项目必须由采购人员填写"支票申请单"附该项采购订单、预付款协议书报采购部经理、财务总监、总经理及酒店集团审批签字后，由采购人员凭采购订单领取转帐支票后付款。付款后采购人员要及时将发货票收货记录、支票存根一并登记后交与递交财务部。

第十节特殊采购项目

第四十九条一些技术性较强，或有特殊要求的采购项目，采购部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买，并与之共同承担责任。有关部门对此要予以协助。

第五十条所有紧急采购项目均由所需部门依照有关规程自行办理手续。采购部要急人所急，以最快速度择商报价，一经收到所需部门已经形成的有效订单取得结算手续后，必须千方百计采取紧急购买措施，保证供应。采购部人力不足的情况下，可以授权有关人员代购，并与之共同承担责任。

第五十一条对采购部、收货部正常工作时间以外的需求项目，尽可能提前申购。若确有个别紧急需求，须经有关授权人批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申请、审批、收货手续。

第五十二条酒店集团当局决定的特殊专项专人采购项目不受此规程限制。

第十一节采购业务管理

第五十三条为了搞好酒店的采购工作，保证优质廉价适时的供应，采购部全体人员必须认真履行各自的职责规范。搞好店内店外的业务合作关系，树立良好的企业及个人形象，廉洁自律。

第五十四条采购人员在招标采购过程中必须依法办事，提高业务技能，不断降低采购成本，按时完成本职工作，讲求实效。

第五十五条采购部经理主要负责收集、分析、研究市场信息;按财务规定制定采购原则。

第五十六条采购计划;控制采购成本及采购费用;认真审定各类采购申请单的报价及推荐的供应商，提出主导意见上报，督促、检查各类采购项目的执行情况;加强与酒店各部门及供应商之间的沟通与协调。

第五十七条采购人员按酒店采购项目的分类进行分工负责，采购部经理负责进口物资的订购，不负责具体项目的采购，对于一些技术较强，或有特殊要求的采购项目，采购部可要求有关部门共同招标购买，并共同承担此责任。

第五十八条供应商的客史档案、业务信息资料归酒店所有，归类存放，未经批准不得私留、借阅。

第十二节奖惩规定

酒店采购部工作流程：酒店采购业务操作流程

酒店采购部业务操作流程

1、按使用部分的要乞降采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表;

2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案;

3、在主管的铺排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购;

4、按酒店及本部分制定的工作程序，完成现货采购和期货采购;

5、货物验收时泛起的各种题目，应即时查清原因，并向主管汇报;

6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。

7、将到货的品种、数目和付款情况讲演给有关部分，同时附上采购申请单或经销合同;

8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合统一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

酒店采购部工作流程：酒店采购绩效评估细则

酒店公司采购的绩效评估

一.采购绩效评估的基本看法

(一)采购主管必须具备对采购人员工作绩效进行评估的能力。

(二)采购绩效评估的基本原则有三:

第一评估必须持续进行，要定期地检讨目标达成的程度。当采购人员知道会定被评估绩效，自然能够致力于绩效之提升。

第二须以酒店整体目标的观点，来进行绩效评估。

第三采购作业的绩效，会受到各种外来因素所左右。评估时，不但要衡量绩效，也要检讨各种外来因素所产生的影响。

(三)评估时，可以使用过去的绩效为尺度，也可以预算作为评估的基础。更可以与其他酒店的采购绩效比较的方式，来进行评估。

二.采购绩效评估的目的

许多酒店与机构，到现在仍然把采购人员看做"行政人员"，对他们的工作绩效还是以"工作品质"、"工作能力"、"工作知识"、"工作量"、"合作"、"勤勉"等一般性的项目来考核，使采购人员的专业功能与绩效，未受到应有的尊重与公正的评量。实际上，若能对采购工作做好绩效评估，通常可以达到下列的目的:

(一)确保采购目标之实现

各酒店的采购目标互有不同，例如政府采购的采购单位偏重"防弊"，采购作业以"如期"、"如质"、"如量"为目标。而民营酒店的采购单位则注重"兴利"，采购工作除了维持正常的产销活动外，非常注重产销成本的降低。因此，各酒店可以针对采购单位所应追求的主要目标加以评估，并督促它的实现。

(二)提供改进绩效之依据

绩效评估制度，可以提供客观的标准，来衡量采购目标是否达成，也可以确定采购部门目前的工作表现如何。正确的绩效评估，有助于指陈采购作业的缺失所在，而据以拟订改善措施，而收到"检讨过去、策励将来"之效。

(三)作为个人或部门奖惩之参考

良好的绩效评估方法，能将采购部门的绩效，独立于其他部门而凸显出来，并反映采购人员的个人表现，作为各种人事考核的参考资料。依据客观的绩效评估，达成公正的奖惩，当能鼓舞采购人员择善固执，而使整个部门发挥合作效能。

(四)协助人员甑选与训练

根据绩效评估之结果，可针对现有采购人员工作能力之缺陷，拟订改进的计划，例如安排参加专业性的教育训练;若发现整个部门缺乏某种特殊人才，则可另行由酒店内部甑选或向外界招募，例如成本分析员或机械制图人员等。

(五)促进部门关系

采购部门之绩效，受其他部门能否配合的影响至巨。故采购部门之职责是否明确，表单、流程是否简单、合理，付款条件及交货方式是否符合酒店的管理制度，各部门之目标是否一致等等，均可透过绩效评估而予以判定，并可以改善部门间的合作关系，增进酒店整体的运作效率。

(六)提高人员的士气

有效且公平的绩效评估制度，将使采购人员的努力成果能获得适当回馈与认定。采购人员透过绩效评估，将与业务人员或财务人员同样，对酒店的利润贡献有客观的衡量尺度，成为受到肯定的工作伙伴，对其士气之提升大有帮助。

三.采购绩效评估制度的成功条件

(一)公开化--酒店应以公正无私的立场，来制定采购绩效评估制度，绝不能使绩效评估制度成为采购部门本位主义的产物。

(二)必须切实符合酒店的特性

(三)评估的目的必须明确化

四.采购绩效评估的指标

采购人员在其工作职责上，必须达成适时、适量、适质、适价及适地等基本任务，因此，其绩效评估自应以此"5适"为中心，并以数量化的指标作为衡量绩效的尺度。

(一)品质绩效

采购的品质绩效可由验收记录及生产记录来判断。前者系指供应商交货时，为酒店所接受(或拒收)的采购项目数量或百分比;后者则是交货后，在生产过程中发现品质不合的项目数量或百分比。

1.进货验收指标=合格(或拒收)数量/检验数量

(二)数量绩效

当采购人员为争取数量折扣，以达到降低价格的目的时，却可能导致存货过多，甚至发生呆货、滞销的情况。

1.费用指标

现有存货利息费用与正常存货水准利息费用之差额。

2.呆货、滞销处理损失指标

处理呆货、滞销的收入与其取得成本的差额。

存货积压利息的费用愈大，呆货、滞销品处理的损失愈高，显示采购人员的数量绩效愈差。不过此项数量绩效，有时受到酒店营业状况、商品管理绩效或投机采购之影响，故并不一定完全归咎采购人员。

(三)时间绩效

这项指标是用以衡量采购人员处理订单的效率，及对于供应商交货时间的控制。延迟交货，固然可能形成缺货现象，但是提早交货，也可能导致买方负担不必要的存货成本或提前付款的利息费用。

1.紧急采购费用指标

紧急运输方式的费用与正常运输方式的差额。

2.断货损失指标

断货期间作业人员薪资损失。

事实上，除了前述指标所显示的直接费用或损失外，尚有许多间接的损失。

(四)价格绩效

价格绩效是酒店最重视及最常见的衡量标准。透过价格指标，可以衡量采购人员议价的能力以及供需双方势力的消长情形。

采购价差的指标，通常有下列几种:

1.实际价格与标准成本的差额。

2.实际价格与过去移动平均价格的差额。

3.比较使用时的价格和采购时之价格的差额。

4.将当期采购价格与基期采购价格之比率与当期物价指数与基期物价指数之比率相

互比较。

(五)采购效率(活动)指标

下列各项指标可衡量在达成采购目标的过程中，各项活动的水准或效率。

1.采购金额

2.采购金额占销货收入的百分比

3.订购单的件数

4.采购人员的人数

5.采购部门的费用

6.新厂商开发个数

7.采购完成率

8.错误采购次数

9.订单处理的时间

由采购活动水准上升或下降，我们不难了解采购人员工作的压力与能力;这对于改善或调整采购部门之组织与人员，将有很大的参考价值。

兹就6、7、8项之"新厂商开发个数"、"采购完成率"及"

错误采购次数"，说明如下:

●新厂商开发个数

为使供应来源充裕，对单一来源的商品，通常要求采购人员必须在期限内扩增供应商家数，此一绩效指标，亦可以单一来源商品，占所有a类商品的比率来衡量。

●采购完成率

此为衡量采购人员努力办案的绩效。

完成率指标=本月累计完成件数/本月累计请购件数

完成件数有两种计算标准，第一种标准是，由采购人员签发订购单即算，另一种标准则必须等供应商交货验收完成才算。

不过，采购人员若为提高完成率，使议价流于形式，则将得不偿失;

●错误采购次数

系指未依有关的请购或采购作业程序处理的案件。譬如错误的请购单位、没有预算的资本支出请购案、未经请购单位主管核准的案件、未经采购单位主管核准的订购单等。此等错误次数，应要求将至零。

五.绩效评估的标准

有了绩效评估的指标之后，必须考虑依据何种标准，作为与目前实际绩效比较的基础。一般常见的标准如下:

(一)已往绩效

选择酒店以往的绩效，作为评估目前绩效的基础，是相当正确、有效的做法。但酒店采购部门，无论组织、职掌或人员等，均应没有重大变动的情况下，才适合使用此项标准。

(二)预算或标注绩效

若过去的绩效难以取得或采购业务变化甚大，则可以预算或标准绩效作为衡量基础。标准绩效之设定，有下列三种原则:

1.固定的标准

标准一旦建立，则不再更动。

2.理想的标准

系指在完美的工作条件下，应有的绩效。

3.可达成的标准

在现况下，应该可以做到的水平。通常依据当前的绩效加以考量设定。

(三)同业平均绩效

若其它同业酒店在采购组织、职责及人员等方面，均与酒店相似，则可与其绩效比较，以辨别彼此在采购工作成效上的优势。若个别酒店之绩效资料不可得，则可以整个同业绩效的平均水准来比较。

(四)目标绩效

预算或标准绩效系代表在现况下，"应该"可以达成的工作绩效;而目标绩效则是在现况下，非经过一番特别的努力，否则无法完成的较高境界。目标绩效代表酒店管理当局，对工作人员追求最佳绩效的"期望值"。

六.绩效评估的人员与方式

(一)评估人员

1.采购部门主管

由于采购主管对管辖之采购人员最为熟悉，且所有工作任务之指派，或工作绩效之良窳，均在其直接督促之下，因此，由采购主管负责评估，可注意人员的个别表现，并兼收监督与训练的效果。

2.会计部门或财务部门

采购金额占酒店总支出的比例甚高，采购成本之撙节，对于酒店利润的贡献至巨;尤其在经济不景气时，对资金周转的的影响亦大。会计部门或财务部门不但掌握酒店产销成本数据，对资金的取得与付出亦做全盘管制，故对采购部门的工作绩效，可以参与评估。

3.门店或销售部门

若采购项目的品质及数量，对酒店的最终产出影响重大时，有时可由门店或销售部门人员评估采购部门的绩效。

4.供应商

有些酒店透过正式或非正式管道，向供应商探询其对于采购部门或人员的意见，以间接了解采购作业的绩效和采购人员的素质。

5.外界的专家或管理顾问

为避免酒店各部门之间的本位主义或门户之见，可以特别聘请外界的采购专家或管理顾问，针对全盘的采购制度、组织、人员及工作绩效，作客观的分析与建议。

(二)评估方式

采购人员工作绩效的评估方式，可分为定期方式及不定期方式。定期的评估系配合酒店年度人事考核制度进行，有时难免落入俗套。一般而言，以"人"的表现，如工作态度、学习能力、协调精神、忠诚程度等为考核内容，对采购人员的激励及工作绩效之提升，并无太大作用。若能以目标管理的方式，即从各种工作绩效指标当中，选择当年度重要性比较高的项目3~7个订为目标，年终按实际达成程度加以考核，则必能提升个人或部门的采购绩效;并且因为摒除了"人"的抽象因素，以"事"的具体成就为考核重点，也比较客观、公正。

酒店采购部工作流程：某酒店采购员工作细则

酒店采购员工作细则

1、完成宾馆各类物资的采购任务，并在预算内做到货比三家，择优选用，开源节流，达到控制成本的目的。

2、在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，廉洁自律，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下，开展业务活动。

3、采购员必须经常了解自己购进货物的质量，以及使用部门的意见。

4、采购员必须经常了解市场行情，掌握供货渠道，减少供货环节，以便能随时满足使用部门对货品在质量，数量，价格和采购费用等方面的要求。

5、采购员有义务向使用部门推荐使用的新产品

6、采购员有义务对仓库及使用部门的积压物资或长期不使用的物品，进行处理及推销工作。

酒店采购部工作流程：酒店采购部主管职务说明

酒店采购部主管职务说明(三)

中文职衔:采购部主管

英文职衔:purchasing department supemison

部门名称:财务部 职位级别:

直属上司:成本主管 直属下级:采购员

职务概述:

负责酒店的各项采购计划方案，监督采购质量，协助成本控制主管搞好成本控制工作。

1、参与制定财务部工作计划及编制采购进货。

2、负责工程维修部门各类机电产品、物料的采购进货。

3、负责编制酒店各类物品和设备的采购计划、方案;经总经理批准后组织实施。

4、负责办公、劳防等日用物品的采购。

5、负责餐饮部食品物料采购。

6、掌握市场行情和酒店各部门商品、物料需求情况，扩大货源，采购适销对路的商品，并注意资金合理周转，确保各部门需求的高质、高量、按时。

7、组织业务活动，培训各类采购人员，不断提高工作效率。

8、协调与有关部门及下属员工之间关系，考核员工工作质量，关心员工思想和生活，发挥他们的工作积极性，完成上级交办的其他任务。

9、监督采购货物的质量，遵守各项财经纪律，严格执行各项财务制度。