酒店采购验收制度（优选5篇）

酒店采购验收制度

适配人群	采购专员，库管人员，厨师长	使用场景	食材采购，供应商管理，市场调研
制定背景	怕采购乱来，价格高、质量差、浪费钱。想让买菜买货有规矩，省钱又保质。
适用范围	酒店所有采购员、库管、厨师长、财务、用货的部门。
职责分工	总经理带头管，采购员跑腿买，库管和厨师长一起验货，财务盯着钱，监督员看着流程。
管理规定	货比三家再定供货商；市场价基础上压价；鲜货天天买，干货不能堆超15天；验收四人到场，数量差不能超10%。
监督与罚则	每月查市价两次，留记录签字；定价要书面通知库管财务；验收单四联分存；谁漏签、少验、多买，扣当月绩效；检查由总经理带队不定期翻单子。

酒店采购与验收制度

第一条:为规范酒店的原材料采购程序、采购行为和节约采购成本、满足酒店经营的需求、提高酒店的经济效益、特制定本制度。作为酒店采购人员及部门验收的标准!

第二条:采购方式及供货商的确定:

(一)采购方式的确定

1对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供货商送货的方式。

2对于使用平率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购。

3对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。

(二)供货商的确定原则:

1初选供货商:要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况。

2试用供货商:对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。

3确定供货商:在使用两个月的基础上、由总经理、副总经理、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定。

4签定供货合同:确定供货商后，由总经理与供货商签定供货合同，合同的期限不得超过一年。

5供货商的更换与续用:在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。

第三条:市场调查原则

1由总经理、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档。

2调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场的调查以供货商所在的市场为准。

3调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价。

4出实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。

5调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。

6零星物品的调查由总经理或委托其他人(采购人员除外)实施。

第四条采购的定价原则:

1对供货商所供物品的定价:在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。

2定价程序:由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行。

3价格管理原则:对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下:

(1)干杂、调料、粮油、等执行价格不得高于市场批发价格的6%。

(2)低质易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。

(3)零星物品的价格不得高于市场零售价的5%

(4)鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的4%

(5)蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%。价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%。

4春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。

第五条:申购程序

(一)零星物品的申购程序

1、对于经常性项目的采购应由所需部门每周固定时间定期报计划，经总经理审批后，交由采购人员办理。

2、需临时采购的物品由所需部门填写申购单，经部门负责人、总经理审批后方可办理，申购单一式两份。写明所需物品的品种、数量、规格等。

3、零星物品的采购不得超过两天。需要急购的物品由总经理在申购单写明，限时购买。

(二)供货商送货的申购程序:

1、需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字后，交采购人员办理。

2、库管人员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，库管人员应以书面形式通知采购人员进货。

3、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知库管，不需填写申购单。

4、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货。

第六条:采购数量的确定原则:

为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。

(一)鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。

1、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。

2、用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。

(二)库存物品(干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等)的采购数量。

1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。

2、库存量的计算公式:

最低库存量=每日需用量*发货天数

最高库存量=每日需用量*15天

第七条:货物的验收原则:

(一)验收的质量标准:

根据本酒店制定的《质量标准进行》验收

(二)验收的数量标准:

根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。

(三)验收人员:

采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收。

(四)验收时间:

每日上午9:30---10:00下午4:30

(五)验收程序:

1、由库管人员填写"入库单"或"鲜货食品验收单"注明所收物品的数量、单价、金额。

2、入库单、验收单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式四联，第一联库管自己留存;第二联交财务做为记帐凭证;第三联交供货商作为结帐凭证;第四联交总经理。

酒店采购验收制度：酒店采购与各部门协调

适配人群	采购专员，销售经理，品管主管	使用场景	酒店运营，销售预测，品质验收
制定背景	采购事情太杂，光靠采购部干不完。大家不配合，容易买错、买贵、交不了货。
适用范围	酒店里所有跟采购打交道的部门，管采购的人、管卖货的人、管验货的人、管仓库的人、管钱的人。
职责分工	采购部带头拉关系，各部门要主动给信息、给反馈。采购经理盯进度，部门主管管自己人有没有配合。买啥东西、啥时候买、买多少，得按销售预估来。不能光听销售喊，采购也得问清楚成本和时间。
监督与罚则	每周开个短会碰情况，采购部记下谁没给资料、谁拖了事。三次不配合，抄送部门主管。每月查一次配合记录，差的要重讲规矩。

酒店采购与各部门的协调

由于采购业务牵涉范围广泛，相关部门颇多，欲期采购业务能顺利进行，而获得良好的工作绩效，除了采购部门工作人员的努力外，尚需酒店内部有关部门的密切配合，始克有成。

因此，采购人员必须培养良好人际关系与协调能力，以期获得有关部门之合作，而圆满达成任务。兹将采购部门与酒店内有关部门之协调关系，叙述如下:

一.与管理部门之协调关系

在与管理部门的协调上，采购部门应将与供应商接触所获得的市场资讯，提供给管理部门做为经营上的依据。而管理部门则应将景气预测、税费结构、汇率趋势等资讯提供给采购部门参考。

二.与销售部门之协调关系

1.销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门，以期采购计划之有效执行。

2.销售部门研订产品之价格，必须事先预估销售成本，尤其是占主要部分之商品成本。在预估商品成本方面，采购部门应提供充分之协助。

3.销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时，必须考虑采购的购运时间，避免造成无法如期交货的问题。

4.采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的商品需求资讯，以及其产品之销售数量、品质、价格等资讯，提供给销售部门，以协助做好竞争策略之拟订工作。

5.为了互惠起见，酒店在政策上，会要求供应商购买本酒店之产品，在此项政策之执行方面，销售部门与采购部门应密切配合办理。

三.与品管部门之协调关系

基本上，采购人员必须熟悉有关品质的标准，以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购人员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商。

总的来说，采购与品管部门之协调关系如下:

1.品管知识:采购人员应随时向品管部门学习品管的知识，以便在与供应商接触时能了解其品质，以期采购适当的商品供应门店。

2.品质标准:采购部门应与品管部门保持密切联系，以便品管部门随时提供必要之协助，使请购规格与验收标准能相互吻合。

3.商品验收:品管部门对于厂商交来之商品不符要求而拒收时，应即通知采购部门，以便采取必要之措施。

4.开发厂商:采购部门与品管部门应共同开发供应厂商，以确认厂商是否具备供应所需产品之品质及数量的能力。

四.与门店仓储之间协调关系

大量采购可以降低商品的单位成本，但是相对的，因存量的增加，而提高仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与门店仓储部门，必须有良好的沟通与协调，妥为设计适当的最低存量及订购点。

采购部门应于订购作业完成时，将有关交货时间与数量等资料通知门店仓储部门，以便门店仓储部门能事先准备所需之空间;而门店仓储部门应定期将存量记录通知采购部门，以利存量之控制。对于退货、呆货、缺货等问题，采购人员亦应协助门店仓储人员处理。

五.与会计部门之协调关系

每一项采购交易，从订购开始到交货、请款、付款为止，都需要作会计处理。会计部门也可为采购部门提供各项有关之计算资料，例如:应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额之比较、商品成本之计算、价差之绩效计算等。

不过，在许多酒店与机构中，这些会计工作有时候会由采购部门担负一些职责。不管这些会计工作由谁执行，部门间紧密的协调与合作，通常可以从供应商获得折扣的机会，以及改善买卖关系。

六.与财务部门之协调关系

采购预算是酒店资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时，必须考虑成本因素;在订购较大数量时，必须考虑酒店财务负担能力;在议定价格时，必须考虑付款方式(现金支付或期票支付)，以避免造成财务上的损失或风险。因此，采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率之价差、付款条件与额度等方面，做妥善之协调。

酒店采购验收制度：酒店采购

适配人群	酒店采购主管，分店运营负责人，供应链统筹专员	使用场景	酒店采购决策，跨区域物资调配，多店协同供应
制定背景	酒店东西买得乱，价格谈不下来，库存堆太多。想统一管采购，省钱省事少浪费。
适用范围	总店、分店、各工厂的买东西事情。
职责分工	总店采购部牵头干，分店和工厂配合执行，总经理盯着看有没有按规矩来。
管理规定	大额通用货必须集中买；小额急用货可分头买；进口货归总店管；不准各自乱下单。
监督与罚则	采购单要留底，每月查一次执行情况；没按制度办的，第一次提醒，第二次扣绩效；每季度汇总问题报给管理层。

酒店采购制度(六)

采购制度系指酒店对采购工作之管理。依据酒店的规模、地理条件、产品种类等采取中央集权方式的"集中制"，或是地方分权方式的"分散制"，或是兼分权与集权的混合方式的"混合制"。

一.集中制

将采购工作集中一个部门办理，做到极点时，总店各部门、分酒店及各工厂均无采购权责。

(一)优点

1.集中采购可使数量增加，提高对卖方的谈判力量，较易获得价格折让与良好服务。

2.只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。

3.采购功能集中，减少人力浪费;便利人才培养与训练;推行分工专业性，使采购作业成本降低，效率提升。

4.建立各部门共同物料的标准规格，可以简化种类，互通有无，亦可节省检验工作时间。

5.可以统筹规划供需数量，避免各自为政，产生过多存货，各部门过剩物资，亦可相互转用。

(二)缺点

1.采购流程过长，延误时效;零星、地域性及紧急采购状况难以适应。

2.非共同性物料集中采购，并无数量折扣利益。

3.采购与使用单位分离，采购绩效较差。例如规格确认，物品转运等费事耗时。

(三)使用状况

1.酒店产销规模不大，采购量值小，全酒店只要一个采购单位来办理，即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。

2.酒店各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜之必要。或部门与需用部门虽非同处一地，但因距离亦非遥远，通信工具相当便捷，采购工作集中由一单位办理，尚不至于影响需求时效。

3.酒店虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到"以量制价"的效果。

二.分散制

将采购工作分散给各需用部门分别办理。此一种制度通常使用于酒店规模较大，工厂分散与较广区域的酒店。此类酒店，若采用集中制，则容易产生采购上的迟延，且不易应付紧急需要，而购用部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。

除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工厂，在生产设备、贮藏设备、社区的经济责任等，具有独特的差异性时，亦以采用分散制较为适宜。

三.混合制

兼取集中、分散制优点而成。凡属共同性物料，采购金额较大者，或进口品等，均集中由总酒店采购部办理;小额、因地制宜、临时性的采购，则授权分酒店或各厂执行。

酒店采购验收制度：酒店采购供应

适配人群	采购专员，厨师长，库管主管	使用场景	批量采购，厨房直拨，应急备货
制定背景	怕采购乱花钱，东西买贵买多，仓库堆不下，各部门自己乱买不统一。
适用范围	酒店所有部门，厨房、前台、客房、工程这些都要照着做。
职责分工	采购部王松来管买，各部门经理签字，总经理黄世贤朱玉贵最后批，仓库管收货发料。
管理规定	东西必须先填单子、领导签字，没批不能买；不准私拿回扣；大额要先比价。
监督与罚则	采购单要三联，谁填谁签谁收都要留痕；财务见单才付款；查到私拿回扣就罚双倍还开除；仓库每月报消耗表。

酒店采购供应制度

一、总则

酒店批量物资(厨房每日采购的非储备食品材料除外)和酒店零星物品的采购计划(含分店)必须执行分管副总会签制度。

相关人员在采购、收货过程中，须遵从商业道德、努力提高业务水平，讲究文明礼貌;以酒店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好进货关，维护酒店的社会形象。

中心仓库负责物资的保管和收发，各使用部门指定专人凭本部门负责人签字的领料单到中心仓库办理领用手续。

二、部门物品领用和采购审批存放签批负责人:

1.总经理:(黄世贤、朱玉贵)

2.水疗部:(李林)

3.人力资源部:(胡诗琴)

4.财务部:(方娟)

5.保安部:(韩正亚)

6.工程部:(徐建武)

7.营销部:(周晨)

8.前台部:(李国贤)

9.客房部:(罗旭东、杨攀)

10.采购部:(王松来)

11.餐饮部前厅:(杨昌球)

12.餐饮部中餐厨房:(杨昌球)

13.餐饮部西餐厨房:(杨昌球)

三、采购项目的申请审批

凡是中心仓库储备的各类食品物料均由仓库根据库存及各部门使用情况填写申购单，经总经理确认后，交采购部执行。

各厨房每日所需之非储备食品材料由各厨房填写一式三联的零星食品、物品采购申请单，经厨师长签字确认，于16:00前提交采购部，特殊情况下可推迟至17:30分前，填写清楚后提交采购部。

各部门所需非仓储之外的物品，由各部门填写采购申请单一式三联、附以申购说明，写明用途，并经部门经理签字提交总经理签批后转采购部。

本地采购的营业应急用品和工程所需设备及零配件应提前三天提交采购计划;需异地购买的物品，至少需提前七天将采购计划提交采购部。

所有采购项目经审批成为有效订单后，方能实施购买。

附:采购项目申请审批程序:

申请部门填写采购申请单——部门负责人签字确认——分管副总签字——总经理批准——中心仓库确认无库存——提交采购部

四、采购项目的购买

1、采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品及各类原材料原则上均由其统一采购，其他部门有参与监督，支持配合的权利和义务，但一般不准自行采购。

2、所有采购订单由采购部经理直接落实到采购员实施购买，所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限及其他要求进行，并在货到后交总库房及相关部门。

3、对于长期使用餐饮、工程物品，一次需5000元以上;对虽长期使用数量小，金额大于2000元以上的产品，需先期询价后，方可实施采购。

4、供方的优惠、折扣、赠送等须归酒店所有，严禁私拿回扣，一经发现，按双倍罚款，并按情节轻重给予解聘、辞退直至开除。

5、对于有特殊要求或需特殊加工的采购项目，需方要作详细的图解说明或提供实样，采购部根据需方要求按规定程序选择合适的供应商实施采购。

6、采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准与使用情况;经常做好市场调查，掌握市场信息;主动向使用部门推荐适路新产品及质优价廉的代用品，积极主动向酒店高级管理层提供市场情况及购买策略。使用部门在工作中要主动与采购部门沟通配合，对掌握供方及购物意向须主动通报采购部，由其进行考核、评定、择优录用。

7、确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方须及时联系、沟通、研究对策，无力解决的须及时请求酒店领导，不得耽误。

五、采购项目的结算

需预付货款的采购项目，在交易前无论金额大小都必须签订供销合同，付款前采购员凭手续完备的供销合同填写付款申请单或支票领用申请单，经总经理批准确认，向财务部申请付款。

实时付款的供应项目，采购员必须凭有效采购申请填写支票领用单或付款申请单报总经理签批，向财务部申请付款。

以现金支付，金额较低的采购项目，先由采购员以核发的备用金支付，货到各项手续办理完结后向财务部申请作领备用金。

延时付款的供应项目，其付款单据统一由采购部管理，定时核发无误后由财务部付款。对不能提供有效入库，验收单据的货款结算，财务部有权拒绝付款。

六、采购数据文件

采购文件必须说明所订购产品的资料，包含下列内容:

1.采购计划，包括《酒店零星食品/物品材料订购单》、《采购申请表》。

2.《酒店食品、物品直拨验收单》、《酒店食品、物品入库验收单》

3.采购资料在工作结束后由采购部办公室妥善登记保存。

七、物品的领用手续

1.厨房所需之非储备食品材料库房验收后，开具《直拨单》，通知各厨房领用并办理签字手续。

2.维修材料由工程部负责验收并建帐保管，每月凭《维修工作单》的部门联出库，财务联办理部门费用转移手续。

3、部门零星专用物品，由采购部采购后入中心库，部门根据需要领用。

4、所有食品及物品材料均通过中心仓库办理领用手续。

5、各厨房需根据酒店菜谱上所列菜品，提供本部门贵重原材料清单，建帐登记使用，财务部每周根据实际销售数量进行核对。

6、餐饮部、客房部应建立二级仓库保管帐，使用《内部调拨单》办理各餐厅、楼层的物品领用手续，周末将《内部调拨单》转财务部进行成本和费用的分配和考核。

7、供应商赠送的酒水和其他酒店所需物品等必须通过验货主办理出入库手续，视同购入商品进行消耗核算。

8、中心库须建立办公用品保管帐，各部门凭领料单办理领用手续。

9、客房部、餐饮部、工程部须在每月月底前，向财务部报送各部材料的消耗表，财务部以办理费用结转手续。

10、非经总经理、副总经理特批，严禁各部门领用非本部门日常消耗用品。

酒店采购验收制度：酒店采购部业务操作

适配人群	采购专员，验收员，仓库管理员	使用场景	采购询价，货物验收，入库管理
制定背景	采购流程乱，价格质量没比对，主管不清楚情况，容易买贵买错。
适用范围	采购部所有人，所有日常采购事项。
职责分工	采购员干活，主管审核把关，采购部主任定方案，大家都要按步骤来。
管理规定	必须填调查表，必须汇报询价，必须按方案买，验收问题马上报，入库手续不能拖。
监督与罚则	主管天天看进度，查表和单据是否齐全；漏一步就退回重做；三次出错要谈话；每月抽查执行情况。