部门文员

更新时间：2026-11-08 07:06:13

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物业公司质量手册之控制要求（优选4篇）

发布时间：2026-11-08

适用岗位：部门文员、体系管理员、管理者代表

物业公司《质量手册》之控制要求

5.0 控制要求

5.1.1.1 物业管理公司质量管理体系文件分类

a.质量手册

b.质量管理体系其他支持文件(如:作业文件等)

c.质量记录(表格、报告等)

5.2 文件编码规定

5.2.1各部门编写的质量体系文件，由总办按照本规定的要求进行登记编码，每一份文件只允许有唯一的一个编号，各部门根据《文件记录编码规定》执行。

制定目的	办公用品老乱买乱发，浪费钱又不好管。想让东西用得明白、买得清楚、不瞎花一分。
适用范围	所有部门和项目，管笔本纸张、电脑耗材、桌椅设备这些日常用的东西。
职责分工	综合管理部经理定供应商、批计划；各部门内勤报需求、做登记；项目自己管好本地用品，异地项目采购前得先过审批。
禁止行为	不能没计划就买，不能超定额领用，不能私自换掉或丢掉固定资产，不能绕过审批买贵的。
检查与监督	每月25号前交计划，下月5号前发完；综合管理部查台账、每季盘库；没按流程办要补手续，超支得总经理签字才给；不登记不签字不给发。

制定目的	公司想看起来更专业，让大家做事有规矩，别乱糟糟的，客户来了觉得靠谱。
适用范围	所有员工，管上下班时间、穿啥衣服、办公室里干啥不干啥、卫生和东西怎么用。
职责分工	行政部盯着执行，部门经理管自己人，员工自己守规矩，行政部查，领导看通报。
禁止行为	不准迟到早退、不准穿得随便、不准聊天打瞌睡、不准吃东西吸烟、不准乱扔乱放、不准乱拿别人东西。
检查与监督	每天有人巡，发现就记，月底扣钱，三次就走人；部门有人犯错经理也扣钱；脏乱差要整改，不改就通报；下月一号开始查。

编制目的	管好大堂、楼道、茶水间卫生，别让地面滑倒人，别让垃圾堆着臭，别让积水惹麻烦，别让设备坏掉影响办公。
适用范围	写字楼所有租户、业主，还有保洁员、值班人员。
职责分工	保洁员负责打扫清理，值班人员发现情况要通知，主管盯着落实，大家互相提醒别漏事。
操作流程	看到湿滑马上清放牌子，看见污渍立刻报，茶水间垃圾每天清两次，有隐患马上拦或贴警示。
执行标准	湿滑处5分钟内有人到场，用拖把吸水机防滑牌；垃圾清完桶要空、无异味；警示牌必须立正、字清楚、不歪倒；记录本当天写完不拖。

制度目标	让档案不乱放、不丢、不泄密，方便大家找得到、用得上。
职责分工	行政部负责归档整理，各部门交材料，领导批借阅，专人管业主档案。
核心条款	分类编号、专柜存放、领导批了才能借阅，业主资料不许乱看乱传。
执行要求	文件随批随归，每月查一次柜子，防潮防虫防丢，发现少了马上报，销毁要列单审批监销。

制定目的	怕出安全事故，钱丢掉，员工不懂怎么防险
适用范围	加气站所有员工，管收钱、开票、用消防器材、报事故
职责分工	经理带头做，财务员盯钱，安全员查隐患，站长每天看一遍
禁止行为	不许乱收现金，不许不报隐患，不许不练灭火器，不许不接应急电话
检查与监督	每周练一次消防，每月查一次账，检查人是站长，没练罚抄规程三遍，查出问题当天改完

制定目的	控制花钱太多，让发东西、领东西、管东西更清楚不乱来。
适用范围	管集团总部所有人，管电话计算器这些耐用品和纸笔墨盒这些易耗品。
职责分工	人力资源中心总监批计划和超量申请，部门经理签字，文员填单子，仓管员发东西，采购部买货。
禁止行为	不能随便多领，不能没旧换新，不能非1-2号领，不能不按计划领，不能不交旧就拿新。
检查与监督	每月22日前交计划表，1-2号发，文员统一领，超量要总监批，没按流程扣表扬资格，月底查登记本。

制定目的	办公用房和设备老乱用，资源浪费多，想管得更清楚点，让东西用得更久、更省心。
适用范围	管所有部门的办公室、会议室、电脑、打印机、桌椅这些，还有东区南区北区所有办公地方。
职责分工	公司办统一管分配和台账；企管部修电脑和房子；设备部管贵重设备登记；各部门自己维护好东西。
禁止行为	不能私占多间办公室，不能随便换房间，不能把公司设备带回家，不能乱拆报废设备。
检查与监督	公司办定期不定期检查，发现乱用就提醒整改，没修好要赔钱，台账每月对一次，年底盘点不齐要说明原因。

设立背景	公司刚成立不久，要搭起行政和人事架子，得有人天天跑这些事。
核心职能	管考勤、招人、办社保、理档案、盯物资、搞活动、写报表。
工作内容	发招聘启事、收简历、排面试、做台账、盘资产、填报表、算考勤。
协作关系	听部门经理安排，跟各部门要材料，帮同事办入职离职，和财务对接社保公积金。

设立背景	酒店要管钱管物管账，得有人盯着收支、算清楚成本、守住财产不丢不乱。
核心职能	盯住钱怎么花、货怎么买、账怎么算、库存怎么管，不让酒店乱花钱、丢东西、算错账。
工作内容	审单据、做报表、盘库存、查采购、对账目、报税费、验货物、记资产、开会议、查纪律。
协作关系	跟总经理汇报，和采购、仓库、厨房、客房、餐饮等部门天天打交道，还要对接银行、税务、审计单位。

制度目标	管住办公用品乱领乱用问题，让东西不丢不坏不浪费，大家按规矩拿东西。
职责分工	秘书处负责登记、发放、借还登记、检查；部门负责人要签字申请；上级组织管大件多量审批。
核心条款	领东西要申请签字，借东西要登记写清日期，不能乱借乱用，公家东西不能私用或弄丢。
执行要求	每次领借都得留记录，借了要按时还，还了要检查注销，没还的停借资格，秘书处每月核对台账。

设立背景	曹操出行司机和员工培训得有人教，课件没人做不行，讲课没人干也不行。
核心职能	做课件、管资料、上台讲课、检查学得咋样。
工作内容	写ppt、存教学文件、每周上课、出题考学员、改卷子。
协作关系	跟hr要名单，听运营部安排课程，和区域经理对接调派，向培训主管汇报进度，配合司机队长收集反馈。

制定目的	公司发展快，人多了事杂了，怕乱套，想让大家做事有规矩，心里有底，干活不跑偏。
适用范围	所有员工，管日常办公、生产操作、客户对接这些事儿。
职责分工	总经理带头盯，部门主管天天查，人事部每月翻记录，大家互相提醒看着点。
禁止行为	不准迟到早退，不准私用公司资源，不准糊弄客户，不准乱扔东西，不准瞒报问题。
检查与监督	新员工入职就学，老员工每季度考一次，主管随机抽查，月底汇总打分，差的要补课，再错扣绩效。

制定目的	让大家上班舒服点，少出乱子，干活更顺手，部门运转不卡壳。
适用范围	管整个管理处所有人，管办公室安全、设备、卫生这些事。
职责分工	综合管理部带头干，盯安全查设备搞保洁；工程部修消防空调；各部门自己扫周五大扫除。
禁止行为	不准带易燃易爆有毒东西进来；不准堵消防通道；不准乱动灭火器应急灯；不准推销的和邋遢的人进。
检查与监督	综合部每月查安全，每天看灯，上班前开空调下班关，每周五各部门动手扫；没做到就提醒再改，三次不对要问原因；检查记录都得留着。

制定目的	怕大家用错文件版本，乱改乱发，影响服务质量。要让每个地方都用最新版，不糊弄事。
适用范围	管公司所有质量文件，包括手册、程序、工作规程，还有政府法规、合同图纸这些外来资料。
职责分工	总经理批大文件，管理者代表审核，品质督察部统管全公司文件，各部门自己管本部门的文件。
禁止行为	不能私自复印受控文件，不能用旧版文件干活，不能乱改文件不报备，不能把正本盖章乱发。
检查与监督	品质督察部每月查一次文件使用情况，各部门月底前交检查表，没按时交扣绩效分，三次不合格要重学流程。

制度目标	让嘉园公共区域设施都好好的，别出毛病，别有危险。
职责分工	主任盯着看。客服中心排人、收表、盯整改。安管和工程自己去查，自己修自己管的。
核心条款	每周查一次。查卫生、灯、空调、消防、水管、门窗、墙面、标识、电线、装修现场、停车场这些。
执行要求	客服每周定人，通知到位。检查人填表交客服。客服汇总问题发给安管和工程。他们得改。改不了要报主任，还得继续跟。

制度目标	让大家上班守规矩，不迟到早退，办公安静整洁，爱护公物，注意安全。
职责分工	办公室负责监督执行；各部门经理安排值班；值班员处理突发事，填登记表。
核心条款	不准吸烟、串岗聊天、乱丢垃圾；值班要到岗，填表，遇大事马上报经理。
执行要求	每天18：00—20：30值班，必须在客户服务中心；离岗要调班或找人替；违规扣钱。

制定目的	公司印刷太乱，有人乱印乱花钱，想统一管住，省钱省事不惹麻烦。
适用范围	所有部门和员工，管信纸信封便笺单据表格这些日常用的印刷东西。
职责分工	综合行政部牵头接单、审单、印货；各部门提需求写报告；财务经理看钱，总经理最后批。
禁止行为	不准自己找外面印，不准没批就印，不准印错内容，不准超量印浪费。
检查与监督	要印先交报告和样稿，走完四级签字才开工；行政部入库登记，领用要签字；没按流程的不给印也不报销，超期三次通报。

设立背景	公司要管好法律事务、文件和印章，还得有人盯考勤、收发传真、订文具。
核心职能	管文件、管印章、管考勤、管收发、管接待、管保密、管资料整理。
工作内容	登记文件编号、收发传真、催交月报、打印文书、订水订文具、销毁废稿、整理报纸杂志。
协作关系	听行政人事部经理/主任/助理安排；跟各部门主管要月报；帮质量环境体系打下手；接待来人。

制度目标	让公文处理更规范、更科学，提高文件使用效率，帮公司运转得更顺。
职责分工	办公室是主责部门，管办理、归档、用印；各部门负责起草初稿；领导按流程审核签批。
核心条款	公文分9种类型，每种用途不同；格式有15个固定部分；秘密文件要标密级；标题要写清内容和文种。
执行要求	发文走拟稿到分发共10步；收文走签收到归档共12步；所有公文必须经办公室核定盖章才生效；每月检查落实情况。

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