学校电子文件归档制度（优选6篇）

学校电子文件归档制度

学校电子文件归档制度4

为进一步加强学校电子档案管理工作，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》，特制定本制度。

一、职责分工

电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管必须实行全过程管理，并由专人负责。

1.学校各科室形成的电子文件，由各科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作，并对电子档案的管理工作提供协助和支持。

2.信息中心负责电子档案管理工作的技术环境、相关软件版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等方面的技术指导和支持。

3.综合档案室负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。

二、归档范围

1.凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的电子文件及支持性软件。

2.在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。

3.信息及计算机程序类文件。包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用维护说明等。

三、归档时间

归档时间可随形成时间实时进行(如:声、像档案等)，也可以与电子文件内容相同的纸质文件在次年八月底前完成并移交综合档案室实行集中统一管理。

四、归档要求

1.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件，归档时，电子文件与纸质文件一并归档。

2.将带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝到耐久性的载体上，一式两份，一份封存保管，一份供查阅使用。对于加密电子文件，应解密后再完成上述工作。

3.软磁盘不可作为归档电子文件长期保存的载体。

4.存储电子文件的载体应贴标签，标签内容包括编号，名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

5.电子文件的机读目录、相关软件、说明等应一并归档，并附归档电子文件登记表。

6.原电子文件数据载体在完成电子文件归档后保留一年。

五、收集整理

1.在电子文件收集、积累过程中，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性、完整性。

2.建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，或通过计算机网络将电子文件转存到受档案部门控制的存储器上。

3.对脱机保存的电子档案，按照保管期限、归档科室进行组盘、并建立盘内文件目录。

4.对电子档案载体的着录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档科室、备注等。

载体类型:磁带、磁盘、光盘

盘号:按不同的载体类型分别编制流水号

保管期限:记录该载体内电子文件的保管期限

归档科室:记录归档科室名称

备注:记录该载体内文件的大致内容及有关说明

5.对电子档案文件的着录内容包括:文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等对文件的着录项目可从电子文件的形成、运转中继承，由档案部门给定保管期限，并由计算机自动生成件号。

六、鉴定销毁

(一)电子文件的鉴定:归档前，电子文件的形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括:

1.对文件的原始性、真实性进行鉴定:确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件、是否是组成完整的系统的档案文件。

2.确定电子文件的价值和保存期限。并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件。

3.在鉴定工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。

(二)对电子档案的鉴定:内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除销毁。

(三)电子档案的销毁:应办理审批手续后方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除;属机密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

七、质检与移交

1.对电子档案质量检验:归档前应由文件形成单位对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如文件形成单位采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案部门;档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否正常读取、打开或运行;有无被感染计算机病毒;内容是否完整，是否与归档移交清单一致。

2.电子档案的移交:归档电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库移交登记表上登记。档案入库移交登记表一式两份，由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。

八、保管、统计与利用

1.电子档案的保管应有专用的装具，立放、避光、防变形、防潮、防老化、防划伤，并应由专人负责定期检查、复制。

2.电子档案的统计:按年度对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。

3.电子档案的利用:严格按照借阅范围、借阅制度，履行借阅、批准手续。超过借阅规定时限的，自动收回。

电子档案保管期限表

序号 归档部门 归档范围 保管期限

1各科室 本科室应归档的文书、业务永久档案 永久

2本科室应归档的文书、业务长期档案 长期

3本科室应归档的文书、业务短期档案 短期

学校电子文件归档制度：学校电讯服务中心安全

大学电讯服务中心安全制度

通信机房、营业厅为防火重点部位，管理不善可引发事故。造成财产损失乃至人身伤亡。为了确保其安全运行，防患于未然，特制定本制度。

通信机房:

1、非工作人员未经许可一律不得进入机房。

2、机房内应该保持干燥、清洁、无杂物。

3、配线架上线序标签清楚，有序;用具存放于工具亏柜，且分类放置。

4、机房内严禁烟火，禁止使用电热水器、电炉等明火器具。

5、机房内禁止乱拉搭电线;禁止使用汽油等易燃易爆液体擦拭地板。

6、坚持机房日检查制度和日常巡视制度，。

7、机房内应具备足够的、有效的消防器材。

8、严格消防制度，发生火灾或其他事故，应果断采取措施，积极处理，并及时报上级主管领导。

营业服务厅:

1、防火防盗。每日下班前及时关闭电源、检查门窗，确保安全。

2、对在岗人员进行防火知识和技能培训，做到"三懂、三会、三能"。

3、营业服务厅内配备足够的有效的消防器材。

4、严格消防制度，有效预防火灾，如有险情，果断采取有效措施，并及时向主管领导汇报。

学校电子文件归档制度：中小学校电化教学

中小学校电化教学制度(4)

一、学校电教领导小组负责实施全校电化教学，探索、总结、交流各学科电化教学的规律和特点。

二、各学科要制定学期电化教学工作计划，期末由电教领导小组实施考评检查，以保证电化教学的学科覆盖率和课堂使用率。

三、电教人员使用电教设备要办理有关手续，在接到使用通知后，应按要求做好准备工作。

四、电教资料、设备要分类摆放，妥善保管，编号贴签，登记造册，帐物相符。

五、管理人员对电教设备要经常进行检查、保养和维修。

六、要保持电教设备的清洁卫生，落实防火、防盗、防尘、防潮等安全措施。

七、使用、维修和保养电教设备，要认真做好记录，并载入档案。

学校电子文件归档制度：学校电教设备维修

学校电教设备维修制度(二)

一、设备出现故障，应立即停止使用，报告主管领导，并送电教室检修，不得随意拆卸。

二、贵重设备，要请专业技术人员进行检修。

三、检修时要填写检修记录，附在设备说明书后，贵重设备还要将检修记录填入使用记录本。

四、凡需送外检修的设备，需设备管理员亲自送修和取回，并弄清故障原因，采取有效的保护措施。

五、设备维修后，立即交回原保管使用单位或个人，以免影响使用。

学校电子文件归档制度：学校电工安全

1、小卖部必须持工商营业执照、《食品卫生许可证》和从业人员健康证，从业人员应每年一次到当地卫生防疫部门进行健康体检，发现患传染病人员应立即换岗。

2、经营的食品必须索证。

3、食品陈列与销售符合卫生要求，离墙、离地面。

4、不得经营过期变质及三无食品(无厂名厂址，无生产日期，无保质期限的食品)。

5、存放食品的仓库应当干燥、通风，采取消除苍蝇、老鼠、蟑螂和其它有害昆虫及其孳生条件的措施，贮存食品的容器必须安全、无害，防止食品污染。

6、定型包装食品不得拆散销售。

7、认真做好防盗、防火、防毒、用电安全，不准私拉乱接电源。禁止将小卖部、烧饭处、住宿混用。

学校电子文件归档制度：中心学校电教器材使用借还

一、设置电教器材借用记录簿

二、借用电教器材时，必须写好借条，归还时必须以消借条为凭。

三、借用人必须是直接使用教师，不得让他人或学生代借。

四、借用电教器材时，应先试用，确保无损坏再借。若有损坏，而不影响使用也要在借条上注明。

五、器材借走后，若出现损坏，由借用人负责报告电教室，以便及时查出故障，予以维修。若是由于操作不当或保管不善而出现故障，负责人承担一定责任或赔偿。

六、电教资料电教教材，借用后，一周内归还，并消除借条。