n项目管理处文档管理规定（优选5篇）

n项目管理处文档管理规定

适配人群	资料管理员，业务块负责人，人事管理员	使用场景	物业迎检，设备到货，活动记录
制定目的	国家有档案法，得守规矩。文档乱放容易丢，怕找不着，也怕被坏人拿走。
适用范围	就管物业处所有人，管通知、报告、图纸、员工档案这些纸和电子文件。
职责分工	资料管理员是主力，天天收存档；各块负责人要收自己部门的材料；经理盯着别出错。
禁止行为	秘密文件不准外传、不准复印、不准带出办公室；借文件必须经理批，还要登记清楚；员工档案别人不能随便看。
检查与监督	资料员每月清一次档，每季上传文件到公司服务器；经理查借阅登记和归档情况；没按时交记录的，扣日常分；季度末检查，没完成要补。

项目管理处文档管理规定

一、目的

根据国家档案法和档案管理规定，进一步提高文档管理工作的质量和管理水平，确保管理处文档的完整与安全。

二、适用范围

适用于**物业管理处。

三、职责

3.1资料管理员负责管理处文档资料的管理与归档工作。

3.2各业务块负责人负责本部门文档资料的收集、整理、检查。

四、方法与过程控制

4.1 资料管理员负责管理处的所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等)收集、存档和保管工作，做到系统、准确、完整。

4.2 任何人员借阅文件资料，须经部门经理批准，资料管理员须填写《借阅登记表》，将借阅人姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以详细记录。

4.3 属秘密文件的如顾客资料、公司保密性文件等要严格保密保管，未经部门经理和公司许可，不得给任何人员翻阅，不得复印，不得带离办公室;保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。

4.4 员工个人档案材料须保密，由部门人事管理员负责保管与存档，未经部门经理和公司许可，他人无权翻阅，不得擅自外传。

4.5 文件资料须根据公司迎检目录、体系文件要求进行归档和保存，并做好文件标识。

4.6 文件资料、质量记录须经常进行清理、归档，按月、季、年定期归档，于首日后进行;及时申请报废和清理过期文件，无保存必要的材料，经管理处部门经理批准可做销毁处理。

4.7 管理处购置的重要设备到货时，资料管理员须检查验收说明材料等，并及时归档。

4.8 管理处拍摄的记录本部门各项活动的照片、声像材料，在活动结束后一周内整理完毕，注明时间、地点、活动内容，交资料管理员及时归档。

4.9 管理处相关人员编辑的各类文件资料，在该文件资料获得审批当日或者该事件关闭后三日内，必须将相关的电子文档或书面材料送交资料管理员存档。

4.10电子文档须按公司要求进行分类存档，每季度首月须将上季度重要文件上传公司服务器存档。

4.11资料管理员应根据公司体系文件和管理处规章制度的要求，编制各部门《质量记录定期存储清单》下发各部门，并定期通报各部门质量记录提交情况。

4.12不按时提交质量记录的，纳入管理处日常考核范围。

五、支持性文件

gzwy4.2.3-z01《文件资料管理程序》

六、质量记录表格

gzwy4.2.3-z02-f1 《文件资料存储清单》

gzwy4.2.4-z01-f1 《质量记录报废申请单》

gzwy4.2.4-z01-f2 《质量记录检查记录表》

gzwy4.2.4-z01-f3 《标准、政策法规一览表》

《质量记录定期存储清单》

n项目管理处文档管理规定：n项目管理处信息

适配人群	信息管理员，客户服务主办，班组负责人	使用场景	物业信息发布，紧急事件通告，业主日常通知
制定目的	信息老是传不快、不准、乱七八糟，想让它跑得快、站得稳、排好队。
适用范围	管物业处所有人，管所有信息怎么收、怎么整、怎么发。
职责分工	经理最后拍板，信息员上传下达，主管收班组消息再往上送，员工有事马上报主管。
禁止行为	电子屏别人不能乱发，宣传栏别人不能乱贴乱撕，广播急事才能先播，网站内容必须审完才发。
检查与监督	信息员每天盯流程，客服主办天天查审批，当天没做完扣分，每月抽查存档，错三次要重学。

项目管理处信息管理规定

一、目的

加强管理处信息及时上传下达，使信息的收集、整理、发布达到及时、准确、流畅、有序、规范。

二、适用范围

适用于**物业管理处。

三、职责

3.1部门经理负责上报信息的最后审批工作。

3.2信息员负责将部门内部信息及时准确上报公司总办及公司其它有关部门，并确保各信息及时有效的传达到各相关人员。

3.3各主管/主办(班组长)负责班组内的信息及时准确的上报信息员，并将公司及管理处的信息有效地传达到本班组内的所有员工。

3.4各员工有义务就本班组发生的各类信息及时主动向主管/主办(班组长)反映。

四、方法与过程控制

4.1电子显示屏:

a.电子显示屏用于向业主发送日常信息(如天气预报、节日问候等)，以及非正式的通知通告。

b.除信息管理员和中心值班人员外，任何人不得擅自通过电子显示屏发布信息;

c.由信息申报人领取并填写《电子显示屏信息发布审批本》，之后由该班组负责人修改审核，再交由客户服务主办审批，即可交中心当值人员发布，发布后统一存档;

d.所发布信息均用首发日期(六位数字)作文件名保存在电脑里，天气预报统一只用一个文件，每日更新内容即可，由中心值班人员定期整理所有文件;

e.中心值班人员负责每天早上七点发布当日天气预报信息，以荔景中心发布天气预报信息为准，无需审批，当天十点前撤下天气预报，换上日常信息。

f.若有重要通知通告急需发布经审批后交中心当值人员发布，可与天气预报一同发布。

4.2小区广播:

α、对于突发事件等紧急的通知通告，如果情况紧急，可以在不通知客户服务主办的情况下播出;如果情况允许，需取得客户服务主办的口头同意;

β、小区广播必须在情况解除后及时向住户发出通知，做出相应的解释。

4.3小区宣传栏:

小区宣传栏用于张贴管理处向业主发布的通知、通告等，所有内容及版面设计，需经客户服务主办审阅，盖公章后由当班安全班长统一张贴，以及回收归档。其他任何人员未经许可，不得自行在宣传栏内张贴和撕毁通知、通告。

4.4公司内部网站实时公告:

公司内部网站实时公告用于向公司发布管理处最新动态，如管理新举措、活动知会等;向公司内部网站发布实时公告，需由客户服务主办直接发布。

4.5公司内部网站网页

公司内部网站网页主要发布内容有:信息月报、工作计划及工作完成情况、会议纪要、管理服务报告、业务信息等按公司规定时间上报。信息月报、工作计划及工作完成情况、管理报告由各班组负责人交信息管理员汇总、整理录入，经客户服务主办审阅报部门经理批准后发布;业务信息、重要会议的会议纪要由信息员记录、整理报客户服务主办审阅后发布，业务信息主要发布管理处重大活动信息，由各活动负责人自行组织、编辑，并尽可能做到及时和附有图片，信息管理员负责发布。

4.6对内信息发布

a.根据工作需要，可在管理处内部发布相关信息，采用口头通知、电子邮件，也可在以下地点张贴:培训室、技术员值班室、安全员宿舍、各员工宿舍等;

b.公司发布信息，如通知通告等，可由相关部门负责人直接在管理处内部发布;

c.公司和管理处内部的重要通知通告，由各部门负责人负责组织在内部进行传阅并签名，完毕后交信息管理员存档;

d.管理处对内发布的信息，须经客户服务主办许可，方可发布。

n项目管理处文档管理规定：n项目管理处办公环境

适配人群	行政管理员，班组负责人，值班人员	使用场景	物业办公，值班交接，来访接待
制定目的	办公室太吵太乱，大家没法专心干活，想让环境安静点、干净点，干活更顺手，省点水电纸张。
适用范围	物业处所有人，管上班时间、说话声音、桌面整洁、衣服工牌、接电话、待客这些事。
职责分工	行政管理员每月查卫生和5s，结果扣工资；各班组长天天盯着自己人别乱来；大家互相提醒别踩线。
禁止行为	不准大声说笑打闹，不准午休趴桌上，不准吃零食，不准吸烟吃饭，不准乱扔垃圾，不准用电脑干私活。
检查与监督	行政管理员每月查，班组组长天天盯，发现一次口头提醒，两次写检讨，三次扣钱；检查表月底交，下月一号看整改。

一、目的

营造一个安静舒适的办公环境，规范上班制度、提高工作效率和降低办公成本。

二、适用范围

适用于**物业管理处。

三、职责

3.1 行政管理员负责定期检查办公区域卫生、5s，将检查结果通报，并与月考核挂钩。

3.2各班组负责人作为办公区域卫生、5s监督人。

四、方法与过程控制

4.1各岗位应提前5分钟到岗，9:00准时开始工作。

4.2同事之间早晨第一次见面要问好，保持和谐的工作氛围。主动帮助需要帮助的同事，保证同事之间，上下级之间沟通顺畅。

4.3对待同事应保持微笑并使用敬语，注意各种场合的言谈举止，维护公司的ci形象。

4.4所有员工上班应保持精神饱满，坐立行走姿态端庄严谨。不得在办公场所嬉戏说笑打闹，办公室的工作人员午休时间不得趴在办公桌上睡觉。办公时间不准吃零食，手不得插在裤兜里，保持良好的职业形象。

4.5办公人员着装必须符合公司《员工手册》的有关规定，办公时间应佩带工牌，工牌应统一佩戴在左胸口袋正上方一厘米处。

4.6电话铃响三声之内接电话，先说"您好"，再报出所在部门名称和自己的姓名。

4.7接待来管理处参观、访问的客人及办事人员，要热情大方、彬彬有礼。

4.8办公用品应摆放整齐、有序;垃圾、废纸等应按规定放入废纸篓内，不得随地扔弃。

4.9经常检点桌面、文件柜、抽屉等自己的管理范围，不要因疏忽而失落了文件，给管理处带来麻烦与损失。文件、资料、备用材料等用完以后，要放回原处。

4.10非办公时间，办公桌上除茶杯、名牌、电话外不允许摆放其他物品。离开办公区域或出外办事，要清理好自己的桌面，并将椅子归位。

4.11办公室内交谈须轻声细语不准大声喧哗、聊天。上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的书籍、不允许上与工作无关的网站。

4.12办公区内禁止吸烟、就餐，吸烟、就餐应到指定的地点。

4.13开源节流，节约用水用电，爱护办公设备，节约办公材料，做到物尽其用。复印应知会行政管理员并在复印登记表上签字确认后方可进行。

4.14当日值班人员离开办公室时，要检查所有电脑、复印机等是否关闭，并关好门窗方能离开办公室。

4.15严格执行值班制度，每日当值班人员要做好交接班手续，避免因交接班不清而影响工作的正常进行。

4.16办公时间应坚守工作岗位，暂时离开时应知会同事或上级领导。

n项目管理处文档管理规定：n项目管理处资料室

适配人群	资料管理员，部门经理，质量主管	使用场景	资料借阅，文件销毁，档案整理
制定目的	资料老丢找不到，大家借阅乱七八糟。要整整齐齐放好，谁要用都能马上翻出来。
适用范围	管物业处所有人，管所有文件、记录、档案的存取和整理。
职责分工	经理盯着别出错，资料员天天收放归档，各主管把现场表格收齐交上去。
禁止行为	不许私拿钥匙开柜子，不许自己翻资料，不许把密件放桌上，不许复印密件带出去。
检查与监督	资料员每天下班锁柜，借阅必须登记签字，超三天不还就催，漏登记扣绩效，每月查一次柜子和登记表。

项目管理处资料室管理规定

一、目的

妥善保管管理处所有资料，以确保相关资料、质量记录保管的完整、有效，便于查找和借阅。

二、适用范围

适用于**物业管理处。

三、职责

3.1部门经理负责监督资料的保管工作。

3.2资料管理员负责管理处所有资料的存放及分类归档工作。

3.3各主管/主办负责现场各类质量记录表格的完整与收集工作。

四、方法与过程控制

4.1管理处收发文件和资料实行各办公现场集中收集、资料管理员统一管理的原则。

4.2资料保管须根据公司的《质量记录及文档管理程序》、《迎检目录》和体系文件要求进行资料的分类归档和整理。

4.3资料柜须标识清晰、明显，以便于查找，并确保文件、资料、档案的完整和安全。

4.4资料柜钥匙由资料管理员和控制中心各持一套，其他人员不得持有资料柜钥匙。

4.5资料管理员下班后要将所有资料柜上锁，避免文件、资料及物品遗失。

4.6任何人员借阅文件，须由资料管理员负责查找和提供，其他人员不得自行取阅，文件资料须经部门经理或部门经理授权人批准后，方可借阅。

4.7借阅者须在及时归还所借资料，资料员负责督促借阅人归还文件或资料，检查归还文件、资料是否与借出文件内容相符，并登记归还人及归还时间等，归还的文件、资料要及时归档。

4.8属公司和管理处保密级文件须妥善保管，不得放于桌面或抽屉内，不得散播其内容，未经领导批准，其他人员不得翻看、借阅，不得复印和带离资料室。

4.9文件、资料须根据体系文件定期归档，对过期文件和资料经部门经理批准后，按填写《质量记录存储清单》相应栏目进行报废和销毁处理。

4.10资料管理员须定期对文件、资料、物品进行整理，保持环境干净、整洁;对破损、装订不牢固的文件、资料，须及时修补，并做防火、防潮、防虫、防光、防尘等措施，以防档案损坏，确保档案的完整。

5.质量记录表格

《借阅登记表》

n项目管理处文档管理规定：n项目管理处培训室

适配人群	行政管理员，班组负责人，一线物业员	使用场景	员工培训，业余活动，会议组织
制定目的	让大家有地方学习和放松，培训室干净舒服，设备都好用。
适用范围	物业处所有人，用培训室上课、活动、看电视这些事。
职责分工	行政管理员管设备好坏，班组长盯自己人别弄坏东西，大家互相提醒。
禁止行为	不准吸烟、不准穿拖鞋背心进屋、不准乱扔垃圾、不准打闹吵闹、不准乱调电视频道。
检查与监督	每次用完要关灯关电器锁门，行政管理员不定期检查，没做到要赔钱或通报，每月抽查三次，第一次提醒，再犯扣绩效。