公司文件资料账号密码管理办法（优选4篇）

公司文件资料账号密码管理办法

账号密码管理办法

为维护网络安全运行，确保公司各项文件资料不受侵害，促进各类密码统一管理，特制订此制度。

一、账号、密码设置对象

1．服务器（域名、阿里云、教师行动网、云平台、中考中招、各部门存档）账号密码等；

2.公司网站用户（云平台、教师行动网、中考中招）、后台账号等；

3．公司官网、微信、微博等与公司宣传有关的账号、密码；

4.因工作需要，在政府或第三方机构等网站注册的账号、密码；

5.需加密的文件资料；

6.上述未列出的其他与工作有关的账号密码。

二、密码的设置

1．公司各项密码，由直接责任人及部门负责人商议确定，密码可由直接责任人设定，并报部门负责人知晓及备案。

2．密码内容设置规则：必须由数字、字符和特殊字符组成；密码长度不能少于8个字符；机密级对象，设置的密码长度不得少于10个字符；设置密码时应尽量避开有规律、易破译的数字或字符组合。

三、密码的修改

1．公司因实际需求，修改（更换）各项密码，须向直接责任人申请，并得到部门负责人同意才允许更改密码。

2．所有离职的员工须履行密码交执程序，及时上交公司各项账户密码。由部门负责人通知相关人员及时修改相应密码。

3．定期更换密码:一般服务器密码更换周期不得超过60天。

四、账号和密码的保存

1．公司设置的各项用户密码由直接责任人自行保存，严禁将各项密码告知他人；若因工作需要必须告知，应按程序请示上级领导，经上级领导批示后方可告知相应密码。一旦对方工作完成，直接责任人必须及时更改密码，确保密码安全。

2．公司的各项密码均由各部门负责人负责建立《密码信息表》（详见附表）、管理保存、及时更新，须将《密码信息表》（详见附表）提交至行政部档案管理员备份。档案管理员按月进行核查。

3．各项密码直接责任人对所管理的密码，严禁通过各种渠道漏密，切勿出现忘记密码、遗失密码等情况。否则，将视情况承担相应工作失职的责任，部门负责人亦将承担部门管理连带责任。

4．如发现密码有泄密迹象或黑客入侵，密码直接责任人应立刻报告上级领导，并严查泄密源头、修补系统漏洞，采取一切可行的方式规避公司损失，并将详细情况以书面形式及时上报上一级领导。

五、处罚

针对上述条款，违反者公司将依据情节轻重给予50元至1000元罚款，情节严重者将移送司法机关。

附表：

密码信息表

序号

名称/用途

管理部门

责任人

账号/用户名

密码

备注

**********

公司文件资料账号密码管理办法：科技公司文件资料

z科技公司文件资料管理办法

本办法对文件资料的收发、审批、归档、保管进行了具体规定。

一、文件归档范围

1、以下各类文件资料由技术质量部归档管理:

(1)涉及公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量管理体系方面的文件资料。

(2)涉及公司对外签订的经济合同、技术建议书、投标书、各种协议等。

(3)上述文件涉及审批的审批文件和修订版本。

2、以下各类文件资料由综合办归档管理:

(1)公司业务活动中收到的文件、函件等。

(2)公司发布的规章制度，管理办法等。

(3)外来文件的回复文件。

(4)各部门工作中向公司领导提交的请示、报告、批件等。

3、以下各类文件资料由各部门归档管理:

(1)各部门专业文件、资料及相关文档。

(2)各部门提交的请示、报告及批示的复印件。

4、对外签订的经济合同技术质量部和财务部均留原件归档。

二、文件收发、传发、报批。

公司文件资料的收发、传发、报批由综合办统一负责，详见文件收、发流程图及文件处理单。

三、文件编号规定

1、综合办对文件在收发时统一进行编号、登记以便管理。

2、编号格式为:z*字[****]第y号。

*表示文件来源部门。开--技术开发部，支--技术支持部，市--市场部，工--工程部，人--人力资源部，综--综合办，质--质量部，企--企发部，财--财务部。

y表示文件的编号，发文按发放的顺序进行流水编号。对于发文或修改的文件，各部门按顺序进行流水编号。

[****]-表示年号，如;____、____。

四、文件资料的移交

各部门移交文件时，应办理移交手续，交接均由专人负责，并填写移交文件清单，见附表。

五、规章制度、管理办法的报批及下发

各部门制定的规章制度和管理办法，经征求公司各相关部门意见并通过后，填写建议处理表;将规章制度或管理办法及填写好的建议处理表连同电子版一起交至综合办;综合办将规章制度或管理办法附上建议处理表后上报公司领导审批。审批同意的综合办将其下发各相关部门。未获批准的，综合办将公司领导签署的意见反馈给相关部门。综合办保留原始批件，并做记录。

六、文件管理机构及职责

1、公司技术资料管理由技术质量专人负责。

2、公司收发文件及各项规章制度的发布由综合办专人负责。

3、各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移交相关文件资料。

七、文件保管制度

1、技术质量部，综合办应有存放资料的专门文件柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、所有归档文件要进行分类登记。

3、文档管理员要熟悉所负责的文档资料，了解使用者的需求。

4、按文件类别，确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。具体销毁工作见文件销毁流程图。

(1)技术性资料、合同协议等保管期为10年。

(2)文档性资料保管期为5年。

(3)有明确规定保存期的文档，从其规定。

5、涉及行业标准，技术规范等方面的文件资料应盖上"受控文件"章。将已过期文件资料盖上"作废文件"章，报批予以销毁。

6、严格遵守文件安全保密制度，做好文件流失防护工作。

7、文件管理人员要定时检查文件专柜，核对件数，发现异常或被盗，丢失等情况，及时向公司领导反映，妥善处理。

8、根据公司的实际情况，新项目(例如:建议书、投标书、合同等)要求项目完成后应及时归档，对于项目周期较长的，建议各部门3周内将现有文件归档。

八、文件保密级别

文件级别分为两级:机密和一般。

文件保密级别由文件制作部门确定，技术质量部或综合办审核。

九、档案借阅制度

1、属于公司机密档案的，未经许可不得外借、外传。

2、借阅文档资料属机密的，需由公司总经理或副总经理批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的，须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。

5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

6、借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告技术质量部及时予以处理。

7、发生档案损坏、丢失事件后，如系人为造成，公司将根据情况严重程度及所带来的后果，追究有关人员的责任，依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。

z科技有限公司

公司文件资料账号密码管理办法：技术类文件资料的编码与标识

编号：qi/02-06

版本：v1.0

一、目的

对技术类文件/资料的编码标识，更改等进行控制。使质量管理体系运行的各个场所都执行有效版本；对质量记录进行管理和控制，提供产品质量管理，符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用对本公司与技术文件/资料（表单、文件、图纸等所有与技术生产有关的文件和记录的控制。

三、术语及定义

技术类文件/资料：所有我司内部技术标准、设计图纸及客户的技术资料、图纸，以及所有支持性文件（作业指导书、工艺卡片、设备维护保养规程等文件）；

四、内容及要求

1.专用技术文件“文件编码”的标识

格式如下：

例如：*

*-*

*-*.*

①

②

③

“①”代表产品编码：

由普什铸造有限公司技术部负责建立公司产品明细台帐（台帐中必须包含产品的基本信息，如产品名称、图号、型号、材质、客户、产品编码、产品重量等），并对各种产品进行编号，编号以阿拉伯数字“001”开始作为第一编码，顺序编号。产品编码一旦定下就永远不得改变。

“②”代表文件类别/名称编码：产品图纸类001-009（工装/模具除外）；生产控制资料011-050(产品先期策划设计资料、造型作业指导书、制芯作业指导书、制型作业指导书、组芯作业指导书、刷涂作业指导书、涂料作业指导书、合箱作业指导书、熔炼作业指导书、浇注作业指导书、粗磨作业指导书、涂漆作业指导书、抛丸作业指导书、喷砂作业指导书、热处理作业指导书等属于此编号范围)；检查卡片051-080(制芯检查卡片、制型检查卡片、组芯检查卡片、刷涂检查卡片、涂料检查卡片、合箱检查卡片、熔炼检查卡片、浇注检查卡片、粗磨检查卡片、涂漆检查卡片、抛丸检查卡片、喷砂检查卡片、热处理检查卡片、包装检查卡片、精磨检查卡片、产品磁粉检查工艺卡mt、产品超声波检查工艺卡ut、产品外观检查工艺卡vt是等属于此编码范围)

模具/工装/工具图081-099。

具体规定可参见附件1

“③”代表文件版本号：

初始版本号为“1.0”，修改一次，文件编码其他内容不变，版本号由“1.0”更换为“1.1”；修改两次，版本号由“1.1”更换为“1.2”，依次类推。换版时，文件编码其他内容不变，版本号由“1.3”更换为“2.0”。

2.通用技术文件“文件编码”的标识

000-***-*.*

④

①表示通用文件为“000”；

②表示类别；

③表示序号；

④表示版本号。

例如：000-033-1.0合箱作业指导书。

3.技术类文件的修改

当需要对技术文件进行修改时，必须要由修改人员先填写“工艺文件修改通知单”，通知单必须有唯一的文件号，填写“工艺文件修改通知单”时必须明确说明需要修改的文件名称，文件编码，修改原因，修改内容（由“***”改为“***”）等基本信息。经审批后，由技术部文件管理人员将“工艺文件修改通知单”发放给相关部门自行修改，并完善文件标题栏中的内容。

4.技术类文件的标题栏（具体见附件2）

5.技术类文件的编码登记

当有（更）新的文件需要下发时，首先由文件编制人员将审批完成后的文件原件及电子版一并交由技术部文件管理人员，并登记。文件管理人员将文件制定“文件编码”后，受控下发并记录文件“分放号”。

6.文件的下发

技术类文件下发前，必须由技术部文件管理人员填写“文件资料发放清单”，经主管领导签字审批，确定发放范围后方可发放（具体发放程序参见《技术文件管理细则》）。

文件下发至各部门文件管理人员处后，各部门的文件管理人员必须对文件进行登记并记录“分发号”，发放到指定人员手中。“分发号”格式如下：

技--*

技术部

各部门人员/岗位代码

各部门人员代码由各部门自行组织统一编制，一旦人员及人员代码确定后，报技术部及品质部文件管理人员备案后将永不再做更改。

各部门分发号代号具体见附件3

五、相关记录及附件

《技术文件更改单》qr0209

《文件资料发放清单》qr0205

附件1：

附件2：

附件3：

部门名称

行政部

财务部

制造部

治安防火部

储运部

成品车间

市场部

设备部

品质部

铸造车间

部门代号

公司文件资料账号密码管理办法：某学院后勤管理处文件资料

技术学院后勤管理处文件资料管理办法

为使后管处及各科室资料管理更规范化、制度化，确保归档材料完整、准确、系统，更好地为后勤管理工作服务，根据学院档案管理部门的规定，结合我处实际情况，特制定本办法。

后管处资料管理工作实行二级管理体系，“一级管理”是指处室档案资料的综合管理，“二级管理”是指科室在工作过程中形成的各类文件资料的管理。

一、“一级管理”和“二级管理”的文件资料:

“一级管理”的资料主要包括:

1、上级机关、学院、相关部门的发文以及后管处的行文，后管处的工作计划、工作总结、招标文件、合同协议、会议纪要、申请报告等文件;

2、后管处组织的各项活动中形成的文件;

3、各科室定期收集交处室归档的资料;

4、新校区建设资料;

5、后管处在其他工作中形成的文件资料，如后勤党支部工作、节能工作、安全工作、廉政建设工作、固定资产管理工作等;

“二级管理”的资料主要包括:

1、综合科主要包括:①综合科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告;②爱卫会的工作台账;③物管餐饮商务监管考评的工作台账;④绿化方面资料;⑤单身教工宿舍的管理及水、电、气的计量资料;⑥教职工购房补贴资料等等。

2、基建科主要包括:①基建科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告;②基建零星项目的全套过程资料;③设备、管线维修监管考评台账等等。

3、卫生所主要包括:①卫生所的工作职责、工作制度、会议纪要、审批单、申请报告;②门诊台账;③药品采购审批表、药库管理台账;④医保管理台账;⑤学生教职工体检、预防接种资料;⑥计划生育、独生子女、妇幼保健、儿童统筹、健康教育等工作台账等等。

二、文件资料分类:(除处室行文外)

a类文件资料包括:向上级部门申报的相关资料，如申请报告、审批表;

b类文件资料包括:与学院相关部门之间的各类工作联系;

c类文件资料包括:处室或科室内部使用管理文件，如工作职责、工作制度、各项台账记录;

三、文件资料管理的具体工作:

主要包括:文件的起草、编号、审批、收集分类、移交归档、查阅借用等方面。

1、文件的起草:各科室的各类文件，均应按统一格式起草。

2、文件的登记:按不同的文件类型编制目录及时登记。

3、文件的编号:后管-科名(处、综、卫、基)-类别(a、b、c)-年份(06)-序号。

4、文件的审批:需相关部门、院领导审阅的文件(招标书、合同协议等)，必须在首页上《审阅记录》，以便记录审阅意见。

5、文件的收集、分类:主要包括部门内和部门外的两大文件的收集工作，其中内部文件主要包括七大类:①合同协议;②会议纪要;③工作联系单(签证单、验收单、整改通知单);④申请报告;⑤招投标;⑥工作计划、工作总结;⑦工作台账;外部文件主要包括:相关部门传递读阅文件等。

6、文件的移交、归档:主要是指各科室收集汇总的文件移交处室统一保管，即二级管理转交给一级管理，归档的文件必须是办理完毕和结案的文件材料，尽可能提供文件材料与相应的电子文件一并归档。每年度分6月底和12月底两次集中归档资料，如有特殊情况，双方当事人可协商另定时间移交档案，归档资料中若有文件需经常调用查阅，则部门应自行复印一份留用备查。资料移交验收合格后，完成《资料移交清单》的填写、签字工作，移交清单一式2份，一份交移交人，一份由接受人自存。

7、文件的查阅、借用:文件资料的查阅、借用须办理登记手续，比较重要的文件资料应经领导批准，且复印留底，防止丢失。