公司文件管理制度（优选10篇）

公司文件管理制度

公司文件管理制度6

第一章总则

第一条为提高行文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。

第三条全公司各类文件由办公室统一管理。

第二章收文的管理

第四条公文的签收。

(1)凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

(2)对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管。

(1)办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件，总经理启封后，也应交办公室秘书办理正常手续。

(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号，个人不得私自保存。

第六条公文的阅批与分转。

(1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

(2)一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理，如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

(3)为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

(2)阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。

(3)阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失、泄密。文件阅完后，应送交办公室秘书。

(4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

第三章发文的管理

第八条发文的规定。

(1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。

(3)对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件，须由集团公司董事长批准签发。

第九条发文的范围。

(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。

(2)公司下发文件主要用于以下事项。

①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。

②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定，发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项。

(3)公司上行文、外发文主要用于以下事项。

①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定，同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

②在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司总经理批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

③凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以用部室名义发会议纪要。

④各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

第四章发文程序与要求

第十条发文程序规定。

(1)各单位需要发文，应事先向办公室提出申请。

(2)办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。

(3)草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

(4)文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章，标定日期和密级。

(5)办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿，应退回拟稿单位重新拟稿。

(6)经办公室审查、修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。

(7)对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新纂写清楚。

(8)需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。

(9)文稿审核、会签后，按批准权限的规定呈送公司领导签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书，统一编号后送打印室打印。

(10)文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。文件打印后，由办公室派专人按量印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况。对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发。

第五章文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作(一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清)。如发现文件丢失、必须及时

查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。

第六章文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围。

(1)上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。

(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。

(3)公司总经理办公会以及各种专业例会记录。

(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。

(5)上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。

(6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。

(7)公司日志和大事记。

(8)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

(9)业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档。

第十六条立卷要求。

(1)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

(2)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

第七章文件的销毁

第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理、造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

公司文件管理制度：方中物业文件

1.目的

为了使公司各部门文件管理规范化、系统化，加强文件起草的准确性和文件执行的有效性，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于方正物业管理公司各部门及下属公司。

3.文件的类别、定义

3.1类别:

3.1.1公文按文种分为:管理制度、管理办法、请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等。

3.2定义:

3.2.1对公司范围内的工作事务制订带有约束性的规章制度，用"管理制度"或"管理规定"。 规定某些事项的工作流程或各部门的职责、职权的规章制度文件用"管理办法"。

3.2.2向集团领导、::公司领导请求指示、批准或汇报工作时，用"请示"或"报告"文种。同一级别请求批准事项时，可用"申请";经领导批示文件，可用传真。

3.2.3上级部门向下级部门传达重要情况，用"通报"或"决定"。

3.2.4对公司内部公布制度、办法及其它需要周知和共同执行的事项、计划、规定等，用"通知"。

3.2.5与集团兄弟公司进行工作接洽，需对方给以反馈时，要求填写中颐集团工作联络函。

3.2.6对周例会、总结计划会、部门工作沟通会等会议的内容纲要，规定事项和工作指示等，用"会议纪要"，并发给相关与会人员。

4、文件格式

4.1规章制度格式:由首页表头 正文 页数组成。

4.1.1首页表头格式:

说明:首页的表头包括右上角注释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。

[右上角注释]:要求注明发文单位及规章制度的形式。(如公司发的管理制度，为“方正物业公司管理制度”;如公司发的管理办法，为“方正物业公司管理办法”，依此类推。)

[公司商标]:要求所有的文件首页必须加上公司的商标。

[权责单位]:行文部门名称(以便文件阅读者可将有关信息反馈给行文部门)。

[总页数]:共多少页(含附件)。

[生效日期]:文件自何时起生效。

[替代文件]:被新文件取代的原文件编号。

[编号]:由发文单位代号、年度及三位序数组成。

发文单位代号一般为各发文单位的第一个字起头。公司部门代号:行政人事部-“人字”、客户服务部-“客字”、财务部-“财字”、物业管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理处-“管字”。

如:行政人事部____年制定的第一项管理制度编号为:人字(06)001;

[拟稿人]:拟稿人签名。

[审核人]:审核人签名。

[审批人]:审批人签名。

[主题]:文件的题目。

[归档密级] 根据文件的保密程度，分为普通、机密、绝密。密级以上文件在未归入行政人事部前的保密工作由行文部门负责，密级以上文件的查阅须经行政人事部同意、总经理批准后方可查阅。

4.1.2.正文基本要求

正文通常包括的内容:目的 适用范围 内容 附件。

[目的]:制定文件的原因及意义。

[适用范围]:收文单位及执行对象。

[内容]:文件具体内容。如遇电子版与原件内容不符，以审批人签名的原件为准。

[附件]:文件中提及的表格、流程图或其它。

4.1.3.字体、字符与行间距

[字体] 为使文件有统一的格式，要求使用同一大小的字符与字体。这样可以避免文件在不同电脑系统或不同文字处理器之间相互传送时无法显现。

表头内字体大小及字间距必须按照本制度电子版的表头复制。

内容可使用字体:宋体。

可使用字号:正文使用小四号字。

行间距:1.5倍行距。

页尾:每页页尾设:第几页，共几页。

4.1.4.条款的编排序号

1.

1.1.

1.2.

2.

2.1.

2.1.1.

…… 以此类推

4.2 其它公文格式

除规章制度外，公司其它各类公文如请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等，均统一采用集团公司规定的公文格式(见附件)印发。

5、文件处理

5.1拟稿与审核。

5.1.1拟稿要符合国家的方针政策、法律法规及集团公司、公司有关规定;情况真实，观点明确，文字精炼，条理清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要;人、地、物名及引文和时间等，要具体、准确。

5.1.2拟稿部门负责人要对文件内容进行审稿以及对文件格式进行严格把关。

5.1.3规章制度文件除经拟稿部门初审后，均需送行政部人事部与总经理审核。

5.2签发。

5.2.1公司规章制度文件经审批后由行政人事部统一编号发放

，并设立 “文件发放登记表”进行发放登记。

5.2.2公司其它各类工作联络函、请示、报告、通知、通报、批复、决定、决议、会议纪要、等，由拟稿部门或单位下发、登记与存档。

5.2.3秘密公文不得复印，摘抄、转发，传递时必须采取相应保密措施。

5.2.4所有文件一经签发即为有效。对已签发的文件，未经领导同意，对公文内容不得自行修改。

6、宣贯执行

6.1.1公司文件发放后，各部门负责人应及时在本部门内部组织学习宣贯，并落实执行。重要文件学习完后必须组织学习者签名。

6.1.2文件的学习与执行由行政人事部负责抽查。

7、文件的保管、归档与作废

7.1规章制度及公司重要公文，由行政人事部负责保管。设立文件目录方便查索，并将“文件发放登记表”、文件目录、文件原件连同电子版一起存档，建立台帐。

7.2一般往来公文由各部门负责人保管，并定期整理，设立目录，方便查索。

7.3各部门的以下文件须交行政人事部备案:

7.3.1因特殊情况接收并已自行处理的外来文件。

7.3.2重要会议的会议纪要、::规范、决定等未编号文件。

7.3.3政府颁布的法律、法规、行业管理办法等文件。

7.4文件的作废:当新修订文件下发后，被替代文件同时作废。收文单位在收到新修订文件后须及时将被替代文件销毁。

7.5所有文件均列入责任人离任交接的一项重要内容进行检查。

8、集团文件与外来文件

8.1对于集团公司下发的文件及外来文件均由行政人事部负责接收，其收文的处理程序为:收文、分文、传送、归档。

公司文件管理制度：某某城建投资公司文件

某城建投资公司文件管理制度

为进一步明确工作规范，强化内部管理，落实岗位责任，健全文件及档案的管理工作，制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求，强化优质高效、严谨规范的意识，认真履职、团结协作，共同做好文件及档案有关工作。

一、 文件收发及文档管理

1、 文件阅读管理规范

(一)本规范所称文件阅读管理工作，是指呈送给公司领导及发给公司各部门阅读的，不需进行公文处理的一般性文件的签收、登记、分发、存档工作。

(二)一般性文件的阅读管理工作在公司主要领导的领导下进行，由公司综合办公室具体承担。

(三)发送给公司领导的文件、资料，由文件管理人员送领导办公室，并在发文登记本上作好登记。发送给各部门的文件、资料由各部门自行到综合办公室领取，并做好签收登记。综合办公室设立分发清单，对文件的分发情况进行登记，文件管理人员要按文件规定的传达范围和领导的批示确定阅读对象，不得随意扩大和缩小阅读范围。

(四)领导在阅读文件上的批示，由综合办公室负责在登记本中注明并及时转告相关部门办理，并将落实情况报告批文领导。

(五)对外接收文件时，要清点检查所有文件的文号、份数是否无误，重要文件要逐页查点。

(六)综合办公室设立专门的收文(发文)登记本，登记的主要内容包括收文(发文)日期、来文单位、发文字号、文件标题、份数、份号。

2、来文处理规范

(一)本规范所指来文处理，是指上级机关、平级机关(或不相隶属机关)及下级机关向公司递送的需要办理的文件、函电的处理。

(二)各级机关送公司需要办理的公文(含传真、电子文档)由综合办公室负责接收，对于明确要求公司办理的文电，可根据来文情况转交相关领导或部门处理。综合办公室应根据来文性质在来文处理登记本上进行详细登记。

(二)凡需办理的来文，首先要进行认真细致的阅读和分析，对来文作出相应处理。来文没有附与交办事项或请示事项有关背景材料或需要补充的相关材料的，应及时告知来文单位提供和补充，交办事项或请示事项有其他背景资料的，应先查阅背景资料，政策性较强的事项，要找齐有关政策依据。

(三)上级来文依序从前至后呈公司领导审批，下级、平级(或不相隶属机关)来文依序从后至前呈公司领导审批，有特殊情况的呈批件，在呈请领导审批时，可视情况灵活掌握。

(四)处理情况登记。文件收发管理人员要根据来文性质在对应的来文处理登记本上对来文处理的各个环节进行详细、准确的登记。登记内容包括拟办建议、领导批示、送签去向、催办记录、时限要求、交办单位或来文单位取件时间和取件人姓名等。

(五)来文办理完毕后，文件收发管理人员应及时收集好来文处理的整套材料(包括来文处理笺、来文及其他资料)，按来文序号和时间分类归档。

3、文件审核制发规范

(一)文稿接收。要求行文的代拟稿应由综合办公室负责文件审核制发的核文人员接收。接收代拟稿时，应在稿件上写清楚接收文稿时间，并嘱请送文人员留下联系人姓名及电话号码，同时，将核文人员的电话号码告知送文单位。材料不全的，应暂缓接收，待补齐之后再接收。文稿如系急件，可先接收，但应告知来文单位尽快将材料补齐。

(二)确需公司行文的应注意:办文程序是否规范;文种、格式是否正确;是否准确、完整地体现了公司发文意图;是否符合领导的有关批示精神;文稿的结构是否合理，语言文字、印发传达范围、引文、人名、地名、数字、计量单位和标点符号等是否准确规范;文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否符合现行的法律法规和有关政策规定;对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门的认可;需要协调的，列出清单，采取电话联系、面谈或召开座谈会等形式，逐一协调到位。

(三)发文程序如下:拟稿--各级负责人核准--统一编号--盖章(签字)--发文--备案存档。

4、文件传递工作规范

(一)加强文件传递工作的制度化、规范化、科学化，进一步保证文件的安全、及时运转与准确传递。

(二)文件管理人员要严格遵守工作纪律和各项保密规定。不得私看文件，不得更改文件密级和收发文单位名称，不得隐匿、扣押文件，不得利用交换公文之机搞违法活动。不准将机密信件带到公共场所和住宅，未投递完的机密信件(急件应及时送达)，应当存放在有保密设施的文件柜内。如发生信件遗失、传递差错或其他失、泄密事故要及时向领导汇报，不得弄虚作假或隐瞒不报。

公司文件管理制度：某运管政务大厅文件

运管政务大厅文件管理制度

一、处室文件由文书人员统一管理，文件管理总的原则是:准确、及时、安全。

二、文书人员收到文件时及时登记，以免在登记前将文件丢失而无法查找;要特别注意绝密件、特急件的登记、分发。

三、收文后要及时送交主任阅批，批示后的文件应及时送科室人员传阅。

四、阅文人接到文件后，应及时签阅处理，不得横传，积压或私自留用。一般情况下，阅文人保存文件不得超过一天，阅文后及时送交文书。传、借阅文件要签字，需要自存的文件阅文人可复印一份，原件一律送交文书归档保存。

五、根据文件批示，相关阅文人应当尽快处理，并将完成情况向批示人汇报。

六、我所实行内网传输的文件，大家应及时登陆内网查看(每天上午上班前的30分钟)，需要打印出来归档的文件由文书人员负责办理。

七、文书人员应当定期将内网相关文件进行电子归档，并建立书面文件档案。

八、加强保密观念，密级以上文件，必须绝对保密，任何文件不得丢失，谁丢失，谁负责。

公司文件管理制度：办公室文件档案办公用品公章

办公室管理制度

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

文件收发规定

一、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于商业秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

二、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

三、经签发的文件原稿送办公室存档。

四、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。

五、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

档案管理制度

一、所有档案文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，然后打印。如发传真均需逐项登记，以备查验。

三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

五、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

六、公司文件原件，照册登记存档。

七、档案管理员未经办公室批准，文件原稿不能向他人复印外借。

八、如公司办理其它事宜领用文件时，经办公室批准，承办人办理借还手续方可。

办公用品购置领用规定

一、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置。实行经济责任制考核的部门所需购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。

二、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。

三、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。

四、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

五、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

公章管理规定

一、公司文件、申请、协议、合同等，须加盖印章时，要对文字、用语进行校对无误方可加盖公章。

二、外单位或个人，与公司有合作行为的，因某种情况须加盖印章时，要经总经理批准方可加盖，如行成法律诉讼的必须由董事会或董事长批准方可加盖印章。

三、如因某种业务须要带公章前往办理，办公室须派专人前往，或经总经理批准办理带章外出手续方可。

四、未经批准私自带章外出给公司带来重大损失和极坏影响时，公司将对相关人员进行依法追究。

公司文件管理制度：机房上墙文件：锅炉房

工程部机房上墙文件:锅炉房管理制度

1.炉工必须持有国家劳动部门颁发的《司炉工操作证》。

2.操作人员必须认真贯彻"安全第一、预防为主"的方针。

3.严格执行锅炉安全操作规程和各项规章制度。

4.锅炉运行须两人操作，认真填写运行表和各种记录。

5.发现锅炉管道、阀门、各种报警设备有异常现象危及安全时，应采取紧急并报告上级主管。

6.认真执行巡回检查制度，定时进行巡回检查，并做好记录。

7.格执行门禁制度，外来人员进入锅炉房必须登记《工程部机房外来人员登记表》。

8.锅炉房内禁止吸烟。

9.停炉后关闭天然气总阀，关闭锅炉总电源。

10.锅炉房内应保持地面、设备、水箱、软水罐的清洁。

**物业管理公司工程部

20**年*月*日

公司文件管理制度：技术文件

一、管理职现

1、技术部负责技术文件(工艺、检验规范)的编制、更改、负责人负责审核。

2、总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。

3、品控部负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。

二、工作程序

1、生产行政部针对产品的要求，通过，确定应有的技术文件(包括配方、工艺、检验规范等)。

2、根据技术文件的要求相应落实到有关人员，收集有关资料，作为开发产品的依据，这些资料应由技术部负责人对其适宜性进行评审。

3、通过评审，由开发人员对产品进行开发，编制相应的技术文件，这些文件在适当的阶段，由生产行政部对其符合性进行评审，必需时由质量负责人如今有关部门一同进行评审。评审符合要求后，交技术部负责审核、总经进批准后进行小样试验。

4、通过批准，由化验室 负责小亲试样，对小样进行产品特性的总体验证。

5、在验证中如发现不符原开发要求，应由原开发人员负责对设计开发文件作更改，更改后仍应进行审批。

6、通过验证，产品符合要求，可采用产品鉴定或顾客确认的方法对产品进行鉴定。

7、通过鉴定，由开发人员对技术进行一次完整性的检查，正式定稿，定稿的文件由质量负责人员进行审核、总经理批准后，作为批量投产的依据。

8、审批后的正搞，由品控部移交到技术部进行归档，根据需要，技术部负责指派专人对文件进行复制，发放到需使用的部门，进行使用。

9、在使用中发现文件中有差错或需进行更改，由使用部门提出报技术部，负责人签注意见后，由原开发人员进行更尽管，当指定其它人员更改，应取得相应的背景资料。

10、更改后，应通过4.4、4.5、4.7、4.8程序后，由技术部负责原稿进行修改，对发下文件同时进行修改。

11、任何人员、任何部门均不得擅自更改文件，对制订审批后的文件应严格执行。

12、本制度由生产行政结合平时工艺执行情况一同监督实施情况。

13、当发现擅自更改或不执行情况，质检部将开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反厂纪厂规进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。

公司文件管理制度：电子文件

电子文件管理制度

1.目的和适用范围

为保证我公司计算机网络安全顺利运行，提高工作效率特制定本办法。

本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。

本办法的规定适用于我公司局域网电子文件的管理。

2.术语

电子文件:相对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。

3.职责

3.1人事行政部负责局域网的建立和系统运行的维护管理，以及各部门计算机的维护管理。

3.2各部门按本规定执行。

4.管理内容和要求

4.1局域网操作系统和应用软件的建立

4.1.1操作系统的应用

a)服务器安装windowsnt4.0

b)客户机安装windows98第二版，需要时可安装windows2000/*p/me等。

4.1.2基本应用软件

a)office2000/*p办公自动化软件

b)autocad2000计算机辅助设计软件

4.1.3操作系统和应用软件的安装必须由人事行政部微机维护技术员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。

4.2网络软件的建立和应用

4.2.1我公司局域网电子文件的传输采用microsoftmail电子邮局进行管理，该软件安装在windows98启动组程序中，随系统自行启动，各部门必须保证邮件箱在工作时间内开放，任何单位不得自行改动。

4.3网上邻居的管理

4.3.1网上用户的设置具体见附表1《计算机局域网编号及用户名称对称表》

4.3.2网上邻居中各部门在服务器中设专用文件夹，各部门把有关文件分类归档。

4.3.3设定访问权限分类控制。

4.4电子文件的管理

4.4.1电子文件的管理不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定，编制必须以扩展名为.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式进行编写。

4.4.2电子文件的发放采用局域网邮件进行发放，审核、审批处加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。具体流程见附件。

4.4.3各部门收到电子文件后，必须进行文件回复以确保你部门正常收到电子文件。

4.4.4作好电子文件收发登记工作，发放文件有专用文件夹，接收文件有专用文件夹，作废文件由使用者按时删除。

4.4.5电子文件不允许自行进行更改，必须由编制单位提请《文件更改申请单》报品质管理小组审核、管理者代表批准后，由品质管理小组进行整体更改。

4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查，并添写《电子文件有效性检查记录》。

4.4.7由发文部门负责把回复存到专用文件夹中，做为收发文登记。

4.4.8上级部门邮件的处理方式，当收到上级部门发来的邮件时由人事行政部网关计算机负责转发给相关部门，相关部门要对文件的有效性进行反馈，最后按文件要求发回上级部门。

4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必须在5个工作日内进行评审和转化，并填写《外来文件和资料评审表》。

4.5局域网质量体系文件的控制

4.5.1电子文件不违背《质量体系文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》要求，以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。

4.5.2质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中《网上邻居-正式版qms文件》为有效受控版本，其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用。如需要，必须经综合办确认同意，管理者代表批准，印制纸质文件，并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。

4.5.3计算机中与质量管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式，避免采用数字、字母代号和个性化的名称;以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。

4.5.4对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必须进行文档加密和标识。

4.5.5对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性，以避免无意中被修改。

4.6计算机网络安全

4.6.1每台计算机必须安装瑞星____、金山毒霸、kv3000等正版杀毒软件;并定期进行查毒和杀毒，需要时，由人事行政部微机维护技术员进行。

4.6.2对一些保密的电子文件要进行加密处理，可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系统下的文件加密工具。

4.7电子文件的备份

4.7.1客户机要每季度对电子文件进行备份，其备份方式可视情况自行确定。

4.7.2服务器中归档后的重要文件要在半年内或服务器储存空间接近临界容量时，要刻录光盘备份，并进行分类保管。

5.相关文件和记录

公司文件管理制度：文件

1、文件管理人员收到文件后，要立即登记，填写文件处理单，及时送分管主任批办。

2、批办后的文件，要根据批办意见及时办理或传阅，保证在尽可能短的时间内传阅完毕，并将文件处理结果填写在文件处理单上，及时送交领导阅知。

3、密级文件不准在个人手里过夜，不得带到家中或公共场所，借阅文件要严格完备手续。

4、对上级文件（包括领导人讲话）未经批准不得复印，经批准复印的要搞好登记、编号，将复印件及时收回，不得遗失。

5、中央、省市委文件、领导人讲话，每年清退一次，按规定到指定地点销毁。留存文件和有保存价值的材料，要及时搞好立档工作。

公司文件管理制度：烟花爆竹技术

1、技术资料是企业的无形资产，必须稳妥管理，使之为企业生产，企业效益，品牌提升提供有力的技术保证。

2、建立技术档案室，厂内所有产品的详细规格，含量、药量均应按统一格式记录入档。

3、厂内开发的新产品，在未推入市场前，严禁对外泄露，试验的新产品其外表不得粘褙任何有文字或图案的招纸。

4、对泄露厂内技术资料或盗窃厂内技术资料的行为，轻微的罚款处理，严重情形依法追究当事人的刑事责任

5、原材料仓库对各类药物材料必须设立明显的标识卡。

6、成品仓库对各类成品必须改正明显的表示卡，并堆码整齐。

7、各道工序生产必须改正工艺卡片。

8、在生产过程中，必须设立质量跟踪卡片。

9、建立质量反馈信息记录与档案。

10、及时对反馈信息作出研究和处理。