大厦物业管理中心工作检查流程（优选10篇）

大厦物业管理中心工作检查流程

物业管理中心工作检查流程

1目的

通过对管理处工作的督查，提高质量管理水平。

2范围

本手册规定了中心对各管理处的工作检查。

3职责

3.1中心经理每月组织中心职能部门对管理处进行检查。

3.2中心经理安排职能部门对中心进行夜查。

3.3中心职能部门不定期对各管理处进行检查。

4中心检查流程

4.1中心月检

4.1.1中心综合管理部于年初拟定"中心月检计划"报中心经理批准后实施。

4.1.2原则上对**大厦、**商城、公共区域等管理面积较大的管理处每月进行一次中心月检。

4.1.3按照中心月检计划进行中心月检，如遇特殊情况，检查时间可顺延。

4.1.4由中心经理确定每月的检查时间，组织各职能部门组成检查小组，并通知各受检管理处做好检查配合准备工作。

4.1.5中心检查小组到各管理处，各管理处做好检查的配合工作，各职能部门按照职能分工依据公司项目管理、检查考评表和年度品质考核指标等对管理处工作进行对口检查，并将检查到的问题记录于《工作检查记录表 》。

4.1.6检查后，各职能部门将检查结果汇总到综合管理部，综合管理部进行汇总整理后，由中心经理审核后下发各管理处。

4.1.7各管理处根据检查情况，对查出的问题拟定出整改计划，并上报中心综合管理部，限期进行整改，综合管理部和对口职能部门将在下次月检中重点检查整改情况。

4.1.8中心也可定期以中心内审方式开展中心月检工作。

4.2中心夜检

4.2.1每月由中心经理安排至少进行一次中心夜检活动，对中心下属各管理处夜间工作进行检查。

4.2.2检查人可由中心经理、经理助理、中心各职能部门负责人和指定人员组成。

4.2.3在检查前知道将进行检查的人员不得通报接受检查的管理处;在管理处接受检查后，接受检查人员不得将检查信息向其他中心管理处通报，如发现有通报现象，将严肃处理。

4.2.4检查人对管理处夜班岗位进行检查，检查其是否按照工作职责和工作标准履行了其职责。

4.2.5对夜间检查发现的问题，由综合管理部进行汇总下发，各管理处对检查出的问题要及时进行处理，并上报整改方案。

4.3中心职能部门检查

4.3.1中心职能部门需不定期组织人员对各管理处进行工作检查，对相关职能范围内的工作进行监督、指导，帮助提升管理处服务管理质量，记录填写于《服务质量检查考评表》。

相关质量记录

1.《工作检查记录表》gg-jr-02/b04

2.《夜间工作检查表》gg-jr-02/b05

大厦物业管理中心工作检查流程：大厦物业管理中心行文管理工作流程

物业管理中心行文管理工作流程

1、目的

对中心行文做出规定。

2、范围

本手册规定中心上行文、平行文、下行文发放收集管理流程。

3、职责

3.1中心经理批准中心行文。

3.2综合管理部负责中心行文的拟定、发放、归集

3.3各职能部门、各管理处拟定与职责相关的行文，报中心经理批准。

4、行文管理

4.1常用公文种类

4.1.1决定

用于对重要事项做出决策和安排，奖惩有关单位和个人，变更或撤消下级单位不适当的决定事项。

4.1.2指示

用于对下级单位布置工作，阐明指导原则。

4.1.3通告

用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要周知的事项。

4.1.4会议纪要

用于记载、传达会议情况及议定事项。

4.1.5通知

用于传达上级批示和要求下级办理或周知的事项;批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;发布规章;任免和聘用管理人员。

4.1.6通报

用于对人和事的表扬或批评;传达重要精神或情况。

4.1.7请示

用于向上级请求指示，批准。

4.1.8报告

用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级询问。

4.1.9批复

用于答复下级请示事项。

4.1.10总结

用于向上级做综合性的全面工作汇报。

4.1.11计划

用于对今后工作做出全面安排。

4.1.12签报

用于各部门向公司领导请示，汇报工作。

4.1.13函

用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

4.1.14内部信息

用于向上级单位和公司内部披露公司重要事件、主要工作、经营管理情况、最新动态以及所涉行业的最新前沿理论和消息等，一般每月定期发布一次。

4.2行文关系和规则

4.2.1各管理处应根据各自的隶属关系和职责范围确定行文关系，非紧急情况不得越级行文。

4.2.2各管理处不得直接向公司及以上单位行文，如确要行文，应由各管理处拟稿，经中心综合管理部审核，报中心经理批准后呈报。

4.2.3公文原则上不得直接呈报领导个人;各管理处不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件。

4.2.4所有公文原则上由中心综合管理部统一处理。

4.2.5凡需两个以上部门会签处理的公文，由主办部门牵头，组织有关部门会签办理。

4.2.6向上级请示的公文，一般只写一个呈报单位，如果需同时报告另一上级单位，可用抄报的形式。

4.3公文处理程序

4.3.1公文处理程序分为收文程序、发文程序、内部签报和文件传阅程序。收文程序包括签收、录入(登记)、分办、催办、反馈、归档等;发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、发送和存档等;内部签报程序包括拟文、审核、批转、附议、批阅、经办、归档等;文件传阅程序包括拟文、审核、流转、批办、归档等。

4.3.2中心综合管理部收到外单位或各管理处送来的文件，在《收(发)文登记簿》中及时记录，同时填写《文件会签单》，对其来源、去向、时间、编号、内容和处理情况等进行登记。公司来文由中心经理或综合管理部部门负责人根据需要决定是否转发，一般属于公司规章制度、品质管理及明确须下发的文件，则下发各管理处并由管理处存档，其它文件不再正式下文转发，而是通过例会向各管理处传达。

4.3.3根据办理事项的需要，由经办人员撰稿、文员按规定格式排版、由相关部门负责人对公文内容、格式等进行核稿，由中心领导审核签发。

4.3.4核稿重点为:是否需要行文，是否与有关部门、单位协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合公文管理办法。核稿过程中，如属一般性问题，核稿人可直接修改;如改动较大，可附上意见，退相关部门或管理处修改。

4.3.5综合管理部按发送范围分发，在《收(发)文登记簿》中及时记录;对以易发系统、传真方式发送的文件，必须要求收文单位予以确认。

4.3.6对下发的重要公文，主办部门要及时了解和反馈执行情况。

4.3.7公文办理完毕后，具体承办人应根据文书立卷要求，整理公文原稿及有关资料交中心综合管理部分类存档，个人未经许可，不得私自保存应存档的的公文。

4.3.8对于没有存档价值的公文，经过鉴别和主管领导批准后可销毁。

5、相关质量记录

1.《文件会签单》 zc-01/b04

2.《收(发)文登记簿》gg-jr-02/b06

大厦物业管理中心工作检查流程：某大厦物业管理处会计

大厦物业管理处会计管理制度

一、总则

(一)财务管理是物业管理的重要组成部分，正确处理好管理与理财的关系是物业管理的首要问题。

(二)财务管理的三方面任务:

1.有计划、合理的安排资金，为管理处经营管理工作;

2.认真贯彻各项财经制度，维护财经纪律，实行财务监督;

3.加强经济核算，增收节支，提高经济效益;

(三)配备专职财务人员，开户建账，建立一套完整的、切实可行的会计核算制度，做好管理处经济活动记录工作。

(四)做好年度的财务预算，落实各项经济指标。

(五)做好会计决算和利润分配报告，加强财务监督，改善经营管理，提高经济效益。

(六)遵守国家及各项有关法律法规和条例，接受当地税务、银行、工商等门的监督。

(七)受"会计师事务所"对企业会计账目的审查。

二、财务权限与职责

(一)物业管理处财务部必须配合总物业经理编制物业管理处下年度财务预算，制定各项经济指标，并报物业管理总物业经理及北京华阳恒新物业管理有限责任公司审定。

(二)监督管理处的资金来源与运用情况及各项指标的完成情况，监督控制财务预算的执行情况，分析实际与预算的差额，加强预算控制。

(三)加强流动资金的管理，制定各部门的流动资金额度，超出额度财务有权拒付。

(四)对于总物业经理权限以内管理处的一切开支，由经手人阐明原因报管理处相关部门经理签字，经物业管理处财务经理审核签字报总物业经理审批后方可报销;对于总物业经理权限以外的管理处开支，除上述审批程序外还需上报北京华阳恒新物业管理有限责任公司审批。

(五)有权拒付违反财经纪律和违反管理处财务规定的开支。

(六)建立完善的管理收费系统，及时足额收取管理费及其他费用，必要时协助开发商向客户收取其他费用。

(七)建立固定资产登记及定期盘点制度，防止固定资产的流失。

(八)建立完善的会计资料档案管理系统，保证会计资料的完整。

(九)按国家财政、税收部门及北京华阳恒新物业管理有限责任公司的规定和要求，及时编制各种对外、对内的财务报表，准确计算应纳税额，做好财务工作。

(十)超越财务权限，强行核销不合理开支，打击报复财务人员的行为，物业管理处财务人员有权利、有责任向总物业经理及上级部门报告申诉。

三、财务管理

(一)物业管理处财务部应认真贯彻《企业财务通则》和《会计准则》，并执行财政部制定的《物业管理企业财务管理规定》、北京市财政局制定的《北京市物业管理企业财务管理实施细则》，以及国家财政政策、法令，遵守各项资金收付制度，严格执行预算开支标准。

(二)按照财务制度的规定，切实做好记账、算账、报账工作，做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清日结、按期收账、在规定时间内报送会计报表，及时、准确、完整地反映管理处的财务状况和经营成果。

(三)按银行有关制度规定，做好现金和支票的管理工作，遵守支票使用规定及银行结算纪律，加强现金管理，做好结算工作。做到日清月结、账账相符、账证相符、账实相符。及时清理未达账项，每日报现金日报表、银行存款日报表，以便合理的使用资金。

(四)根据国家财务制度精神，结合所管理的实际，协助总物业经理制订有关财务管理、经济核算、费用开支等具体办法，并监督各部门实行。

(五)妥善保存会计档案资料，接受财税部门、本公司主管经理的监督检查，及时提供财务资料，如实反映情况。

(六)每月为总物业经理提供所管物业的财务情况，为加强企业经营收益做好参谋。

(七)完成好总物业经理布置的其他工作。

四、固定资产的管理

(一)按现行会计准则规定:使用期限超过一年的房屋及建筑物、机械、机器、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在人民币2000元以上，并且使用年限超过2年的，也应该作为固定资产。

(二)各部门如需购置固定资产，应在编制年度预算和月预算时充分考虑及拟订采购计划，填制"采购申请单"并写明固定资产的用途、名称、规格、单位、数量、金额及订货商(三家报价)，"采购申请表"要经询价人及部门经理签字，经物业管理处财务部审核后呈报总物业经理审批，以上手续完备后物业管理处方可与供货商签订商品购销合同。购销合同正本送财务部作付款依据，采购部门、总经办各存副本备查。

(三)购进固定资产

1.购进固定资产后，采购人要到物业管理处财务部办理到货手续，会同财务人员、仓储保管人员填制"外购资产、物品验收单"，如直拨使用部门，使用部门要对购进固定资产的质量及外观进行审验并填制"固定资产领用登记表"。

2.财务部要对购进的各项固定资产建账建卡、根据税务局要求和会计核算方法，按月计提折旧费。固定资产的折旧方法采用平均年限法。

3.固定资产应由使用部门负责管理，财务部应根据固定资产的类别建立固定资产分类账，并根据"外购资产、物品验收单"、"固定资产领用登记表"对固定资产按使用部门分别设立备查账。使用部门在领用固定资产时要会同财务人员、仓储保管人员共同填制"固定资产领用登记表"。

4.固定资产如专人使用，应由使用人保管，使用人在财务部办理领用手续。各部门公共使用的，由部门经理指定专人负责，如发生人为损坏或丢失，需照价赔偿。

5.固定资产要定期清查盘点，本制度规定:物业管理处须于每年的6月30日和12月31日对所有固定资产进行全面的清查盘点，盘点时要对实物逐项点数，填制"固定资产盘点表"，按类别、品名详列账存数量金额和实存数量金额，由参加盘点人签章证明，保管备查，固定资产明细账和固定资产总账要按时核对，做到账账相符，账实相符，出现盘盈、盘亏要及时上报。

6.固定资产的调出、变卖和因失去使用价值需要报废时，必须按管理权限办理，合法批准手续，其变卖价格由物业管理处财务部核实净值后与购买单位协商确定并报总物业经理审批，需报废及清理的固定资产要进行审查与技术鉴定后报总物业经理批准，进行账物处理。凡属人为造成固定资产报废或损坏，必须上报总物业经理处理并追究其个责任及相应的处罚。

7.对于接受外单位投资、调拨增加的固定资产或对外投资、调拨减少的固定资产，双方财务人员、经办人员、总负责人需共同填制"固定资产交接表"并加盖双方单位的公章。

五、流动资产的管理

(一)非商品资金管理:非商品资金包括现金、物料用品、低值易耗品等

。

1.必须严格控制非商品资金的占用，核定额度，严格管理。

2.购置必须有计划，经批准，手续合法完备，否则财务不予报销。

3.根据财政局有关各企业库存现金不得超过银行核准限额，根据现在的经济业务需要，备用金库存周转金暂定为3000元整，由财务部出纳员负责，建立现金日记账，严格执行现金盘点制度，报销手续，每日核对库存现金，做到账款相符，账账相符。

4.当天收取的各种款项，一律当日送存银行。

5.报废的低值易耗品和物料用品，必须查明原因，分清责任，报物业管理处财务部作账务处理。凡属人为的损失，必须上报总物业经理处理并追究个人责任。

(二)结算资金管理:结算资金是企业在经营活动中发生的货币业务，包括银行存款、应收应付往来账款等。

1.管理处的银行帐户，不准借给其他任何单位和个人使用，更不得出租帐户收取手续费。

2.及时登记、清理往来账款，凡人为造成死账的，必须追究其个人责任，上报总物业经理处理。

3.每月核对内部往来账。因物业管理处为北京华阳恒新物业管理有限责任公司非法人分支机构，其账务为独立核算、统一纳税，所以管理处与总公司需合并会计报表，而保证并表的基础即为双方的内部往来核对无误。

4.及时清理债权、债务，防止拖欠款项。

5.任何人不得以任何手段贪污、挪用公款及个人收取佣金等违法行为。

六、费用管理

(一)费用管理原则

1.坚持勤俭节约的原则，努力降低费用水平。交际、应酬费应根据需要，本着少花钱多办事的原则，采取实报实销的办法(由经办人事先阐明原因报总物业经理批准)。

2.正确执行有关财务规定，严格遵守费用开支范围。

3.加强各项开支计划管理，实行财务监督，财务部要行使好财权。

4.严格各种费用，杜绝假发票、空白条、杜绝不合理、不合法的费用支出，一切付款票据，必须是合法的发票，白条不得做为报销凭证。

5.严格控制费用，严禁在使用中假公济私。

6.凡属费用范围开支，要按管理处报销程序执行。

7.物业管理处发生的各种费用，应按权责发生制的原则合理进入当期费用。低值易耗品的摊销原则是一次进入费用，但数额较大的可按使用期限分次摊销。低值易耗品购入后领用时要填制"低值易耗品领用登记表"。

(二)费用开支标准

1.工资:按管理处工资管理规定执行。

2.劳动保险费:按北京市社会保障中心的和管理处有关规定执行。

3.交际应酬费:原则为每月元人民币，如有特殊情况需超出上述标准的必须于事前报物业总经理批准。

4.通讯费:副经理级以上人员按管理处手机报销制度执行，其他员工无论手机费或bp机费一律不准报销;物业管理处的办公用市话费、长话费可凭电话局的话费收据列支入账。

5.市内交通费:物业管理处员工如因公外出须提前填写"用车申请单"报物业部，在行政用车安排紧张时须事先征得总物业经理的同意后方可乘的士。

七、财务报销制度

(一)持签批完整的采购申请，进行物品采购。

(二)物品买回后，经手人必须持有正式的发票找验收人按发票上所列列明收货详情(如物料用品、固定资产类的、使用部门、物品数量、价格等)，再填制有关报销单，按报销程序进行报帐。

(三)所有的报销单据必须由报销人填写，由管理处财务经理审核，报总经理审批后，出纳员方可支付;同时根据本制度前款规定，超出总物业经理权限的支出及超出费用月标准以外的支出，均须报北京华阳恒新物业管理有限责任公司审批。

(四)出纳员只能将报销费用交与报销人，不可转收，支付后立即在报销单上注明"已付"字样。

八、追缴管理费流程

(一)物业管理处财务部须于每月月底前发出住户费用缴款通知书至各业主，每一业主应于每月之首五日内向管理处缴付其每月应付之各项费用。住户费用缴款通知书一式三份，两份管理处做存根联和记账联;一份副联交有关业主，业主付款时管理处在记账联上加盖收讫章，发票记账联连同住户费用缴款通知书记账联做入账凭据。管理处开具发票时必须写明业主公司名称、费用期间，同时收入部分与代收部分必须分开填列，以便随时核对收款情况。发票的填开必须真实准确，不得涂改，严禁虚开，不开或开据上、下联不符的发票。

(二)业主如在每月接到住户缴费通知书5日内尚未缴付当月之各项费用，管理处须印发第一催款通知书予有关业主，以提醒业主须于此通知书发放后3日内清付前款费用。

(三) 业主在第一催款通知书发出后仍尚未缴付，管理处须向该业主发出最后催款通知书催缴欠款。如管理处在最后催缴通知书发放后仍未收取业主之缴款，管理处将采取暂停服务。

大厦物业管理中心工作检查流程：商业大厦物业

商业大厦物业管理制度与档案建设

1 完备的管理工具

管理工具并非我们日常所用的手工工具和器材，而是**在**开展物业管理服务工作所需的依据--各类支持性文件。

**物业管理支持性文件由《业主公约》、《物业管理委托合同》、《用户手册》和各类《管理规章制度》构成。

1.1 《业主公约》是一份所有业主均需签署的有法律依据的文件，订明所有业主所应负的责任及所享有的权利，并制定了各业主应互相遵守的管理规章及条例。当出现违反及影响他人的情况(如逾期不缴纳管理费及违章改变物业用途等违反管理条例的事项)，《业主公约》亦赋予物业管理者权力及方法去禁制此类现象。

1.2 《物业管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物业管理公司)签署的具有法律效力的文件，订明签约各方所应尽义务及享有的权利，签约各方均需遵从，违者将承担相应的法律责任。

1.3 《用户手册》是根据**实际情况编制的用户指引性文件，主要具有说明书性质。

1.4**的《管理规章制度》。

1.5**积累多年物业管理工作的丰富经验，建立有一整套富有操作性的规章制度系统，使各管理项目有章可循，有法可依。1996年，**引入iso9000质量体系，作为规章制度的重要组成部分，通过不断地补充和完善，为物业管理水平的提高发挥了重要作用。

1.6**项目属于现代化高档物业，要求具有完善可行的规章制度系统，满足其各项使用要求。**以完善的规章制度和iso9000体系为基础，结合《全国城市物业管理条例》和《全国城市物业管理示范大厦考评标准》的总体要求，提炼、形成**物业管理规章制度体系:(见下页图)

图1 管理规章制度结构图

**管理规章制度目录表1

序号制度类型制度目录

1公众制度精神文明公约

治安管理规定

电梯管理规定

消防管理规定

清洁卫生公约

绿化管理规定

装修管理规定

入伙管理制度

物业接管验收管理制度

公用设施维护管理制度

临明用电、用水管理规定

垃圾收集与处理管理制度

卫生消杀管理制度

2岗位职责 主任岗位职责

副主任岗位职责

客户服务中心职责

部长岗位职责

部长助理岗位职责

综合部职责

人力资源主管岗位职责

后勤采购岗位职责

档案文员岗位职责

会计岗位职责

出纳岗位职责

仓管岗位职责

工程部职责

电气工程师岗位职责

通迅工程师岗位职责

结构工程师岗位职责

维护班岗位职责

维修工岗位职责

运行班岗位职责

管理部职责

物业助理岗位职责

安管班长岗位职责

大厦接待岗位职责

安管员岗们职责

消防监控员岗位职责

巡逻岗岗位职责

门岗岗位职责

义务消防员岗位职责

停车场道口岗岗位职责

停车场收费员岗位职责

3员工考核员工量化考核办法

员工量化考核标准

奖惩条例

员工守则

4行政管理员工行为规范

员工招聘及辞退(离职)规定

员工培训制度

员工劳动管理规定

员工食堂管理规定

员工宿舍管理规定

员工服装管理规定

办公物品管理规定

公文处理办法

档案管理、保密、借阅制度

物资采购管理规定

仓储管理规定

合同签订管理规定

5财务管理财务管理制度

财务公开监管制度

工资管理制度

收费管理办法

有偿服务收费制度

6客户服务客户服务中心工作流程

投诉处理和分析工作流程

意见调查和回访工作流程

日检工作流程

周检工作流程

有偿服务工作流程

业主请修工作流程

7工程管理机电设备管理工作制度

供电管理制度

配电房管理规定

供配电设备设施运行管理规程

供配电设备设施维修保养规程

给排水管理制度

给排水设备设施运行管理规程

2 档案资料的建立与管理

物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理提供有力的支持。针对**实际情况，我们拟采取系统化、电脑化的管理手段，对**物业档案进行全面的收集和管理。

2.1 档案资料的建立及分类

2.1.1 档案资料的建立

a. 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段收集储存资料。

b. 将收集的资料进行细分，分类标准严格按照建设部《关于修订全国物业管理示范大厦标准及有关考评验收工作的通知》发布后的新标准执行，做到条理清晰，分类合理，便于查阅。

c. 按照资料载体的类型采用恰当安全保存方式。

d. 所有资料档案实行"双档"(电脑档案、文本档案)管理。

2.1.2 档案资料的分类

档案资料分类表

表2 类别 资料内容

基础资料工程建筑产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文

b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证

c:拆迁安置资料、丈量报告

工程技术资料a:红线图、总平面图

b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

c:工程合同、工程预决算

d:工程设计变更通知及技术核算单

e:竣工图:1.单位建筑、结构、设备竣工图2.附属工程及地下管网竣工图

f:房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、空调、弱电、消防及智能化竣工验收证明书

g:钢材、水泥等主要材料的质量保证书

h:新材料、构配件的鉴定合格证书

i:供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备技术资料

j:砂浆、混凝土块试压报告

k:绿化工程竣工图

l:其它技术资料

接管验收资料a:接管验收手续

b:接管验收备确认凭证

c:接管验收物业本体确认凭证

管理合同资料a:前期物业管理服务协议

b:物业管理委托合同

物业管理委员会资料a:筹备成立文件

b:成立后运行文件

基金资料维修基金的建立、管理、使用、续筹的规定

管理目标及方案a:争创物业管理"示范小区"规划

b:物业管理实施方案

类别资料内容

公众制度资料a:业主手册

b:装饰装修管理规定

c:**业主公约

d:公众制度

基础管理 员工管理资料a:员工个人资料、聘用表

b:员工业绩考核及奖罚记录

c:员工培训计划和培训考核记录

d:员工劳动合同

e:员工外出考评及参加演练记录

f:员工住房及内务管理记录

计算机管理资料a:计算机管理软件及使用说明

b:计算机网络管理及记录

行政文件资料a:管理处值班及督察记录

b:政府部门及主管领导部门文件

c:**及业主单位相关文件

d:规章制度、通知、通报等文件

e:接待来访参观记录表

业主、客户资料a:业主、客户管理资料、业主公约、装修档案、费手托收协议

b:业主、客户档案

c:业主、客户维修档案

客户反馈资料a:服务质量回访记录表

b:客户意见调查、统计记录

c:客户投诉及回访处理记录

维修资料a:维修申报表

b:维修服务派工单

c:维修回访记录表

房屋管理及维修养护标识导示资料a:大厦栋号、楼层、房号平面示意图

b:引路方向平面图

类别资料内容

大厦房屋安全管理类a:禁止违章搭建及装修的规定及处理记录

b:装修验收记录

c:房屋安全检查记录

共用设备管理综合类a:设备安全运行规程

b:各设备运行岗位责任制度

c:定期巡回检查记录

d:维护保养记录

e:运行记录

f:设备维修档案

g:设备机房管理规定

h:相关岗位技术人员资质证书

供电系统a:送电、停电通知及记录

b:临时用电管理措施

c:停电应急处理措施

d:运行月报表

弱电系统a:智能化设施运行记录

b:智能化设施定期保养记录

消防系统a:消防24小时值班记录

b:消防设施设备清单

c:消防设施设备使用方法

d:消防应急方案、消防疏散示意图

e:相关消防宣传资料及法规

f:火灾隐患检查记录

电梯系统a:电梯准用证

b:年检合格证

c:电梯操作及保养人员资质证书

d:电梯应急处理措施及记录

类别资料内容

给排水系统a:大厦用水、供水管理制度

b:业主用水、节水计划

c:给排水设施安全检查记录

d:水池清理记录

e:二次供水卫生许可证

f:水质化验单

g:操作人员卫生健康许可证

h:限水、停水通知及相关记录

i:供水设备周围环境检查记录

j:应急处理方案及相关记录

k:运行月报表

空调采暖系统a:中央空调运行记录

b:中央空调故障处理方案及记录

c:中央空调保养记录

d:采暖设备保养记录

e:运行月报表

共用配套设施资料a:共用配套设施统计表

b:共用配套设施维修养护计划及记录

共用管线资料a:地下管网图

b:违章架空管线处理记录

照明设施a:道路、楼道、大堂公共照明统计表

b:安管人员训练计划和考核记录

安管及车辆管理 安管资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录

b:安管人员训练计划和考核记录

c:社区安全防范措施

d:查岗记录、闭路电视监控系统录相带

e:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录

车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录

b:交通疏导图

c:停车场安全防范措施及设施记录

d:车辆管理记录、车辆详细资料

类别资料内容

车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录

b:交通疏导图

c:停车场安全防范措施及设施记录

d:车辆管理记录、车辆详细资料

环卫设施资料a:环卫设备、工具统计表

b:环卫设备、工具更换记录

清洁卫生管理资料a:清洁卫生检查标准及记录

b:国家环保标准:排烟、排污、噪音

c:处理污染事件记录

d:消杀垃圾清运记录

e:水池清洗记录

f:外墙清洗记录

绿化资料a:绿化规划图纸

b:绿化设施统计表

c:绿化保养计划及记录

d:绿化检查标准及记录

社区文化资料a:活动计划实施方案、总结记录

b:社区文化活动图片及录像记录

c:传媒报导

d:文化活动场所等设施使用情况

经济效益a:物业管理费用收缴统计表

b:有偿经营服务统计表

c:物业管理整体项目经营统计表

社会效益a:本物业管理项目所获取荣誉称号

b:舆论相关报导

3 物业档案资料的管理

3.1 档案资料管理运作流程

重要资料接收必须指定负责人验收，完善交接手续后立卷归档。日常管理文件(如管理公司通知、通报等)按照**制定的文件管理程序发放及接收手续、并立卷归档。

图2 档案资料建立及管理运作流程示意图

3.2 档案资料管理要求

a. 综合部设档案管理员。

b. 档案资料由综合部统一管理。

c. 明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。

d. 采用多种形式的文档储存方式(如电脑磁盘、录相带、录音带、照片、图表等)，并采取相应的储存、保管方法。

e. 对原始文件、合同等重要资料必须严格管理，借阅、复印等必须经审批方可。

f. 综合部主任负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。

g. 注重档案管理信息开发，根据工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。

h. 综合部每季度对档案资料管理情况进行检查。

大厦物业管理中心工作检查流程：大厦物业客服部档案管理暂行

大厦物业客服部档案管理暂行制度及规定(适用于部门文员)

1、制度

1.1文件资料的形成与归档

1.1.1资料的形成:

⑴各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理;

⑵文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在部门文员岗位职责中予以明确。

1.1.2资料的归档:

⑴文件资料的归档范围

①物业管理

a.业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);

b.清洁卫生管理;

c.绿化管理;

d.值班记录;

e.楼宇巡检记录;

f.公共区域维修记录。

②质量管理

a.质量体系文件;

b.质量管理资料。

③其他资料

⑵归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

③归档的文件必须是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。

档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分保管期限。

⑥文件资料的归档必须办理移交手续。

⑦所有文件资料必须及时归档。

⑧有专用柜架，在排列上架时，应按类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

1.1.3每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。

1.1.4档案柜要注意"七防"(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。

1.1.5档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

1.2档案借阅

1.2.1公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

1.2.2文书档案只阅不借。

1.2.3所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

1.2.4服从文员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。

1.2.5借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由部门文员和借阅者当面核对清楚。

1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

1.2.7调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。

1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查阅手续后查阅。

1.2.9上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。

1.3档案管理人员职责

1.3.1忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。

1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

1.3.3及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排入档。要熟悉管理的档案，协助查阅检索。

1.3.4熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

1.3.5妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。

1.3.6定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

1.3.7严守机密，确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

1.3.8做好各种资料的保管工作，并对有些文件进行定期封存。

1.4公司内外档案文件管理:

1.4.1公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

1.4.2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。

1.4.3所有存入档案应按照日期先后进行存档，并做好档案目录，以便查找。

1.4.4相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。

1.4.5对于一些涉及公司秘密的文件，应单独存放于带锁的文件柜内，以免发生意外。

1.5档案销毁

1.5.1如有任何文件无需继续存放，需做销毁处理，不可随意乱丢。

1.5.2保密文件应使用碎纸机处理，如是普通文件且文件较多，应撕毁后处理。

1.5.3所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

2、规定

为完整系统地保存公司的各类档案，提高档案管理水平，更好地为公司的各项工作服务，特制定本规定。

2.1档案管理范围:

2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;

2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;

2.1.3公司文件;

2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;

2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;

2.1.6公司领导讲话和年终总结;

2.1.7其他经济、外包合同;

2.1.8音像、图片资料;

2.1.9其他要求归档的重要文件。

2.2第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管，其余各项均由总经理秘书归档保管，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。

2.3在外参加各种会议带回的文件，应及时移交公司秘书归档，不得自行保管、销毁。

2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

2.5借阅档案时，必须遵守以下规定:

2.5.1办理登记手续，限期归还，不得带出公司;

2.5.2爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，严禁涂写、更改档案;

2.5.3借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;

2.5.4档案如有遗失、损坏、泄密，要追究当事人的责任;

2.5.5档案借阅按

阅档批准权限借阅;

大厦物业管理中心工作检查流程：某大厦物业客服部钥匙

大厦物业客服部钥匙管理制度

1、制度

1.1对钥匙管理

1.1.1早班管理人员在上班后，到中控室领取管理区域钥匙并填写《钥匙交接单》。

1.1.2中班管理人员下班后将管理区域钥匙交到中控室，查验数量并填写《钥匙交接单》。

1.1.3封存钥匙如有损坏或丢失，立即上报客服部，并写出事情详细经过，由客服部处理。

1.2单元内各房间的钥匙管理

1.2.1各房间的钥匙存放在客服部由专人负责管理。

1.2.2管理人员如需使用各房间的钥匙应统一办理借用手续并详细填写钥匙借用登记表。

1.2.3查看房间后，管理人员需确认单元内电源已切断，门窗关闭后及时将单元锁好并将钥匙交回客服部。

1.2.4负责人每日要认真检查钥匙登记表，对未收回的钥匙要查明原因并做好记录。

1.2.5未经许可，任何人不得将钥匙带出项目客服部或借给非物业工作人员使用。

1.2.6客服部聘请的外来施工人员(甲方施工人员)需进入单元做维修时，由管理人员到客服部签字借用。施工人员不得进入客服部直接借用。

1.2.7房间钥匙如有损坏或丢失，立即写出书面报告上报客服部经理。

大厦物业管理中心工作检查流程：某大厦物业客服部值班

1、制度

为及时处理突发事件，维护管理区域正常管理秩序，特制定以下规定:

1.1值班人员:部门每天安排管理员进行值班;

1.2值班地点:部门办公室;

1.3值班人员应填写值班记录表，注明值班人、值班起止时间、值班情况及处理结果等;

1.4值班人员应认真检查管理区域、公共区域、售楼处、银行、会所、大厦绿化等处的物业完好程度，卫生状况及各岗位员工的工作质量和劳动纪律;

1.5值班人员应按时间要求检查管理区域效果照明灯具的开关;

1.6值班人员必须及时处理各类突发事件。如遇重大事件，难以处理的，应及时报告客服部经理，并请求有关部门协助处理。重大事件的处理，次日必须作出书面报告，上报客服部经理;

1.7值班人员必须坚守岗位，不得擅自离岗，若因此而造成损失的，追究当事人的责任;

1.8值班人员因事、因病无法值班的，应事先安排调班，并报客服部经理;

1.9国家法定节假日另做加强值班安排。

2、规定

2.1凡在值班岗位工作的员工，必须坚守岗位，严禁擅离职守;

2.2值班工作中要求精力集中，认真负责，按程序工作，完成上班未完成的作业;

2.3值班过程中发现问题要立刻解决，遇有困难时可请求帮助，当重大事件发生时，要立即报告上一级领导，不得延误，不得擅自做主，不得隐瞒不报;

2.4当换班时间已到，但接班人尚未来时，不得离岗;

2.5严格遵守各项值班纪律及各项操作规程，凡因违反规程引发的一切后果，其责任均由值班人员自负;

2.6办公室要有管理人员值守，值守人员要注意接听电话，做好电话记录;

2.7每天值班情况要逐项认真记录，交班要清楚，全面，一般情况不得把本班未解决的问题交给下班。

大厦物业管理中心工作检查流程：某大厦物业客服部交接班

大厦物业客服部交接班管理制度及规定

1、制度

1.1时间统一标准化，填写各项记录和交接班记录，必须按国家标准时间统一计时。

1.2填写内容明朗化。必须将所要交接的问题的原因、经过、结果填写清楚。

1.3本班所发现或发生的重大问题，已处理的、未处理的都应该交接，便于接班人接着工作。

1.4上级的指导，命令必须交接，便于上传下达，保证其权威性及持久性。

1.5办公用品、通讯器材、资料、样板间钥匙等公用物品及保管应仔细登记，当面验清交接。

1.6交接班应按时，无特殊情况，交班人必须将未处理的事务处理完毕，才能离开。

2、规定

2.1值班人员应按统一安排的班次值班，不得迟到、早退、无故缺勤，不能私自调班、顶班，因故不能值班者，必须提前征得上级领导的同意，并安排调班、顶班。

2.2交接班人员必须做好交接班的准备工作，正点进行交接。

2.3交接班的准备工作包括:未完成的工作、领导下达的新的工作指令、公共区域的维修情况等，交接时，交接人员应在值班日志上签字。

2.4在下列情况下不得交接班:

⑴在重大事件或紧急事件未处理完的情况下;

⑵重大设备启动或停机时;

⑶交接班准备工作未完成时;

⑷接班人员有喝酒迹象或其他神志不清现象，且又未找到顶班人时。

大厦物业管理中心工作检查流程：大厦物业客服部文件

大厦物业客服部文件管理制度及规定

1、制度

1.1客服部文员负责客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等)的收集存档和保管。

1.2文员、助理负责各部门文件及资料(技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等)的收集、存档和保管。

1.3任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。

1.4秘密文件要妥善保管，不准散播其内容，未经总经理批准，不准翻阅，不准复印，不准带离办公室。

1.5员工个人档案、材料属秘密材料的，他人无权翻阅，保管人员也不准，禁止将这些资料擅自给他人过目。

1.6文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的都要使查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。

1.7要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理，无保存必要的材料，经总经理批准可做销毁处理。

1.8文件具有较强的严肃性和权威性，一经发文必须执行。

1.9文件一经领导签发，任何人不得擅自更改。

1.10文件分发传递必须做到及时、准确、安全。

1.11各部门对需要办理的文件，应当认真办理，不得延办、误办或推诿，对办理完毕的文件，承办人应填写结果和报告。

2、规定

为加强文件管理，准确传递文件，提高办公效率，特制定本规定。

2.1外部来文的有关规定:

⑴各上级机关、政府部门及其他单位来文，统一由办公室签收;

⑵对收到的外来文件，应及时进行分类、登记和分发传递;

⑶外来文件原则上先送总经理阅批;

⑷根据总经理批示，逐一传递各部门经理传阅;

⑸根据总经理批示，送达文件办理部门，并催促办理;

⑹承办过程中若有疑问，应及时请示，报告解决;

⑺文件阅毕或办毕，阅文人及承办人应填写承办结果和报告，连同原文退回秘书处存档。

2.2对外行文有关规定:

⑴部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件，均必须送总经理审阅后，方可外发。

⑵对外行文，领导批转后，原件由部门文员留存、归档。

⑶对外行文，统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。

2.3内部行文

2.3.1公司内部一般性业务往来文件(包括联络单)，由各部起草，部门经理签阅。

2.3.2公司内部文件(包括联络单)，由各部收集、存档和保管，必须保证完整性及连续性，以便备查。

2.4不论外部行文或内部行文，一律由秘书、文员、内勤传递。

大厦物业管理中心工作检查流程：大厦物业钥匙管理工作程序流程图

大厦物业钥匙管理工作程序及流程图

1.1程序

1.1.1目的

规范物业公司内部对已交接物业钥匙(包括公共钥匙与各分户钥匙)的管理。

1.1.2范围

适用于所属物业钥匙管理。

1.1.3 职责

1.1.3.1 物业经理指派专人作为钥匙保管员。

1.1.3.2 钥匙保管员负责钥匙的分类、保管、发放及进行相关记录。

1.1.3.3 钥匙管理严格强调时效性，所借钥匙均需当天借用，当天归还。

1.1.4 工作程序

1.1.4.1 各户钥匙全部由客服部进行保管;公共区域钥匙分为两套，一套由工程部自行保管，另一套备份钥匙由客服部保管;

1.1.4.2公共钥匙按照设备类别→系统进行分类;分户钥匙按照楼层→各户进行分类;

1.1.4.3将分类的钥匙贴上标签，标签纸上应写明楼别、房号或设备房名称;

1.1.4.4 接管钥匙后，无工作需要任何人不得以私人名义借出钥匙;

1.1.4.5 任何钥匙借出均需严格办理登记手续，填写《钥匙领用登记表》;

1.1.4.6 钥匙均由客服部保管，未经公司经理同意，任何人均不得私配钥匙，如需外借按4.3办理;

1.1.4.7 钥匙使用人有调岗、离职等变动时，需将钥匙上交由钥匙保管员签收后方可办理人事变动手续;

1.1.4.8 钥匙分发给相关使用部门，使用人须签收《钥匙发放表》。

1.1.5 相关记录表格

《钥匙借用登记表》

1.2 流程图