物业行政文件、资料管理制度作业指导书（优选10篇）

物业行政文件、资料管理制度作业指导书

物业行政管理作业指导书:文件、资料管理制度

1 目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3 职责

3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理办法

5.1 文件的产生

5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1 受控文件

a) 内业资料;

b)图纸资料;

c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为:

a)内行文、外行文: 1

b) 未被质量体系引用的外来文件: 2

c) 与服务过程无关的合同协议: 3

d) 未被质量体系引用的法律法规: 4

e) 行业标准性文件: 5

f) 照片、录像带:6

g) 电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

*-*.*-**

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02)，注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

5.5 文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03)，注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

5.6 文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

4机密性文件的调用与借阅规定

a) a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e) 业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06)，由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

5.8 文件、资料的更新

文件增加条款和更

新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

5.9 文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

5.9.3 作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

6 使用的记录表格

序号名称编号存放地点存放时间

1[印制文件登记表] qr-wd01-02-01办公室一年

2[存档备案资料目录] qr-wd01-02-02办公室长期

3[文件分发登记表] qr-wd01-02-03办公室一年

4[文件、资料借阅登记表] qr-wd01-02-04办公室一年

5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年

6[文件补发申请表] qr-wd01-02-06办公室一年

7[作废、销毁文件登记表] qr-wd01-02-07办公室一年

起草人: 审核人:审批人:

物业行政文件、资料管理制度作业指导书：物业行政采购管理规定工作

物业行政工作制度:采购管理规定

9采购管理规定

9.1目的

规范物管公司各管理处物品采购，物品入仓、出仓的程序，确保采购物品符合规定要求。

9.2适用范围

适用于物管公司各管理处有形产品采购工作，供应商管理及仓库管理等。

9.3职责

9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单，并负责仓库管理

作及货款报销、采购资料存档管理工作。

9.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。

9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料，负责审核各管理处的月资金使用计划及采购清单，并汇总编制物管公司的月资金使用计划，报总经理审批，负责落实供应商的评审管理工作。

9.3.4财务部负责资金审核及调拨。

9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。

9.3.6仓管员负责物品的验收、领用，库存物品的管理。

9.4采购制度要点

9.4.1维修物料的采购原则:实行补仓制，由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10，000元内，零星或补储备仓的采购每月的次数不超过(含)三次。

9.4.2采购行为分类

9.4.2.1固定资产类

指单位价值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。

9.4.2.2非固定资产物品/费用类

指单位价值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。

9.4.3采购方式

9.4.3.1长期协议范围:

员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养(协议期限一般为一年)等。

9.4.3.2固定供应商范围:

文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。

9.4.3.3一般供应商

经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购品单价在300元(含)以上，或总价值在1，000元(含)，要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。

9.4.4采购审批权限按《广州zz物业管理有限公司财务审批权限》执行。

9.5其他采购要求:

9.5.1尽量要求按时送货，如需外出采购，行政助理应安排集中物品采购。

9.5.2采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。

9.5.3对于批量货品或大宗物品，均要求供应商送货上门。

9.6采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。

9.6.1请购

9.6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表，以便审核各部门提交的请购计划，并于每月25日前汇总本管理处下月的资金使用计划(附请购清单)，依权限逐级报批。

9.6.1.2资源部汇总审核各管理处的资金使用计划，并交总经理批准。

9.6.1.3急需及临时需采购的小件物品价值在人民币五百元以下，由申请部门填写《请购表》交行政助理审核，经管理处主任批准后交行政助理统筹采购，价值在人民币五百元以上，一律报公司资源部及总经理批准。

9.6.1.4大件贵重物品除按照资金使用程序报批外，仍需由使用管理处拟写书面详细申请报告报总经理批准。

9.6.1.5固定资产(1000元以上)采购需填写《固定资产采购申请表》。

9.6.2询价、比价、议价

9.6.2.1行政助理按月资金使用计划中的采购清单或《请购表》的缓急，参考市场行情及过去采购记录进行询价作业，若因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于《请购单》上注明并填报《独家特约委托方/供应商审批表》外，原则上应精选三家以上的供应商办理比价，或经分析后议价。

9.6.2.2行政助理应获取正式书面的报价资料，内容须详细、真实，除包括产品的必要信息外(如货号、规格、产地、价格、货期等)，还须显示供应商的详细资料，必要时要有盖章确认，并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。

9.6.3呈核、订购

9.6.3.1行政助理须将经议价后的报价资料汇总，归纳整理报价分析，并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上，依权限逐级报批。

9.6.3.2于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品，行政助理应在《请购单》上注明并附上详细资料，一同呈报使用部门核准后，再依权限逐级报批。

9.6.3.3采购材料较专业复杂时，行政助理需密切联系使用部门，并先把《请购单》交使用部门确认无误后，才依权限逐级报批。

9.6.3.4《请购单》经核准后，如数量、金额发生变更尤其增加时，行政助理应重新依权限报批。

9.6.3.5行政助理接到核准后的《请购单》后，应密切跟进交货事宜，并及早做好相关的收货准备工作。

9.6.4验收

9.6.4.1验收原则上应有行政助理和仓管员会同使用部门人员共同检验，专业产品还需要专业人员陪同验收，验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货，如不合格，由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名，交人事资源部存档备案，月底总结，如《不合格产品验收单》超过一定数量，取消供货资格，另换其它供货商。

9.6.4.2仓管员须及时做好货品的入仓进帐纪录，对退换及分批交货产品需及时反馈使用部门，并作出跟进。

9.6.4.3行政助理持手续完备的《请购表》、《入仓单》、相关申请报告及发票到财务部报销。

9.6.5存档跟踪管理

9.6.5.1购项目应设立档案，便于查阅，以及做好跟踪管理工作。

9.6.5.2货品的保修、使用说明等相关资料，须由行政助理统一管理。

9.6.5.3行政助理应定期整理资料，做好归类、数据统计工作，随时为管理处提供准确的记录信息

。

9.6.5.4采购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。

9.7仓库管理

9.7.1.物品出仓

9.7.1.1各部门出仓物品范围:《请购单》中申购的物品;必需的办公用品。

9.7.1.2各部门根据出仓物品范围凭《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。

9.7.1.3行政助理将每天出仓的物品数量登记在《库存物品盘点表》上。

9.7.2物品盘点

9.7.2.1每月25日前，人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。

9.7.2.2根据清点结果，填写《库存物品盘点表》。

9.7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。

9.7.2.4在次月1日前将前月《库存物品盘点表》、《入仓单》、《出仓单》交人事资源部主任审核。

9.7.3仓库管理

9.7.3.1仓库物品应摆放整齐，由大到小、由重到轻、从上到下的顺序依次摆放;

9.7.3.2物品应分名别类，在物品前挂上物品标签卡;

9.7.3.3仓库除仓管员外，无特殊情况其他人员不准入内;

9.7.3.4仓库应通风良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠药，对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒;

9.7.3.5仓库内的机械设备应定期保养上油;

9.7.3.6仓库内应摆放足够的灭火器;

9.7.3.7仓库内应做好安全用电管理，不准在仓库内进行加工、烹调等作业，必须做到人走灯关;

9.7.3.8仓库内应做好防范措施，门、窗、锁保持完好;

9.7.3.9仓管员休息或不在岗位时，应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管，在此期间如需领用物品须有两人同往，并做好登记记录。

9.8物品供应商评审管理

9.8.1评审范围

9.8.1.1长期供货合作的供应商/委托方;

9.8.1.2成交标的大额的供应商/委托方

9.9行政助理应当对合格供应商及时建档，包括以下内容:

9.9.1供应商/委托方的名称、注册地址

9.9.2营业执照复印件

9.9.3资质等级证书

9.9.4评审结果和记录

9.9.5其他证明材料

9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次，并编制成一览表报总经理阅示。具体要求:

9.10.1掌握委托方/供应商内部管理的状况

9.10.2委托方/供应商产品价格的变化

9.10.3社会信誉的变化

9.10.4同本管理处合作的情况跟踪

9.10.5其他应当跟踪管理的要素

9.11跟踪评审结果的处置

9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象，可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。

9.12物品采购流程

物业行政文件、资料管理制度作业指导书：物业行政制服管理规定工作

物业行政工作制度:制服管理规定

15制服管理规定

15.1目的

为了统一物管公司对外形象，加强员工的归属感，促进公司的业务和管理水平，公司均为各岗位的员工订制制服，现特制定相关的员工制服管理规定，具体内容如下:

15.2一般规定

15.2.1员工入职时可获发两套工作制服;

15.2.2每位员工当值时，必须穿整齐制服，下班后应将制服放回更衣柜，工作服要整洁，钮扣要扣齐，不允许敞开外衣，非工作需要不允许将衣袖、裤管卷起，不允许将衣服搭在肩上;

15.2.3制服衣袖，衣领不显露个人衣物，制服外不显露个人物品，有装衣袋不装过大或过厚的物品，袋内物品不外露;

15.2.4员工应保管及爱护好制服，除集中换洗外，员工应勤洗勤慰熨，时刻保持制服清洁;

15.2.5任何人为损坏或遗失，员工需负责赔偿制服费用，同时亦将会给予必要的纪律处分，严重者将由公司管理层作出裁决;

15.2.6员工离职前需将制服交还，若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿，若未能交还制服者按全额赔偿;

15.2.7遇下雨天，保安部可统一不戴帽子;

15.2.8因保安制服分冬装和秋装两款，保安部可根据天气情况统一窒着其中一款，原则上以温度摄氏22度为穿着标准，22度以上的统一穿秋装，但一切视实际情况而定，各班组必须统一着装;

15.2.9员工不得在制服的任意部位标记个人标识，只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。

15.3折旧标准

15.3.1男、女西装之折旧

按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%;

15.3.2男、女衬衫、西裤、西裙之折旧

15.3.3保安服、帽之折旧

15.3.4工程服之折旧

由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大，且一年四季只有两套服装，所以按一年时间折旧。

15.3.5工鞋之折旧

皮鞋类按一年时间折旧;布鞋类按半年时间折旧;

涉及个人卫生问题，员工离职时一律采用工鞋折旧方法，工鞋不予回收

15.3.6其他用品之折旧

如女门童使用的保暖长袜等，一般按半年时间折旧，离职时不予回收，其他如保安精神带等配饰，一般按一年时间折旧，或根据具体情况作出决定。

15.4工衣换洗

15.4.1工衣清洁原则上由员工自行负责，但管理处也会提供必要的换洗服务，集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行，各管理处均按统一标准执行。

15.4.2各管理处行政人员负责工衣交收，检查及费用核算工作，并于月底统一洗涤服务商结算

15.4.3换洗周期:(根据目前各管理处的经营状况，暂定以下标准)

适用范围夏季冬季备注

客服人员4次/月2次/月

保安人员2次/月1次/月

工程人员1次/月1次/月

后勤人员2次/月1次/月

15.4.4制服的保管

15.4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓，保管工作

15.4.6员工离职时，行政人员/仓管员应仔细检查制服，将破损情况3决定回收或折旧报废，并将具体情况在员工离职手续清单上标明，如需要折旧或赔偿的，须及时通知财务部门计算费用。

15.4.7制服缴仓后，行政人员/仓管员须及时送厂商洗涤，做好保洁工作

15.4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时，要仔细检查制服的使用情况，对破损情况要做好相应记录，除向洗涤厂商跟进修补外，对造成制服破损的员工及时给予警告，情节严重时应及时向管理处主任汇报。

物业行政文件、资料管理制度作业指导书：物业行政管理处印章使用管理规定工作

物业行政工作制度:管理处印章使用管理规定

7管理处印章使用管理规定

7.1目的:

规范管理处印章使用管理，确保公司利益不受损害。

7.2使用范围:

zz物业管理有限公司下属各管理处印章管理。

7.3职责:

7.3.1管理处主任为印章的第一责任人，负责印章日常保管、使用审批，并在休息时以面授权形式，将印章指定专人(人事行政)保管、使用审批。

7.3.2管理处行政人员按《印章申请使用流程》办理盖章手续。

7.4工作程序:见《印章申请使用流程》

7.5使用规定:

7.5.1管理处印章只限于发布管理处内部文件、对业主的通告、管理处内部制度及与物管公司各管理处之间文件往来;不得用于发往外部单位、政府部门及个人等的对外发文，及有关合同、协议、担保、证明等事项。

7.5.2使用印章应填写《印章使用申请单》，经管理处主任批准后再加盖公章。

7.5.3加盖的印章应端正、清晰，加印位置应"齐年盖月"。

7.5.4不得在白纸或空白介绍信上加盖印章。

7.5.5行政助理要严格遵守印章管理规定，严格核对《印章使用申请单》上注明的文件内容、份数，对不符合管理处印章使用范围的要予以指正。

物业行政文件、资料管理制度作业指导书：物业行政办公区域管理规定工作

物业行政工作制度:办公区域的管理规定

21办公区域的管理规定

21.1保持办公区域的整洁

21.1.1通道上不许放置任何的物品。

21.1.2保持办公桌的整洁，上班时电话机、文件要摆放整齐，不放置与工作无关的东西。

21.1.3下班前整理桌面，关闭电脑、显示器、打印机等设备的电源和所属区域内的门窗，将桌面上的物品减少到最低程度，而且要摆放整齐。

21.1.4办公桌下不许放置非经同意的任何物品，如文件夹、图纸、纸箱、或私人物品等;电脑主机、电源设备、移动柜、垃圾篓除外。

21.1.5文件(特别是机密、重要的文件)归档后分类后存放在文件柜内，柜内不要放置与工作无关的物品、或过时的文件等。平时文件柜钥匙请不要插在柜上，应由专人负责保管以免遗失或不慎折断。

21.1.6文件柜面不许放置非经同意的任何物品。位于公共通道上的文件柜面，不许放置任何物品;座位旁的文件柜面，只许放置整齐的文件夹;图纸一律放到文件柜内。

21.1.7办公屏风、玻璃部分不可张贴任何纸张(包括图纸等);木板部分只能张贴与工作无关的内容，并及时更换破损不齐的或过时的内容。

21.1.8垃圾篓只供临时放置纸屑的杂物，食物残渣、饭盒、纸杯、茶包、液体物品等请勿放进垃圾篓。

21.1.9会议室内不许放置未经同意的物品。开会所需的物品，在会议结束后，立即由该部门负责搬离会议室。

21.2用餐要到管理处饭堂或指定位置，不可在办公室内用餐。

21.3会客请在会议室。

未经特别允许，非本公司的工作人员，原则上不得进入办公区域;特别情况，需经批准并由管理处人员陪同下，方可进入办公区域，不能操作办公设备。

物业行政文件、资料管理制度作业指导书：物业行政资产管理规定工作

物业行政工作制度:资产管理规定

8资产管理规定

8.1本文件的适用范围

适用于对公司及公司辖下各管理处之全部相关资产的管理。

8.2资产的定义

泛指使用期为1年以上(含1年)在公司及公司辖下各管理处使用的资产。其中，单位价值在rmb2000以上(含rmb2000元)的资产，属固定资产类，财务软件系统中划分为a类资产;单位价值在rmb2000元以下的资产，属非固定资产类，财务软件系统中划分为h类资产。

8.3资产的分类

所有的资产是根据与财务账相一致的标准进行分类的，具体为:

8.31办公设备类(包括家私、传真机、复印机、打印机、空调、碎纸机、绘图仪、音像器材、电器、厨具、电话等);

8.3.2电脑网络类(包括服务器、pc、外设设备、网络设备、电脑软件等);

8.3..3交通设备类(包括汽车、摩托车、电池车等);

8.3.4房屋类;

8.4资产管理和主管部门

8.4.1管理处行政部为管理处的资产管理部门。负责按照规定办理资产的增加、调配、转移、报废、减少、盘点和资产系统的登记等工作，并对资产安排适当的维护，以保证公司资产的实物和资产的记录统一一致。

8.4.1资源部为公司所有资产主管部门。负责监督和指导管理处的资产管理工作。

8.5资产使用部门

资产使用部门是指具体贯彻执行公司资产管理和使用的有关规定，负责部门资产日常维护工作的执行部门。

8.6资产所有权及相关责任

8.6.1资产所有权

资产所有权归属于负担其成本费用的物管公司或管理处。在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处范围内，资产位置的改变并不构成所有权的改变。

8.6.2资产管理部门责任

负责按照规定办理资产的增加、转移、报废、减少、盘点等组织、登记手续，并对资产进行必要的维护安排。

8.6.3资产使用部门责任

8.6.3.1资产作用部门应清楚本部门所属下的资产所处的位置，并确保该固定资产处于正常的使用中;

8.6.3.2如发现使用人变更、或使用地点变更、或损坏、或遗失等，应及时通知该资产管理部门，以便于更改资产的登记资料和作相应的处理;

8.6.3.3资产管理部门已对管理处所有资产及其使用人进行了编号并登记，各资产使用部门及资产的具体使用权人须对应使用，并妥善保管、爱惜使用。

8.6.3.4负责本部门的资产盘点工作。

8.7固定资产的折旧

固定资产每月折旧费用最终由该固定资产的使用部门/管理处承担。

8.8资产的取得

8.8.1申请购买资产

作购买前的准备，填写"固定资产申请表"(所申购的资产属固定资产类时适用)、或填写"非固定资产/费用申请表"(所申购的资产属非固定资产类时适用)，然后将

申请表汇总到资源部审核，由资源部进行调配，无库存则再由资源部组织购买。

8.8.2资产购入后的验收

资产管理的公司责任人应负责资产到达后的质量确认，保证其今后的正常使用。

当物品送到时，申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点:

8.8.2.1物品与资产申请单上物品一致。

8.8.2.2来的物品与送货单上物品一致。

8.8.2.3物品质量是合格的。

注:如发生物品与要求不符或质量不合格，该接收人或资产管理的部门/管理处责任人必须通知资源部，并作有关的协调，保证对资产情况的及时了解。

8.9资产的编号

8.9.1资产转移

所申请的资产是从库存中调配的，则属使用者的变更，不产生新的资产编号，资源部作相应的变更使用人登记。

8.9.2当一项物品被认定为资产后，由资源部登记，给予其一个新的资产编号，按统一的位置将资产编号的标签粘贴在该物品上。

8.10资产的签收

资源部将该资产编号填写在申请表的"取得登记栏"中，再由申请人或使用人在"取得登记栏"上签收。

8.11资产资料的存档

资产管理的公司责任人，将该资产的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书、发票复印件、资产卡片、资产转移单等资料存档。

8.12资产购买款的支付

由资源部负责办理资产购买款的支付手续，并将已填写"取得登记栏"的申请表原件、资产卡片、发票等资料交财务部。

8.13资产的处理

资产的处理应填写《实物资产处理申请表》，并根据有关规定执行;如属固定资产批准后交由财务部操作。

8.13.1由于使用中损坏而处理的，在归档时必须附有损坏报告。

8.13.2由于遗失(或被盗)而处理的，在归档时必须附有遗失(或被盗)报告。

8.13.3需废弃而处理的，应须附有该物品的照片，以作处理参考。

8.13.4固定资产的变卖，必须附有变卖的有关资料，包括变卖报告、手续、票据复印件等。

8.13.5其它

8.14定期资产检查

两种周期性的维护来保持记录的精确、真实:

8.14.1资产的年报(由资源部负责)

8.14.2周期性盘点(由资源部主持各部门配合)

8.14.3资产的年报

资源部于每年12月31日前，根据当年二次资产盘点的情况，调整好资产登记后，打印出公司/管理处资产的年报，交档案室归档;同时将各部门/管理处的资产年报发给各资产管理的部门责任人。

8.14.4周期性的盘点

周期性的盘点为每年的3月和9月。

物业行政文件、资料管理制度作业指导书：物业行政对讲机使用管理规定工作

物业行政工作制度:对讲机使用管理规定

12对讲机使用管理规定

12.1对讲机的管理

12.1.1对讲机由各管理处各部门领用保管，遵守"谁领用，谁保管，谁损坏，谁负责"的原则，层层落实。

12.1.2对讲机由各管理处行政助理统一编号管理，定期对使用情况进行检查。

12.1.3各管理处各部门必须设立对讲机使用登记薄，由部门每天统一发放、验收，并做好对讲机交接工作。

12.2对讲机的维修

12.2.1对讲机的维修统一由各管理处行政助理负责，由资源部指定统一的维修商进行维修保养。

12.2.2行政助理应建立对讲机的设备台帐，及时掌握对讲机的性能状况及使用情况。

12.2.3收对讲机发现有损坏或故障，必须立即通知行政助理处理。行政助理需向使用人了解清楚情况，要求使用人提供书面报告，查明原因，属于人为损坏的须负赔偿责任。

12.3对讲机的使用

12.3.1对讲机必须随身携带，小心爱护，使用时应小心轻放，严禁手提对讲机天线，严禁用对讲机敲击硬物，因使用不当造成损坏须照价赔偿。

12.3.2用对讲机后必须保持对讲机处于开机状态，并注意及时更换电池，更换电池时，必须先关机后再更换电池，以保护和延长对讲机使用寿命。

12.3.3须严格按对讲机的操作规范使用，发话时，按住发话按钮，发话完毕后松开发话按钮接听，严禁长时间按住发话按钮，影响正常通话。

12.3.4在公众场合注意控制对讲机音量，避免对客户造成滋扰。

12.3.5对讲机仅供工作上的联系，不准用对讲机讲与工作无关的事情，不得讲影响公司/管理处形象的说话或泄露公司/管理处秘密。

12.3.6用对讲机时应先报岗位，然后讲要找的岗位，再说具体事情;使用对讲机时应使用礼貌用语，要求别人办事时应多用"请"字，如"消防中心call巡楼保安，请即到××层检查×号烟感"，接收人收到后应回复"收到"或不清楚时说"请重复"，检查后回复"巡楼保安call消防中心，检查无火情，请复位"，"谢谢"。严禁用对讲机讲粗言烂语。

12.3.7对讲机使用过程因接受信号不好，接收双方听不清楚时，呼叫三次无反应，其他同事应立即转呼并及时代为转告。

物业行政文件、资料管理制度作业指导书：物业行政集团网手机使用管理规定工作

物业行政工作制度:集团网手机使用管理规定

11集团网手机使用管理规定

11.1手机所有

手机为联通公司送给zz物管公司，所有权为zz物管公司所有，手机与手机号码统一由资源部配于zz物管公司主管级以上员工使用。

11.2手机使用管理

11.2.1cdma手机由zz公司配于主管级以上员工使用，是属于员工福利的一种，在使用cdma手机时，同时享有公司手机补助。

11.2.2ma手机统一由资源部管理，由资源部统一调配，员工不能干涉。

11.2.3员工在使用cdma手机时，必须保证在工作时间内开机，如果发现在工作时间内无故关机，无法联系的情况，资源部有权做出处理。

11.3手机费用管理

11.3.1cdma手机交由员工使用的当月起，员工相应享有与其职位相应的手机报销。具体参照"手机通信费用管理规定"。

11.3.2cdma手机话费每月由使用者自行到营业厅缴费，索取话费发票交行政核准，在限额标准内实报实销，超过报销限额的话费由持机人自行承担。

11.4其他

11.4.1员工在领取cdma手机时，需和公司签定一份公司内部手机管理协议;

11.4.2员工在领取cdma手机后，在使用过程中，如果出现手机损坏、遗失等情况，由员工负责赔偿;

11.4.3员工在离职后，需把手机交还公司，如果私自带走手机者，当在其当月工资里扣除其中费用，同时公司有权追究其法律责任;

11.4.4如员工在领取手机后，在公司工作满两年(从领取手机后开始算)，公司把其使用的手机及号码送于该员工。

11.4.5如享有报销补助员工现使用中的cdma手机，想加入集团网，可把手机号码及身份证复印件交给资源部，由资源部代为办理。加入后，手机号码属员工不变，超出话费标准部分自行缴纳。不享有报销补助的员工，如想把自己使用的cdma手机加入集团网，亦可把号码及身份证交于资源部代为办理。话费方面由员工自己以预存话费方式缴费。公司不承担任何责任。

11.4.6员工如想把原属于自己的cdma手机号码退出公司集团网，可以向资源部提出申请，由资源部办理。

11.5内部手机管理协议

为便于与zz公司的沟通，提高工作效率，zz物业管理有限公司决定对主管级以上员工统一配发手机及对应的号码。为更好地进行管理，现制定以下规定:

11.5.1公司配发员工使用的手机及其配件、号码，属公司所有，员工仅享有使用权，未征得公司书面同意，使用者不能擅自更改号码或转让手机及其配件。

11.5.2使用者在手机使用期间须妥善保管好手机及配件，如有损坏或遗失，公司将视实际情况要求使用者作出相应赔偿。

11.5.3员工经公司书面批准，将获得公司配发的手机及其配件和对应的号码，并可以享有定额手机话费报销。公司每月提供给使用者的定额话费报销费用，是为满足公司通信需求及日常工作需要，使用者不能因个人原因而导致关机甚至停机，影响公司工作效率;违者将按公司管理制度追究相关责任。

11.5.4使用者实际话费如超过公司批准的定额报销费用，超出部分由使用者自行承担。

11.5.5手机号码为公司的一种资源，使用者不得利用此号码作违法违纪使用。一经发现，将会受到公司的调查，公司将保留追究使用者相关责任的权利。

11.5.6如手机存在质量问题或者通讯故障时，可向公司资源部报告，或直接致电中国联通广州分公司服务经理，以尽快解决。

11.5.7使用者与公司提前解除或终止劳动关系时，需同时返还手机及其配件、uim卡，结清话费，否则公司有权直接从使用者的薪金中扣抵配发手机的市场价款、话费及其他相关费用。

11.5.8员工一经领用手机及其配件或使用公司配发的手机号码，则视作自愿遵守上述规定。

物业行政文件、资料管理制度作业指导书：物业行政管理工作交流

物业行政管理之工作交流制度

为全面了解各部门各项工作，及时发现并解决工作中存在问题，建立上下一致思想共识，提高工作效率质量，以达到有效沟通与交流，特作如下规定:

1.会议制度

1.1 常规例会安排:

时 间会议名称主持参加人员

逢周六上午10:00周例会经理一般为部门主管级以上管理人员

每月1日进行月例会经理一般为部门主管级以上管理人员

每半个月一次经营班子例会经理主管以上管理人员、财务会计人员

3月、6月、9月、

12月的每月30日季度总结会经理全体员工

7月1日年中总结大会经理全体员工

次年1月10日年终总结大会经理全体员工

备注以上会议时间若遇休息日，可适当提前或顺延，以通知为准。

1.2 以上未定具体时间的会议，由人事行政部提前一天通知。

1.3 以上会议记录由人事行政部负责，会后48小时以内上报会议纪要。

1.4 各部门每周必须进行一次部门内部沟通会议，自行安排并记录，会后24小时以内上报会议纪要。

1.5 会议纪律

1)与会人员应按时到会，不得迟到或早退。特殊情况者，须提前向主持人请示，经批准后方可缺席。

2)与会人员应自觉签到，关闭手机或调到震动，保持肃静。

3)会议上应保持端庄坐姿，认真聆听，维护会议气氛，不得在场下交头接耳杂谈，不得哄谈吵闹。

4)与会人员应等到宣布散会时方可离场。

5)退场时，应礼让公司各阶层领导先行，之后井然有序逐一退场，不得抢先拥挤，退场时亦不得大声喧哗。

2.周/月/季/年工作报告

2.1为更好的配合工作会议顺利进行，各部门必须在会议前准备好相关工作报告，报告的工作内容包括:(按统一格式)

1)大事记(主要成绩);

2)经营目标、业绩指标完成情况;

3)部门工作进度，以及业务情况汇报;

4)下一步工作安排，及费用预算;

5)存在问题及对策，需有关部门配合或解决事宜。

2.2具体如下:

工作报告内容完成时间报告递交流程

周工作计划/总结逢周五16:30前部门负责人→人事行政部→经理

月工作计划/总结每月最后一天

季度工作报告3月、6月、9月、12月的每月28日前

年中述职报告6月28日前

年终述职报告次年1月5日前

3.外出参观/学习/研究性质的活动

外出参观、活动(如:踩盘)，回公司须上交工作报告，阐述学习的心得与收获，达到共同交流与分享的目的。

4.工作交流要求

4.1 各种工作报告必须按照统一格式制作上报。

4.2 各部门必须高度重视，责任人须准时出席会议并完成相关工作报告，周/ 月/季/年的工作报告，应于会后结合最新会议精神，重新整理并24小时以内上交人事行政部。

4.3 外出活动报告填写使用《外出工作考察报告》，活动完毕两天内完成上报人事行政部。

物业行政文件、资料管理制度作业指导书：物业行政宿舍

物业行政工作制度:宿舍管理制度

17宿舍管理制度

因工作及管理需要，管理处为部分员工安排员工宿舍，统一配备床铺及必需生活用品，并制定员工住宿及管理规定如下:

17.1住宿员工需提供个人资料，到管理处行政人事部办理宿舍入住的相关手续。

17.2员工应保证无不良嗜好，不得携眷住宿;

17.3住宿作为员工福利，房屋租金、管理费及必要正常的修缮维护费由管理处负责，水电费用由员工自行负担。

17.4员工离职时，应于离职日内迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。

17.5单元宿舍统一由保安部住宿人员中职位最高者担任宿舍舍监，其工作任务如下:

17.5.1总管一切内务，保持整洁、维持秩序;

17.5.2备置员工资料(如暂住证资料、紧急联络人等);

17.5.3监督舍员的行为规范，宿舍制度的执行，定期向行政人事部汇报各项情况，配合行政人事部定期的宿舍检查。

17.6舍员应遵守下列规定，违犯者将视情节轻重给予必要行政处分，甚至解雇。

17.6.1服从舍监管理、派遣与监督;

17.6.2遇紧急事故时能服从召集命令，迅速到达现场增援;

17.6.3室内遵守消防规定，严禁使用及装接高负荷的电器，严禁私接电线，(禁止明炉烹饪);

17.6.4室内不得使用或存放危险及违禁物品;

17.6.5个人被铺及其他物品必须叠放整齐，保持室内清洁;

17.6.6爱护室内一切公共设施及物品，不得于墙壁随意张贴字画或装钉物品，不得任意改造、改建室内现有装修及设备;

17.6.7爱护管理处统一配备的设施和物品，员工离职或损坏将按有关规定折旧或赔偿;

17.6.8各房间的清洁由舍监安排住宿人轮流清洁值日;

17.6.9任何时侯均不得制造噪音、气味;

17.6.10宿舍内不得招待、留宿外人或亲友;

17.6.11换洗衣物必须晒挂整齐，干净的收入柜内，不得堆积室内;

17.6.12贵重物品应妥善保管，遗失由当事人自行负责;

17.6.13不得在宿舍内喝酒、赌博(打扑克、麻将)或其他不良行为;

17.6.14水电使用得当，不得浪费，随手关水掣、电掣;

17.6.15不得无正当理由及事先未经批准在外留宿;

17.6.16舍员下班后外出时间超过三小时的，必须向舍监报告;

17.6.17下班后舍员着装仍需得体，不得穿着拖鞋、睡衣、背心、内衣裤甚至赤裸身躯在小区内走动;

17.6.18入住宿舍的员工，一律要向公安部门申办暂住证。