小区业主档案管理制度（优选4篇）

小区业主档案管理制度

适配人群	管理处客服专员，管理处档案管理员，管理处工程协调员	使用场景	业主投诉处理，装修工程备案，缴费记录归档
制度目标	让业主档案更清楚，服务业主更顺手，减少漏掉的事，大家找资料快一点。
职责分工	管理处负责收资料、整理归档；客服员管登记和通知；维修员管报修记录；投诉由专人跟进。
核心条款	档案要收全，包括缴费、装修、投诉、报修这些；资料得按时归档，不能乱放或丢。
执行要求	新资料当天登记，每月整一次档案，每季度查一遍完整性，主管不定期抽查，缺了马上补。

小区业主档案管理制度(九)

管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区域各地点的各项服务场地管理，也是面对业主各类服务关系。管理处的工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。

1.管理处的主要业主管理任务:

管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容，才可能更好的服务业主。

2.管理处业主管理的日常工作包括:

及时上行下达业主与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

协调与业主之间的关系，加强横向沟通;

做好与业主有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;

接听业主投诉，解决业主投诉;

接听业主工程报修电话，及时联系修复;

3.业主档案管理

业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般

业主档案包括以下的资料:

收集业主单位资料

业主缴费记录包括各样应付之押金

业主装修工程文件

业主迁入时填具之资料

业主资料补充

业主联络资料

紧急事故联络人的资料

管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料

业主与管理处往来文件

业主违规事项与欠费记录

业主请修记录

业主投诉记录

10)业主单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

小区业主档案管理制度：小区业主入住

适配人群	物业客服人员，入住管理员，财务收费员	使用场景	新业主入住，房屋验收交接，费用预交管理
制度目标	让新业主顺利入住，工作人员干活不乱，提前准备清楚。
职责分工	物业部定计划，综合部发通知、登记资料，财务部收钱开票，服务部发钥匙验房。
核心条款	要查身份证和合同，填表签字不能少，资料不全不给钥匙，费用交清才办完。
执行要求	提前一个月开始准备，通知单必须寄到，每份资料业主签字，表格填错要重来，验收时水电气表数双方确认。

小区业主入住管理制度(三)

为迎接新业主入住，便于工作人员积极、有序地开展工作，本单位特制订以下管理制度。

一、入住前的准备

1.物业服务管理部在业主入住前一个月制订入住工作计划，该计划中应明确业主的入住时间、负责入住工作的人员及其职责、入住手续、入住过程中使用的文件和表格。入住工作计划应由管理处主任批准。

2.综合部应提前一个月向业主发出入住通知单，详细说明需业主准备的证明材料、需业主填写的表格、办理入住手续的程序。小区办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导。

二、入住时的审查登记

1.综合部应建立入住登记表，对业主提交的入住通知书进行查验，确认无误后收取入住通知书，在入住登记册中注明。

2.给入住申请人发放的资料应包括入住说明、住户手册、住户公约、管理协议、预交费用标准、装修须知、住户登记表、装修审批表、验收交接表，这些发放的资料应在入住登记册中由业主签收，或由管理人员注明。

3.提供给业主的入住说明中应明确由业主填写并提交的资料，这包括身份证、工作证复印件、业主登记表、购房合同的正本及复印件、已签署的住户公约、管理协议等。

4.工作人员应当对业主的资料进行审核验证，其验证的内容应当包括表格填写是否完整、正确和清晰;公约和管理协议是否已签署;身份证明文件与购房合同及业主登记表是否一致。

5.所有手续审查通过后，入住管理员可收取购房合同复印件、业主登记表、住户公约、管理协议各一份，并在入住通知书中注明签收。

三、预交费用

1.物业财务部根据国家和政府的法规及开发商或业主委员会的规定，收取各项费用，并开具相应票据给业主。其费用项目包括预交管理费、装修保证金及清运费等。

2.物业财务部应当建立费用登记表，对费用交纳完毕的业主做好详细记录。

3.以上的手续办理完成后，物业管理服务部工作人员应当及时查验入住登记表及已签署的管理协议和各项收费票据，然后向业主发放钥匙，约定验收房屋的时间和方式。

4.物业管理服务部工作人员应与业主一起验收登记水、电、气表的底数，双方在验收交接表上签字确认。验收过程中，双方确认需维修的事项则应当及时通知相关部门处理。

小区业主档案管理制度：某小区业主委员会公章使用

适配人群	业委会委员，业委会主任，业委会秘书	使用场景	物业合同签署，维修基金申请，业主大会决议
制度目标	防止公章乱用、错用、偷用，让盖章有规矩可循，保护业主利益。
职责分工	业委会派专人保管公章，主任副主任不能管。秘书负责编号存档，所有盖章都要登记。
核心条款	盖章前要开会讨论，重要文件得全体委员同意，普通通告也得会议批准，空白介绍信严控。
执行要求	每次用章必须登记，文件编号存档，业主随时能查。保管人每天检查公章安全，发现丢失立刻上报。

小区业主委员会公章使用管理制度

第一条为规范本小区业委会公章使用管理，防止错用、滥用、盗用，特制定本章程。

第二条业委会公章必须按本章程严格管理，严禁违章使用。

第三条业委会公章由业委会委派专人保管，主任、副主任不能直接保管公章，设立公章使用登记册，建立完整的公章使用制度。业主委员会秘书应该对所有盖章文件进行编号存档，随时供业主查核。

第四条公章投入使用前应在房管局、公安局、物业管理公司等相关单位预留印鉴，专人保管、使用时由业委会半数以上委员讨论通过并实行使用登记制度。

第五条业主大会、业委会对外承担法律责任和经济责任时使用公章的，必须由全体业委会委员议事表决通过，超出议事规则规定权限的还须经业主大会批准，并逐项登记使用情况。例如业委会代表全体业主对外聘用物业管理公司签署的物业合同、针对物业维修基金的申请使用和支出对外签署的报告、协议等。诸如经全体业委会委员讨论通过的向全体业主公示的通告、对外同政府相关部门、物业管理公司进行咨询、协商的往来函件等不涉及法律责任和经济责任的，必须经业委会会议批准，并逐项登记使用情况。

第六条严格控制开具盖有公章的空白介绍信，因业务或工作特殊需要必须开具者，必须经业委会半数以上委员讨论通过，并签领备案。领用人返回后，必须报告使用情况进行核销。未使用的空白介绍信一律交回。隐瞒不交回者，对其产生的一切后果由当事人承担。

第七条严禁将公章随意扔放，无人看管;严禁任何人随身携带公章外出办事，遇特殊情况需经业委会会议批准方可带出。

第八条公章保管人对公章必须妥善保管，防止公章丢失、被盗和被盗用。如发现上述情况必须立即报告业委会并采取补救措施。

第九条违反公章保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的相关责任;情节严重者，提请业主大会取消业委会成员资格;如已经给业委会、业主大会造成损失必须全额赔偿，否则将通过法律途径追究相关人员责任。

本届业委会公章保管人:(业委会委员)

zz业主委员会

小区业主档案管理制度：大厦小区业户迁出

适配人群	物业客服人员，设施巡检员，财务结算员	使用场景	退租交接，费用结算，验房退证
制度目标	帮业户顺利搬走，管好迁出这事，不乱套，不丢东西，钱算清楚。
职责分工	客户服务中心收表退证，公共设施部和安全管理部一起验房，财务部负责结账收钱退押金。
核心条款	提前交申请表，出入证全还回来，不能欠费，租了车位得办退租，房子得检查完。
执行要求	住户先交表，再退证，接着验房填表，然后去财务结账，最后各部门配合让住户搬完，全程留记录，谁没做到就补上。

大厦(小区)业户迁出管理制度

1.0目的及适用范围

1.1.1对业户迁出进行协助及有效管理，特制定本制度

1.1.2本制度适用于管理处对业户迁出之有效管理

2.0管理标准

2.1.1客户提前填写迁出申请表

2.1.2客户的出入证如数交回客户服务中心

2.1.3客户无拖欠费用

2.1.4如客户租有车位，办理车位退租手续

2.1.5客户顺利迁出大厦

3.0工作流程

3.1.1提交迁出申请