董事长办公室秘书岗位职责工作流程（优选3篇）

董事长办公室秘书岗位职责工作流程

适配人群	董事长秘书，高管行政助理，董事会秘书助理	使用场景	董事长办公，董事会筹备，来宾接待
设立背景	公司需要有人管办公室卫生、文件收发和客人接待，不然乱糟糟的，董事长没法安心办公。
核心职能	管好办公室干净整洁，收发所有文件不漏不丢，接待客人有礼貌，会务准备到位。
工作内容	擦桌子椅子、浇花换水、备茶倒水、倒垃圾、吸尘、登记文件、送批文件、清理待办夹、迎客问事、引见领导、安排会议场地。
协作关系	向董事长直接汇报，和周浦秘书办要编号，跟各部门收签字文件，配合后勤搞会场，和前台互通来访信息，偶尔帮财务传单据。

工作内容

工作要求

工作流程

一、办公室

内务

1、办公环境

明亮整洁

一尘不染

家具摆放整齐

办公桌无文件累积

文件整齐规范

图书排放整齐

1、每天准时上班。

2、开窗通风。

3、清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

4、清理花木:鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。

6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。

8、每两周吸尘一次。

2、文件管理

流程齐全

分类合理

处理及时

管理规范

1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

2、外来红头文件:填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。

3、内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。

4、外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。

5、内部通知、报告:及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。

6、公司各部门(单位)送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

7、重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

二、来宾接待

彬彬有礼

热情接待

1、笑脸相迎，茶水相待。

2、询问来宾情况:来访目的，有无预约及身份情况等。

3、索要名片。

4、及时向董事长请示。

5、按董事长意见引见，接待(按情况给予续茶水)。

6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

三、会务服务

1、董事会

准备充分

安排周全

接待周到

组织完善

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1、会议议程的拟定。

2、确定与会人员。

3、会议通知起草和发送。

4、会议文件的准备。

5、会议场所的确认及会场布置。

6、会议签到及记录。

7、与会人员的接待工作。

2、工作会

1、检查会场环境是否干净整洁。

2、检查会议通知是否到位。

3、检查会议文件准备是否齐备。

4、会议人员的接待。

5、会议期间的服务。

董事长办公室秘书岗位职责工作流程：企业董事长

适配人群	上市公司董事长，国有控股企业董事长，集团控股公司董事长	使用场景	董事会会议，股东大会，公司治理
设立背景	公司法要求设董事长，管战略和治理，得有人拍板大事。
核心职能	定方向、开董事会、开股东会、管法人结构、盯管理体系。
工作内容	开会、写决议、改制度、查运行、签文件、落实公司法要求。
协作关系	对董事和股东汇报，跟总经理和法务配合，听监事会意见，和工商对接变更事项。

1、全面负责公司重大经营方针、战略目标的制定与决策;

2、召集公司董事召开董事会会议;

3、负责召集股东召开年度股东大会，并主持股东会议;

4、在任职期内负责法人治理结构的改进及实施;

5、全面监督公司管理体系的运行情况;

6、代表股东或董事会成员决定公司经营方向、公司注册资金、经营期限的决议;

7、按照____年1月1日新的《中华人民共和国公司法》中赋予的责任、权限履行董事长工作职责。

董事长办公室秘书岗位职责工作流程：董事长秘书

适配人群	董事长秘书，文秘科人员，董事会事务岗	使用场景	董事会会议，印章管理，文件存档
设立背景	董事会要开会，得有人张罗材料、记笔记、管章子。
核心职能	帮董事长开好会、管好章、守好密、收发信件。
工作内容	召集会议、做记录、管印章、发材料、整档案、收传真、打文件。
协作关系	听文秘科安排，直接向董事长汇报。和行政、法务、财务常打交道，材料要他们给，会议要他们配合。

岗位名称:董事长秘书

直接上级:文秘科

间接上级:董事长

岗位性质:负责董事会有关文书材料等文秘工作

管理权限:受董事长委托，行使对董事会日常工作协调和会议召集管理权限

管理责任:对所承担的工作全面负责

董事长秘书岗位职责是:

·负责召集董事会议;

·负责董事会议的记录;

·负责公司印章、法人章的管理;

·负责董事会会议筹备、通知;

·负责会议材料的整理、存档工作;