导语：物业公司文书立卷程序标准，说白了就是让一堆杂乱文件变得整整齐齐、查起来不抓瞎。别再为找份合同翻半天柜子，也别总被催着补材料手忙脚乱。照着这个标准来，归档有顺序、分类有门道、保管有规矩，省心又靠谱。
物业公司文书立卷程序与标准
程序 标准
1、准备工作
1)在上年末或当年年初予先编制立卷类目;
2)立卷类目以条款的形式写成。
2、平时归卷
1)发文在文件正本发出时，同时将定稿和印制的存本归入卷夹;
2)收文在登记或批办后分送前，用铅笔在装订线内注明应归入的条款号;
3)对承办后退回的文件，应当即检查是否完整齐全，承办情况是否已经注明;
4)借出与归还的文件，建立简便的登记手续，正文及时入卷;
5)外面带来的未经收发登记的文件，力争收集齐全;
6)对已归卷的文件，定期进行检查整理，发现归卷不适当的文件随时调整;
7)无需立卷归档的文件材料，另设卷宗存放;
8)已办结的文件材料，不再有新的关联密切文件产生，可确定组合成一个或几个案卷，可提前进行编目装订，减少年底工作量。
3、年终高速定卷
1)经平时对文件的收集与初步归入各条款，年终再作一次全面检查调整，然后确定组卷;
2)对照收发文登记核对，检查各条款归入的文件是否齐全完整;
3)按针对年或尚未办结需转入下一个年度立卷的文件，另行存放;
4)将多余的重份文件剔出。
4、组卷
1)请示和批复，批复放在请示的前面，年度计划和总结，计划在前，总结在后，长远规划放在开始的一年，总结放在完成的一年。
5、编号
1)把同一案卷的文件进行编号，编在文件的右上角，背面有字的编在文件的左上角;
6、编写卷内目录
1)将排列好的文件写上文件编号、责任者、文件名称、日期，文件所在张号。
7、填写备考
1)填写本卷的情况，如本卷共几件多少页或需要说明的情况。
8、填写案卷封皮
1)填写日期、保管期限、件数、页数、案卷号。
9、拟制案卷标题
1)将组好的案卷依照内容和拟标题的要求书写案卷标题。
10、案卷排列
1)将同一年度的档案按大类及二级类目进行案卷排列，同一级类目的案卷按永久、长期、短期依次排列。
11、编制移交目录
1)经过系统化排列与编目的案卷，逐一在目录上登记;
2)只填文书处理号，不填写案卷号;
3)登目录时按排列顺序照抄案卷封皮上的各项;
4)目录用坚固耐磨纸张，填写时用钢笔楷书或打字;
5)目录须一式二份，一份存文书立卷部门，一份交档案室;
6)目录的前面加封皮，后面加备考表。
怕年底文件乱堆找不到，怕重要材料漏归档丢掉。
物业办公室所有收发文件、内部流转材料。
文员管归档，主管查缺漏，档案员收移交。
发文收定稿和存本，收文标条款号，借还登记，重份剔除，案卷按年排。
每月抽查归卷情况，主管签字确认，漏归三次扣绩效，错编目录重做，月底交检查表。
2024年1月1日开始，行政部每半年看一遍，流程改了就更新。