酒店行政文员 职务说明书（优选10篇）

酒店行政文员 职务说明书

酒店行政文员职务说明书

中文职衔:行政文员

英文职衔:e*ecutive dept clerk

部门名称:行政部

直属上司:行政部、人资部经理

直属下级:

职衔级别:

职务概述:

在行政部经理和人资质检部双重领导下，负责完成行政及人资质检部的撰写、审核酒店各类公文函件，人资文件，工资表格及其他电子表格，完成有关业务和行政事务工作。

岗位职责:

1、根据总经理和行政部经理的要求，起草，打印酒店综合性的业务性报告、总结、计划、决议、会议纪要、公文函件、人资文件、质量报告、工资表格及公文信函等。

2、负责起草对外发文，做到行文流畅，符合公文规格。

3、协助行政部经理组织安排总经理办公会议和行政、业务会议，做好会议记录，及时了解和所馈各部门对各项决议、决定的贯彻执行情况。

4、负责有关业务资料的收集、积累、分析、研究，掌握市场和本酒店营销管理状态况及动向，组织专题调研、为领导决策提供依据。

5、协助总经理和行政部做好接待来信来访以及接听电话、回答问询等工作。

6、对总经理或部门经理的谈话、文件内容、工资标准、经营决策等机密、做好保密，不得外传。

7、积极参加培训、发挥工作主动性。完成行政部经理交办的一切日常及行政事务工作。

酒店行政文员 职务说明书：酒店行政办公室组成工作范围

酒店行政办公室组成及工作范围

一、酒店行政办公室的组成

金凯悦大酒店推行以酒店总经理为首的行政办集体领导，因为任何一个总经理都不可能是全方位管理的优胜者。他只能强于某些方面，而弱的方面就要借助其下属强项来充实。所以酒店行政办的组成由总经理、财务总监(行政级)、行政总监(总监级)、营业总监(总监级)、餐饮总监(总监级)、房务总监(总监级)组成。总经理与行政办必须做到公平、公正、公开管理;合情、合理、合规处事。

二、行政办的工作范围

集团是酒店的投资者，管理公司是酒店的管理者，酒店总经理是酒店的经营者。每次董事、管理公司、行政联席会议前，总经理应先召开总监会议。小结工作，提出问题，倾听各总监意见，统一思想。向董事会或管理公司汇报酒店之营运重大事项均要经酒店行政办集体研究，统一意见后，由总经理或其它总监执行。总经理要自觉维护集体领导原则，尊重总监。各总监要自觉维护总经理的威信，全力协助总经理管理好金凯悦大酒店。

行政总监在酒店管理公司指导下对总经理负责，管理行政办公室，文件收发、档案保存;娱乐部之卡拉ok、桑拿的经营;抓好人事及培训部之人员招聘和培训工作。

营业总监主要是在酒店管理公司指导下对总经理负责，在管理公司指导下主持营业及推广部。制定销售策略，开辟市场;配合客房部、餐饮部、娱乐部销售增加营业收入。

财务总监责任是在酒店管理公司指导和监督下，协助总经理理好酒店财务;制定各种财务制度;加强财务监督;编制酒店财务报表;抓好酒店物料采购;控制经营成本;提高经营毛利率。

餐饮总监责任是在酒店管理公司指导下，向总经理负责对酒店餐饮全面负责;制定餐饮销售策略;开拓餐饮市场，与时俱进，大胆改革酒店餐饮路线适应当地市场;抓好餐饮楼面优质服务，提高报务效率，从厨德、厨艺、厨政三方面管好厨师及厨房出品。

房务总监责任是在管理公司指导下，对酒店的房务部全面负责计划、组织、指挥、完成所有的房务工作，管理好洗衣房、行政管家二大部分;协助前台管理客房、销售客房、服务客人提高住房率。

酒店行政文员 职务说明书：酒店行政人事部经理 职务说明书

1.认真贯彻执行国家有关劳动人事部门的有关方针、政策，法令和指示，组织制定计划，经酒店领导批准后实施。

2.全面负责人事部工作，掌握业务范围，拟订本部门的工作计划，定期召开全体会议，布置、检查、总结工作，重大事项及时向有关领导汇报并共同研究、讨论决定。

3.组织本部门员工的政治和业务学习，提高人事管理水平和业务能力，加强对本部员工的思想教育，团结本部员工，调动员工的工作积极性，保证完成各项工作任务。

4.组织制定、修改、充实各项规章制度，作到管理规范化、科学化。

5.根据用工计划组织招聘工作，负责人员的调节、招聘，招收、辞退、辞职、调出、停薪以及留职员工的审核;负责内部调配的审核。

6.按照有关政策，结合同行标准和酒店实际情况制定本酒店工资、奖金、劳保福利标准，报领导审核批准，负责工资、奖金、劳保、福利及各项津贴报表的审核。

7.按制度负责审批各类休假的期限和有关费用报销标准。

8.负责制定有关酒店人事政策制度，福利待遇及员工招募计划。

9.与用人部门保持紧密联络，保证聘用规范标准能符合职位的实际需求。

10.负责完成每周工作总结及下周工作计划、每月工作总结、季度工作总结。

11.负责办公室工作管理。

12.负责酒店维修和安全管理;

13.完成上级交办的其他工作。

酒店行政文员 职务说明书：某酒店行政接待工作流程

酒店行政接待工作流程

项目 接待规范

来信

及时拆阅信件，认真做好登记，按信函内容呈有关领导。根据领导批文意见催办，尽快答复。

来电

认真接听电话，问清对方姓名、单位、电话号码、身份和事由，耐心地听取陈述，能当场解决的应予实事求是地给予答复，如涉及重要事项应认真做好电话记录单。事后将电话记录呈有关领导批阅后抓紧办理和答复，或转有关部门处理答复。

来访

热情接待，礼貌在先，问清来访者姓名、单位、身份和事由，认真做好来访记录单，对来访者提出的问题应予负责地解答，不能解答的应请示有关领导，如来访者要求见领导，征得同意后按安排会见地点与时间，如领导不在或不便会见应做好解释工作。

来宾

弄清来宾姓名、身份、单位、人数、目的、抵店和逗留时间，如重要客人应向总经理汇报，如需住宿、就餐的应按酒店规定办理审批手续。一般来客，由秘书或派员接待，重要客人应由酒店领导出面接待。根据客人要求或身份，安排好车辆，派人到机场、车站、码头迎送。根据客人要求安排好参观、外出观光、座谈交流等，落实陪同人员。酒店宴请招待应落实好陪同人员、餐厅、菜单。征求客人意见和建议，并协助客人结清食宿等费用，如有必要通知客人单位，告知客人返回时间和航班、车次等。

酒店行政文员 职务说明书：酒店行政部司机 职务说明书

酒店行政部司机职务说明书

中文职衔:司机

英文职衔:

部门名称:行政部

直属上司:行政部经理

直属下级:

职衔级别:

职务概述:

在行政部经理领导下，为各部门因工作需要用车。以及为客人用车提供服务。

岗位职责:

1、不断学习业务技术，熟悉车辆的性能，保证车辆处于良好的状态之中，并做好车辆的清洁，注意行车安全。

2、坚守岗位，随时保证客人及酒店人员的用车。

3、遵守保密规定，对酒店人员和客人谈话，不介入，不传播。并完成行政部其他交办的工作任务。

酒店行政文员 职务说明书：酒店行政部疑难问题处理

酒店行政部疑难问题的处理

第一节 突出或紧急性疑难问题的处理

解决此类问题，需处事不乱，反映灵敏，措施果断。在处理的同时，重大问题还须及时向上级请示汇报。

值班时突出或紧急性疑难问题的处理

(1)值班时碰到紧急情况时如何处理

平时行政部安排有专人值班。有的酒店行政部节假日也安排有专人值班。无论是平时，还是节假日，碰到紧急情况，如水、电、供气设施损坏，对酒店的运转造成局部或全部的影响;发生重大刑事案件，对客人或员工造成伤害;发生灾情，影响酒店经营;发生重大伤亡事故或食物中毒事故……。在接到报告后，值班人员要作详细记录，并及时报告总经理，必要时，经癖经理同意，及时向上级主管部门进行报告。同时，责令责任部门采取措施，进行处置。值班人员任何时候都不得离开工作岗位。事故调查，或善后工作，可另外安排专人，协同有关部门进行处理。

(2)客人直接找总经理投诉如何处理

有的客人会因为种种原因，直接找总经理进行投诉。一般情况下，由行政部经理或秘书负责接待。接待时，要耐心听取客人的投诉，并认真做好记录。对于一般性的服务质量方面的问题，接待人员应通过有关职能部门，当场予以解决。对于一时解决不了，或无法当场给予答复的投诉，应与客人讲明情况，事后进行解决。对于一些重要的客人，或比较严格的问题，而客人又非要见总经理的，可征得总经理的同意，安排双方见面。但行政部要根据总经理的意见，负责做好善后工作。

(3)员工来信来访如何接待处理

员工来访，要热情接待，认真听取员工所反映的问题和情况，并做好记录。对于反映的问题和情况，管理部门确实需要重视或改进工作的，要落实职能部门予以解决的结果告诉来访者。对于一般性的问题，或一时难以解决的问题，或酒店本身无法解决的问题，要做好解释工作。对于一些确实比较重要，关系到酒店经营大局的问题和情况，要及时报告总经理，并根据总经理的指示，做好处理工作。

员工来信，处理原则同上。处理结果，用复信，或面谈的方式，回告员工。

员工来访来信情况，可1个月，或1个季度，或半年进行汇总，并写出专题报告，报总经理。

(4)办公设施设备发生故障如何处理

办公设施设备，包括:电话、电脑、传真机、复印机、行政车辆等，以及其他器具。上述设施设备，是总经理或行政部不可缺少的工作助手。一旦发现故障，必须会给各自的工作带来影响。碰到这种情况，拟迅速组织酒店工程部技术人员进行抢修。不属工程部抢修范围的设备，如:电脑、传真机、行政车辆等，拟送专门修理部门，进行抢修。同时，为防止因此可能给总经理经营管理带来困难，需另外采取措施，如行政车辆一时修理不好，需调其它车辆，作行政车辆使用。

(5)重要宾客来访如何接待

重要宾客，如中央、省、市、县或主管部门领导、人大代表、政协委员、著名人士等来酒店，或视察，或参观，或消费，行政部应报告总经理。同时安排总经理或相关领导在门口迎候。对于前来视或参观或座谈活动。必要时通知保卫部门，做好完全保卫工作。至于中央或省级领导、著名人士，则还应准备纸墨，请宾客留言或题词。同时安排摄影或摄像，以留作资料。

第二节 非突发或紧急性疑难问题的处理

这也属疑难问题，但不带有突发性或紧急性，处理时在时间上并没有特别的限制。处理此类问题时，可以从容一些。

(1)部门之间发生矛盾如何协调

部门之间发现矛盾，首先，要了解矛盾形成的过程和主客观因素，找到解决矛盾的方法。首次，组织双方沟通思想，交换意见，消除矛盾发生的因素。再次，对有实际困难的一方或双方，可为其创造必要的条件，以利于矛盾的解决。协调完毕后，协调结果可视情况，用备忘录将会谈记要形式记录下来，以作为矛盾解决的依据。

(2)社会职能部门前来检查工作如何接待

经常有社会职能部门，前来检察工作。如卫生防疫部门检查食品卫生或公共场所卫生工作，公安部门检查安全保卫工作，消防部门检查消防工作，物价部门检查物价工作，劳动局要检查安全生产工作。一般情节情况下，由酒店职能部门出面接待。需要行政部出面接待时，应认真接待好。接待时热情、周到、尽最大努力，为他们工作的开展，提供方便。同时，请酒店有关部门派员到场，听取意见，对检查中发现的问题，当场记录下来，并责在场的人员向自己部门领导汇报，进行整改。事后，还应督促上述部门，交整改情况，以口头或书面形式，向检查部门进行报告。

(3)社会有关部门要求赞助如何处理

经常会有文化、教育或其他部门前来要求对他们举办的活动，进行赞助。有些是通过有关业务部门，如税务局、工商局提出来的。碰到这种情况，应根据酒店经营和公关需要，决定赞助或不赞助。接待对方来人时要热情，对他们举办的活动，表示关注，答应将他们的要求或向领导汇报，或专门研究后予以答复。对于酒店有必要也有可能参加的活动，可与酒店有关部门商量，拿出具体意见，报总经理定夺。反之，则可事后将酒店意见告诉对方。

酒店行政文员 职务说明书：s酒店行政部开业前培训计划

行政部开业前培训计划

日 期

时 间

培训内容

受训人

培训人

预期达到目标

考核方法

培训教材

培训场地

7月20日——7月23日

24课时

酒店组织机构介绍

全体人员

部门经理*****老师

了解酒店的组织机构

口试案例分析

《运转手册》

行政部办公室

7月24日——7月26日

18课时

了解酒店各部门的职能

清楚*****国际大酒店各部门的职能

7月27日-7月30日

行政部各岗位职能

了解本部门的岗位职责

7月31日—8月3日

12课时

行政部与各部门的关系与协调

全体员工

1、明白本部门与酒店各部门如何协调2、清楚本部门应具有的的协作精神、服从意识

行政部工作流程

了解各自的工作流程

8月4日—8月8日

30课时

酒店培训体系建立

酒店培训员

建立培训体系

8月9日—8月12日

培训员运作流程

能够作好培训

培训员的培训要求;

8月13日—8月16日

自我管理:1、行政部人员的体态;2、行政部人员每日的行安排;3、销售代表的工作态度;4、管理自己的时间4、行政部人员的工作核心

规范行政部的工作，为开业后部门良好的运作

8月17日-8月20日

工资构成、岗位工资等级

部门经理、劳资人员

*****老师

了解工资构成、岗位工资等级

8月21日

6课时

岗位运作要求

*****老师部门经理

清楚各岗位运作要求及标准

8月22日(下午)

3课时

消防培训

*****老师*****老师

清楚消防安全知识

《消防预案》

8月23日

国家人事政策制度

全体人员全体人员

了解国家人事政策制度

酒店考核方式

清楚酒店考核方式

8月24日

统筹保险等办理程序与上级相关的联系

了解统筹保险等办理程序与上级相关的联系

酒店人力资源制度

了解酒店人力资源制度

8月25日

消防演习

人人清楚

8月25日(下午)—8月31日

基建卫生酒店开业计划制定

部门经理

酒店行政文员 职务说明书：酒店行政部与其他部门关系协调

酒店行政部与其他部门关系的协调

协调是指部门与部门、酒店与社会、行政部内部之间存在的问题。

一、协调与总经理的关系

协调与总经理的关系，首先要认识与做好为总经理解决策和开展具体的经营管理工作，提供尽可能完善的服务。

行政部与总经理有着十分密切的关系 ，这种关系，体现了行政部在酒店经营管理中地位的重要性。总经理作为酒店的最高管理者，对内面对是整个酒店，对外则是面对包括客源市场和有关行业管理部门在内的整个社会。除了职能部门和营业部门发挥各自的职能以外，还需要行政部提供包括研究、协调等内容的服务。

二、协调岗位之间的关系

行政部有责任协调好岗位与岗位之间的关系。保证日常工作的顺利开展。

做好这方面的协调工作，一是要求行政部对整个行政部工作进行管理调度。二是要求员工做好各自本职工作。

三、协调人员的关系

它是指协调好本部门人员之间的关系。

行政部与其他部门关系的调节

一、行政部与其他部门的关系协调。

a、协调要实事求事，协调好与其他部门的关系;重大的分歧，需请行政部出面协调，然后向总经理汇报。

b、与总公司总办的关系:报送文件、回复工作指示、协调与其他同级公司的关系、完成总公司的接待工作等

c、与客房部的关系:根据营业需要配合客房部的用车、工程、保卫等;

d、与餐饮部的关系:根据营业需要配合餐饮部的用车、工程、保卫等;

e、与营销部的关系:根据营业需要配合营销部的用车等工作;

f、与人事部的关系:在人事部经理休假是代理人事一般业务工作等;

g、与财务部的协调:根据需要组织财务会议、控制工程及安全费用等;

二、其他部门间的关系的协调

协调部门的矛盾。不是介入双方的矛盾，所以在协调过程中，行政部应以酒店经营管理大局出发，并站在公正的立场上，做好双方的工作，协调时，既要有原则，又要有灵活性，促使矛盾的转化。 对于一些严重的问题，情绪对立，而行政部协调有关难度，可向总经理汇报。

三、酒店与社会有关部门关系的协调

在协调酒店与社会有关部门的关系过程中，对于行业管理部门，行政部门所做的工作，在于酒店业务接受其行业管理，对于行政管理部门，所在的工作在于沟通信息，相互支持。

在协调酒店与社会有关部门关系时，需要总经理出面的工作，应及时报告总经理。

酒店行政文员 职务说明书：酒店行政部经理 职务说明书

酒店行政部经理职务说明书

中文职衔:行政部经理

英文职衔:e*ecutive dept manager

部门名称:行政部

直属上司:执行总经理

直属下级:保安部、工程部主管、行政文员

职衔级别:三级

职务概述:

直接在总经理的领导下工作，既要发挥参谋助手作用。又要对行政部实施科学管理，提高工作效率。要求具备作风正派、细致踏实、实事求事的精神。

岗位职责

(1)按照总经理的要求，根据酒店工作实际，负责和组织综合性业务、行政工作规划、计划、报告、总结、请示、通知等各种文件的起草、审核、打印、存档的工作。

(2)根据酒店的运作规程对行政、保安的工作，按总经理和营业需要做出督导、具体安排。

(3)负责安排和组织酒店行政会议和总经理办公会议。随时将会议精神的贯彻情况反馈给总经理。在总经理的领导下，负责各部门之间的协调平衡工作，使总经理的经营决策得以落实。

(4)负责做好来信来访，包括向行政部投诉的接待工作。

(5)坚持经常性的调查研究工作，分析经营管理情况，收集各方面的信息，为总经理决策提供资料，当好参谋。同时，做好对外联络工作，使总经理与外界联系的渠道保持畅通。

(6)对行政部实施科学管理，以提高工作效率。根据总经理的要求，起草酒店综合性的业务性报告、总结、计划、决议等公文信函。

(7)负责审核对外发文，做到行文流畅，符合公文规格。

(8)协助总经理组织安排办公会议和行政、业务会议，做好会议记录， 及时了解和反馈各部门对各项决议、决定的贯彻执行情况。

(9)负责有关业务资料的收集、积累、分析、研究，掌握市场和本企业营销管理状况及动向，组织专题调研、为领导决策提供依据。

(10)管理使用酒店行政公章和介绍信，做好保管和登记工作。

酒店行政文员 职务说明书：g酒店行李员工作流程

酒店行李员工作流程

(1)着装整洁，仪容端庄，礼貌值岗。

(2)客人抵达是热情相迎，微笑问候，帮助提携行李。客人坚持自己提物品，应尊重客人意愿，不要强行接过来，在推车装运时，要轻拿轻放，特别要注意不要让行李掉到地上，以免引起客人不快!

(3)陪同客人到总台办理入住手续时，应站立在客人的身后两三步处等候，以便随时接受客人的吩咐。

(4)引领客人时，要走在客人左前方两三步处，随着客人的步子行进。遇转弯时，要微笑向客人示意，以体现对客人的尊重。

(5)乘电梯时，行李员带行李先进，然后一手挡住电梯门竟请客人进入，在按楼层钮，并告诉客人。电梯到达指定楼层，关照客人先出电梯，然后将行李运出。如果大件的行李挡住客人的出路，行李员应先运出行李，然后按住电梯门，再请客人出电梯。

(6)引领客人进房时，先放下行李按门铃后用手指敲门通报，里面没有回声在开门，开门后先打开过道灯，如室内装有节能钥匙孔，则应先把钥匙插入孔中，扫视一下房间无问题后，则退到房门的一边，请客人进房。

(7)将客人行李送进房间，要轻放在行李架上，箱子的正面朝上，箱把手朝外，便于客人取用。

(8)离房前应微笑的说:先生(小姐)请好好休息，再见!面队客人后退一步，在转身出房间，将门轻关上，注意不能用力过大!