会议接待服务培训教案（优选3篇）

会议接待服务培训教案

会议接待服务

会议接待服务是指物业管理企业在接待会务时的作业程序和礼仪规范。

1.会议服务的筹备

1)与会议承办单位负责人沟通协商，详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准、有无旅游安排、会议付款人和付款方式等。

2)会议服务负责人根据承办单位提供的资料，制定详细的接待方案。方案包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。方案确定后，提前2周送递会议承办单位负责人及内部有关部门和人员，然后填写会议通知。

2.会议服务的准备

(1)会场布置

1)会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉，环境整洁，灯光亮度适中。应适当摆放室内植物，控制适宜的室温和气味，选择桌面插花。根据会议内容，还应通过一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。

2)会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆桌或"回"字台型;大中型会议可采用礼堂型或教室型。

(2)会议用品准备

1)茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20 分钟;茶杯、杯盖无黄斑、无缺口;茶杯无水迹且光亮。

2)玻璃杯。不得有破损和缺口，杯子清洁、光亮、透明，无指印，并列放在杯垫上。

3)矿泉水。矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期内。

4)小毛巾。无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。

5)毛巾竹篓。不得有破损，每次使用结束后，须用热水浸泡，晒干后保存，以备再次使用。

6)签到台。台布无污迹，无破损。

7)鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。

8)热水瓶。表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上。

9)挂衣架。清洁完好，无损坏，无缺少。

10)文具。笔，油墨饱满，书写通畅;纸本，干净整洁。

(3)设备设施准备

1)接通计算机与屏幕的数据传输线。

2)调整投影设备，亮度、大小适当。

3)调试话筒效果。

4)安排摄影、摄像位置。

5)调节空调调温器，冬季室内温度控制在18 度左右，夏季室内温度控制在22度左右，并在会前30分钟左右喷洒适量空气清新剂，保持室内空气清新。

3.会议服务程序

(1)会议迎宾服务

1)会议开始前1小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾到达时应引领到签到处签到。

2)签到时，服务人员应主动微笑问候，询问来宾工作单位，并示意来宾在签到簿适当位置签到，然后引领至会场或休息室。

3)迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，手、语并用。

4)冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸手去接，并挂至衣帽架上。

5)提供茶水服务的顺序是先主宾后主人，然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下，1人或多人同时服务时，分正反2个方向，但不可将主人放在最后。

6)添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程中，须忙而不乱，快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在宾客的右手位置，同时杯柄朝后45度，并说:"请用茶"。用矿泉水，必须先开瓶盖，再掀杯盖，倒入矿泉水时，矿泉水瓶不得与杯口接触，倒至八分满即可。

(2)会场服务

1)会议开始后，在会议室门口挂上"请勿打扰"牌子。

2)会议开始后，会议服务员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客是否需要服务。

3)服务员一般不得随意出入会议室，确有紧急事项，服务员可用纸条传递信息。

4)送茶水等物品时，应对客人说:"请用茶。[["每隔20分钟加茶水。

5) 会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1米处，并微笑示意嘉宾注意行走安全。

6)会议结束时，服务员应立即开启会议室大门，并在门口立岗送客，面带微笑道别。

7)将衣帽架上的衣、帽送还来宾，注意不可出错。检查会议室是否有来宾遗忘的物品，如有发现应立即交还来宾或交领班处理。

(3)会议结束

1)检查会议室内是否有电器设备损坏，发现损坏及时通知设备部进行修复。

2)清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品，并送到储水间进行清洗。

3)摆放桌椅，恢复原样，进行保洁清扫。

4)关闭所有的照明灯具，空调调节器可微略下降，以备下次会议使用。

5)关闭会议室。

(4)会场服务的注意事项

1)绝不能因为服务站立时间过长，而倚靠会场墙壁或柱子。

2)在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。

3)会场服务过程，语言、动作要轻，避免影响发言者。

4)遵守会场规定，不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应保密。

■[案例9-1]客户开业典礼影响办公怎么办

一家很有商业声望的制药公司进驻某高档写字大厦办公，为了加强对外宣传，该公司计划择吉日在大厦举行规模宏大的开业典礼仪式。届时，公司董事长及有关方面的领导将应邀参加。筹办开业典礼的策划部门负责人准备举办一场富有中华民族特色的舞狮表演，还准备放一些气球。大厦业主表示同意，但大厦管理处考虑舞狮表演锣鼓喧天，势必影响大厦的办公环境，未予批准。策划部门负责人非常生气，声称开业典礼议程安排已确定下来，现改影响不好，再说业主已经同意，管理处凭什么不批准。为此，策划部门负责人向管理处正式来函投诉。

分析:配合用户做好开业典礼的各方面工作，是物业管理公司与新进驻的用户建立良好关系的有利契机，物业管理公司一般对此都

极为重视，倾全力相助。但本案例中的用户安排的舞狮表演，的确对大厦的办公环境产生不利影响，因此管理处的不予批准做法是对的，理应坚持，但问题的关键在于既要坚持原则，又不能损伤与用户的合作感情，如何找出两全其美的策略。

会议接待服务培训教案：大厦写字楼会议接待服务标准

大厦(写字楼)会议接待服务标准

1.0目的

为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。

2.0适用范围

适用于大厦各类会议接待工作。

3.0职责

3.1客户部负责会议接待的具体实施。

3.2客户员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开;并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施;

3.3客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适;

3.4会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行;

4、程序

4.1会议的分类

根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待(二类会议接待)、一类会议、临时会议。

4.2会议接待服务标准

1) 每天安排一名会议接待员于早上8:00上班，于8:00-8:15分时段完成以下工作:将所有会议室的门及部分灯打开;将开水器的烧水阀打开及18f会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。

2) 每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。

3) 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。

4) 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告;

5) 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。

6) 与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束(如有特殊情况可自己把握)。

7) 在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻);

8) 会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对;

9) 接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。

10) 会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐;烟灰盅、盒纸锁回茶水柜;所有设备恢复原状;会议临时用品(插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等)还到仓库，如果桌面及地面较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。

11) 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。

4.2.2一类会议(专指服务区域在主楼内的会议室):

1) 会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后，与预订会议人员联系，了解会议的需求，并要求对方在《会议物资需求表》、《会议费用结算表》中签字确认。

2) 按客户要求申购会议物资。

3) 申购物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花;并对会议室进行全面检查，与会议主办单位(部门)保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场(会议室);一切准备妥当后，可要求客户到现场观看。

4) 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

5) 按4.2.1第5)条款到第11)条款的程序开展工作。

6) 会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员;

7) 客户部主任或客户服务经理，必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对;

8) 如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会;机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证走火通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。

9) 会议结束后，会议接待负责人持客户确认的《会议物资需求表》、《会议费用结算表》到我部收费员处开发票。

10) 将发票交客户时一定要求客户签收，会议接待负责人一直跟进，直到我司收到该费用为止。

4.2.3临时会议:

1) 接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.1第5)条款到第11)条款的程序开展工作。

4.3会议工作流程

4.3.1服务热线值班人员下班前将oa网上收*议的信息填写在《商务接待活动登记表》上交会议接待负责人员，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的接待工作，应将会议情况记录在《会议接待设备准备工作表》中交弱电组及其他部门进行会议准备。

4.3.2服务热线值班人员每20分钟对oa网进行临时会议信息的收集，并将新信息及时通知会议接待负责人员，由其安排工作并将新信息登记在《商务接待活动登记表》中。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及准备工作，检查结果记录在《商务接待活动登记表》上。无语音、投影系统的会议不用填《会议接待设备准备工作表》。

4.3.3会议接待负责人员在领取当天《商务接待活动登记表》时，应将前一天的《商务接待活动登记表》、《会议接待设备准备工作表》交服务热线值班人员统一归档。

4.3.4服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，

5分钟内将《会议接待设备准备工作表》交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好准备工作。

4.3.5参观接待、二类会议、电视电话会议的

会议接待工作，应在管理中心发出通知后进行。客户部对接会议使用方，确定会议议程，转交弱电组、严格按议程准备及配合。

4.3.6领导日常办公会议、参观接待、二类会议及4电视电话会议，由服务热线值班人员通过公司内部网向客服中心负责人及公司直接领导发布信息。

备注:参观

接待、二类会议、多功能会议厅及4楼电视电话会议的工作流程均应按上述内容实施，以保证商务活动的统一性及各项质量记录表格的有效性。

4.4弱电技术员的日常维护及会前准备

4.4.1原则:保证会议系统的设备正常运行

4.4.2措施:

1) 每周维护、检查会议室的会议设备(语音、投影)，做好维护、检查工作的记录，每月进行会议室会议设备功能性的评估。

2)会议前半小时按照服务热线提供的《会议接待设备准备工作表》，对会议室会议系统进行检测，并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上，由会议接待人员进行复核。

3) 领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进。

会议接待服务培训教案：宴会会议接待跟进工作要领

宴会、会议接待跟进工作要领:

1、宴会、会议跟进人员应将客户的每个细节要求，清楚列明在宴会备忘录或宴会通知单上，以便上司查核或必要时其它工作人员能随时参加跟进工作，而无误、遗漏之处。

2、宴会、会议跟进人员的责任是确保宴会、会议的每个细节能够符合客户要求，故而在宴会开始前必须不断与有关部门联系，确实各部门已清晰各项宴会要求。

3、宴会、会议跟进人员在宴会前需仔细检查各项安排的落实情况，如发现遗漏、有误之处，需及时通知宴会负责人，处理解决。

4、每个客户对宴会的要求各不相同，但大致上以下几点，都是宴会跟进人员在每个宴会前必须跟进的。

a、宴会开始前一小时，检查指示牌、横幅、席珍是否已经放好，文字有无错误;b、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、谢谢是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确;c、在宴会、会议开始前一小时，检查各种设备、设施是否运转正常，如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确;d、在宴会、会议开始前一小时，检查地毯、门、墙壁、洗手间及装饰物是否干净; e、协助餐饮部在宴会、会议开始前一小时，召集相关部门跟进人员开会，讲解宴会的内容和注意事项，包括人数、宴会形式、服务方式、食品和饮料、参加宴会的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具体工作，指定各工作环节的检查人; f、若需要演出公司、礼仪小姐，事先应审核演出节目有无破坏酒店形象之内容，并安排他们提前到达; g、检查餐台上杯具是否与酒水相对应，如白酒摆烈酒杯，红酒摆红酒杯，汽水、啤酒摆水杯; h、检查宴会、会议期间专用洗手间是否有pa值守，宴会空调是否已提前找开，温度是否适合; i、宴会前半小时安排保安协助客人泊车;j、若是重要宴会、会议，提前安排美工到场拍摄;k、请客户宴会、会议负责人提前到达检查场地，若有不甚满意之处，可即协商更正; l、告诉宴会、会议负责人你会一直留在宴会中，若有需要之处，请他随时找你;