园区邮件接收通知单使用方法

导语：园区邮件接收通知单怎么用？别再手忙脚乱翻记录、跑前台问了！这张单子就是你的收件小助手，填对信息、看清栏位、签个字就搞定。流程不绕弯，一学就会，再也不怕重要邮件被漏掉、耽误事。试试看，真没那么复杂～

园区邮件接收通知单使用方法(一)

管理中心前台为使**的客户能够准确、及时、方便地收到邮件，在通过电话无法与客户取得联系的情况下，由物业部工作人员以《邮件接收通知单》通知客户联系物业部以便取得邮件;

当物业部收到投递给**内客户的邮件，在确认邮件的收取人当前在**后，除普通的信件根据客户的要求投入信箱或保留在前台外，其他的邮件根据邮件本身的性质可做如下处理:

收到的邮件为ups、dhl、ems等紧急邮政速递文件，在确认收件人的单元后，应立即通过电话方式联系客户到前台收取邮件或由物业人员将快件送至客户单元;

收到包裹或其他邮件因体积太大等原因无法投入到客户信箱内时，可通过电话与客户取得联系，由客户选择到物业部收取邮件或由物业部人员将快件送至客户单元;

对于收到邮件后，如无法在当时联系到客户，则由物业部人员根据邮件的性质填写《邮件接收通知单》，并同时在《邮件接收通知单使用记录》上登记，物业部人员根据《邮件接收通知单》(bspf-pro-fg03-04-ao-a)右上角的红色序号顺序使用《邮件接收通知单》;

物业部人员填写好《邮件接收通知单》之后，可亲自将《邮件接收通知单》的首联(白色)放入客户公寓户门的门缝，放入时请将《通知单》头部向外，从门缝正中平推入，纸张外边距离户门外沿1~2公分;

物业部人员将《邮件接收通知单》的第二联(绿色)用透明胶条粘贴在邮件的背面，并将邮件保存在物业部的妥善位置;

客户在看到《邮件接收通知单》后，可选择:

亲自到物业部领取邮件，届时物业部人员应在核实客户身份后，请客户交回《邮件接收通知单》的首联，并请客户在“客户签署”一栏内签字，如客户忘记携带《邮件接收通知单》的首联，则物业部人员可请客户在邮件上粘贴的《邮件接收通知单》第二联上“客户签署”一栏内签字，但应将此联取下保存于物业部;

电话通知前台将邮件送到单元，此时物业部人员自己将相应的邮件送到客户的单元，同时取回有客户签字的首联《邮件接收通知单》;

客户收到邮件后，物业部人员须将完成情况在《邮件接收通知单使用记录》上填写完整;

物业部人员在交接班时，清点《邮件接收通知单使用记录》上的未交送邮件是一项必须的工作内容，一旦在交接过程中发现丢失邮件等情况，应立即报告物业助理，并将追究交班人的责任;

对于投送《邮件接收通知单》72小时后客户仍未取走的邮件，物业部人员应以电话方式联系客户，通知他邮件保存在前台，望其尽快领取;无论是否联系到客户，工作人员均应将联系的日期、时间、经办人记录在粘贴邮件上的《邮件接收通知单》第二联的空白位置;

已完成的《邮件接收通知单》由值班经理审核后交给物业助理，由物业助理按序号倒序排列装订后妥善保管，以便查询所用。