| 制定目的 | 文档乱放找不到，影响工作。想让每份文件都有地方放、有人管、用的时候能马上找到。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 各商场物业部、区域物业部。管合同、图纸、报表、照片这些工作留下的东西。 | ||
| 职责分工 | 物业经理带头抓，文员整理送交，集团推进中心检查考核。文档员天天碰这些材料，不能甩手不管。 | ||
| 禁止行为 | 不许随便丢文件，不许混放不同类材料，不许借出去不登记，不许文档室没人看管。 | ||
| 检查与监督 | 文员每月整一次材料，区域部每季度查一遍，集团半年考一次。漏交的补上，总不改就通报批评。 | ||
商场物业部文档管理办法
1.制定本办法的目的、依据和适用范围
1.1为了加强物业部门的文档管理，充分发挥文档的作用，更好地为商场的经营、管理和发展等各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》和国家有关企业档案管理的有关规定，结合物业管理行业特点及本公司实际情况，制订本管理办法。
1.2本管理办法的适用范围包括集团各区域物业部、各商场物业管理部门。
2.文档的定义
2.1文档是指从事经营、管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文件、报表、图纸、帐册、照片、录音、录像、电子光盘以及记载荣誉内容的奖品实物等历史记录。
| 制定背景 | 商场人多货杂，怕起火没人管 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 所有部门、所有员工、所有营业区域 | ||
| 职责分工 | 各部门配消防义务组员，经理领班每月查，安全部每周查，专人对接政府检查 | ||
| 管理规定 | 每天检查要记录，不留死角，重点区域定点定人定措施，档案演习材料要齐全 | ||
| 监督与罚则 | 隐患登记立案限期改，不改就处罚并报店经理，客观原因难改的得有应急办法，检查报告每月上报，奖惩和培训要常做 | ||
1、部门配置消防义务组员，每天进行防火检查，发现问题及时记录上报。
2、消防义务检查员要认真负责，检查中不留死角，确保不留发生火情的隐患。
3、部门经理/领班每月要进行一次消防自查，发现问题及时向安全部汇报(书面材料)。
4、安全部每周定期对全商场进行消防检查，主要检查防火制度措施是否落实，防火主要器材是否全部符合要求，是否有重大火险隐患，是否有完整的安全防火检查记录等。
5、安全部的消防安全检查报告，每月呈报店经理和相关部门。
6、安全部须有专人负责政府消防安全检查部门对商场的安全检查的准备、问题的整改等事宜。
7、对火险隐患，做到及时发现，登记立案，抓紧整改;限期未整改者，进行相应处罚和上报店经理;对因客观原因不能及时整改的，应采取应急措施确保安全。