| 制度目标 | 管好印章，不乱盖章，防止乱用、错用、丢章。 | ||
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| 职责分工 | 秘书室负责审批登记；专管员管印章、锁保险柜、盯用印；主任书记批大印；办公室主任批小印。 | ||
| 核心条款 | 盖章要填单子、领导批；必须在办公室盖；印迹要清楚；不准开空白信；用完马上锁柜。 | ||
| 执行要求 | 每次用印都得填审批单，当场登记，存根留底；专管员全程在场；每月查登记簿；发现漏登重罚。 | ||
1、某地委、某地委办公室的印章由专人管理。
2、使用某地委印章，须经某地委书记或副书记批准;使用某地委办公室印章，须经办公室主任或常务副主任批准。用印前要到秘书室填写《印章使用审批单》。
3、印章应在办公室内使用并由专管人员亲自用印，力求做到印迹清晰、规范。他人用印时，专管人员不得离开。
4、建立用印登记簿，对印章使用情况进行登记备查。对各类介绍信存根，要妥善保管。
5、不准私自出具盖有某地委、某地委办公室印章的空白信。
6、印章管理人员要在用印完毕后立即将印章锁入保险柜，以保证安全。
7、公用信笺由专人管理，做到正确使用。
| 制定目的 | 小区资料老丢，怕以后说不清事，留个凭证，大家办事有依据。 | ||
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| 适用范围 | 业委会所有成员，管会议记录、合同、通知、业主资料这些纸的和电子的。 | ||
| 职责分工 | 常务秘书收材料、整理、归档；委员们交自己手上的文件；业委会主任盯着别出错。 | ||
| 禁止行为 | 业主资料绝对不给外人看，电子档要备份，纸档得编号放柜子里，不能乱堆乱放。 | ||
| 检查与监督 | 秘书每周查一次材料交没交全，月底检查归档对不对；漏交或乱放，第一次提醒，第二次扣钱，第三次换人；每季度业委会自查一次。 | ||
业主委员会档案资料管理办法
为保存小区物业管理中的资料、档案，根据相关法规，制定本管理办法。
第一条 业主委员会需要保存的资料、档案包括，“各种小区物业规章制度”“各种会议记录和决议”“各种法律法规文本”“各种公示、公告、通知”“各种合同”“相关部门下发的文件”“业主委员会物品说明、保修书、登记表”“活动中心物品资料、登记表”“业主委员会接访登记表”和其他业主(代表)大会同意的各种文本资料和电子文档。
第二条 文本资料、档案要在文件柜内分类、编号存档，电子文档要进行备份。
第三条 常务秘书负责接收、催要经办人所持的资料，并进行整理、存档。
第四条 文本资料必须按照保密等级进行保存，业主资料为最高等级，禁止对外查阅。