| 制定目的 | 怕文件乱放丢重要信息，怕印章被乱用出问题，怕会议决定没人跟没人记。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 总经理办公室所有人，所有文件、印章、会议记录、办公设备。 | ||
| 职责分工 | 文员管好文件印章，主管盯执行情况，总经理最后把关签字。 | ||
| 管理要求 | 文件必须编号归档，印章用前要登记，会议记录当天整理完，设备坏了马上报修。 | ||
| 监督与检查 | 行政主管每周查一次文件归档和印章登记本，没做到的要重做，三次没改要谈话，月底汇总问题报总经理。 | ||
1、协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等。
2、参加由总经理组织召开的行政例会(有的酒店也称之为早会或例会)、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息。
3、协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理。
4、负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰。
5、负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作;负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作。
6、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各类许可证件和归档保管工作。
7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等。