| 制度目标 | 管好所有文件资料，不丢不乱不外泄，方便大家找得到用得上。 | ||
|---|---|---|---|
| 职责分工 | 文档管理员专职管存档保管；其他人借阅要登记；领导批秘密文件处理。 | ||
| 核心条款 | 借阅要登记日期用途和归还时间；秘密文件不能外传复印带出；个人档案别人不能看。 | ||
| 执行要求 | 归档要分类标清，按字母或时间或内容整整齐齐；常清理，过期的经领导同意才能销毁；每月查一次登记本。 | ||
1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。
2任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。
3属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。
4职员、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
5文件资料等要朝廷合归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚的标明。
6要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经领导批准可做销毁处理。